Организация бухгалтерского учета и отчетности в банке

Организация бухгалтерского учета и отчетности в банке

Бухгалтерский учет представляет собой систему непрерывного и  сплошного документального отражения  информации о состоянии и движении имущества методом двойной записи средств и их источников в денежном выражении и в соответствии с  законодательством РБ.

В Беларуси банки при ведении  бухгалтерского учета используют единый план счетов, разработанный и утвержденный Национальным банком РБ в виде нормативных  документов № 283 от 19.09.2005. Счета в  плане счетов являются многовалютными. Бухгалтерский учет ведется на одних  и тех же счетах. Связь между операциями в иностранной и национальной валюте обеспечивается посредством применения технических счетов, валютных позиций и рублевого эквивалента валютных позиций.  

Существуют следующие  подходы, на основании которых осуществляется организация бухгалтерского учета  и отчетности в банках:

1. Ведение бухгалтерского учета и отчетности с момента создания банка до его реорганизации или ликвидации;
2. Государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности;
3. Строгое документальное оформление и отражение в бухгалтерском учете каждой совершаемой операции методом двойной записи на балансовых счетах и односторонней записи на внебалансовых счетах;
4. Независимая проверка и подтверждение финансовой отчетности аудиторскими организациями;
5. Обеспечение сопоставимости данных аналитического учета с данными синтетического учета;
6. Инвентаризация активов и обязательств банка с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета;
7. Систематизация, группировка полученной информации для составления отчетности;
8. Учет активов, обязательств и операций в белорусских рублях;
9. Публикация отчетности.

Кроме того, ведение бухгалтерского учета и отчетности в банке  осуществляется с применением программы  технических средств, которые должны обеспечить хронологическое и полное отражение всех операций в регистрах  аналитического и синтетического учета  соответствии с требованиями законодательства.

При организации бухгалтерского учета и формировании отчетности, банки используют первичные отчетные документы, регистры, книги регистрации  открытых и закрытых лицевых счетов, а также формы отчетности, составленные на бумажном носителе или в электронном виде.

Банк определяет системы  организации бухгалтерского учета  и отчетности в зависимости от своей структуры, объемов и видов проводимых им операций, развития информационных технологий и других факторов в своих локальных нормативно-правовых актах с учетом требований законодательства и нормативно-правовых актов Национального банка. 

В «Приорбанк» ОАО используется централизованная система организации  бухгалтерского учета и отчетности. Структура банка представляет собой наличие головного банка в Минске и центров банковских услуг (ЦБУ) в Минске и регионах. Приорбанк был первым банком в Беларуси, который отказался от ведения бухгалтерского учета и отчетности  в ЦБУ, на сегодняшний день бухгалтерский учет ведется только в головном офисе Приорбанка, таким образом, Back office есть также только в головном банке. ЦБУ Приорбанка не ведут собственный баланс, не отражают на его счетах операции. Вся информация о совершаемых операциях передается с помощью информационно-технических средств в головной офис, где и составляется баланс. Кроме того все ЦБУ не имеют собственного банковского идентификационного кода.

Операционный день банка – это деятельность банка в течение рабочего дня, которая связана с приемом, оформлением, контролем первичных учетных документов клиентов и банка, отражением их в бухгалтерском учете, завершением обработки информации и формировании ежедневного баланса. Операционный день состоит из банковского дня и времени завершения обработки информации.

Банковский день включает в себя время, в течение которого происходит обслуживание клиентов и  структурных подразделений банка6 прием , оформление, контроль первичных учетных документов клиентов и банка и отражение их в бухгалтерском учете.  После банковского дня информация обрабатывается и формируется ежедневный баланс, который должен быть готов не позднее начала следующего операционного дня.

Время начала операционного  дня в « Приорбанк» ОАО ЦБУ 505 был установлен с 8:30 до 20:30 часов, причем банковский день длился с 9:00 до 19:00.

Организация операционного  дня включает:

1. Обеспечение единого подхода к срокам отражения операций, совершенных в течение операционного дня, регистрах бухгалтерского учета;
2. Прием и оформление, контроль первичных учетных документов;
3. Соблюдение установленного банком документооборота с учетом требований нормативно-правовых актов НБ РБ и учетной политики банка в целях снижения операционного риска;
4. Распределение обязанностей и полномочий между ответственными исполнителями по приему или оформлению первичных учетных документов.

