Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Организация документооборота. 4

Содержание.

1. Организация документооборота.

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, журналах, ведомостях и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, обработки, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая, из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.

Документный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).¹ Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы: документы налогового учета и отчетности; бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы: формы отчетности; регистры бухучета; первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бух учета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бух учета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ, расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бух учета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены п. 3 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать: график документооборота; номенклатуру дел.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны: этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа; сроки прохождения каждого из этапов; перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы; перечень сотрудников, проверяющих документы; взаимосвязь ответственных лиц.

Контроль над исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов.

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.²

2. Методические приемы и способы анализа.

Многообразие задач, возникающих в процессе экономического анализа, требует использования разнообразных методов для их решения. До настоящего времени не выработана единая классификация применяемых методов, способов и приемов, поэтому сгруппируем их по направлениям экономического анализа. Каждое направление экономического анализа — оценка, диагностика и прогнозирование — отличается спецификой решаемых задач, что позволяет выделить характерные методы, способы и приемы их решения.

Некоторые методы, например группировки, нахождения средних величин и т.п., используются во всех направлениях анализа, другие (специальные) — только в отдельных исследованиях.

Система показателей экономического анализа. Под системой показателей, характеризующих определенный субъект или явление, понимается совокупность величин, всесторонне отображающих состояние и развитие данного субъекта хозяйствования или явления.

Любая система показателей, характеризующих организацию (хозяйствующий субъект), включает показатели натуральные (технические), экономические, технико-экономические и статистические.

Натуральные (технические) показатели характеризуют в абсолютных или относительных величинах отдельные конструктивные, технологические и эксплуатационные свойства ресурсов и результаты деятельности организации (показатели технического использования и движения основных средств, показатели использования материалов и т. д.)

Преимущество натуральных показателей — неизменность и постоянство масштаба единиц для их измерения. Недостаток заключается в том, что они не всегда дают ответ на вопрос о сравнительной эффективности решений.

Экономические показатели универсальны, так как сводят к денежной оценке разнородные показатели, характеризующие состояние и развитие анализируемого объекта.

Необходимое условие использования экономических показателей - обеспечение их сопоставимости; оно выполняется соблюдением требований:

• единства объемных, структурных, качественных и стоимостных факторов;

• учета фактора времени;

• сопоставимости исходного состояния (технические, природные, климатические и прочие условия);

• единства методики расчета показателей и их состава.

Технико-экономические показатели характеризуют экономический субъект или явление, как с экономической, так и с технической стороны (съем продукции с производственной площади, эксплуатационные расходы на 100 км пути и т.д.).

Статистические показатели позволяют осуществить количественно качественную характеристику хозяйственных процессов. Они выражаются в абсолютных, относительных, средних величинах и т.д. Для анализа собранной информации и характеристики особенностей изучаемых процессов применяются аналитические показатели - относительные и средние величины, показатели вариации и динамики, тесноты связи и др.

При построении систем показателей необходимо руководствоваться рядом принципов:

• древовидностью системы показателей;

• обозримостью;

•взаимосвязью показателей между собой (допустимая мультиколлинеарность);

• разумным сочетанием абсолютных и относительных показателей;

• адекватностью отображения;

• не формальностью.

Принцип древовидной структуры связан с требованием взаимосвязи и взаимозаменяемости показателей. В системе необходимо наличие частных и обобщенных показателей разной степени интеграции, которые должны быть связаны как логически, так и формальными соотношениями. При этом совокупность частных показателей путем математических операций должна сводиться в один или несколько обобщающих показателей (например, формирование себестоимости из калькуляционных статей затрат).

Возможность интеграции частных показателей позволяет давать комплексную, обобщенную характеристику изучаемого явления. Например, себестоимость изделия по экономическим элементам складывается из показателей, характеризующих экономическую однородность определяемых ресурсов (материальные затраты, расходы на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация и т.п.).

