Организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Содержание:
1. Введение
2. Организация и
средства информационно-
3. Список литературы
Введение
На рубеже XX–XXI вв. информационные технологии играют существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Более того, достижение высоких результатов в экономике и социальной области невозможно без использования современных информационных технологий. Сфера применения информационных технологий с использованием компьютеров и современных средств коммуникации в экономике обширна, начиная от простейших функций делопроизводства до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения.
Управление современным предприятием представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений.
Сегодня руководители могут оперативно получать исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации, а вычислительные сети обеспечивают доступ как к информации данного предприятия или фирмы, так и к удаленным информационным ресурсам всех стран. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии.
Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства — главного потребителя самой разнообразной, в том числе финан¬сово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не менее важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат, что приводит нередко к сбоям в деятельности фирм, предприятий, корпораций, банков. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих объектов непоправимыми отрицательными последствиями.
Высокая
потребность в информации для
целей управления и бурное развитие
информационных процессов выдвинуло на
первый план создание компонентов ее инфраструктуры.
Информационные технологии в управлении — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств, с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
Информационные технологии призваны помочь специалистам-менеджерам в решении информационных, логических и расчетных задач. Теоретические основы информационного, лингвистического, математического, программного и других видов обеспечения распределенной обработки информации, построения баз данных, экспертных систем и баз знаний, аналитических систем и систем поддержки принятия решений определяют потенциальные возможности и ограничения информационных систем в целом. Это «мост» между теорией и практикой построения прикладных корпоративных систем, функционирующих в органах управления.
Для
успешного решения практических
задач совершенствования в
Ответственность руководителя в части информационной системы организации состоит в следующем:
- в понимании основных процессов и действий организации через информационные потребности: В чем заключается Ваш бизнес? Каково будущее организации? Какова среда конкурентного предпринимательства в Вашей области? Какая информация нужна для ответа на предшествующие вопросы? и т.д.;
- в представлении о возможностях современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий: Каким образом нужно руководить отделом информационных систем? Понимаете ли Вы необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации? и т.д.;
- в умении определить стратегию развития информационных систем: Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития выбрать? Что и в какой последовательности необходимо делать? и т.д.;
- в способности работать в современной информационной среде: Какими практическими навыками работы в информационной среде Вы обладаете? Знакомы ли Вы и работаете ли с базовыми инструментальными средствами деловой информатики, таким как крупноформатные электронные таблицы, текстовые процессоры, СУБД, графические пакеты, средства коммуникации и обмена данными? и т.д.
Формирование
управленческих кадров новой формации,
овладение ими
Современная среда функционирования организаций, управление в них и информационное обеспечение управления находятся под воздействием революционных изменений в производстве и технологиях, прежде всего информационных, которые осуществляются на наших глазах.
Отметим ряд тенденций, которые приводят к изменению организаций и характера управления в них, вызывают потребность в развитии информационных систем организаций и построения на их основе новых систем информационного обеспечения управленческой деятельности.
- Появление и развитие новых бизнес-моделей (способов организации внутренней и внешней деятельности компаний). Например, различные формы электронной коммерции и торговли— проявление так называемой виртуальной экономики. Считается, что виртуальная индустрия станет одним из главных источников процветания и факторов развития экономики в течение последующих нескольких лет.
- Изменение форм конкуренции. Раньше конкуренция заключалась в основном в соревновании по цене и качеству, в новых условиях — это конкуренция по скорости изменения бизнес-моделей и продуктов. При этом важнейшим условием выживания особенно не-больших организаций является наличие необходимой инфрастуктуры, основанной на информационных технологиях и информации, получаемой из сети Интернет, и умение менеджеров пользоваться этой инфраструктурой.
- Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления. Подобная ситуация приводит к усилению роли информационной системы в организации, выдвигает ее на первый план, а также требует, чтобы информационная система была самой современной. Кроме того, необходимо расширение функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих работу сбазами данных, имеющих разнообразную структуру данных и содержащих мультимедиа объектные документы с гипертекстовыми ссылками.
- Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей.
- Проблема совместимости технических и программных средств. Отсюда острая необходимость в стандартизации, возрастание затрат на обеспечение способности к взаимодействию, на разработку гибких глобальных коммуникаций.
- Новые витки глобализации и интернационализации. В процессе глобализации бизнеса подразделения организации оказываются разбросанными по всему миру, где они приобретают компоненты, технологии, новую продукцию. Процессы глобализации и интернационализации связаны с поисками организациями путей увеличения эффективности своей деятельности. Эти же процессы заставляют организации шире использовать ин-формационные технологии для поддержки управления.
- Разделение труда на уровне управленческих функций за пределами организации: передача функций управления из одной организации нескольким другим. Организации стремятся развиваться в цепочке других организаций.
- Протекание аналогичных процессов на технологическом и производственном уровнях. Организации перешли к созданию сетей, технологических цепочек. Они объединяются для того, чтобы каждая организация могла осуществлять свою деятельность на высоком профессиональном уровне и передавать подрядчикам те операции, которые последними могут быть выполнены быстрее, эффективнее, с меньшими затратами. В противном случае границы организаций раздуваются, размываются и становится непонятным, кто является поставщиком, кто конкурентом, кто клиентом.
