Организация бэк-офиса в брокерско-дилерской компании. 2

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УФИМСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ  И СЕРВИСА

                                                                             Кафедра Ф и БД

К О Н Т  Р О Л Ь Н А Я    Р А Б О Т А

по дисциплине Биржи и биржевое дело

            Организация бэк-офиса в брокерско-дилерской компании

                                                                                              Выполнила:

                                                                                           Поздеева А.И.

                                                                                             Группа ФЗ-5

                                                                                                 Проверил:

Уфа 2012г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. ................................................................................................................3

Глава 1. Функции бэк-офиса..................................................................................4

1.1.Понятие бэк-офиса............................................................................................4

1.2.Основные этапы проведения сделок с ценными бумагами...........................6

Глава 2.Организация внутреннего  учета. ...........................................................10

2.1.Исполнение и учет  сделок бэк-офисом.........................................................10

2.2.Требования, предъявляемые  к ведению и организации внутреннего  учета

операций с ценными  бумагами. ...........................................................................12

2.3.Внутренний учет  сделок с ценными бумагами. ...........................................13

Заключение. ............................................................................................................25

Список  литературы. .............................................................................................27

ВВЕДЕНИЕ

     Система  клиринга  и  расчетов  по  ценным  бумагам  является  важной составляющей  в  инфраструктуре  рынка  капитала.  Эффективная  система  расчетов позволяет  участникам  рынка  четко  определить  и  затем  выполнить  взаимные обязательства,  затратив  при  этом  минимум  средств  и  максимально  снизив  риски. Уверенность в надежном расчетном механизме является основополагающим условием эффективного функционирования рынка капитала.

     Основным  низовым  звеном  системы  клиринга  и расчетов  является  бэк-офис брокерско-дилерской  компании,  и  именно  он  будет  объектом  исследования  в  моей курсовой  работе.  Ведь  эффективность  организации  и  учета  сделок  с  ценными бумагами – ключевой момент в деятельности участников фондового рынка, который показывает уровень профессионализма.

     О  функциях  бэк-офиса  в  брокерско-дилерской  компании  и  задачах,  стоящих перед ним должны  знать не  только работники  самого учетного подразделения, но и специалисты из смежных областей. От этого будет зависеть исполнение обязательств по  сделкам  и  эффективность  работы  всей  компании  в  целом,  которая  приобретает ключевое значение на фоне сокращающегося числа брокерских компаний. Ведь четкое и своевременное исполнение принятых на  себя обязательств – залог  стабильности и выживания на рынке.

   Особое  внимание  будет  уделено  организации  внутреннего  учета, поскольку,  неэффективная  и  непродуманная  организация  внутреннего  учета  в брокерско-дилерской  компании  остается  и  по  сей  день "камнем  преткновения"  всей деятельности участников фондового рынка.

ГЛАВА 1. ФУНКЦИИ БЭК-ОФИСА

1.1.Понятие бэк-офиса

       На  основе анализа экономической литературы можно сделать  вывод, что, в основном, используются два подхода к определению понятия бэк-офис: организационный и функциональный.

       Примером  первого  может  служить  трактовка,  которую  предлагает «Международный  словарь  менеджмента»: «бэк-офис – деятельность  в  сфере

финансовых  услуг  и  операций,  предоставляемых,  в  частности,  банками,  которая  не влечет за собой прямых контактов с потребителем этих услуг и может быть удалена от него территориально». Здесь делается акцент на том, какое место занимает бэк-офис в структуре брокерско-дилерской компании, как осуществляется взаимодействие между данным подразделением и клиентурой.

        Функциональный  подход  был  использован,  например,  в "Стандартах внутреннего  учета  операций  с  ценными  бумагами  для  брокеров  и  дилеров – членов НАУФОР": "бэк-офис – подразделение,  ответственное  лицо  или  группа  лиц,  на которых возложена функция ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами брокера  или  дилера".  А  также  в "Универсальном  бизнес – словаре",  где  бэк-офис определяется как "подразделение брокерской компании, выполняющее документарные операции, расчеты для обслуживания сделок".

