Организация кассовой работы на предприятии

1 Организация  кассовой работы на предприятии

В соответствии с указанием банка России от 11 марта 2014г. № 321-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

 Кассовые операции  ведутся в кассе кассовым или  иным   работником,

определенным   руководителем   юридического    лица,       индивидуальным

предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа  своих  работников ,   с       установлением ему

соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии у юридического  лица,  индивидуального   предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем. Юридическое  лицо,  индивидуальный  предприниматель  могут     вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает

прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не   менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.

Кассовые операции оформляются  приходными  кассовыми   ордерами,  расходными  кассовыми  ордерами .

Кассовые документы оформляются: главным бухгалтером, бухгалтером или иным должностным  лицом  (в  том  числе   кассиром), определенным  в  распорядительном  документе,  или  должностным   лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми  заключены  договоры   об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые  документы  подписываются  главным    бухгалтером или

бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

  Кассир снабжается печатью, содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также  образцами  подписей  лиц,  уполномоченных   подписывать кассовые документы.

При наличии старшего кассира  операции  по  передаче   наличных

денег  между  старшим  кассиром  и  кассирами  в  течение    рабочего дня

отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и  выданных   кассиром денежных средств, с указанием сумм передаваемых  наличных   денег.

Записи в книгу учета  принятых  и  выданных  кассиром  денежных   средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Поступающие в кассу наличные деньги, за  исключением   наличных

денег,  принятых  при  осуществлении  деятельности  платежного    агента,

банковского платежного агента , и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге .

Платежный агент, банковский платежный агент для   учета

наличных  денег,  принятых  при  осуществлении  деятельности   платежного

агента,  банковского платежного  агента  ,  ведет   отдельную кассовую книгу. Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по   каждому приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру,  оформленному соответственно  на  полученные,  выданные  наличные   деньги

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в  кассовой   книге

сумму остатка наличных денег и проставляет подпись. Записи в  кассовой  книге сверяются  с  данными  кассовых документов главным бухгалтером или  бухгалтером  (при  их    отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет   главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Документы,  предусмотренные   настоящим   Указанием,   могут

оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением

технических средств, предназначенных для обработки  информации,   включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются  собственноручными  подписями.  В   документы, оформленные на бумажном носителе, за  исключением  кассовых   документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в  которые   внесены исправления. Документы в электронном виде оформляются с применением   технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного   доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде,

подписываются  электронными  подписями  в  соответствии  с   требованиями Федерального закона от  6  апреля  2011  года  N 63-ФЗ  "Об   электронной подписи". В документы, оформленные в электронном   виде,

внесение  исправлений  после   подписания   указанных       документов не

допускается.

Хранение  документов,  оформленных  на  бумажном  носителе   или   в электронном виде, организуется руководителем.

ДОГОВОР

о полной индивидуальной материальной ответственности кассира

г. Оренбург                                                                        «_31_» декабря 2013 г.

В целях обеспечения сохранности денежных средств ЗАО «Махаон», действующее на основании Устава, в лице директора Яковлева Игоря Петровича, с одной стороны, и главного бухгалтера (кассира) Королёва Ирина Сергеевна, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Кассир Королёва Ирина Сергеевна принимает на себя полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему денежных средств и документов, находящихся в кассе, и несет ответственность в установленном законом порядке.

2. Кассир обязуется:

- бережно относиться к  переданным ему денежным средствам  и документам;

- принимать меры по предотвращению ущерба;

- своевременно ставить  в известность руководителя о  наличии угрожающих сохранности  средств и документам обстоятельств;

- производить прием денежных  средств от населения за проданные  товары и оказанные услуги  предприятия, и выдачу кассовых чеков;

- участвовать в инвентаризации  кассы;

- возместить материальный  ущерб, нанесенный предприятию по  вине кассира.

3. Руководитель обязуется:

- создать необходимые  условия для работы кассира  и обеспечения сохранности вверенных  ему средств;

- проводить инвентаризацию  кассы в установленном порядке.

4. Договор вступает в  силу с момента его подписания.

5. Договор составлен в  двух экземплярах, один из которых  находится у ЗАО «Махаон», другой - у материально-ответственного лица.

Работодатель                                                                                                     Материально ответственное лицо

________________/И.П.Яковлев

________________/И.С.Королёва

(подпись)                     (расшифровка)

М.П.

2 Порядок установления лимита кассы

  Лимит кассы — это предельный размер суммы наличных, которая может оставаться в кассе во внерабочее время для обеспечения работы предприятия в начале следующего рабочего дня.

Каждое предприятие, определяет лимит кассы  с учетом режима и специфики его работы, отдаленности, от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличных, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком на инкассацию и тому подобное.   При этом предприятием лимит кассы должен быть установлен без превышения предельных размеров.

