Организация и проведение конференций

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ШАРЬИНСКИЙ  ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

034700.01 «Секретарь»

К защите допущен (а)

зам.директора  по УПР __________ Р.И.Груздева

                                                                                                                      (подпись) 

Письменная  экзаменационная работа

Тема: «Организация и проведение конференций»

Выпускник(ца) Торопова Екатерина Олеговна

(ФИО)

группа 34/35

Работа выполнена _______________________

                                                                                                   (подпись выпускника(цы))

                                   Руководитель работы _____________________

 «____» _____________      2013 г.

Шарья, 2013

ЗАДАНИЕ

НА ПИСЬМЕННУЮ ЭКЗАМЕНАЦИОННУЮ РАБОТУ

Студентки группы 34/35 Тороповой Екатерины Олеговны

Специальность: 034700.01  «Секретарь»

Тема  дипломной работы: «Организация и проведение конференций»

Закреплена  приказом директора ОГБОУ СПО  «Шарьинский политехнический техникум Костромской области» № ___ от «___» __________ 2013 г.

Целевая установка: изучить теоретические основы технологии подготовки конференций; рассмотреть понятие и сущность организации и проведения конференций; сформулировать основные этапы подготовки конференций; отразить роль секретаря в организации и проведении конференций; провести комплексный анализ обязанностей секретаря по подготовке и проведении конференций.

Руководитель  дипломной работы _______________________ /__________________________/

/подпись/

Задание получил: ____________________________________

/подпись студента/

Содержание

Введение………………………………………………………………………………..4

1. Цели проведения и регламент конференций …………………………………….6
2. Этапы организации и проведения конференций ………………………………..10
3. Особенности подготовки конференций …………………………………………17
4. Организация и проведение конференций

Заключение

Список используемых источников

Приложения 

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в  мире проводятся сотни тысяч деловых  мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.д.

Прагматические  отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, мероприятий и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация конференций.

Организация и  проведение конференций одна из эффективнейших способов передачи информации, общественности прессы, телевидения, радио.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

Актуальность  моей работы  заключается в том, что сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные технологии как средство повышения эффективности работы людей в первую очередь это помогает организации и проведении конференций.

Цель  работы:

    Развить  у будущих специалистов в области  секретарского обслуживания, умения организовать конференции, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своей организации.

Исходящая из подследственной  цели вытекают следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие и сущность организации и проведения конференций;

2) Изучить теоретические основы технологии подготовки конференции;

3) Отразить роль секретаря в организации и проведении конференции;

К сожалению, учебные  пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

1. Цели проведения И РЕГЛАМЕНТ конференций

Люди, только вступающие в научное или деловое сообщество, зачастую считают, что основная цель проведения конференций – это передача информации о новых результатах в ходе докладов. Однако это верно лишь отчасти. Во-первых, публикация или переписка (в том числе и электронная) является гораздо более эффективным средством передачи информации, чем устный доклад. Во-вторых, если результаты совсем новые и пока не опубликованы в «большой» печати, исследователь, как правило, не заинтересован в том, чтобы обнародовать их раньше времени в слишком широких кругах. Поэтому, хотя обмен информацией – важнейшая составляющая конференций, однако их основной целью обычно является поддержание научного или делового сообщества как социального института.

Представляя результаты исследования на конференции, исследователь тем самым обеспечивает распространение определенной информации в определенных кругах общения. Кроме того, он подтверждает тем самым свою принадлежность к этим кругам (или намерение вступить в них).

Таким образом, основные функции конференций можно сформулировать следующим образом:

1. Пленарный доклад, принятие организационных документов и т.д.
2. Формирование, поддержание и подтверждение старых связей, установление новых, достижение предварительных договоренностей о совместных проектах, и т.д.
3. Презентация новых материалов исследований, новых теоретических разработок и их широкое обсуждение.

  Важно передать информацию, но не менее важно знать, кто ее воспримет и какой эффект это будет иметь. Тем более что очная конференция – это единственное место, где можно получить не только индивидуальную реакцию отдельных членов, но и групповую реакцию сообщества.

Не все из перечисленных здесь целей одинаково  важны на каждой конференции. Иногда на первый план выходит цель поддержания института, иногда – презентация докладов. Из сказанного выше, тем не менее, вытекает ряд важных следствий. Во-первых, устраивая презентацию, важно учитывать, какие именно круги общения, какие социальные институты представлены на данной конференции. Во-вторых, на любой конференции, в том числе и самой важной, основная часть событий происходит не на заседаниях, а в кулуарах, в неформальном общении. Именно здесь достигаются предварительные договоренности о совместной и деятельности (коммерческой или исследовательской).

Регламент конференции

Для того чтобы  конференция была успешной, необходимо, чтобы её участники обсуждали  общие проблемы. Альтернативой является выступление каждого по своей  теме, слабо связанной с темами выступлений остальных участников, в результате чего всем становится неинтересно. Чтобы избежать этой ситуации, используются следующие средства:

• подготовка и презентация пленарного доклада (или докладов), в котором формулируются темы, центральные на данной конференции.

Обычно эти  доклады связаны с наиболее важными  на данный момент

пунктами хартии (например, наиболее спорными вопросами  теории);

• предварительная рассылка текстов пленарных докладов (или их резюме) с тем, чтобы рядовые докладчики заранее ориентировали свои выступления;
• разбиение всех докладов на отдельные тематические секции, в соответствии с тематикой докладов;
• предварительная публикация тезисов докладов, с тем, чтобы участники были заранее готовы к дискуссии по ним;
• предварительная организация дискуссии, когда руководство конференции

обращается  к отдельным участникам с просьбой выступить с содокладами к

отдельным докладам, с тем, чтобы стимулировать дискуссию;

• организация «круглых столов», на которых может обсуждаться более широкий круг вопросов и по более свободному регламенту, чем это происходит на секциях.