         Остановимся более подробно на каждом из них. Итак, организационный подход. В процессе своей работы бэк-офис взаимодействует с множеством других отделов и подразделений  компании  по  ценным  бумагам,  как  то:  торговый  отдел (front office), бухгалтерия,  депозитарий (если  компания  имеет  лицензию  на  осуществление депозитарной деятельности), отдел контроля и внутреннего аудита. Внешние контакты осуществляются по следующим направлениям: контрагенты по  сделкам, финансовые институты, осуществляющие деятельность на рынке ценных бумаг (фондовые биржи, депозитарии, расчетно-клиринговые учреждения, регистраторы), внебиржевой рынок, государственные  регулятивные  органы.  Также  одним  из  важнейших  направлений являются взаимоотношения с клиентурой по вопросам проведения операций с ценными бумагами  и  их  документального  сопровождения,  осуществляемого  бэк-офисом. Рассмотрение  места  бэк-офиса  в  структуре  брокерско-дилерской  компании  весьма полезно,  поскольку  подводит  нас  к  определению  цели  работы  бэк-офиса,  которая заключается,  в  первую  очередь,  в  оказании  документальной  и  информационной поддержки  торговому  отделу, в эффективном и квалифицированном обслуживании процесса исполнения  сделок. На  это  также  указывает  и  сам  термин  бэк-офис (back-office).  Ведь "back" в  переводе  с  английского  может  трактоваться  не  только  как "отдаленный", но и, что более точно отражает его суть, как "оказывающий поддержку".

           Теперь вернемся к функциональному подходу. Место бэк-офиса в компании по ценным бумагам определяется его функциональным назначением, которое включает в себя:

1.  расчетно-клиринговую   функцию:  оформление  договоров  и  исполнение

обязательство по сделке;

2.  учетную функцию:  внутренний учет операций с  ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств, как собственных, так и клиентских;

3.  информационно-аналитическую   функцию:  а)  формирование  достоверной

отчетности о состоянии  собственного портфеля и денежных средств, выделенных на  его  формирование,  а  также  отчетности  о  состоянии  денежных  средств  и портфелей клиентов; б) предоставление клиентам периодической отчетности  о  проведенных  за  его  счет  операциях  и  об  остатках  принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

4.  контрольную функцию:  осуществление строгого временного  контроля над каждым этапом  прохождения  сделки  с  целью  избежания  ошибок,  которые  увеличивают себестоимость операций инвестиционной компании за счет наложенных штрафов;

5.  функцию  финансового   планирования:  а)  планирование  накладных  расходов,

осуществляемых  при  исполнении  сделок;  б)  установление  лимитов  денежных средств и ценных бумаг, которыми может оперировать торговый отдел (front office) в  тот  или  иной  момент  времени;  в)  планирование  финансовых  потоков – оптимизация графиков движения ценных бумаг и денежных средств.

            Как видно из выше перечисленного бэк-офис – это не "второстепенный отдел", а подразделение, осуществляющее основную деятельность компании. Поэтому можно оспаривать положение о том, что бэк-офис является только затратным центром и не приносит прибыли, поскольку он помогает сохранить то, что приносят фирме брокеры, трейдеры и другие "добытчики", - прибыль и хорошую репутацию.

             Главными  задачами,  решаемыми  бэк-офисом  в  процессе  его  деятельности, являются формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными  бумагами,  необходимой  для  оперативного  руководства  и  управления компанией,  для  составления  точной  и  своевременной  отчетности  перед  клиентами, своевременного  предупреждения  негативных  явлений  в  деятельности  компании  на рынке ценных бумаг.

1.2.Основные  этапы проведения сделок с  ценными бумагами.

           Для  того,  чтобы  четко  представлять  работу  бэк-офиса,  необходимо

проанализировать жизненный  цикл сделки с ценными бумагами, т.е. основные этапы ее проведения.

Итак,  основной  процесс  сделки  с  ценными  бумагами  включает  в  себя

следующие этапы:

·  заключение сделки (составление договора);

·  сверка параметров заключенной сделки;

·  клиринг;

·  исполнение сделки.

1.2.1.Заключение  сделки.

          Договор может  составляться  непосредственно  между  инвесторами  либо  опосредоваться профессиональными  участниками  рынка  ценных  бумаг (брокерами,  дилерами).  В сделках купли-продажи брокеры могут выступать либо в качестве комиссионеров на основании  договора  комиссии, либо  в качестве  поверенных  на  основании договора поручения.

          Итогом  первого  этапа  сделки  является  составление  каждым  из  ее  участников своих  внутренних  учетных  документов,  отражающих  факт  заключения  сделки  и  ее основные параметры. Все остальные этапы сделки происходят позднее. День их совершения принято соотносить с днем первого этапа – днем «Т».

 1.2.2.Сверка параметров заключенной сделки.

        Второй  этап  сделки  именуется «сверкой» (trade matching). Задача  этого  этапа заключается  в  предоставлении  сторонам  возможности  урегулировать все случайные расхождения  в  понимании  сути  и  предмета  заключенной  сделки.  Это  особенно актуально на тех рынках, где сделки заключаются устно.