Для определения лимита остатка наличных денег  юридическое   лицо

учитывает  объем  поступлений  наличных  денег  за  проданные     товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо -ожидаемый  объем  поступлений  наличных  денег  за  проданные     товары,

выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

Рис.Формула расчёта лимита остатка наличных денег

Где,

L - лимит остатка наличных  денег в рублях;

R - объем выдач наличных  денег, за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат работникам, за  расчетный период в рублях ;

P - расчетный период, определяемый  юридическим лицом, за который  учитывается объем выдач наличных  денег в рабочих днях 

 - период времени между  днями получения по денежному  чеку в банке юридическим лицом  наличных денег, за исключением  сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы   определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

3 Порядок оформления  операций

3.1 Порядок оформления  операций по наличным расчётам

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, проводится по приходным кассовым ордерам.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя), и ее соответствие образцу. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер , проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру , выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру .

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер  кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер  может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента.

Выдача наличных денег проводится по расходным  кассовым   ордерам. При   получении   расходного   кассового     ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при

их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу,

   При    выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир   проверяет также  наличие  подтверждающих  документов,  перечисленных  в   расходном кассовом ордере.

  Кассир  выдает  наличные  деньги  после  проведения    идентификации

получателя наличных денег по  предъявленному  им  паспорту или   другому

документу,  удостоверяющему  личность  в  соответствии  с    требованиями

законодательства Российской Федерации, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и  документу,   удостоверяющему   личность.   Выдача       наличных денег осуществляется  кассиром  непосредственно  получателю  наличных    денег, указанному  в  расходном  кассовом  ордере или в доверенности.

  При  выдаче  наличных  денег  по  доверенности  кассир     проверяет соответствие фамилии, имени, отчества получателя   наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере,  фамилии,   имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом  ордере фамилии, имени,  отчества  доверенного  лица,  данных   документа, удостоверяющего  личность,  данным  предъявленного   доверенным   лицом документа,  удостоверяющего  личность.  В  расчетно-платежной   ведомости перед  подписью  лица,   которому доверено  получение  наличных   денег,   кассир   делает     запись   "по доверенности". Доверенность прилагается к  расходному  кассовому   ордеру

Для того, чтобы оформить приходный/расходный кассовый ордер необходимо в закладке «Касса» необходимо выбрать документ «Приходный \ расходный кассовый ордер».(Рис.1)

Рис 1. Закладка «Касса», выбор приходного кассового ордера

Открыв приходный /расходый кассовый ордер, создаём данный документ, нажав кнопку «Добавить» ,после чего выбираем вид операции и нажимаем  кнопку ok.(Рис.2)

Рис 2. Добавление приходного кассового ордера, выбор вид операции

После того, как выбран вид операции открывается бланк, для заполнения приходного кассового ордера. В открывшемся окне необходимо заполнить дату, на которую составляется данный документ, счёт, как правило, ставится автоматически, название организации, сумму, обязательно выбираем статью движения денежных средств. Если нет, то добавляем прочие поступления и нажимаем записать, и проводим документ, нажав кнопку ok. (Рис.3)

Рис 3. Заполнение приходного кассового ордера

Для того, чтобы посмотреть готовый документ, и распечатать его нужно нажать кнопку «Печать». (Рис.4,5)

Рис.4 Документ, полученный при заполнении приходного кассового ордера

Рис.5 Документ, полученный при заполнении расходного кассового ордера

Платежная ведомость - это вид бухгалтерской документации, на основе которой выдается заработная плата работникам. Имеет четко определенную структуру документа, может составляться на предприятие полностью, либо по подразделениям. Ведомости составляются в одном экземпляре бухгалтерией. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Для выплаты зарплаты необходимо открыть: закладка «зарплата», далее «Ведомость на выплату зарплаты», нажимаем добавить. Затем указываем дату, месяц начисления (указывается первое число месяца, за которые выплачивается зарплата), указываем способ выплаты (через кассу), и выбираем подразделение (если будем делать две ведомости). После этого заполняем табличную часть.

Необходимо нажать «заполнить» выбираем «по задолженности на конец месяца» и нажимаем  «рассчитать» - в графе отметка «не  выплачено» заменить на «выплачено». Ели работнику зарплата не выплачена, то необходимо заменить на «Депонирована» (двойным щелчком). После заполнения документа необходимо записать, распечатать, выплатить зарплату, и после этого провести документ, нажав ok . Только на основании этих ведомостей надо оформлять расходный кассовый ордер. Выделяем платёжную ведомость - действия – на основании – расходный кассовый ордер. Теперь документ нужно подправить (обязательно подправить дату) если выплата оформлялась двумя ведомостями, то добавить вторую табличную часть, далее обязательно указать статью движения – далее заполняем закладку «печать».

Проводки по выплаченной зарплате формируются расходным кассовым ордерам. Платёжные ведомости проводки не формируют.

Чтобы посмотреть: «касса»- «расходный кассовый ордер» после проведения расходного кассового ордера на выплату зарплаты по ведомости платёжная ведомость становится недоступной для редактирования, а если необходимо внести изменения, нужно расходный кассовый ордер сделать непроверенным (Действия - отменить проведение)

Рис.6.Оформление платёжной ведомости на выплату зарплаты

3.2.Порядок формирования  операций по безналичным расчётам

Платёжное поручение – это расчетный документ, содержащий письменное поручение плательщика банку о перечислении (переводе) с его счета определенной суммы на счет получателя в том же или другом (одногороднем либо иногороднем) банке. Применяются при расчетах за товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, а также при осуществлении платежей нетоварного характера.

Наиболее часто оформляются платёжные поручения двух видов (для безналичного расчёта):

1 Перечисление налогов  и сборов в бюджет

2 Перечисление денежных  средств поставщику

Перед формированием платёжных поручений на уплату налогов необходимо заполнить список шаблонов, который будет использоваться для постоянного автоматического формирования платёжных поручений на уплату налогов.

После заполнения реквизитов уплаты налогов и иных платежей, можно  оформить платёжное поручение двумя способами:

-Автоматическое формирование ( меню «Банк»- формирование платёжных  поручений на уплату налогов) Табличная часть заполняется  автоматически на основании остатков  по 68 и 69.Необходимо отметить флажком строчки тех налогов, по которым нужно сформировать ,внизу нажать сформировать платёжное поручение. Появятся обработанные платёжные поручения, где в каждом платёжном поручении заполняем вид платежа « Электронно» (Рис. 7)

- Формирование платёжного поручения по шаблону

Открываем банк - платёжное поручение - добавить

Ставим дату документа, и соответственно заполняем. Если вручную делаем перечисление в бюджет, то ставим галочку и заполняется автоматически.(Рис.8)

Рис.7.Автоматичекое формирование платёжного поручения на уплату налогов

Рис.8.Формирование платёжного поручения по шаблону

Выписка из банковского счета — документ, выдаваемый банком его клиенту, который показывает состояние счета клиента на определенную дату.

Выписки банка с расчётного счёта отражают факт проведения платежных поручений, а также позволяет оформить документы поступление денег на расчётный счёт либо списание с расчётного счёта .

Для того чтобы посмотреть и добавить выписку банка необходимо нажать на закладку «банк», в левом углу окна в графе «журналы» выбрать «выписка банка». В открывшемся окне появятся выписки банка предприятия, также по необходимости можно добавить необходимую выписку.(Рис.9)

Рис.9 Просмотр выписки банка, добавление новой

3.3 Заполнение  кассовой книги и составление  отчёта кассира

Для того чтобы посмотреть порядок формирования документов по кассе .Открываем меню «касса» выбираем кассовые документы (это журнал  котором хранятся все приходные и расходные ордера ).При редактировании даты документов может быть нарушена последовательность даты документов .Для этого необходимо  исправить ошибки, изменив время проведения документа.

Для поверки правильности оформления кассовых операций можно сформировать отчёты:

1Оборотно - сальдовую ведомость  по счёту 50 (чтобы проверить статьи  затрат) (Рис.10)

2. Карточка счёта 50 (можно проверить обороты по дням) (Рис.11)

3.Анализ счёта 50-это анализ  по счетам (Рис.12)

Рис. 10 ОСВ по счёту 50

  Отчёт «кассовая книга» формируется только на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Для того чтобы сформировать данный отчёт необходимо в закладке «касса» в правом углу программы нажать на отчёт «кассовая книга». В появившемся окне нужно указать дату, на которую требуется составить данный отчёт, затем, нажав кнопку сформировать, появится кассовая книга на заданный период. ( Рис. 13)

Рис 13.Отчёт «Кассовая книга»

В журнале регистрации кассовых документов отчёт формирует только приходные и расходные документы. Если поставить галочку, то будут дополнительно выводиться обороты за каждый день, где отдельно видно приход и расход за каждый день. (Рис.14)

Рис 14.Журнал регистрации кассовых документов

Взаимосвязь кассовых и банковских операций:

Операции снятия наличных денег с расчётного счёта в кассу, и поступление наличных денег на расчётный счёт с кассы относится и к кассовым и банковским операциям. Поэтому факт совершения операций подтверждается как кассовыми, так и банковскими операциями, но проводки в программе формируются только кассовыми документами. А в банковских выписках будут отражаться автоматически.

Для того чтобы посмотреть проведение таких операций по банковской выписке, нужно  в нижней части окна нажать гиперссылку в том числе  перемещение

Рис 15.Взаимосвязь кассовых и банковских операций

4.Порядок работы  на контрольно-кассовой машине