Организация документооборота. 7
Министерство образования и науки
Красноярского края
Краевое
государственное бюджетное
Среднего профессионального образования
«Таймырский
колледж»
Контрольная работа
По
дисциплине «Документационное обеспечение
управления».
Выполнила
г.Дудинка, 2011год.
Содержание:
Введение
Организация документооборота.
- Понятие и принципы организации документооборота.
- Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
- Прохождение исходящих и внутренних документов.
- Работа с конфиденциальными документами.
- Работа с письмами и обращениями граждан.
Заключение
Список литературы
Введение
В данной контрольной работе будут рассматриваться задача организации документооборота, понятия и принципы организации документооборота, условия работы с нормальной работой сотрудников с конфиденциальными документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив.
Предмет делопроизводства –
В 90-е годы появились термины – «документационное обеспечение
управления»
и «информационно-
Организацию делопроизводства условно можно разделить на две части:
- документирование- составление и оформление документов;
- организация работы с документами – получение-отправка, обработка, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Развитие служб документооборота в России:
- Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;
- генеральный регламент 1720 г.;
- «Табель о рангах» 1722 г.;
- «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.;
- «Положение
о письмоводстве и
- Законодательный материал – «Полное собрание законов Российской империи» и «свод законов Российской империи»;
- Правовые и нормативные акты РФ.
Организация документооборота
1. Понятие и принципы организации документооборота
Под документооборотом понимается
движение документов на предприятии, в
учреждении с момента их получения или
создания до завершения исполнения или
отправки.
Основными принципами организации документооборота
являются следующие:
- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основная задача организации
документооборота - прямоточность в движении
документов, однократность и единообразие
их обработки.
По отношению к аппарату управления различают
потоки поступающих, отправляемых и внутренних
документов (практики называют эти документы
соответственно входящими, исходящими
и внутренними документами).
Основными характеристиками
потоков, которые учитываются при организации
документооборота, являются:
- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
- прием входящих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- исполнение резолюций;
- отправка ответных документов.
Прием
входящей корреспонденции
осуществляется в организации централизованно
экспедицией, специально выделенным работником
канцелярии или секретарем-референтом
при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию,
независимо от адресата должна пройти
обработку в канцелярии.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.
Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.
Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.
Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).
3. Прохождение исходящих и внутренних документов
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
- составление проекта документа, его распечатка;
- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
- подписание (утверждение) документа;
- регистрация и отправка документа.
Процесс
согласования и визирования можно ускорить,
направив копии проекта заинтересованным
организациям и лицам. Их обоснованные
замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется
секретарю-референту для проверки правильности
оформления, наличия приложений, а также
в необходимых случаях — материалов, на
основании которых документ готовился.
Неправильно оформленный документ возвращается
исполнителю. Проект документа вместе
с необходимыми материалами секретарем-референтом
или в отдельных случаях исполнителем
представляются руководителю на подпись.
Исправленные руководителем проекты документов,
как правило, перепечатываются.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.
Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.
Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
4. Работа с конфиденциальными документами
К
служебным документам конфиденциального
характера относятся документы,
содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального
характера определен Указом Президента
РФ от 6 марта 2001 г. № 188. Указ к числу сведений
конфиденциального характера относит,
в частности, сведения, составляющие служебную
и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Работа
по обеспечению сохранности
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы
конфиденциального характера
По
окончании рабочего дня документы
закрытого характера
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
5. Работа с письмами и обращениями граждан
Работа
с письмами и обращениями граждан
имеет свою специфику и ведется
отдельно от общего делопроизводства.
Личную ответственность за организацию
работы с обращениями граждан и состояние
делопроизводства по ним несут руководители
государственных органов, предприятий
и организаций, которые должны постоянно
держать эту работу под контролем, принимать
меры по ее совершенствованию.
Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
После
регистрации документы
Ответственность за своевременное разрешение
заявлений, жалоб, предложений возлагается
на руководство организации, а процесс
рассмотрения обращений граждан подлежит
обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.
По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.
Отказ
в положительном решении
Секретарь-референт
или ответственное лицо, ведущее
делопроизводство по обращениям граждан,
обязаны систематически проводить
анализ этой категории документов.
Заключение
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне ее.
Это предполагает наличие технологии обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.
При организации работы с документами в масштабах офиса необходимо четко представить место и роль каждого должностного лица, регулярно участвующего в этом процессе, и прежде всего секретаря. В том случае, когда идет разговор о секретаре фирмы, он должен рассматриваться как сотрудник, в должностные обязанности которого входит организация самого процесса управления документацией. При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.
Разработка
документооборота постепенно приобретает
черты отдельной дисциплины, она
еще не признана в качестве таковой.
Развитие и совершенствование технологий
управления данными и системами
заняло двадцать пять лет, поэтому неудивительно,
что методы и правила разработки документации
находятся еще в стадии зарождения.
Список литературы:
1. Гражданский кодекс РФ - М.: Проспект, 2002.
2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб.пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2005.
3. Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:
Учебное пособие. - М.-Новосибирск.