         После  того,  как  сделка  заключена,  стороны  должны  обменяться

дополнительными письменными  сверочными документами, в которых дублируются все существенные параметры сделки. К таким параметрам обычно относят:

·  идентификационный  номер покупателя и продавца;

·  идентификационный номер клиента;

· идентификационный номер ценной бумаги, присвоенный согласно Международной системе идентификации и нумерации ценных бумаг ISIN, количество ценных бумаг;

·  цена и валюта расчета;

·  общая сумма сделки;

·  дата заключения сделки и дата расчета;

·  начисленные проценты;

·  условия перерегистрации.

1.2.3.Клиринг.

       Этап клиринга включает в себя несколько процедур:

1)анализ  итоговых  сверочных  документов  на  их  подлинность  и  правильность оформления;

2)вычисление  денежных  сумм,  которые  подлежат  переводу,  и  количества  ценных бумаг, которые должны быть поставлены по итогам сделки. Здесь производится четкое определение  и  вычисление  взаимных  требований  и  обязательства  продавца  и покупателя.  Процедура  вычислений – самая  важная  во  всем  этапе  клиринга.

3)третья процедура  клиринга  состоит в оформлении расчетных документов,  которые направляются  на  исполнением  в  расчетную  систему  и  систему,  обеспечивающую поставку ценных бумаг. Количество оформляемый расчетных документов, указанные в них  суммы (количество  ценных  бумаг)  и  определение  сторон  для  осуществления платежей и поставок зависят от того, какой из способов взаимозачета применялся на предыдущей стадии.

1.2.4.Исполнение  сделки.

Исполнение  предполагает  денежный  платеж  и поставку  ценных  бумаг.  День исполнения сделки всегда фиксируется при  заключении  соответствующего договора. Но чаще профессиональные участники рынка ценных бумаг устанавливают такой срок между  заключением  и  исполнением  сделки,  который  определяется  и  действует  на существующем рынке как бы "по умолчанию", в соответствии с правилами и обычаями. Согласно  рекомендациям  "Группы  тридцати"  окончательный  расчет  должен производиться  не  позднее "Т+3"  дня (третий  рабочий  день  после  даты  заключения сделки), а также применяться скользящая система расчетов, которая предполагает, что для каждого дня заключения сделки существует день расчета.

 Организация поставки  ценных бумаг:

1)передача прежним  владельцем приобретателю ценной бумаги на предъявителя или совершение на ордерной ценной бумаге передаточной надписи (индоссамента) – поставка документарных ценных бумаг;

2)передача надлежащим  образом оформленного документа  (выписки из реестра

акционеров,  выписки  со  счета  депо),  удостоверяющего  факт  перерегистрации  права собственности на ценные бумаг – поставка бездокументарных ценных бумаг;

3)передача  одной   стороной  другой  стороне   сертификата  именной  ценных

бумаги и должным  образом оформленного передаточного  распоряжения, а также иных документов, необходимых для осуществления перерегистрации права собственности – поставка сертификатов.

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО  УЧЕТА 

2.1.Исполнение  и учет сделок бэк-офисом.

        Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами включает в себя:

1.оформление документов  по сделке;

2.исполнение обязательств  по сделке, а именно:

-  перерегистрация (поставка) ценных бумаг (delivery);

-  организация оплаты (payment);

3.контроль над исполнением  сделки;

4.внутренний учет этапов проведения сделки;

5.передача первичных  документов в соответствующие  подразделения;

6.формирование внутренней  отчетности для принятия своевременных  управленческих решений, а также формирование регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам.

         Отсюда  видно,  что  работа  бэк-офиса  непосредственно  связана  с документооборотом, т.е. с движением документов в организации с момента их создания или  получения  до  завершения  исполнения  или  отправки.  Управление документооборотом является одной из задач, стоящих перед бэк-офисом.

          На перечень и вид документов, связанных с тем или иными этапом проведения сделки с ценными бумагами, оказывают влияние несколько факторов, например:

·  вид сделки (собственная  или клиентская);

·  характер  контрагента (физическое  или  юридическое  лицо,  резидент  или

нерезидент);

·  обязанности по перерегистрации  ценных бумаг;

·  место  заключения  сделки (определяет  процедуру  подписания  и  исполнения договора);

·  место  учета  прав  по  ценным  бумагам (регистратор,  депозитарий,  номинальный держатель);

·  наличие счета  в системе учета прав по ценным бумагам и др.

При проведении клиентской сделки, т.е. операций с ценными бумагами в рамках договора на оказание посреднических услуг, этапам проведения сделки предшествует заключение  договора  на  оказание  посреднических  услуг.  Кроме  этого,  процесс исполнения поручений клиента будет включать дополнительные подэтапы:

1.исполнение торговой  заявки:

·  получение от клиента  поручения на сделку и передача его трейдеру;

·  подтверждение клиенту  о принятии поручения на сделку.

2.сверка  параметров  сделки.  Двусторонней  сверке  между  профессиональными участниками предшествует односторонняя сверка параметров сделки:

·  сообщение клиенту  о заключении сделки;

·  подтверждение клиентом параметров сделки.

Далее  сделка  проходит  все  этапы,  которые  были  описаны  выше. Исполнение сделки по поручению клиента завершается следующими процедурами:

·  отчет  клиенту  о  состоянии  и  движении  денежных  средств  и  ценных  бумаг  и  об исполнении  поручения  с  приложением  копий  документов,  подтверждающих расходы по исполнению поручения;

·  подтверждение клиентом целесообразности расходов;

·  выставление клиенту  счета-фактуры на вознаграждение за оказанные услуги.

В  процессе  своей  работы  бэк-офис  сталкивается  с  большим  объемом

документов,  который  необходимо  систематизировать,  чтобы в будущем оперативно находить в архиве. Все документы (копии документов) целесообразно формировать в "дела"  под  номером соответствующего  договора. "Дело"  подкалывают в папку, содержащую  опись  находящихся  в  ней  дел,  и  поименованную  в  соответствии  с принятой систематизацией.

"Дела" клиентов  формируются по договорам на  оказание посреднических услуг

с  приложением  к  каждому  поручению  клиента  документов  по  его  исполнению  и соответствующей отчетности.

2.2.Требования, предъявляемые к ведению и  организации внутреннего

учета операций с ценными бумагами.

        Информация  об  этапах  формирования  соответствующих  документов,  о

реквизитах полученных и сформированных документов, а также  об этапах исполнения обязательств  по  операциям  с  ценными  бумагами  и  по  договорам  на  оказание посреднических  услуг,  отражается  во  внутреннем  учете  на каждом  участке по  мере прохождения  через  участок  первичных  документов  и  исполнения  соответствующих этапов.  Информация  накапливается  и  систематизируемся  в  учетных  регистрах,  на основании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность.

        В основу внутреннего учета положены те же принципы, что и в бухгалтерском учете:

·  точность  и  своевременность  учета  проводимых  операций  с  ценными  бумагами  в денежном  количественном  выражении  путем  сплошного,  непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах;

·  отражение всех операций с ценными бумагами, проводимых от собственного имени или по поручению клиента, в ведомостях внутреннего учета на день  совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. Если информация о факте совершения сделки поступает позднее конца рабочего дня, то информация отражается в день ее получения;

·  разделение  в  учете  собственных  денежных  средств  и  ценных  бумаг  и  денежных средств  и  ценных  бумаг  клиентов;  открытие  и  ведение  отдельных  счетов  для каждого клиента и контрагента компании;

·  предоставление  клиентам  регулярной  отчетности  по  результатам  операций  с ценными бумагами.

Ответственность  за  организацию  внутреннего  учета  брокерско-дилерской

компании несет ее руководитель. Он обязан обеспечить неукоснительное  соблюдение всеми работниками бэк-офиса требований по организации его работы, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности перед клиентами.

         Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

2.3.Внутренний  учет сделок с ценными бумагами.

         Потребность во внутреннем учете обусловлена тем, что бухгалтерский учет, с одной  стороны,  не  позволяет  отражать  специфические  операции  профессиональных участников фондового  рынка,  а  с  другой – с  помощью  счетов  бухгалтерского учета невозможно  отслеживать  этапы  исполнения  обязательств  по  сделке  с  момента  ее заключения.  Бухгалтерский  учет  не  отражает  технологию, "маршрут"  проведения операций с ценными бумагами.

       Отличие  внутреннего  и  бухгалтерского  учета  заключается в том,  что во внутреннем учете отражаются не все хозяйственные операции, проводимые брокерско-дилерской  компанией,  а  только  те,  которые  связаны  с  профессиональной деятельностью  на  рынке  ценных  бумаг.  Поэтому  бэк-офис  не  может  осуществлять налоговый учет.

          В  бухгалтерском  учете  не  отражаются  поручения  клиентов  на  совершение сделок,  поэтому  на  основе  бухгалтерского  учета  невозможно  оперативно контролировать расходование клиентом средств, переданных на комиссию. Отсутствие в бухгалтерском учете обязательств сторон с момента их возникновения не позволяет оперативно планировать движение денежных средств и ценных бумаг.