Ответственный исполнитель – это работник банка, уполномоченный оформлять, подписывать и отражать в первичные учетные документы по определенным операциям банка или осуществлять дополнительный контроль, указанный в документах, независимо от того, в каком структурном подразделении банка он работает. Полномочия и ответственность исполнителей определяются банком самостоятельно, при этом перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем банка.   

Банковские операции совершаются  на основании первичных учетных  документов, которые поступают в  банк от клиентов, других банков, а также  составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере  операций, позволяющую проверить  их законность и осуществить банковский контроль. Основными реквизитами  первичных учетных документов являются: номера корреспондирующих счетов по дебету и кредиту; сумма операций; назначение платежей; содержание операций; подпись ответственного исполнителя; подпись контролера.

Утвержденные Национальным банком первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета  подразделяются на:

• расчетные документы;
• кассовые документы;
• мемориальные ордера;
• внебалансовые ордера.

Следует отметить, что все  операции по расчетным и кассовым документам клиентов, поступивших в  течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день. Если же эти документы поступили в банк по истечении банковского дня, то они отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня.

В учетной политике банка  должен быть предусмотрен график документооборота, т.е. движение первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, связанное с оформлением, регистрацией, проверкой, контролем операций, а также с их обработкой и хранением. Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. [Приложение 1, 2]

При организации работы в  течение операционного дня банк должен осуществлять внутренний контроль, направленный на обеспечение сохранности  денежных средств и ценностей; соблюдение клиентами требований по оформлению первичных учетных документов; своевременное исполнение платежных инструкций клиентов на перечисление денежных средств; перечисление, зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.

Регистры бухгалтерского учета подразделяются на регистры аналитического и синтетического учета. Основным регистром  аналитического учета является лицевой  счет, по которому клиент может получать выписку [Приложение 3], также это могут быть карточки и журналы. Аналитический учет предполагает подробное и детализированное отражение операций. Форма лицевого счета разрабатывается банками самостоятельно с учетом требований законодательства. К регистрам синтетического учета относят ежедневный баланс оборотов и остатков по балансовым и внебалансовым счетам, кассовый журнал, оборотная ведомость, проверочная ведомость [Приложение 3а, 3б].

Оформление и  порядок отражения в учете  операций в иностранной валюте

Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте осуществляется на тех же счетах, что и учет операций в белорусских рублях, что обеспечено многовалютностью счетов в плане  счетов. Связь между операциями в  иностранной валюте и в белорусских  рублях обеспечивают счета валютной позиции и рублевого эквивалента  валютной позиции.

Все валютные операции делятся  на две группы: влияющие на валютную позицию и не влияющие на валютную позицию. Операции в иностранной  валюте отражаются в бухгалтерском  учете в двойной оценке: в иностранной  валюте и ее эквиваленте в белорусских  рублях.

По мере изменения официального курса производиться переоценка активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте. Банки определяют финансовый результат от валютно-обменных операций за расчетный период (день или месяц), устанавливаемый учетной  политикой банка.

Учет валютной позиции  ведется на балансовом активно-пассивном  счете 6901 «Валютная позиция». Этот счет открывается только в иностранной  валюте по видам валют. По дебету счета  отражается сумма использованной либо проданной валюты, по кредиту –  купленной или полученной. В противоположность  счету 6901 открывается активно-пассивный  счет 6911 «Рублевый эквивалент валютной позиции», который открывается только в белорусских рублях.

При отражении в бухгалтерском  учете операций в иностранной  валюте, бухгалтерские проводки по счетам 6901 и 6911 осуществляются одновременно, но никогда не корреспондируют. Сальдо счета 6911 всегда противоположно сальдо счета 6901. Следует отметить, что по счету 6901 признаются только те операции, которые совершаются банком от своего имени и за свой счет.

С точки зрения влияния  на валютную позицию все операции подразделяются на влияющие и не влияющие на валютную позицию.

Операции, влияющие на валютную позицию, совершаются в двух различных валютах и являются валютно-обменными:

• покупка-продажа валюты;
• конверсия;
• наличные и безналичные иностранные валюты;
• начисление, получение доходов и уплата расходов;
• поступление валюты в уставный фонд и т.д.