Интегральные показатели должны рассматриваться не изолированно, а только в системе с частными.

Принцип обозримости требует наличия такого набора показателей, которые охватывали бы все существенные стороны изучаемого субъекта или явления. При этом показатели должны взаимно дополнять, а не дублировать друг друга, быть существенными и незначительно коррелирующими между собой, т.е. отвечать принципу допустимой мультиколлинеарности.

По данным психологов, человек может следить не более чем за семью, непрерывно меняющимися во времени величинами, хотя вообразить себе нетривиальный четырехмерный объект уже непросто. Для понимания процессов и явлений, для управления ими надо уметь выделять небольшое число параметров, определяющих их ход, и выявлять взаимосвязи между ними.

Сочетание абсолютных и относительных показателей. Основное назначение показателей — оценка и сопоставление различных процессов с использованием наряду с абсолютными величинами относительных и удельных показателей. Распространенность относительных показателей обусловливается их определенными преимуществами перед абсолютными: они позволяют сопоставлять несопоставимые по абсолютным величинам процессы, более устойчивы в пространстве и времени, т.е. характеризуют более однородные вариационные ряды и т.д. Переход от абсолютных к относительным и удельным величинам «улучшает» статистические свойства показателей (в смысле принадлежности их к закону распределения, близкому к нормальному), что важно для корректной обработки данных с помощью статистических методов.

Различные сочетания направленности и динамики изменения объема продаж, производственных затрат (ресурсов) и их отдачи определяют в конечном счете финансовое состояние организации, что усилило внимание к относительным показателям.

Отношение результата y к потребляемым ресурсам x (k = y/x) показывает результат, полученный на единицу ресурса. Рост относительных показателей, сформированных по такому принципу (качественные показатели), свидетельствует об интенсификации процесса производства. Это такие показатели, как фондоотдача, оборачиваемость оборотных средств, материалоотдача, выработка, рентабельность и т.п.

Обратная величина 1/k = x/y (отношение потребляемых ресурсов к результату) показывает затраты ресурса на единицу результата. Снижение относительных показателей, сформированных по такому принципу (количественные показатели), также свидетельствует об интенсификации процесса производства. Это такие показатели, как фондоемкость, коэффициент обеспеченности (закрепления) оборотными средствами, материалоемкость, трудоемкость и т.п.

Классификация факторов на качественные и количественные отражает характер развития производства — экстенсивное, интенсивное или какие-то их сочетания. Если развитие характеризуется более полным использованием факторов, повышением их отдачи, то происходит интенсификация процесса производства за счет качественных факторов, если дополнительно вовлекаются ресурсы, то развитие осуществляется за счет экстенсивных факторов.

Интенсификация производства характеризуется повышением отдачи (снижением емкости) затрачиваемых ресурсов на достижение результата. Сопоставление результата Y0 и объема фактора Х0 за базисный период с результатом Y1 и объемом фактора Х1 за исследуемый период позволяет оценить степень использования интенсивных и экстенсивных факторов производства в исследуемом периоде.

Адекватность аналитической информации существующему положению дел в организации достигается использованием в анализе не только данных бухгалтерского (финансового) учета и отчетности, но и управленческого учета, статистической отчетности.

Принцип не формальности означает, что система показателей должна обеспечивать возможность оценки текущего состояния организации и перспектив ее развития, а также быть пригодной для принятия управленческих решений. Расчет показателей должен проводиться по однозначному алгоритму.

Основные группы показателей связаны между собой. Сопоставление объема продукции и себестоимости характеризует прибыль, рентабельность, а также затраты на 1 руб. продукции. Сопоставление показателей объема продукции и стоимости основных производственных фондов и оборотных средств характеризует воспроизводство и оборачиваемость производственных фондов, т.е. фондоотдачу основных фондов и оборачиваемость оборотных средств. От выполнения плана продаж и в целом финансового плана, с одной стороны, и от наличия задолженности организации — с другой, зависят финансовое состояние и платежеспособность организации. Полученные показатели, в свою очередь, в совокупности определяют уровень рентабельности хозяйственной деятельности.

Оценка в экономическом анализе

Оценка в экономическом анализе направлена на выявление размера и динамики изменения анализируемых показателей. В технологию оценки включены следующие этапы:

• определение цели оценки;

• выбор критериев и базы сравнения;

• определение анализируемых и базисных значений показателей

деятельности организации;

• проверка достоверности информации;

• обеспечение сопоставимости информации;

• выбор приемов оценки;

• вычисление показателей оценки;

• оформление результатов оценки;

• формулирование выводов.

Основной способ оценки в экономическом анализе — сравнение. Сравнение данных и определение динамики и структуры показателей выполняются при подготовке информации к анализу. Сопоставление показателей, характеризующих состояние объекта на момент анализа, предшествует группировке данных, их графической интерпретации и проводится на начальном этапе анализа. В то же время сравнение показателей является неотъемлемым элементом практически любого метода экономического анализа.

В экономическом анализе используются различные виды сравнений, наиболее распространены среди них следующие:

•сравнение показателя или системы показателей с базовыми, нормативными, среднестатистическими и предельными значениями;

• горизонтальный анализ — сравнение с показателями прошлого периода;

•вертикальный анализ — сравнение отдельных частей (элементов) совокупности с показателями, характеризующими совокупность в целом.

Детерминированный факторный анализ

Способы и приемы диагностики основываются на факторном анализе. Идея факторного анализа заключается в разложении изменения результирующей переменной на независимые компоненты, каждая из которых характеризует влияние того или иного фактора xi или взаимодействие ряда факторов, т.е. Δy =Δy (x₁) ++ Δy(x₂) + … + Δy(x_i) + … + Δy(x_n).

Детерминированный факторный анализ представляет собой методику исследования влияния факторов, связь которых с результативным показателем имеет функциональный характер, т.е. результативный показатель может быть представлен в виде произведения, частного от деления или алгебраической суммы показателей, являющихся факторами детерминированной модели.

Детерминированный факторный анализ проводится в следующей последовательности:

1) определяется (строится) экономически обоснованная (с позиций факторного анализа) детерминированная факторная модель;

2) выбирается прием анализа;

3) реализуются счетные процедуры;

4) формулируются выводы.

Таким образом, первоочередная задача факторного анализа состоит в построении модели, которая определяется путем логического анализа. Типы детерминированных моделей. Все детерминированные модели можно свести к четырем типам:

• аддитивные;

• мультипликативные;

• кратные;

• смешанные.

Аддитивные модели представляют собой алгебраическую сумму показателей и имеют следующую математическую интерпретацию:

y = Σx_i

В качестве примера можно привести модель расчета себестоимости по экономическим элементам:

С = Мз + Зс + А + Pпр,

где Мз — материальные затраты;

Зс — затраты на оплату труда с отчислениями на социальные нужды;

А — амортизация;

Рпр — прочие затраты.

Мультипликативная модель представляет собой произведение факторов. В обобщенном виде она может быть представлена формулой

Пример мультипликативной модели — двухфакторная модель расчета объема производимой продукции:

N = Ч * В,

где Ч — среднесписочная численность работников;

В — выработка на одного работника.

Кратные модели представляют собой отношение факторов и имеют вид

y =x₁/x₂

Например,

Т _об.т = З_т/ n_p

где Т_об.т — срок оборачиваемости товаров, дн.;

З_т— средний запас товаров;

n_p— однодневный объем реализации.

Смешанные модели представляют собой комбинацию перечисленных

моделей и могут быть описаны с помощью следующих выражений:

y = (x₁ + x₂)/x₃;

y = x₁/(x₂ + x₃);

y = x₁ ⋅ x₂/x₃;

y = (x₁ + x₂) ⋅ x₄.