           Основное  требование к ведению внутреннего  учета – это  отражение  сделок  с ценными  бумагами  в  регистрах  внутреннего  учета  и  ведение  отдельного  учета собственных и клиентских активов.

2.3.1.Первичный  учет.

           Поручение на сделку. Поручение на сделку является документом, который заполняется ответственным лицом,  выполняющему  функции  ведения  счета  клиента (менеджером  счета),  при получении поручения от клиента или направляется клиентом в форме, установленной в договоре,  и  содержит  существенные  условия  предстоящей  сделки.

         Каждая передача поручения от менеджера счета к трейдеру и обратно должна заверяться подписью одного из них, что указывает на тот факт, что поручение было получено. При  необходимости  функции  менеджера счета и трейдера могут исполняться одним сотрудником.

          В случае исполнения поручения номер поручения должен быть вписан в бланк соответствующего тикета (распорядительной записки).

           Тикет (распорядительная записка). Тикет является первичным документом внутреннего учета заключенной сделки. Тикет заполняется трейдером сразу после заключения сделки или непосредственно в процессе  заключения.  Инвестиционная  компания  самостоятельно  определяет количество  экземпляров  каждого  тикета  в  соответствии  со  сложившейся

организационной и функциональной структурой компании. Минимально необходимое количество тикетов – два. Один экземпляр хранится у трейдера, второй передается в бэк-офис.

            Тикет должен содержать следующую информацию:

·  стороны сделки;

·  наименование, идентификационный  номер ценной бумаги;

·  ценовые и количественные параметры сделки;

·  вид сделки (покупка, продажа, брокерская, дилерская);

·  условия перерегистрации  ценных бумаг;

·  условия оплаты;

·  наименование и подпись  лица, заключившего сделку;

·  номер тикета, согласно принятой системе нумерации.

           Тикет  подписывается  начальником  торгового  отдела (старшим  трейдером), передача  этого  документа  в  бэк-офис  является  основанием  для  начала  оформления договора. В момент передачи тикета на нем должна быть сделана отметка о времени передачи.  За  достоверность  перенесения  информации  из  тикета  в  договор  несет ответственность бэк-офис.

            Подтверждение сделки.

          Назначение подтверждения сделки – информирование контрагента о параметрах сделки с целью их сверки на первоначальном этапе обработки информации о совершенной сделке, а также информирование клиента о выполнении его поручения и сверки условий сделки.

            Подтверждение  сделки  готовится  специалистом  бэк-офиса  и  направляется контрагенту сразу после совершения сделки и до подписания договора.

2.3.2.Журнал  сделок.

          Основная информация о заключенных компанией сделках, как дилерских, так и брокерских, фиксируется в журнале сделок.

          Основанием  для  осуществления  записей  в  журнал  сделок  является  тикет. Информация  о  сделках  заносится  в  журнал  в  день  совершения  сделки  в хронологическом порядке.

            Согласно Стандартам внутреннего учета НАУФОР в журнале сделок содержится следующая информация:

·  дата сделки;

·  дата подписания договора;

·  дата перерегистрации  ценных бумаг;

· дата оплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца);

·  номер договора;

·  наименование продавца;

·  номер счета продавца в системе внутреннего учета;

·  наименование покупателя;

·  номер счета покупателя в системе внутреннего учета;

·  ценная бумага;

·  цена;

·  валюта платежа;

·  количество ценных бумаг;

·  общая сумма сделки;

·  брокерская комиссия;

·  регистрационный  сбор;

·  итоговая сумма сделки.

2.3.3.Система учета движения денежных средств.

        Система учета движения денежных средств бэк-офиса предназначена для учета движения  денежных  средств,  ценных  бумаг  и  вложений,  как  собственных,  так  и клиентских,  переданных  инвестиционной  компании  по  договору  с  клиентом,  в денежном выражении по счетам внутреннего учета.

      Целью ведения системы учета движения денежных средств является:

·  формирование  полной  и  достоверной  информации  о  результатах  операций  с ценными бумагами и вложениями в денежном выражении;

·    определение  активов  компании  и  ее  клиентов  в  ценных  бумагах  и  денежных средствах;

·  определение  кредиторской  задолженности  компании  по  отношению  к  клиентам, контрагентам и прочим кредиторам;

·  определение дебиторской задолженности клиентов и контрагентов по отношению к инвестиционной компании;

·  формирование полной и достоверной информации о расходах, прибылях и убытках, возникающих в связи с операциями с ценными бумагами.

         Система  движения  денежных  средств  строится  на  следующих  принципах: 1) сегрегация  денежных  средств  и  ценных  бумаг  компании  и  ее  клиентов; 2) двойная запись операций.