Организация делопроизводства на предприятиях

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени В.С.Черномырдина»

Губкинский институт (филиал)

ФГБОУ ВПО «Московский государственный открытый университет

имени  В.С. Черномырдина»

Кафедра иностранных языков

Контрольная работа

по предмету «Документирование управленческой деятельности»

на тему: «Организация делопроизводства на предприятиях»

                              Выполнила:

                               Левина Т. П.

                                        студентка 3 курса

                                                    заочной формы обучения

                                              специальность 080502

                                   шифр  2412026                        

                             Проверила:

                      доцент                            

                                      Дружинина В.И.

Губкин, 2012 г.

Содержание

     Введение………………………………………………………………………..3

1. Организация службы делопроизводства……………………………...…..5
1. Общие требования………………………………………………...……5
2. Организационные формы работы с документами……………………6
3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства….8
4. Задачи и функции службы делопроизводства………………………...9
5. Должностной и численный состав службы делопроизводства….....11
6. Нормативная регламентация службы делопроизводства…………...12
7. Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД…………………….…………………14

Заключение…………………………………………………..……………….18

Список использованной литературы……………………………………….20

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических  задач определяет жизнеспособность фирмы, организации, предприятия.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность  в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения,  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.[1,15]

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления  на предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранении. От того, насколько правильно  составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами. При проверке работы организации, прежде всего, проверяют документы, в которых деятельность организации или предприятия зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу на предприятии ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).[3,21]

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в организациях и на предприятиях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 

1. Организация службы делопроизводства.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами.

1.1 Общие требования.

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля над качеством, создаваемых на предприятии документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного  управленческого аппарата структуры  службы делопроизводства, регламентацию  разнообразных и сложных отношений  и связей между подчинёнными и  соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации,  что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.[7,48]

Среди организационных проблем  обычно выделяют:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.

1.2 Организационные  формы работы с документами.

Практика выработала три  формы организации работы с документами  в любом управленческом  аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма  предполагает сосредоточение всех технологических  операций по работе с документами  в ведении одного специализированного  структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется  полный цикл технологических операций по обработке документов от момента  их получения или создания до сдачи  в архив; приём и обработка  поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является  наиболее рациональной формой организации  делопроизводства, так как позволяет  снизить затраты на обработку  документов, улучшить организацию труда  работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших учреждениях с  объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.[8,231]

Децентрализованная форма  организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создаёт свою собственную службу для работы с  документами, в которой автономно  выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций  и учреждений, аппарат которых  территориально разобщён, а также  для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические  особенности (например, исходя из соображений  защиты информации или самостоятельности  деятельности структурных подразделений).[8,233]

Смешанная форма организации  работы с документами – самая  распространённая. При этом часть  операций (чаще всего приём и обработка  поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками  исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается  в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.[2,36]

Чаще всего в структурных  подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров  позволяют организовать приём и  регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.[6,23]

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3 Типовые организационные  структуры службы делопроизводства.

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объёма функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их  взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и предприятий к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в  отрасли. Управление делами имеют следующий  типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся  на государственных предприятиях, в  научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях. В составе  канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре  общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих  внутренней организационной структуры.[9,21]

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

1.4 Задачи и  функции службы делопроизводства.

  Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

·         постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

·          обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими  документами;

·          сокращение документооборота;

·          разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.[5,23]

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2.  Разработка и проектирование бланков документов.

3.Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5.Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.[7,206]

1.5. Должностной и численный состав службы делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники  службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты  и технические исполнители.

Руководители. Категория  включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего  канцелярией, заведующего общим  отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего  архивом и т.д. Основная функция  руководителя – планирование и распределение  работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения  в целом, его структурных звеньев  и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного  персонала.

Специалисты. В эту категорию  включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции  специалистов связаны с выполнением  как технических и оперативных  задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее  время слово «специалист» стало  обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители  – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной  техники. Обязанности технических  исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую  часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории  рабочих отнесены только операторы  копировальных бюро.[7,81]

Оптимальная численность  делопроизводственных работников по отношению  к общему количеству работающих в  данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий  – 0,5% общего числа работающих.

1.6 Нормативная  регламентация службы делопроизводства

В числе организационных  задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и  задача нормативной регламентации  работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и  штатной численности, приказах о  распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации  деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и  положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе деятельности конкретного  структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что  и положение о других   структурных  подразделениях. Формуляр положения  и структура текста унифицированы  в УСОРД. Первый пункт раздела  «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре  организации, степень самостоятельности  службы. Далее в положении указываются  наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных  и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется  в своей работе. Указываются так  же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с  другими структурными подразделениями»

Основной организационный  документ, регламентирующий разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей – должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное  средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать  деятельность каждого работника  службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для  разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник – типовые  должностные инструкции. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных  подразделений (например, секретарей структурных  подразделений).[9,24]

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) – основной нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые  организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых  и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана  ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

·          исключить возможность неоправданного создания новых форм;

·          установить единую классификацию документов организации в соответствии с  управленческими функциями и  задачами;

·          учесть количество видов и форм документов.

1.7. Основания для  разработки УСОРД, ее основная  цель. Порядок применения и ведения  УСОРД.

Для повышения эффективности  производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий  документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости  автоматизированных без данных в  народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

 Основные принципы  и основания для разработки  УСОРД (унифицированной системы организационно-распорядительной документации) являются:

• Создание общей модели построения документов.

 Заключается в построении  формуляра-образца документов для  конкретной системы документации  и установлении на его основе  состава реквизитов для данной  системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа  и т.д. Построение отдельных  систем документации оказалось  очень эффективным не только  как направление, но и стало  основным методом унификации  документов;

• Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление.

  Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

• Комплексность унификации.

 Унификация показателей  и реквизитов должна предусматривать  все требования к документу  на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

• Информативность.

Означает включение в  документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую  силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения  и т.д.

• Сокращение числа видов документов.

Достигается за счет совершенствования  методов управления, например, в  направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной  и электронно-вычислительной техники.

• Стабильность требований к документам.