Пример смешанной модели — формула расчета показателя рентабельности средств производства:

R_cп=

где R_сп — рентабельность средств производства;

R_пр — рентабельность продаж;

F_е— фондоемкость основных средств;

K_з — коэффициент закрепления оборотных средств.

Однако не любое математическое выражение может стать факторной моделью. Нельзя путать формулу расчета показателя с моделью, отражающей причинно-следственные связи. Например, выработка как показатель производительности труда рассчитывается делением выручки от реализации на среднесписочную численность работников В =N/Ч, однако это выражение не является моделью, так как не отражает причинно-следственные связи: рост объема реализации не является фактором увеличения производительности труда, равно как и простое сокращение штата не ведет непосредственно к увеличению производительности труда.³

Приемы построения детерминированных моделей.

В экономическом анализе часто используются различные способы преобразования кратных детерминированных моделей:

удлинение модели — это процедура разложения числителя на сумму отдельных факторов Y = X/Z + X1 /Z + X2 /Z + X3/Z, например, себестоимость единицы продукции — это отношение суммарных затрат к объему продукции в натуральном выражении, и тогда модель имеет следующий вид: Сед.= З/ВП = М/ВП +ЗП/ВП + ОФ/ВП + НР/ВП

формальное разложение модели — состоит в удлинении знаменателя исходной модели путем замены его на сумму или произведение отдельных факторов: Y= X1/X2 = X1/a+b+c$ например:

Рентабельность = П/З = П/М+ЗП+А+НР

расширение модели — исходная модель расширяется за счет умножения числителя и знаменателей, после чего полученная модель содержит набор общих факторов.

сокращение модели — состоит в создании новой модели путем деления числителя и знаменателя на один и тот же показатель. Например, если числитель и знаменатель формулы фондорентабельности разделить на величину выручки от реализации, то новая модель будет иметь в числителе рентабельность продаж, а в знаменателе - фондоемкость продукции:

Пб :РП / ОПФ:РП, где Пб :РП — рентабельность продаж; ОПФ:РП — фондоемкость продукции.

Это правило необходимо соблюдать при использовании метода цепной подстановки и его модификаций. Построение факторной модели — первый этап детерминированного анализа. Далее следует выбрать способ ее решения.⁴

Способы измерения влияния факторов в детерминированном анализе.

Способы: цепной подстановки, абсолютных разниц, относительных разниц, пропорционального деления, интегральный метод, метод логарифмирования и другие способы.

1. Цепной подстановки. Применяется во всех типах детерминированных факторных моделей: аддитивных, мультипликативных, кратных и смешанных (комбинированных). Позволяет определить влияние отдельных факторов на изменение величины результативного показателя путем постепенной замены базисной величины каждого факторного показателя в объеме результативного показателя на фактическую в отчетном периоде. С этой целью определяют ряд условных величин результативного показателя, которые учитывают изменение одного, затем двух, трех и последующих факторов, допуская, что остальные не меняются. Сравнение величины результативного показателя до и после изменения уровня того или другого фактора позволяет элиминировать влияние всех факторов, кроме одного, и определить воздействие последнего на прирост результативного показателя.

2. Способ абсолютных разниц применяется для расчета влияния факторов на прирост результативного показателя только в мультипликативных моделях (Y = X1 * X2 *…* Xn) и моделях мультипликативно-аддитивного типа: Y = (а - b) с и Y= a (b - с). При его использовании величина влияния факторов рассчитывается умножением абсолютного прироста значения исследуемого фактора на базовый уровень факторов, которые находятся справа от него, и на текущий уровень факторов, расположенных слева от него в модели.

3. Способ относительных разниц применяется для измерения влияния факторов на прирост результативного показателя только в мультипликативных моделях. Здесь используются относительные приросты факторных показателей, выраженные в виде коэффициентов или процентов. Способ относительных разниц удобно применять в тех случаях, когда требуется рассчитывать влияние большого комплекса факторов (8-10 и более).