- Размывание границ между отраслями. Нет никакой определенности в том, как пойдет дальнейшее развитие этих отраслей промышленности и технологии. Конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний. Сейчас организациям приходится не столько специализироваться на одной узкой области, сколько развиваться в области нескольких технологий. В результате технологии и производство стали более сложными, комплексными, усложнилось управление.
- Рост удельного веса отраслей, относящихся к созданию, использованию и передаче информации. Формирование большого числа промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества. Появление новых возможностей концентрации и распределения информации, накопления, хранения и передачи знаний. В результате появляется возмож-ность осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения. Развитие систем коммуникаций позволяет соединить рабочие места для обмена сообщениями и коллективной работы.
- Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг). Информационный продукт в виде различного вида информации (речь, данные, изображение) для слуха, зрения и осязания генерируется по запросу пользователя, и существуют средства доставки продукта в удобное время и в удобной форме. Происходит включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экс-пертных систем, систем машинного перевода, распознавания образов и других технологических средств.
- Интеграция всех бизнес-функций в одну модель. Организация должна производить свою продукцию качественно и очень быстро, при этом хорошо чувствовать изменения на рынке и в технологиях. Такая деятельность невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнесфункции интегрированы в единое целое. Наличие таких моделей означает, что менеджеры в организациях должны понимать их возможности, быть готовыми к принятию решений по их внедрению и адаптации, а также уметь работать в их среде.
- Изменение роли информации. Информация стала стратегическим ресурсом, обеспечивающим конкурентное преимущество. Согласно современным взглядам информационные системы будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей фирмы. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они должны порождать основанные на информации изделия и услуги, которые обеспечат фирме конкурентное преимущество на рынке.
- Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Ответственность менеджера в области этих технологий – обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций.
- Влияние информационных систем на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, перераспределение власти в организации, формирование иной политики и организационной культуры).
- Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия правилам ведения бизнеса, что приводит к новым проблемам, которые необходимо решать, чтобы извлечь максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий.
В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.
Информация
дает возможность принимать
Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п.
Эти цели управления
информационными ресурсами
Задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:
- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
- cоздание и развитие систем обработки и передачи информации;
- развитие системы информационного обеспечения.
Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:
- удовлетворение информационных потребностей органов управления;
- правильный отбор первичных сведений и источников информации;
- правильная систематизация и классификация информации;
- непрерывность процесса сбора и переработки информации;
- отсутствие дублирования информации;
- проверка корректности (непротиворечивость данных);
- многократное использование информации;
- приведение к общему формату информации;
- фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
- оптимизация числа показателей и уменьшение объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения:
- определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
- определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
- унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
- организация
потоков информации, формирование комплекса
технических средств для организации
информационных потоков (информационно-
телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах; - организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
- формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
- формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
- организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации.
Одной из закономерностей современного социального прогресса является информатизация общества, направленная на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации.
В информационном обществе изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной и управленческой деятельности.
С развитием общества произошло постепенное перераспределение трудовых ресурсов из сферы материального производства в сферу информационного обслуживания. И в последние десятилетия к традиционным видам ресурсов прибавился новый – информационный ресурс. Таким образом, одним из ключевых понятий при информатизации общества стало понятие "информационные ресурсы".
Информационные ресурсы – это различные формализованные знания (теории, идеи, изобретения), данные (отдельные документы и массивы документов), технологии и средства их сбора, обработки, анализа, интерпретации и применения, а также обмена между источниками и потребителями информации.
Этот вид ресурсов отражает интеллектуальный потенциал общества. Уровень информационного ресурса определяет эффективность развития практически всех отраслей народного хозяйства любой страны, уровень развития государства, его положение в мировом сообществе. Информационный ресурс является единственным видом ресурса, который, увеличиваясь и качественно совершенствуясь, содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению. Поэтому информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии.
Традиционно
информация определяется как сведения
о той или иной стороне материального
мира и происходящих в нем процессах.
При изучении информации учитывают
закономерности ее создания, преобразования
и использования в различных сферах человеческой
деятельности.
По виду обслуживаемой ею человеческой
деятельности информация подразделяется
на научную, производственную, правовую,
медицинскую, управленческую и т.д. Каждый
из видов информации имеет свои особенности
технологии обработки, формы представления,
требования к точности и достоверности.
Под управленческой понимается информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания.
Важнейшей составляющей управленческой информации является информация экономическая, которая отражает социально-экономические процессы в производственной и непроизводственной сферах, во всех отраслях народного хозяйства, во всех органах и на всех уровнях управления. Особенности экономической информации:
- экономическая информация – это система показателей, представляющая собой количественные величины, цифровые значения, что предопределило возможность широкого использования вычислительной техники;
- для экономической информации характерна цикличность, т.е. для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы, т.е. цикличность позволяет многократно использовать созданные программы обработки экономической информации;
- большое значение для обработки информации имеет форма представления информации. Экономическая информация непременно отражается в материальных носителях: в первичных и сводных документах, в магнитных носителях;
- отличительной чертой экономической информации является ее объемность. Причем совершенствование управления и возрастание объема производства сопровождается и увеличением сопутствующих этому информационных потоков.
