Организация бух учета в компьютерной среде

     СОДЕРЖАНИЕ 

     Введение……………………………………………………………………3

     1. Особенности организации бухгалтерского дела в компьютерной

     среде………………………………………………………………………...4

      2. Организация и ведение бухгалтерского  учета в 

      ООО «Приборавтоматика»………………………………………………10

     Заключение………………………………………………………………..14

     Список  литературы……………………………………………………….15 

      Введение 

     Изменения в управлении экономикой, переход  к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

     В новом качестве бухгалтер может  быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком».

     Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных персональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

     Информационная  подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Ориентация выделения комплексов задач как содержащих информацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла применение при централизованной обработке учетной информации в вычислительном центре.

     Цель  данной работы – рассмотреть особенности организации бухгалтерского дела  в компьютерной среде. 
 

      1. Особенности организации  бухгалтерского дела 

     в компьютерной среде 

     Российские  автоматизированные системы бухгалтерского учета прошли несколько этапов своего развития [8].

     Первое  поколение (1988—1991 гг.) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России, системы были предназначены для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест на автономных компьютерах.

     Второе  поколение систем (1992—1994гг.) отличается большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета, было предназначёно для работы в локальных сетях или автономно. Стали появляться не только широко тиражируемые системы, но и программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например, системы для автоматизации торговых предприятий.

     Третье  поколение бухгалтерских систем (1995— 1996 гг.) отличают комплексный подход и более узкая специализация. Бухгалтерские комплексы третьего поколения функционируют в системе Windows, все могут работать в сети, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими полную автоматизацию избранного объекта (банка, торгового или производственного предприятия и др.).

     Четвертое (современное) поколение — это  бухгалтерские системы, а по своей  сути уже комплексные корпоративные  информационные системы (КИС), которые  характеризуются интегрированными технологическими решениями предполагающими поставку вместе с программными средствами и консалтинговых услуг.

     В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные  задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.

     Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.

     Возникают межфункциональные комплексы задач  управления. Новые версии программных  продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы одновременно предусмотрена выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.

     Особенностью  информационного обеспечения бухгалтерского учета является большой объем разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации[3].

     Информационное  обеспечение бухгалтерских задач  включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях.

     Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

     При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

     В основу современных пакетов компьютеризации  бухгалтерского дела положены следующие системы[10]:

     1) система реального времени —  обеспечивает автоматическое обновление  данных во всей системе при  изменении данных в одной из  подсистем;

     2) интегрированная система — осуществляет  централизованный сбор и распределение  данных между различными подсистемами, такими как счета к получению, расчет стоимости работ, расчет заработной платы, ведение Главной книги и т.д.;

     З) сателлитная система — позволяет  работать как с рабочих мест предприятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслуживающей данное предприятие.

     В настоящее время рынок программных  продуктов предлагает широкий перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учёта.

     В основном разработки по автоматизации  бухгалтерского учета и аудита ведутся  по следующим направлениям (классам):

     1) комплексная автоматизация бухгалтерского  учета для малого бизнеса;

     2) комплексная автоматизация крупных  предприятий;

     3) автоматизация отдельных участков  учета. 

     Технология  электронной обработки задач  — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

     Современный этап характеризуется созданием  новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты[7].

     ■ Применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.

     ■ Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических   задач  различных   подразделений   предприятия (организации, фирмы).

     ■ Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

     ■ Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.

     ■ Возможность формирования, машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и  регистрации документов.

     ■ Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.

     ■ Возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

     Новая интегрированная технология — сложный  информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

     Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

     Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

     Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

     Первый  вид связан с процессами сбора  и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования, их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

     Файлы условно-постоянной информации создаются  однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

     В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером  на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

     В технологическом процессе, выполняемом  на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.

     Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

     Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

     Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

     Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

     Возможно  также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ [3].

     Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета (например, БЭМБИ+).

     Второй  фазой обработки является составление  проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

     Третья  фаза обработки состоит в составлении  сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка — Главная книга — Баланс».

     Между комплексами бухгалтерского учета  существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, ютовой продукции.

     Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных  фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

     К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

     Программа состоит из двух частей[8]:

     1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, МНС РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

     2. Информационный банк «Вопросы-ответы»,  который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.

     Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется, информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

     Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное  обеспечение. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных предприятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. «Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бухгалтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации.  

       2. Организация и ведение бухгалтерского учета в

      ООО «Приборавтоматика» 

      ООО «Приборавтоматика» создано в г. Рязани 6 мая 2003 года.

      Юридический адрес: г. Рязань, ул. Семинарская, д.3.

      Основные  направления деятельности общества:

      - производство электрической аппаратуры;

      - производство электромонтажных, наладочных и других строительных  работ; ремонт и сервисное обслуживание оборудования;

      - коммерческая и иная деятельность.

      В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «Приборавтоматика», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

      Руководитель организаций учреждает бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.

      План  организации бухгалтерского учета  ООО «Приборавтоматика» состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

      В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают, заявку на получение их от вышестоящей организации.

      Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом РФ «О бухгалтерском учете».

      Основой организации первичного учета в  ООО «Приборавтоматика» является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

      В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не известны материально ответственным лицам.

      В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ. План отчетности состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

      В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая применяется в ООО «Приборавтоматика», а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

      Значительное  место в плане технического оформления учета уделяется механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах предусматривается применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

      В плане организации труда работников бухгалтерии ООО «Приборавтоматика» определена структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дана должностная характеристика каждому работнику, намечены мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

      В ООО «Приборавтоматика» используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

      Структура бухгалтерского аппарата ООО «Приборавтоматика» зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

      В ООО «Приборавтоматика» в состав бухгалтерии входят следующие группы:

• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных 
  ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как 
  правило, ведется учет основных средств;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной ллаты работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации,
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций 
  и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие фор 
  мы финансовой отчетности.