Организация как система управления

Введение

В прошлом веке не существовало понятия  определенной организации. В последние  десятилетия изучение организаций  и их поведения стало главной  задачей исследований, проводимых совместно  представителями нескольких научных  дисциплин. Косвенным путем вклад в теорию организации внесли специалисты, работающие в отдаленных областях знаний, как биология, математика, психология животных, логика и философия. Непосредственно способствовали созданию теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальной психологии человека, политическим наукам и истории. Кроме того, способствовали ее развитию дисциплины, связанные с областью предпринимательской деятельности: общая теория делового руководства, теория человеческих отношений, исследование операций и наука управления, а также промышленная социология. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область - теорию организации.

Интерес к организациям не ослабевает еще и потому, что для исследователя  это чрезвычайно сложный и  практически неисчерпаемый объект познания. Такое разнообразие объясняется тем, что для организации характерны все основные черты человеческого общества. Можно сказать, организация - наше общество в миниатюре. Так, организация обладает четкими границами, социальным расслоением и иерархией статусов, центральной властью, целенаправленной деятельностью и всей совокупностью отношений между членами организации. Очевидно, что организация представляет собой сложный социальный организм, функционально включенный в деятельность человеческого общества. Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Цели контрольной работы - рассмотреть  понятие организации и понятие  системы, раскрыть их взаимосвязь. Раскрыть системный подход к изучению организаций. На практическом примере отразить теоретические представления о системных свойствах организаций

Для реализации поставленных целей  необходимо решить задачи:

1. Раскрыть черты и свойства  организации.

2. Выявить характеристики, типологию организации как системы.

3. Показать аспекты управления  с точки зрения системного  подхода.

I. Понятия организации и системы

Организация (лат.-organizo-сообщаю стройный вид, устраиваю):

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;
2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Система - это набор направленных к достижению общей цели и функционирующих  как единое целое взаимосвязанных  элементов. Термин “организация” в  одном из своих лексических значений означает также “систему”, но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система - это единство взаимосвязанных  и взаимовлияющих элементов, расположенных  в определённой закономерности в  пространстве и во времени, совместно  действующих для достижения общей цели. Система находится в постоянном взаимодействии с внешней средой. А среда представляет собой совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему. Кроме того, тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы.

II. Признаки и классификация  систем

Системные свойства целесообразно  разделить на свойства строения и  свойства функционирования. В свойства строения входят: «целостность», «множество», «окружающая среда», «структура», «иерархия», «подсистема», «элемент», «связь», «отношение», «каналы связи», «организация».

К функциональному блоку свойств, относятся: «суммативность», «адаптивность», «равновесие» (стабильное, нестабильное, подвижное), «обратная связь (отрицательная, положительная, целенаправленная), «саморегуляция», «гомеостазис», «управление». Совокупность элементов образуют систему только тогда, когда отношения между ними порождают целостность, интегративность, эмерджентность, системность.

Основные признаки системы:

1. наличие множества составляющих элементов,
2. единая цель для всех элементов,
3. наличие связей между ними,
4. целостность,
5. определенная структура и иерархичность,
6. относительная самостоятельность элементов,
7. наличие управления элементами.

Рассмотрим основные разновидности  систем. Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований классификации систем.

Системы имеют 9 уровней  иерархической сложности:

• 1 уровень - уровень статической организации или уровень оснований, элементов целого: строение прибора, живого организма, любой фирмы и т.д.;
• 2 уровень - уровень простой динамической системы с заранее обязательными известными движениями (уровень «часового механизма»): солнечная система, смена времен года, жизненный цикл бабочки и т.д.;
• 3 уровень - уровень информационной системы с управляемым циклом обратной связи (уровень «термостата»): холодильник, системы поддержания устойчивости физиологического функций живого организма и т.д.;
• 4 уровень - живого одноклеточного организма;
• 5 уровень - уровень растений;
• 6 уровень - уровень животных, наделённых подвижностью, целенаправленным поведением, нервной системой и мозгом, но не обладающих самосознанием;
• 7 уровень - уровень индивидуального человеческого организма;
• 8 уровень - уровень социальной системы: группы людей, целенаправленно объединяющих свою деятельность;
• 9 уровень - уровень трансцендентальных систем: организации во Вселенной.

Эта классификация отражает единство принципов организации в различных  проявлениях природы, человеческого организма, социального общества и Вселенной.