Такие операции осуществляются с применением счетов валютной позиции.

Операции, не влияющие на валютную позицию, совершаются в одной  валюте:

• кредитные и депозитные операции;
• операции с ценными бумагами;
• операции с дебиторами и кредиторами;
• прочие операции.

Они отражаются в учете  по дебету и кредиту соответствующих  балансовых счетов в данной иностранной  валюте.

В конце каждого расчетного периода определяется финансовый результат  от осуществляемых банком валютно-обменных операций:

1. Сравниваются  остатки по счетам валютной позиции;
2. Разница между остатками отражается по балансовому счету 6911 в корреспонденции со счетом 6980 «Балансирующий счет по операциям с иностранной валютой».
3. В последний рабочий день месяца, накопленный финансовый результат на счете 6980 относится на балансовые счета по учету доходов или расходов. Совершаются следующие проводки:

    Д 6980   либо   Д 9241

    К 8241              К 6980.

4. Остатки по счетам 6901 и 6911 должны быть одинаковы в конце каждого периода.

В целях бухгалтерского учета  и переоценки активы и пассивы  подразделяются на денежные и неденежные статьи. Денежные статьи учитываются  в двойной оценке – в иностранной  валюте и ее рублевом эквиваленте. К  ним относят:

• наличные денежные средства;
• средства на счетах лоро и ностро;
• средства в расчетах по операциям с банками и клиентами;
• полученные и выданные кредиты;
• привлеченные и размещенные вклады;
• финансовые вложения в ценные бумаги;
• дебиторская, кредиторская задолженность по расчетам с поставщиками, покупателями, подрядчиками;
• доходы будущих периодов;
• начисленные доходы и расходы;
• прочие активы и обязательства.

При принятии к учету денежных статей оценка в рублях производится путем пересчета иностранной  валюты по официальному курсу на дату совершения операции. По мере изменения курса денежные статьи переоцениваются. Разница от переоценки отражается в учете по счетам переоцениваемых денежных статей в корреспонденции со счетом 6921 «Переоценка валютных статей». Переоценке также подлежат требования и обязательства на внебалансовых счетах, результат данной переоценки учитывается по приходу или расходу внебалансовых счетов [Приложение 4,5].

Неденежные статьи учитываются  только в белорусских рублях, но расчеты по операциям отраженным на счетах по учету неденежных статей могут осуществляться в иностранной валюте. К этим статьям относят:

• драгоценные металлы и драгоценные камни;
• основные средства;
• вложения в основные средства и незавершенное строительство;
• оборудование, требующее монтажа;
• товарно-материальные ценности;
• нематериальные активы;
• долгосрочные финансовые вложения в уставные фонды юридических лиц;
• расходы будущих периодов;
• уставные и другие фонды банка;
• прибыль, доходы, расходы.

Организация, оформление и учет межбанковских операций

В основе функционирования экономики любого государства лежит  четко организованная и эффективно действующая платежная система, представляющая собой совокупность систем межбанковских расчетов, автоматизированных банковских, информационных, компьютерных систем, правил и инструментов, обеспечивающих платежи и расчеты по выполнению финансовых обязательств государства, субъектов хозяйствования и частных  лиц.

Межбанковские расчеты обеспечивают расчеты по выполнению денежных требований и обязательств, возникающих между  банками, банками и НКФО, банками  и клиентами по исполнению платежных  инструкций. Для проведения такого рода расчетов банки устанавливают между собой корреспондентские отношения с открытием корреспондирующих счетов. Эти счета являются депозитом до востребования, по которому операции проводятся при наличии средств на счете.

Система межбанковских расчетов может быть организована двумя способами:

1. Централизованным. Предполагает наличие единого центра, в котором банки обязаны открыть и держать свои корреспондентские счета. Это отношения между коммерческими банками и центральным банком одного государства, а также отношения между головным банком и его филиалами.

2. Децентрализованным. Существует если участниками корреспондентских отношений выступают юридически самостоятельные банки одной страны, коммерческие или центральные банки разных государств. Корреспондентские счета открываются ими друг у друга на добровольных началах.

«Приорбанк» ОАО реализует  оба способа организации расчетов. Расчеты внутри страны осуществляются только через корреспондентские  счета в Национальном банке. Взаимоотношения  между головным банком и ЦБУ осуществляются через субкорреспондентские счета.

Межбанковские расчеты в  белорусских рублях осуществляются через автоматизированную систему  межбанковских расчетов – АС МБР.

Для учета расчетов в национальной валюте между банками открываются  следующие балансовые счета:

1. на балансе головного банка активный счет 1201 «Корреспондентский счет в НБ для внутриреспубликанских расчетов;
2. на балансе НБ пассивный счет 3200
3. на балансе филиала активный счет 6100 «Субкорреспондентский счет для расчетов в национальной валюте»
4. На балансе головного банка пассивный счет 6110 «Субкорреспондентский счет филиалов для расчетов в национальной валюте»

Списание денежных средств с корреспондентского счета производится по распоряжению владельца счета.

Если плательщик и бенефициар обслуживаются в одном учреждении банка, то корреспондентские и субкорреспондентские счета не затрагиваются. Если плательщик и бенефициар обслуживаются в  системе одного банка, имеющих БИК, движение средств отражается только по субкорреспондентским счетам:

филиал плательщика: Д  счет плательщика     К  6100

головной банк:  Д 6110   К 6110

филиал бенефициара:  Д 6100   К счет бенефициара [Приложение 6].

Движение по корреспондентскому счету отражается, когда плательщик и получатель обслуживаются в  системах разных банков.

1. Списание средств со счета плательщика в обслуживающем банке:

Д  счет плательщика    К  6100

2. Акцепт платежа в НБ:

Д  3200   К 3200

3. Списание средств с корреспондентского счета  в банке-отправителе:

Д  6110  К  1201

4. Зачисление средств на корреспондентский счет банка-получателя:

Д  1201  К  6110

5. Зачисление средств на счет бенефициара в обслуживающем банке:

Д  6100  К  счет бенефициара.

Корреспондентские счета, открываемые  между банками на децентрализованной основе, принято называть счетами  ностро и лоро. Для учетв межбанковских расчетов в иностранной валюте на балансе банков открываются следующие счета:

1) в банке-респонденте активные счета 1202 «Корр. счет в НБ для расчетов в иностранной валюте», 1501 «Корр. счета в банках-резидентах», 1502 «Корр. счета в банках-нерезидентах».

2) в банке корреспонденте  пассивные счета 1701 «Корр. счета  банков-резидентов», 1702 «Корр. счета  банков-нерезидентов».

3) в филиалах открывается  активный счет 6101 «Субкорр. счета филиала для расчета в иностранной валюте».

4) в головном банке открывается пассивный счет 6111 «Субкорр. счета филиалов в иностранной валюте».

Для отражения в учете  расчетов, осуществленных по счетам ностро и лоро, составляются мемориальные ордера. Основаниями для их составления  могут служить платежные инструкции  клиента или банка, платежные  поручения клиента на перевод  средств в пользу клиента по исходящим платежам, а также телетрансмисионные сообщения, полученные от банка, по входящим платежам.

Плательщик и получатель обслуживаются в головных банках:

списание средств:  Д  счет плательщика   К 1501 (1701)

зачисление средств:  Д 1701 (1501)  К  счет получателя.

Плательщик и бенефициар обслуживаются в разных филиалах:

списание средств в филиале:  Д  счет плательщика  К 6101

списание средств головном банке:  Д 6111   К  корр. счет, 1501 (1701)

зачисление средств в головном банке:  Д корр. счет, 1501 (1701)  К 6111

зачисление средств в филиале: Д 6101   К  счет получателя [Приложение 7,8].

При отсутствии средств на корреспондентском счете банка  платежные документы, не оплаченные по вине банка, учитываются как обязательства  банка за балансом. Для этого указанные  документы помещаются в картотеку  к внебалансовому счету 99815 «Расчетные документы не оплаченные по вине банка». Картотека формируется в календарной очередности возникновения обязательств.

Приход 99815 – на сумму  не оплаченных по вине банка, но не более остатка по счету плательщика. Оплата документов производится в день возобновления операций по корреспондентскому счету. При этом документы из картотеки оплачиваются по принципу «первым получено, первым отправлено». Расход 99815 – в сумму оплаты.

