Организация хранения документов в организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«СИБИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ» 

Контрольная работа

     по  Документоведению и делопроизводству.

                на тему: Организация хранения документов в организации. 

                                                            Выполнил: студент 3курса

                                                    Сердюк А.А.

                                                       группы 10207

                                                       Проверил:  
 
 
 
 

Новосибирск 2011 год

     СОДЕРЖАНИЕ

 Введение………………………………………………………………….1

1. Организация  хранения документации………………………………...2

2. Подготовка  и передача документации в архив……………………….7

3. Оформление  дел………………………………………………………...9

Заключение………………………………………………………………..16

Список литературы…………………………………………………….....18 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Ежедневно в организациях и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

     Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

     Цель  работы определяет следующие  задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел
2. Рассмотреть порядок формирования дел
3. Изучить условия хранения документации
4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения
5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов
6. Рассмотреть порядок оформления дел
7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

     Объектом  исследования являются документация организации.

     Предмет исследования –  система обеспечения сохранности документации в организации. 
 

1. Организация хранения  документации

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

     Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку  с документами.

     Для дел, содержащих особо ценные документы  или сформированных по видам и  сложных по содержанию, а также  для личных дел может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается  каждый подшиваемый документ. Она  помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

     Таблица 1. Форма внутренней описи:

     Внутренняя  опись документов дела №__________

         Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Таблица 1.2. Лист-заместитель:

         Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы у кого они находятся.

Таблица 1.3. Карта-заместитель

          После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

     Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в  другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

     Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

     Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве – обработка дел  для последующего их хранения и использования.

     В структурных подразделениях документы  должны хранится еще год после  окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

     Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. ¹ 

2. Подготовка и передача  документации в  архив

Экспертиза  ценностей документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном  архиве.

     Первым  этапом определения ценности документов, можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

     Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

     Экспертиза  научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.

     Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они  должны просматривать не только описи  и акты о выделении дел к  уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

     При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией  и практикой архивного дела принципах  историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

     Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

     Архивными учреждениями разработаны типовые  перечни. Они устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие  функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).

     В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются  постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

     Если  при просмотре дела обнаружено, что  вместе с документами постоянного  хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

     Если  в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.

     В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

     Дела  с постоянным и долговременным сроками  хранения готовят к сдаче в  архив учреждения.

     В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное  хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.

3. Оформление дел

       Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

     Оформление  дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел.

     В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.²

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.

     Если  при нумерации было допущено много ошибок, все ошибочные номера зачеркивают наклонной чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д.

     На  некоторые категории дел составляется внутренняя опись документов. Дела подшиваются прочной ниткой в  твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают. ²

         Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

     Наиболее  ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

     К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.

     На  обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа  в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

     Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При  этом факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

     Количество  листов в деле выносится на обложку  в соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.

            Составление описей служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

     «Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты и томам и т.п.)^.

     При подготовке к передаче в ведомственный  архив дел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная. 
 

Таблица 2. Форма описи дел постоянного и длительного хранения

     Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором  они начаты делопроизводством. Дела, начатые в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

     Внутри  каждой структурной части дела располагаются  в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

– приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

– приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

– планы, сметы, отчеты, балансы;

– доклады, переписка и т.д.

     Внутри  каждой группы дела систематизируются  по значимости вопросов, хронологии или  по алфавиту.

     В описание каждого дела входит: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов; примечания.

     В описи дел со сроком храпения свыше 10 лет перед примечанием имеется  графа-срок хранения дела. Все эти  данные переписываются с обложки  дела. Дела вносится в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

     В том случае, когда дело состоит  из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

     Если  в опись вносятся подряд дела с  однотипным содержанием и одинаковыми  заголовками, разрешается внести полностью  заголовок первого дела, а все  остальные обозначить словами «то  же». При этом все различия заголовка  и другие данные вносятся в опись полностью.

     В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического  состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

     В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

     Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.

     На  основе описей дел структурных подразделений  ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи  дел учреждения и по ней ведомственный  архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

     В маленьком учреждении или фирме  всю эту работу выполняет секретарь. Таблица 2.2. Форма описи

дело  номенклатура документ архив

     Сдача дел из структурных подразделений  в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

     Дела  принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии, после приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц осуществлявших ее. 
 
 

     Заключение

       Быстрый поиск и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет и справочное значение.

     Формирование  дела – отнесение документов к  определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют  и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

     Экспертиза  ценностей документов – это определение значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.