Содержание:

Введение………………………………………………………………………….. 3

Введение

     Осуществление продуманных прогрессивных преобразований во всех подсистемах, компонентах, элементах  управляемого объекта и управляющей  системы, так или иначе, затрагивает  всех людей, связанных с организацией. И все же наибольшая и наиболее ответственная нагрузка в процессах обновления объективно ложится на руководителей организации – руководителя и его заместителей.

     Первым  лицам необходимо осознавать, что  без постоянной готовности к постоянному  самообновлению и саморазвитию невозможно рассчитывать на успех в развитии организации. Любое преобразование в организации руководителю необходимо начинать с себя. Одним из важных шагов становления компетентного руководителя обновляющейся организации является понимание тех специфических требований к работникам высшего эшелона управления, которые порождаются самой ситуацией развития организации.

     Основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

      Цель  контрольной работы рассмотреть пути самосовершенствования руководителя, организацию контроля и исполнения внутренних документов.

Задачами является рассмотрение: преимуществ  самосовершенствования для организации, рекомендаций по самообразованию, практических советов по самосовершенствованию руководителя, организации контроля и исполнения внутренних документов, видов контроля. 

1. Пути самосовершенствования руководителя

     Конечно, встречаются «прирожденные начальники», однако большинству хороших руководителей приходится осваивать соответствующие навыки. Задача данной публикации — помочь вам оценить существующие навыки руководства, выявить возможности для самосовершенствования и помочь в разработке личного перспективного плана.

     Самосовершенствование необходимо каждому, но особенно менеджерам и руководителям, в задачу которых  входит управление другими людьми. Однако развивать навыки руководства  следует не только менеджерам. В  современном деловом мире, при  меняющейся структуре организаций, высокой самостоятельности сотрудников и необходимости своевременно и гибко откликаться на запросы клиентов, каждому человеку нужно уметь возглавить коллектив [4, с. 152].

     Какого  руководителя можно считать компетентным? Проведено множество опросов на эту тему, причем мнения специалистов в основном сходятся. Главные отличительные особенности грамотного руководителя XXI века — умение выбрать цель своей организации/отдела/группы, умение общаться, налаживать межличностные отношения, создать у сотрудников мотивацию и т. д. относятся к общечеловеческим навыкам. Естественно, у одних такие навыки развиты лучше, у других хуже, однако их можно освоить и использовать данные здесь рекомендации на рабочем месте. Разумеется, чем большим числом навыков и подходов вы как руководитель владеете, чем шире вы используете их на практике, тем более действенным будет ваше руководство.

     Преимущества  самосовершенствования для организации.

     Когда персонал тратит время на самостоятельное  повышение квалификации, организация  выигрывает в следующем. 

     - создается благоприятная и динамичная рабочая атмосфера. Если люди одновременно учатся и работают, они приходят на работу в хорошем настроении и работают с большей самоотдачей.

     - растет взаимозаменяемость персонала, работникам легче приспосабливаться к происходящим изменениям, что способствует успеху организации в целом. Самообразование работников расширяет возможности организации.

      - растет профессионализм кадров. Самосовершенствование подталкивает работников к большей независимости, настойчивому движению к поставленным целям. Эти характеристики присущи успешным организациям.

     Когда вы тратите время на самосовершенствование, то выигрываете в следующем:

     - вам легче устроиться на работу, ведь в наше время стабильная занятость уходит в прошлое;

     - вы расширяете свои навыки и умения работать с различными людьми.

     Рекомендации  по самообразованию.

     Ниже приведены некоторые рекомендации по самосовершенствованию:

     1. Решите, чего вы хотели бы достичь.

     2. Оцените свои способности и  возможности.

     3. Получите информацию и определите ответную реакцию окружающих.

     4. Наметьте возможности для самосовершенствования.

     5. Наладьте сотрудничество с руководством.

     6. Поставьте перед собой несколько  целей согласно критериям SMART.

     7. Разработайте личный план действий.

     8. Следуйте личному плану действий.

     9. Тренируйтесь, чтобы новые умения  вошли в привычку.

     10. Сообщайте о своих успехах.

     1. Решите, чего вы хотели бы достичь.

     Вы  ведь не станете отправляться в путь, пока не решите, куда двигаться. Если у  вас нет определенной цели или вы не знаете, чего хотите достичь, вас будет преследовать ощущение неудовлетворенности.

     Время от времени задумывайтесь над  тем, чего в действительности вы желаете  достичь. Запишите свои цели с максимально  возможной конкретностью. Это потребует времени, но точная формулировка своей «боевой задачи» — главный шаг к ее выполнению. Вот несколько примеров таких «задач»:

     - я хотел(а) бы пройти производственное обучение в следующем году;

     - я хотел(а) бы продолжить эту работу в ближайшие несколько лет;

     - я хотел(а) бы перейти в другую организацию в следующем году;

     - я хотел(а) бы получить повышение по службе в ближайшие три года;

     - я хотел(а) бы открыть собственное дело в течение последующих 5 лет.

     Продумайте  и запишите собственную задачу. Постарайтесь указать реалистичные периоды времени на ее выполнение.