За каждый день нахождения документов в картотеке банк уплачивает пеню, размер которой установлен законодательством. Пеня перечисляется в пользу получателя средств, а по предварительной оплате в пользу плательщика.

Д 9380 «Штрафы. Пени. Неустойки.»   К  счет получателя средств

 В связи с этим  ежедневно каждый банк осуществляет  контроль за состоянием и остаткам по корреспондентским счетам. Если денежных средств для осуществления расчетов и платежей недостаточно, то банк должен воспользоваться инструментами регулирования ликвидности.

Кредитные ресурсы могут  перераспределяться между филиалами  одного банка, но в этом случае движение средств отражается по счетам 6 класса групп 612Х и 613Х с использованием субкорреспондентских счетов.

Оформление и учет операций по расчетно-кассовому обслуживанию клиентов

В Беларуси установлен единый порядок открытия счетов клиентов в  банках. К таким счетам относят  благотворительный, временный, корреспондентский, счет для размещения вклада, карт-счет.

Владельцы счетов вправе открывать необходимое им количество банковских счетов, в том числе текущих в белорусских рублях и в иностранной валюте. Существую следующие условия открытия вторых и последующих счетов:

1. Со дня регистрации владельца счета прошло не менее трех лет;

2. Наличие прибыли. Остающейся  в распоряжении владельца счета  после уплаты всех налогов  и иных обязательных платежей;

3. Наличие положительного  аудиторского заключения о достоверности  годовой бухгалтерской отчетности  по итогам предыдущего финансового  года.

Основанием для открытия банковского счета является договор  банковского счета, до заключения которого владелец счета представляет в банк все документы, предусмотренные  законодательством для открытия счета [Приложение 9, 9а, 10,10a]. Договор банковского счета заключается банком и владельцем счета в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами. Для открытия счета ЮЛ и ИП представляют в банк следующие документы:

• заявление владельца счета на открытие счета;
• копия устава или учредительного договора со штампом о государственной регистрации для ЮЛ и копию свидетельства о государственной регистрации для ИП;
• карточка с образцами подписей должностных лиц клиента, имеющих право подписи документов для проведения расчетов и оттиска печати.

Банки в течение одного рабочего дня с даты открытия счета обязаны направить налоговым органам сообщение о его открытии. Банковский счет считается открытым со дня его регистрации в Книге регистрации открытых и закрытых банковских счетов. При этом открытие счета должно произойти не позднее следующего рабочего дня после заключения договора банковского счета. Документы клиента хранятся в деле на оформление счета.

Переоформление счета  осуществляется в следующих случаях:

• при изменении сведений, позволяющих идентифицировать владельца счета;
• при изменении номеров банковских счетов в случае реорганизации банка, изменения внутренней структуры банка или в связи с изменением законодательства;
• при изменении номеров банковских счетов при переходе владельца счета на обслуживание в другой филиал банка по своей инициативе;
• в иных случаях.

Закрытие банковских счетов осуществляется:

• по заявлению владельца счета;
• в случае отмены решения о государственной регистрации;
• при отсутствии денежных средств на текущем счете в течение срока, установленного локальными нормативными документами банка;
• в иных случаях установленных законодательством или договором банковского счета.

Для закрытия счета необходимо отсутствие ареста денежных средств  на счете, отсутствие предписаний по приостановлению операций по счету, отсутствие задолженности по налогам, сборам и иным обязательным платежам.

Платежные инструкции оформляются  на бумажном носителе либо в электронном  виде на белорусском и русском  языках. Основной формой безналичных  расчетов в настоящее время является банковский перевод. Выделяют дебетовые и кредитовые переводы. При дебетовом переводе инициатором платежа выступает бенефициар. Этот перевод оформляется платежными требованиями, чеками и другими документами. При кредитовом переводе инициатором платежа является плательщик. В этом случае платежные инструкции оформляются платежными поручениями и иными документами.

В платежных документах должны быть заполнены все обязательные реквизиты, присутствовать подписи лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиск печати. При исполнении расчетных документов ответственный исполнитель банка проставляет подпись и дату. Расчетные документы исполняются банком при наличии на счете плательщика средств в достаточном объеме. В случае недостаточности или отсутствии средств на счете документы оплачиваются с учетом очередности платежей.