Признаками
классификация экономической
- По месту возникновения:
- входная (входящая) – информация, поступающая в объект управления (в фирму, в отдельное структурное подразделение и т.д.) извне;
- результатная – возникающая внутри объекта управления как результат обработки входящих данных;
- выходная (исходящая) – информация, передаваемая за пределы объекта управления, т.е. поступающая из фирмы в другую фирму или организацию (например, в налоговые органы, в СМИ и т.д.).
Существует и другая классификация экономической информации по месту возникновения: ее делят на внешнюю (возникающую за пределами объекта) и внутреннюю (возникающую внутри объекта).
- По отношению к процессам обработки и хранения:
- первичная (исходная) информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии;
- вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной;
- промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов;
- результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
- По отношению к функциям управления:
- плановая (директивная) – включает директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем - год, месяц, сутки. Например, планируемый спрос на продукцию или прибыль от её реализации;
- нормативно-справочная – самый объемный и разнообразный вид информации. В общем объеме циркулирующей на фирме информации составляет 50–60%. Например, технологические нормативы, справочники по поставщикам и т.п. Обновление такой информации происходит достаточно редко;
- учетная – отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть проведен анализ деятельности организации, скорректирована плановая информация. Например, количество изготовленных изделий рабочим за одну смену и т.п.;
- оперативная (текущая) – информация, характеризующая производственные процессы в текущий период времени. Успех работы предприятия во многом зависит от того, насколько быстро и качественно производится обработка этой информации.
- По степени стабильности:
- постоянная (условно-постоянная) – остается без изменений или подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени, это нормативно-справочная информация;
- переменная – характеризует производственные процессы в текущий (данный) момент времени, отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработке, это оперативная информация.
Как уже отмечалось, информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления, и к этому виду ресурсов предъявляют повышенные требования, без которых немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Эти требования следующие.
Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Актуальность связана с периодичностью получения информации.
Своевременность информации характеризует временн й интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Своевременность информации определяет выбор средств обработки информации.
Оперативность информации выражает скорость получения информации и определяет выбор средств сбора и передачи информации.
Точность информации – это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей.
Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений, что приводит к невозможности выполнения функций управления в соответствующем виде или объеме.
Информация
пронизывает все стороны
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.
Внутренние источники информации – это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Информация внутренней среды, как правило, точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
Внешняя среда – экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это – экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п. В качестве внешних источников информации могут выступать:
- законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);
- клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);
- информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);
- конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
- органы статистического учета (информация статистических исследований).
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Это потребовало создания особых информационных технологий, получивших название экспертных. Примеры внешней информации:
- о рынке, конкурентах;
- о тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков;
- о покупателях, спросе, ценах на товары;
- о требованиях клиентов и конкурентов;
- об изменении законодательства;
- оперативные экономические новости;
- информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;
- аналитическая информация и т.п.
Известно, что решение управленческих задач всегда тесно связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой информации, переработке ее по некоторым алгоритмам и выдаче лицу, принимающему решение в удобной для него форме. Такую последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную называют предметной технологией. Например, технология бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки. Последняя, изменяя состояние аналитического учета, приводит к изменению счетов синтетического учета и далее – баланса.
Информационные технологии являются важнейшей составляющей процесса эффективного использования информационных ресурсов общества и каждой отдельной организации. Под информационной технологией (ИТ) понимают процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Толковый словарь по информатике дает такое определение информационной технологии:
Информационная технология– это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.
Если реализация технологии направлена на выработку управляющего воздействия, то это технология управления.
Предметная технология и информационная технология влияют друг на друга. Так, например, наличие пластиковых карточек как носителя финансовой информации принципиально меняет предметную технологию, предоставляя такие возможности, которые без такого носителя информации просто отсутствовали. С другой стороны, потребности конкретного бизнеса стимулируют развитие информационных технологий. Примером может служить технология распределенной обработки данных, появившаяся как результат глобализации производственных и распределительных процессов в экономике.
В современном
обществе основным техническим средством
технологии переработки информации служит
компьютер, который существенно повлиял
как на концепцию построения и использования
технологических процессов, так и на качество
информационных продуктов. Информационную
технологию, в составе технических средств
которой используются средства вычислительной
техники и телекоммуникаций, называют
автоматизированной
Развитие автоматизированных информационных
технологий шло параллельно с появлением
новых видов технических средств обработки
и передачи информации, совершенствованием
организационных форм использования ЭВМ,
насыщением инфраструктуры новыми средствами
коммуникаций. Эволюция автоматизированных
информационных технологий представлена
в следующей таблице:
Этапы
развития автоматизированная информационная
технология, технических средств
и решаемых задач