Кроме того, существуют следующие  классификации систем:

· По содержанию:

технические, биологические и социальные:

• Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя и используемые им. Набор решений в технической подсистеме ограничен и их последствия обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП. Эти решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество принятого и выполненного решений. Например, по заключению специалистов компании руководитель принял решение о закупке компьютеров.
• Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно которых человек принимает решения. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного из-за объективно медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установлении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых случаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболеваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее решение.
• Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в качестве объекта управления. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации.

Все три системы взаимодействуют  друг с другом. Социальная система  может включать биологическую и  техническую подсистемы, а биологическая -- техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической  человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной -- субъект и объект управления.

· По степени восприятии влияния внешних факторов:

открытые и закрытые:

• Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти. Основными частями открытой системы являются входы, процесс преобразования входов, выходы.

Входы - это потоки энергии. Информации, материалов, направленные из внешней  среды в систему, а также совокупность факторов и явлений, влияющих на процессы в системе.

Выходы - продукты жизнедеятельности системы.

• Закрытые (замкнутые)системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Абсолютно замкнутых систем не существует. Но есть относительно замкнутые системы - когда влияние внешних факторов незначительно.

· По происхождению:

искусственные и естественные:

• Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.
• Естественные системы создаются природой или обществом. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

· По предсказуемости  поведения:

детерминированные и стохастические:

• Детерминированные (предсказуемые) системы работают по заранее заданным правилам, с заранее известным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство стандартизированной продукции.
• Стохастические (вероятностные) системы характеризуются тем, что и входные воздействия внешней и (или) внутренней среды и выходные результаты практически нельзя спрогнозировать. Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации помимо нашей воли (форс-мажор), другие - из-за недостатка профессионализма персонала, третьи - из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

· По устойчивости к внешним  воздействиям:

жесткие и мягкие:

• Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.
• Жесткие системы -- как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

· По сложности:

простые и сложные:

• Простые - с одной целью и отсутствием внешних воздействий. Простые системы являются неживыми.
• Сложные системы имеют совокупность целей и выполняют заданную функцию. Это живые системы, или созданные живыми системами. Они обладают памятью, способны икать и выбирать оптимальное решение.

· По уровню организованности:

хорошо организованные и плохо  организованные:

• Хорошо организованные - это системы, в которых четко выделены все элементы, связи, взаимозависимости элементов и цели. В основном это технические системы.
• Плохо организованные (диффузные) - системы, в которых сложно выделить элементы, связи цели.

· По неустойчивости:

равновесные, слабо равновесные  и сильно неравновесные:

• Равновесные - это системы, которые находятся в состоянии покоя под действием противоположно направленных сил;
• Слабо равновесные - под действием небольшого воздействия сил природы способны достичь в изменённых условиях состояния нового равновесия.
• Сильно неравновесные - очень чувствительные к воздействию внешней среды системы.

· По материальности:

материальные и абстрактные:

• Материальные - это совокупность материальных объектов, объединённых формой регулярного взаимодействия для выполнения определённой функции (живые организмы, технические системы);
• Абстрактные - это знаковые и информационные системы.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы.

Таким образом, системный характер организации - это необходимое условие ее деятельности. Отсутствие хотя бы одного из условий неизбежно приводит к ликвидации организации.

III. Системные свойства  организации

Система может включать большой  перечень элементов и ее целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область. Например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Свойства систем:

Свойство целенаправленности - обеспечивает общую цель функционирования или развития составляющих систему элементов. Цель технической системы - выполнить задачу, которую ставит перед ней создатель. Цель любой биологической системы - выживание. Системы более высокого уровня иерархии имеют более сложные цели, не всегда до конца познанные человеком. Например, изучение целей систем 9-го уровня иерархии - дело будущего.

Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко  снижается;

Свойство эмерджентности: наличие у системы качественно новых свойств, которыми не обладают входящие в её состав элементы. В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Химическая молекула обладает свойствами, отличными от составляющих её атомов. Примером могут служить автомобиль, компьютер, пароход - отдельные их детали не способны выполнять функции целого устройства. Семья способна к воспроизведению потомства, чего не может сделать каждый её член в отдельности, предприятие способно производить сложный продукт, что недоступно сотрудникам отдельности. Или: директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

Свойство самосохранения (Гомеостазис) Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности. Например, поддержание организмом человека постоянной температуры тела не зависимо от температуры внешней среды. Неприятие неформальным коллективом нового сотрудника также есть проявление гомеостазиса. Причина неприятия - разница каких-либо критериев между сотрудником и сложившимся коллективом.