 Конференция  обычно начинается с пленарного  заседания, на котором участники  знакомятся с регламентом конференции  и организационными вопросами,  выходящими за рамки заседания  (культурная программа, раздаточные  материалы, и т.д.). На нем зачитываются пленарные доклады. Эти доклады принято обсуждать не на самом заседании, а на секциях и круглых столах. На небольших конференциях можно задавать вопросы докладчику, однако нередко и этот пункт переносится на секционные заседания.

К моменту проведения секционного заседания у всех участников должна быть программа конференции, с тем, чтобы каждый участник мог выбрать интересующие его секции и круглые столы, в которых он хотел бы принять участие, помимо той секции, участником которой является он сам. На конференции по итогам практикума каждый участник секции должен присутствовать на пленарном заседании и на заседании своей секции с

начала до конца.

Заседание секции включает:

• доклады;
• вопросы по докладам и ответы на них;
• дискуссию по докладам;
• ответное слово докладчика. Кроме того, председатель секции должен выступить со вступительным и заключительным словом. Обычно вопросы по каждому докладу и его обсуждение следуют непосредственно за докладом. Иногда, когда регламент секции ограничен, вопросы и дискуссия по всем докладам переносятся в конец заседания.

На каждой конференции  предварительно утверждается регламент  времени. Обычно выбирается следующий регламент:

• Доклад - 15 минут.
• Вопросы – 5 минут.
• Дискуссия – 10 минут.
• Ответное слово – 5 минут.

Таким образом, все выступление и его обсуждение по каждой теме должно укладываться в 35 минут. Контроль регламента возлагается на председателя секции. По своему усмотрению он может менять соотношение пунктов при обсуждении каждого доклада, а также уменьшать суммарное время по каждому докладу. Председатель секции не может увеличивать общий интервал, отпущенный на презентацию каждого доклада (35 минут).

Таким образом, в течение одного заседания могут  быть заслушаны и обсуждены 2 – 3 доклада. Разбиение обсуждения одного доклада на два заседания допускается, но нежелательно.

К началу заседания  секции должны быть готовы следующие  документы:

• программа конференции и тезисы докладов – для каждого участника заседания;
• 2-3 копии полного текста отчета (доклада) – для участников дискуссии и любого, кто захочет ознакомиться с содержанием доклада (отчета).

2. Этапы организации и проведения конференций

Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия  содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие  имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях  допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии  всё действие рассчитано буквально  по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.

Любое мероприятие  имеет организационный план, который  подразумевает логичность и порядок  действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия  состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.

В целом можно  выделить следующие этапы организации  проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться  без процедуры принятия решения  после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному  поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения – собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение  реализуется в соответствующем  приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение  состава участников.

Осуществляется, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем организации. Часто ответственным лицом за проведение конференций назначается секретарь руководителя.

3. Оповещение  о предстоящем мероприятии.

Оповещение  и приглашение предполагаемых участников конференции зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других – рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает – куда приглашает – когда и где состоится – порядок участия – приглашение к участию.

4. Встреча  участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча  иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных  – в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить  почетного участника, игнорируя  при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение  участников мероприятия.

Иногородние участники  мероприятия могут размещаться  в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

• уровень мероприятия;
• количество участников;
• социальный статус участника;
• финансовые условия;
• территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение  в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные  общежития, в которых можно размещать  участников мероприятий, прежде всего  проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование – участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение  в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает  комплексом помещений, специально оборудованных  для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает  для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение  в служебных квартирах. Некоторые  учреждения располагают служебной  площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В  них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в  гостиницах.

Размещение  в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация  питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

• традиционное питание (завтрак – обед – ужин);
• перерыв на кофе (кофе-брейк);
• товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного  питания, то организация завтрака и  ужина не актуальна для организаторов  мероприятия – это, как правило, проблема самих участников. Завтра нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется  в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в  столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в  другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь  в виду, что традиционное питание  осуществляется в большинстве случаев  за счет командировочных средств  участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация  участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед  началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия  и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации  участников мероприятия регулярного  типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых  указывается порядковый номер, фамилия  и инициалы участника и оставляется  место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий – зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75 % избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также  может использоваться регистрация, но цель её – в возможности в  дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

• порядковый номер;
• фамилия, имя, отчество;
• место работы и должность;
• координаты для контакта;
• примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

• по алфавитному порядку фамилий;
• по группам учреждений-участников;
• по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент  (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое  обеспечение мероприятия.

Оно включает в  себя подготовку:

• зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);
• места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);
• технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий  всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным  обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия  или по окончании его можно  организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа  и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная  программа.

Если мероприятие  многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

• экскурсия;
• посещение культурно-зрелищных учреждений;
• концерт профессиональных артистов;
• показ художественной самодеятельности;
• анимационные программы с участием зрителей.

При составлении  культурной программы учитываются  продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень  участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем  этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования  и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

• введение;
• экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;
• отчет о рекламно-информационном сопровождении мероприятия;
• результаты анкетирования и социологического исследования;
• приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);
• выводы и предложения.

Данные отчета являются документом по организации  и проведению мероприятия.

3. Особенности подготовки конференции

Одним из ярких  событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

Конференция –  собрание каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных (часто теоретических) вопросов.

Конференции бывают:

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых  различных сферах – научно-технической, экономической, природоохранной, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически  сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как: