Организация контрольно-ревизионной работы

Г.М.Пупко

                                                РЕВИЗИЯ И АУДИТ

                                              Курс лекций

                                                       2014

ТЕМА: "Организация контрольно-ревизионной работы"

Вопрос 1: Органы ведомственного контроля и  их основные функции

Ведомственный контроль в РБ осуществляется в соответствии с положением "О ведомственной контроле за финансово - хозяйственной деятельностью организаций".  Ведомственный контроль за финансово - хозяйственной деятельностью организаций, учреждений системы АПК осуществляется специальными должностными лицами, состоящими в штате контрольно-ревизионных подразделений соответствующих агропромышленных объединений. Совокупность этих подразделений составляет понятие Ведомственного контрольно-ревизионного аппарата.

В Минсельхозпроде имеется контрольно-ревизионное управление (КРУ). КРУ разрабатывает инструкции, рекомендации, методические указания и выносит предложения по совершенствованию ведомственного контроля.

В областных управлениях созданы контрольно-ревизионные отделы, которые осуществляют ревизии и проверки на всех предприятиях системы АПК на территории области.

Основные задачи ведомственного контроля:

• осуществление контроля за финансово - хозяйственной деятельностью организаций путем проведения ревизий и проверок;
• установление причин и условий, способствующих хозяйственным нарушения и хищениям;
• выявление бесхозяйственности, хищений, расточительства;
• принятие мер по возмещению ущерба;
• пресечение фактов приписок, бесхозяйственности и т.д.;
• профилактические работы по недопущению нарушений.

Вопрос 2: Планирование, учет и отчетность в контрольно-ревизионной работе

Контрольно-ревизионная служба составляет перспективные и текущие планы, которые различаются продолжительностью периода. Перспективные планы составляются на 3 и более лет. Они включают в себя мероприятия по организации контрольно-ревизионной работы, ее совершенствованию, по внедрению передовых форм и методов контроля, по разработке нормативно - справочных материалов. Текущие планы составляются на предстоящий календарный год. Они отличаются большей детализацией и включают перечень работ по осуществлению контрольной функции.

Годовой план контрольно-ревизионной работы состоит:

1 раздел - документальные  ревизии;

2 раздел - тематические  проверки.

В годовом плане указывают даты, сроки исполнения КРР и их исполнителей. К годовому плану прилагаются сведения о предыдущей ревизии, список работников, график отпусков, планы проведения совещаний.

Годовые планы утверждаются руководителями областных управлений. На основании годовых  планов КРР  каждый работник КРО разрабатывает индивидуальный план на предстоящий год. 

КРО осуществляют учет проводимой ревизионной работы. Такой учет осуществляется в журнале учета проведения ревизии, принятия решений и контроля за их исполнениям. В этом журнале на основании актов ревизии отражается:

• наименование ревизуемого предприятия;
• период ревизии;
• вид ревизии;
• дата проведения ревизии;
• ФИО исполнителя;
• Дата и № приказа;
• Дата предоставления акта;
• Перечень недостач, излишков, хищений и т.д.

КРО предоставляют за 1-ое полугодие и за год отчеты о КРР. В них указывается количество ревизий по плану и по факту проведенных, отражается сумма недостач, хищений, число дел переданных в суд. К отчету прилагается объяснительная записка, которая состоит из:

1 раздел – «проведено  ревизий и проверок»;

2 раздел – «выявлено  ущерба»;

3 раздел – «Меры  по результатом ревизии»;

4 раздел – «мероприятия  по работе с кадрами и совершенствование контрольной деятельности».

Вопрос 3: Характеристика основных этапов ревизионного процесса

Ревизионная работа состоит из следующих этапов:

1 этап: издание  приказа о назначении ревизии  в КРО. В нем указывается период  проведения, вид ревизии, срок проведения, состав ревизионной группы и ее руководитель. Подготовка начинается с изучения материалов по объекту. В результате составляется программа, в которой указано содержание объектов ревизии, ФИО исполнителей, способы ревизии, время начала и окончания ревизии, дата предоставления результатов. Программу утверждает руководитель контрольно-ревизионного подразделения. По прибытию на объект руководитель КРС предъявляет руководителю предприятия приказ на проведение ревизии и представляет членов. Сразу проводится инвентаризация кассовой наличности

2 этап: проверка  первичных документов, регистров  бухгалтерского учета, отчетности.

3 этап: составление  актов, справок, приложений. Этап завершается  подписанием акта ревизии и  приложений к нему.

4 этап: реализация материалов ревизии.

5 этап: контроль  за решениями, принятыми в ходе  проверок. Осуществляется периодическим  запросом вышестоящих органов.

Вопрос 4: Права, обязанности и ответственность ревизоров и лиц, служебная деятельность которых проверяется

Ревизор обязан правдиво, точно и объективно освещать выявленные проверкой нарушения и злоупотребления с указанием виновных лиц, размера причиненного ущерба.

Ревизор обязан вести себя корректно в отношении должностных лиц, быть вежливым и не допускать неделовых отношений с работниками и должностными лицами.

Ревизор обязан проводить ревизию в соответствии с программой и после ее окончания организовать обсуждение результатов на собрании трудового коллектива.

В процессе ревизии ревизор имеет право:

1. требовать предъявления наличных денег, ценных бумаг, денежных документов, материальных ценностей, первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, представление письменных объяснений и справок от должностных лиц;
2. изымать необходимые документы;
3. потребовать предъявления приказов, договоров, личных дел;
4. проверять правильность списания сырья, материалов на издержки производства; полноту оприходования готовой продукции;
5. привлекать специалистов для решения специальных вопросов;
6. проводить сплошные и выборочные инвентаризации.

Ревизор несет личную ответственность за выполнение задач, стоящих перед КРР и определяющих его служебные обязанности, за исчерпывающее и квалифицированное выполнение программ ревизии.

Ревизор несет уголовную ответственность за преднамеренное  сокрытие нарушений, злоупотреблений и преступлений, за использование своего личного служебного положения в личных корыстных целях.

Руководитель ревизуемого предприятия обязан  создать необходимые условия для работы ревизионной группы. Он обязан обеспечить сбор коллектива для обсуждения результатов ревизии и принять меры к устранению, их недопущению в дальнейшем.

Должностные лица, служебная деятельность которых проверяется обязаны предоставить все требуемые документы, материалы, ТМЦ и давать проверяющим необходимые пояснения. Они имеют право присутствовать при ревизии и проверке их деятельности, знакомиться с нормативными документами, касающихся их деятельности и , в случае несогласия, требовать повторной проверки. Они могут привлекаться как к административной, так и к уголовной ответственности. Также ответственность должностных лиц определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителем и разработанных на основании типовых должностных инструкций.

Вопрос 5: Задачи, обязанности и права ревизионных комиссией СПК

Общие правовые нормы избрания и функционирования ревизионных комиссий СПК закреплены в примерном уставе СПК и в основных положениях о ревизионной комиссии СПК.

Ревизионная комиссия СПК избирается открытым или тайным голосованием на общем собрании членов СПК или собранием уполномоченных сроком на 3 года.

В ревизионной комиссию могут быть избраны только члены данного СПК, которые не являются членами правления, их близкими родственниками, кассирами, кладовщиками,  и др. лицами, служебная деятельность которых  подвергается проверке ревизионной комиссией.

Ревизионная комиссия проводит ежегодно не менее 2-х ревизий хозяйственно-финансовой деятельности СПК.

Ревизионная комиссия имеет право:

- проверять  правильность использования и  сохранности с/х продукции, ТМЦ, денежных средств, основных средств и др. имущества;

- требовать  необходимые для проверки документы  от должностных лиц;

- привлекать  для участия в ревизии специалистов;

- принимать  жалобы и заявления от работников  СПК на неправильные действия членов правления и должностных лиц, принимать по ним необходимые меры;

- при выявлении  хищений, растрат и др. злоупотреблений  принимать меры по взысканию  ущерба и привлечения виновных  лиц к ответственности;

- вносить по  результатом ревизии предложения на рассмотрение общего собрания и правления СПК.

Акты ревизии подлежат утверждению только общим собранием СПК или собранием уполномоченных.

Ревизионной комиссии представлено право присутствовать на заседаниях правления СПК с правом совещательного голоса.

ТЕМА: «Документальное оформление и реализация материалов ревизии»

Вопрос 1: Порядок составления и содержание актов ревизии деятельности предприятий

В соответствии с действующим положением результаты ревизии оформляются актами или справками. Акты составляются, если при проверке установлены нарушения, а если не установлены, то составляются справки.

Акты бывают промежуточные и заключительные. Промежуточные составляются ревизорами по результатом ревизии отдельных видов средств, операций.  заключительные (основные) акты отражают результаты комплексной ревизии всей производственно-финансовой деятельности предприятия.

Заключительный акт является сводным документом, отражающим выявленные нарушения, недостачи в ходе ревизии.

Акт состоит из двух разделов. Первый раздел – вводная, вступительная часть. Она включает:

• полное наименование документа и место его составления;
• состав ревизионной группы;
• основание для проведения ревизии, дата и номер приказа о назначении ревизии, время начала и окончания;
• характер ревизии;
• наименование и подчиненность ревизуемого предприятия;
• ревизионный период;
• сведения о предыдущей ревизии;
• должностные лица, ответственные за финансово-коммерческую деятельность;
• способ документальной проверки;
• экономические показатели деятельности.

Заканчивается 1 часть словами «Ревизией установлено следующее».

2 часть – систематизированный  перечень выявленных нарушений, недостач, злоупотреблений.

Акт ревизии должен содержать ответы на следующие вопросы:

• в чем сущность нарушения?
• Кто допустил данное нарушение?
• Когда допущено, какова хронология?
• Какими действиями допущено?
• Как установлено?
• Какие причины и обстоятельства способствовали?
• Какие принимались меры для предотвращения?
• Какие меры предприняты к устранению недостатков?

Акт составляется в 3-х и более экземплярах и должен быть подписан руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия.

Вопрос 2: Понятие материального ущерба и определение его размера в ходе ревизии

Под материальным ущербом подразумевается недостача, уничтожение и порча ТМЦ, денежных средств, приведенная к невозможности их дальнейшего использования либо к необходимости затрат на их восстановление. Возмещению подлежит в основном прямой действительный ущерб, к которому относят:

• недостачи денежных средств и ТМЦ;
• падеж животных и птицы по вине работников;
• полную и частичную порчу сырья, материалов, основных средств, инвентаря и т.д.;
• излишне выплаченную зарплату вследствие приписок объемов работ, незаконную выплату прямой, дополнительной оплаты;
• переплаты при закупке у частных лиц, с/х продукции;
• списание в расход денежных средств и ТМЦ, которых не было в наличии;
• другие виды ущербов.

Законодательством не предусмотрено возмещение за счет работников косвенного ущерба, т.е.  ущерба понесенного не по вине конкретных работников.

Размер ущерба зависит от трех основных факторов:

• ущерб в натуральном выражении;
• уровень оценки и цены;
• размером дополнительных затрат.

Законодательством предусмотрено 3 основных формы возмещения ущерба:

• в добровольном порядке;
• в административном порядке;
• в судебном порядке.

Вопрос 3: Материальная ответственность за ущерб

Материальная ответственность лиц – юридическая ответственность, которая наступает за имущественный ущерб, причиненный предприятию по вине работник и применяется в порядке, утвержденном законодательством.

Материальная ответственность может быть возложена лишь при наличии условий:

• наличие прямого действительного ущерба;
• противоправное поведение работников;
• работник причинил ущерб своим действием или бездействием.

Материальная ответственность может быть ограниченная или полная.

Ограниченная материальная ответственность наступает, если работником совершено виновное действие по неосторожности. При полной материальной ответственности ущерб возмещается в полном объеме и не ограничивается установленным пределом.

Полная материальная ответственность наступает:

• если между работником и предприятием заключен письменный договор о принятии на себя полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей;
• если ущерб причинен действиями работника, содержащими признаки действий, преследуемого в уголовном порядке;
• если имущество и другие ценности были получены работником подотчет по разовой доверенности или другим разовым документам;
• если ущерб причинен работником, находящимся в нетрезвом состоянии;
• если в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию при исполнении трудовых обязанностей;
• если ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

Вопрос 4: Реализация материалов ревизии

Реализация материалов ревизии начинается с устранения выявленных недостатков в ходе самой ревизии. Ревизор в процессе ревизии имеет право требовать от должностных лиц привести в соответствие с действующим порядком ведение бухгалтерского учета, складского учета, организацию хранения с/х техники, возмещение материального ущерба. Если ревизор выявил значительные суммы недостач, незаконных выплат, то руководитель ревизуемого предприятия обязан в течении 5 дней после обнаружения недостачи направить дело в прокуратуру и предъявить гражданский иск.

По окончанию ревизии ее результаты обсуждаются на собрании трудового коллектива ревизуемого предприятия. Протокол обсуждения результатов прилагается к основному акту. Решение по акту ревизии оформляется приказом, письмом или распоряжением. Письмо по результатом ревизии составляется в тех случаях, когда выявлены незначительные нарушения. Приказ оформляется, если необходимо наказать виновных лиц.

 Не позднее чем через 2 недели руководитель ревизующего органа должен рассмотреть результаты ревизии и принять решение по устранению нарушений, привлечению виновных лиц к ответственности.

Вопрос 5: Организация контроля за выполнением решений, принятых по материалом ревизии

После ревизии заводится контрольная карточка результатов, в которой указывается сумма нарушений, сумма возмещенного ущерба, фактический срок исполнения принятых решений.

С контроля карточка снимается, если получена полная информация об исполнении решений по материалом ревизии.

На практике применяются различные способы контроля за выполнением решений по материалом ревизии:

• проверка по данным отчетности;
• получение письменной информации с предприятия о выполнении решений;
• вызов руководителя и специалистов для доклада о выполнении решений;
• проверка на месте;
• проверка на месте при осуществлении следующей ревизии с отражением ее результатов в основном акте ревизии.

Если в течении 30 дней предприятие сообщает об исправлении решений, то санкции не устанавливаются.

Вопрос 7: Ревизия расчетов по оплате труда

Основными задачами контроля расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка: правильности и своевременности расчетов с работниками по оплате труда на предприятиях и в организациях; соблюдения действующего законодательства о труде; правильности применения должностных окладов; тарифных ставок, сдельных расценок; правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.

Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические данные по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда (табели учета рабочего времени, наряды, маршрутные листы и др.), листки о временной нетрудоспособности, нормативно-правовая документация, регулирующая эти операции.

При проверке также надо знать систему первичного учета затрат труда и его оплаты, порядок сводки и группировки первичных документов, учет выполненных работ, оказанных услуг, отработанного времени, произведенной продукции.

Начинать проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по оплате труда данным синтетического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на 1-е число месяца в Главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (суммами к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.

Затем изучаются достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения. При этом особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени и графиков работы.

При повременной оплате труда проверяются правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.

На следующем этапе контроля выборочно проверяется правильность начисления оплаты труда. Эта проверка производится отдельно по работникам с повременной и работникам со сдельной оплатой труда.

Особое внимание уделяется проверке правильности начисления дополнительной оплаты труда, одним из основных видов которой является оплата отпусков.

Проверяется правильность произведенных удержаний из оплаты труда.

В процессе контроля проверяется также расходование средств фонда социальной защиты населения и, прежде всего, на выплату пособий по временной нетрудоспособности.

При проверке положения по оплате труда на предприятии большое значение имеет проверка обоснованности установленной численности управленческого персонала предприятий, правильности применения должностных окладов и установленных надбавок к ним.

Проверкой расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени, приказов о назначении работников определяют соблюдение штатной дисциплины.

Следует проверить правильность арифметических подсчетов в документах на начисление и выплату заработной платы.

Необходимо тщательно проанализировать соблюдение сроков и полноту выдачи зарплаты, причины несвоевременности этих расчетов и меры, принимаемые субъектом хозяйствования по улучшению расчетной дисциплины по оплате труда.

Вопрос 8: Ревизия расчетов по налогам с бюджетом и неналоговым платежам

Общей задачей контроля является установление по всем видам платежей в бюджет и во внебюджетные фонды правильности исчисления суммы платежей, своевременности взносов (перечислений) причитающихся сумм, выяснение причин просрочки платежей и за чей счет отнесена уплаченная пеня, какие меры приняты к лицам, виновным в несвоевременном перечислении средств, и мероприятия по предотвращению допущенных нарушений. Основными источниками информации для контроля расчетов с бюджетом будут являться: справки и расчеты по отдельным видам платежей; декларации; выписки учреждений банка и приложенные к ним документы о перечислениях причитающихся сумм в бюджет и во внебюджетные фонды; акты проверок, произведенных налоговыми инспекциями; бухгалтерские записи по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам"; журналы-ордера или соответствующие машинограммы.

В процессе проверки следует уточнить правильность выведения оборотов и сальдо по каждому виду платежей на конец отчетного периода. Для этого данные аналитического учета по каждому виду платежей сопоставляют с записями в журнале-ордере (соответствующей машинограмме) и Главной книге. Своевременность и полноту расчетов с бюджетом можно установить проверкой выписок банка и приложенных к ним .первичных платежных документов. При расхождениях в записях и выявлении случаев допущения неточности расчетов с бюджетом нужно установить их характер и принять меры к их устранению; выяснить, уплатило ли предприятие штрафы, пени налоговым инспекциям за неправильное определение размера платежей или их просрочку. Особо следует выделить случаи, когда взыскание средств в бюджет было связано с необоснованным включением в себестоимость затрат или с перерасходом материальных ресурсов сверх потребности, определенной проектно-сметной документацией, или с использованием таких ресурсов не по назначению. Как правило, штрафы и пени подлежат взысканию с должностного лица, виновного в пропуске срока или неправильно исчислившего соответствующие платежи в бюджет.

К внебюджетному фонду относятся отчисления в фонд социальной защиты населения, учитываемые на счете 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Важным участком проверки является изучение ревизором правильности составления корреспонденции счетов по счетам 68 и 69.

При проверке правильности и своевременности расчетов с данным фондом ревизору следует руководствоваться действующим законодательством и инструкциями. Отчисления в фонд социальной защиты населения производятся от фонда оплаты труда, однако существует перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию.

Вопрос 9: Ревизия кредитных операций

Основными источниками ревизии кредитных операций являются: сведения и справки, предоставляемые в учреждения банка для получения ссуд; выписки банков и приложения к ним по счетам 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам"; журналы-ордера по учету кредитных операций; первичные документы и учетные регистры; соответствующие машинограммы.

В начале проверки ревизору необходимо установить, в каких банках и какие ссуды получает проверяемое предприятие.

Целесообразно выяснить в учреждениях банков, не было ли нарушений со стороны проверяемого предприятия правил кредитования, не применялись ли санкции банка за нарушение условий кредитования и другие. Следует ознакомиться с актами проверок по вопросам кредитных операций, заключениями банков по квартальным и годовым отчетам.

Ревизору необходимо проверить обеспеченность ссуд по документам, представленным в банк на их получение.

Ревизор должен проверить, не допускаются ли за счет кредита предварительные платежи за товарно-материальные ценности и услуги, покрытие бесхозяйственности и убытков, покупка ценных бумаг и иностранной валюты, уплата страховых взносов и платежей, погашение заемщиком ранее полученных кредитов или процентов па ним. В случае необходимости расчетов с поставщиками в порядке предварительной оплаты за счет кредитных ресурсов следует выставлять за счет кредита аккредитив сроком до 30 дней.

Ревизор должен проверить правильность определения и своевременность уплаты процентов.

Ревизор должен проверить правильность начисления процентов за пользование кредитами.

Целесообразно проверить и установить, своевременно ли предприятие погашало задолженность по ссудам.

Ревизором изучается правильность составления корреспонденции счетов.

Вопрос 10: Ревизия экспортно-импортных операций

При ревизии экспортно-импортных операций необходимо проверить законность ввоза или вывоза тех или иных товаров. Для чего ревизор изучает учредительные документы субъекта хозяйствования, т.е. определяет, может ли данное предприятие производить экспортно-импортные операции, имеются ли у него лицензии на данный вид деятельности.

Все экспортно-импортные операции на предприятии должны рыть оформлены контрактами, в которых обязательным является наличие следующих разделов: предмет контракта, цена и сумма контракта, условия и сроки поставки товаров, условия оплаты, упаковка и маркировка товара, условия претензий, штрафные санкции и порядок возмещения убытков, страхование, обстоятельства непреодолимой силы, арбитраж, другие условия контракта, характеристика и адреса сторон. Ревизор изучает, не имели ли места изменения условий контракта, и не привело ли это к взысканию с предприятия штрафных санкций. При наличии таких санкций ревизор должен установить сумму причиненного ущерба и виновных в этом лиц.

Основными источниками для проверки экспортных операций являются: контракты; таможенные декларации; счета-фактуры поставщиков с приложенными спецификациями, дубликатами или квитанциями грузового железнодорожного сообщения, авианакладные, почтовые квитанции; приемные акты, подтверждающие поступление товаров в порты или на склады, счета на иностранных покупателей; коммерческие и другие акты, свидетельствующие о недостачах, излишках или порче товаров; приемные акты иностранных экспедиторов.