Свойство организационной целостности, которое подразумевает следующие выводы:

1. целое первично, а части вторичны;
2. части образуют единое целое, следовательно, воздействие на одну часть несет изменения для всей системы;
3. каждая часть несет свою долю участия в функционировании целой системы;
4. целое ведёт себя как нечто единое вне зависимости от уровня сложности системы.

Автомобиль, компьютер, любой живой  организм, семья, фирма - все они обладают организационной целостностью - не зависимо от уровня сложности и многокомпонентность  состава.

Свойство структурности, т.е. прерывистости, возможности выделения составляющих системы. Это обозначает, что любая система состоит из более мелких систем и сама является частью более крупной системы. Подсистема - это относительно автономная область в системе, которая по какому-то признаку рассматривается как неделимая. В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится. Например, в живом организме - система кровообращения, нервная система и пр. Так же в структуре фирмы можно выделить финансовый отдел, службу рекламы, службу поставки. В каждом отделе могут быть более мелкие подразделения.

Каждая система имеет входное  воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2).

Системы могут включать большое  число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе  различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном  и аспектном подходах.

Системный подход требует учета  всех ключевых элементов (внутренних и  внешних), влияющих на принятие решений.

Комплексный подход требует определения  приоритетов ключевых элементов  и учета наиболее важных из них.

Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе  или синтезе организационных  образований.

Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

IV. Управление организацией  на основе системного подхода

Управление обеспечивает системе сохранение её структуры, поддержание режима деятельности, реализацию её программы и достижения цели.

Систему управления можно рассматривать  как с позиции статики, т.е. как  некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как  управленческую деятельность.

Система управления включает в себя объект управления (часть системы, на которую направлено управляющее  действие), субъект управления (орган, осуществляющий управляющее воздействие), связь между ними, а также процессы, которые обеспечивают взаимосвязанное функционирование субъекта и объекта управления.

На этой основе формируется альтернативный подход к выделению подсистем  в системе управления. Он четко  иллюстрирует многообразие элементов  системы и связей между ними.

В системе определяются четыре подсистемы:

1. методология управления - цели, задачи, принципы управления, функции, методы и технологии управления;
2. структура управления - функциональную и организационную структуру, организационные отношения, профессиональный уровень персонала;
3. процесс управления - представляет систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение;
4. технические средства управления - информационные технические средства, система документооборота.

При сочетании первой и третьей  подсистем образуется управленческая деятельность, а при сочетании второй и четвертой - механизм управления.

Таким образом, связь организации  и управления заключается в следующем:

Управление в качестве управляющего подсистемой является упорядоченным  целым, то есть организацией в статике.

Управление как функция по поддержанию  отклонений системы от заданных целей  может рассматриваться как часть  организации, т.е. как организация  в динамике.

Организация как процесс упорядочения выступает как функция управления, являясь таким образом частью управления.

Таким образом, управление - есть часть  организации, а организация - часть  управления.

Заключение

Функция руководства в современных  сложных предпринимательских организациях состоит в координации деятельности различных производственных элементов и в оптимизации целей всего предприятия. Руководитель должен рассматривать предприятие как систему, а не как ряд изолированных элементов. Он должен представлять себе характер отношений между частями системы и их возможные взаимодействия, а также их неразрывную взаимосвязь с внешним миром. По существу, руководителю предприятия следует объединить отдельные, часто противоречивые функции в единую интегрированную систему, все элементы которой способствуют достижению общих целей организации.

За последние десятилетия по мере роста специализации, размеров и сложности организаций быстро увеличивалось значение проблемы интеграции, и эта проблема в будущем окажется еще более важной.

Список использованной литературы:

1. Теория организации: учебное пособие / Е.П. Третьякова. - М.: КНОРУС, 2009. – 224 с.
2. Акимова Т.А. Теория организации: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 367 с.
3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие – Минск: «Новое знание», 2003. – 298 с.
4. Кусков А.Н., Чумаченко А.П. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2004. – 345 с.
5. Мильнер Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 336 с.
6. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 318 с.