     2. Оцените свои способности  и возможности.

     Теперь  вам нужно себя оценить. Насколько  вы готовы к выполнению своей миссии? Способность достичь своих целей  и осуществлять успешное руководство  другими людьми в значительной степени определяется знанием самого себя. Самый быстрый способ расширить познания о себе — использовать для этого опросник-самоотчет, учитывать реакцию окружающих и оценку результатов вашей деятельности, а также самому критически себя оценивать. Если раньше вам этого делать не приходилось, от вас потребуется определенная смелость. Однако смелость — одно из неотъемлемых качеств компетентного руководителя [7, с. 87].

     К счастью, в настоящее время существует ряд опросников-самоотчетов. Некоторые из них позволяют оценить личностные особенности, в частности типологический опросник Майерс — Бриггс (Myers-Briggs Type Indicator, МВТI), иные — стиль работы в команде, например, опросник особенностей управления командой (Team Management Inventory, TMI) или опросник Белбина для оценки команды (Belbin team assessment); другие опросники помогают по вашим ответам судить о присущем вам стиле обучения, руководства, реакции на изменения и т. д. Конечно, можно с недоверием отнестись к результатам одного теста, однако сходные результаты нескольких опросников должны заставить задуматься.

     3. Получите информацию и определите ответную реакцию окружающих.

     Дайте знать сотрудникам, что интересуетесь  их мнением о своей деятельности, внимательно выслушайте все, что  вам скажут. Какой бы метод вы ни использовали, чтобы лучше узнать себя, не пытайтесь оправдываться и внимательно выслушивайте мнение окружающих. Радуйтесь хорошим известиям и, несмотря на желание «оскалить зубы», благосклонно встречайте критические замечания, используя их как повод для самосовершенствования.

     4. Найдите возможности  для самосовершенствования.

     Внимательно проанализируйте полученные ответы, чтобы определить возможности для  самосовершенствования. Могут обнаружиться как эмоционально нейтральные слабые стороны, например улучшение навыков работы на компьютере, так и «горячие» темы, например умение, слушать других. В результате возникает множество направлений для самосовершенствования, особенно если вы впервые узнали мнение окружающих. Тем не менее, чтобы добиться успеха, лучше сосредоточить внимание на нескольких приоритетных направлениях.

     5. Наладьте сотрудничество  с руководством.

     Выяснив, в чем заключается ваша «миссия», и отыскав возможности для  самосовершенствования, постарайтесь наладить сотрудничество с руководством. Договоритесь о встрече с начальником, чтобы обсудить следующие вопросы: 

     - текущие рабочие требования, а также возможность повысить свой вклад в общее дело.

     - некоторые цели личного развития. Покажите, что готовы потратить время и силы во имя их достижения.

     - объединение усилий с начальством позволяет заручиться поддержкой и получить необходимые ресурсы, в том числе свободное время и материальное поощрение.

     6. Поставьте перед  собой несколько  целей согласно  критериям SMART.

     Перечень  благих пожеланий вряд ли поможет вам добиться значительных успехов в самосовершенствовании. Сравните два следующих утверждения:

     1. Я планирую улучшить свое умение  общаться к концу года.

     2. Я буду совершенствовать навыки  изложения материала, сделаю доклад  по нашему новому проекту, а также по возможности пройду учебный курс публичных выступлений. Все это я завершу к концу года.

     Первое  утверждение чересчур общее, не ясно, о каком именно навыке идет речь. Отсутствует также упоминание о  методах оценки достижений. Подобно «новогоднему» решению («Начну с 1 января»), ваш энтузиазм по поводу общего совершенствования вскоре рассеется.

     Второе  же утверждение соответствует так  называемым критериям SMART, то есть фокусируется на одном важном коммуникативном навыке, навыке публичных выступлений. Критерии SMART для постановки целей включают в себя:

     - S (specific) — специфичность деятельности. В данном примере внимание сосредоточено на навыках публичных выступлений, для овладения которыми перечислены конкретные шаги;

     - М (measurable) — измерение результатов. Измерения могут быть количественными, качественными или путем соответствия установленным (вашим начальником, проверяющим, внешней организацией и т. п.) стандартам. В данном случае результаты оцениваются по факту завершения того или иного действия;

     - A (aligned) — согласованность с общей задачей, в данном случае с планами карьерного роста. Навыки публичных выступлений сейчас необходимы во многих сферах деятельности;

     - R (realistic) — реалистичность с точки зрения ваших способностей, временных и других ресурсов. Если вышеупомянутая цель поставлена в начале ноября, тогда сроки ее достижения (конец года) нельзя считать реалистичными. С другой стороны, выбор такой цели в начале января с расчетом достичь желаемых результатов до конца года позволяет достичь ее без особого труда. Избегайте выбора чересчур легких целей: сами цели и шаги по их достижению должны быть достаточно сложными. В данном примере изучение материала о навыках публичных выступлений — задача несложная, в то время как выступление по проекту требует значительно больше усилий;

     7. Разработайте личный  план действий.

     Методом «мозгового штурма» определяются и  записываются действия, которые необходимы для достижения данной цели. После  этого действия располагаются в  определенной последовательности, распределяются обязанности и составляется временной график.

     - Перечислите конкретные мероприятия/действия, которые необходимы для достижения поставленной цели. Позаботьтесь о разнообразии: это сделает ваш план интереснее и возможностей для самосовершенствования будет бoльшe. 

     - Проанализируйте необходимые методы, ресурсы, а также возможные препятствия на пути к цели.

     - Наметьте точку отсчета и дату завершения каждого мероприятия.

     Наконец, обсудите свой план действий, особенно временной график, с другими заинтересованными лицами. Так вы сможете убедиться, что ваш план реалистичен и выполним.

     8. Следуйте личному  плану действий.

     Достижение  цели есть результат выполнения целого ряда мелких заданий за продолжительный  период времени. Старайтесь каждый день что-либо делать для достижения конечной цели, чтобы сохранить поступательное движение и мотивацию, а также уложиться в составленный график.

     9. Практикуйтесь, чтобы  новые умения вошли  в привычку.

     Ищите возможности для использования  вновь освоенных навыков, накапливайте опыт и становитесь увереннее. Осваивая навыки публичных выступлений, сначала практикуйтесь в «безопасных» ситуациях. Когда обретете достаточно уверенности в себе, сделайте доклад перед вышестоящим начальством или сторонними организациями [6, с. 67].

     10. Сообщайте о своих успехах.

     Пусть руководство и коллеги будут  в курсе ваших успехов. Если руководство  предоставило вам поддержку и  дополнительные ресурсы, можно подготовить  краткий отчет, продемонстрировать приобретенные вами умения, для того чтобы оно поощряло подобную практику в будущем.

     Типичные  ситуации.

     Когда вы приступаете к какому-либо новому делу или меняете что-то в налаженном процессе, могут возникнуть трудности. Ниже описаны некоторые ситуации; с ними, если вы занимаетесь самосовершенствованием, вам, возможно, придется столкнуться. После каждого описания предлагается выход из положения. 

     Ситуация. Собственное дело или цель у вас  отсутствуют. Вы не желаете себя связывать  и стремитесь сохранить гибкость.

     Выход из положения. Вполне можно иметь  конкретные цели, оставаясь при этом гибким, подобно тому, как, попав в транспортную пробку, вы несколько меняете свой маршрут, однако в конечном итоге достигаете пункта назначения. Может потребоваться корректировка целей с учетом изменившихся обстоятельств, однако осознание основного направления своей деятельности сделают вашу работу целенаправленной и повысят вероятность достижения желаемого.

     Ситуация. Сотрудники в вашей организации  не проявляют интереса к самосовершенствованию.

     Выход из положения. Подайте пример, проявите энтузиазм к учебе и повышению квалификации. Не стоит себя ограничивать, ориентируясь на организацию и принятые в ней подходы. Покиньте свой «футляр», взгляните на другие отделы и сторонние организации, позаимствуйте их опыт, поделитесь своими наблюдениями с начальником и коллегами.

     Ситуация. Вы занимались каким-то делом много  лет и устали от одних и тех  же часто встречающихся проблем, часть из которых представляется неразрешимыми. Как сделать первый шаг к изменению?

     Выход из положения. Вы не сможете заинтересовать других людей, если у вас слабая мотивация. Пока вам можно дать следующие рекомендации:

     - Не слишком ли вы «зациклились» на проблемах и препятствиях в работе, может быть, стоит переключиться на поиск новых возможностей? Отвлекитесь от прошлых воспоминаний и текущих трудностей, загляните в будущее.

     - Если вы собираетесь «вылезти из ямы», первым делом перестаньте «рыть землю». Обсудите с начальником и несколькими близкими по духу коллегами альтернативные подходы к решению старых проблем. 

     - Возможно, кому-либо уже приходилось иметь дело с такими же проблемами? Свежий взгляд на ситуацию может оказаться весьма полезным.

     Десять рекомендаций.

     Ниже  перечислены 10 практических советов  по самосовершенствованию руководителя:

     1. Считайте себя руководителем  и работайте над совершенствованием  навыков межличностного общения  для усиления личного влияния  и получения поддержки окружающих.

     2. Следите за прогрессом в сфере  своей деятельности, вступите в  профессиональную организацию, чтобы общаться со специалистами в своей области. Читайте профессиональные журналы и следите за новыми достижениями.

     3. Используйте метод обратной связи  по принципу «360 градусов» для  выяснения мнения своего руководства,  сотрудников и непосредственных  подчиненных о ваших навыках как руководителя.

     4. Служите примером для самосовершенствования,  учитесь, пробуйте различные новые  подходы. Это подтолкнет ваших  сотрудников к аналогичным действиям.

     5. Относитесь с энтузиазмом к  работе. При отсутствии мотивации  и энтузиазма нельзя ждать от окружающих интереса к работе.

     6. Ведите себя в соответствии  со своими словами — если  обещаете что-то, придерживайтесь  обещанного.

     7. Развивайте у себя чувство  юмора, избегайте драматизировать  события на рабочем месте. Учитесь  не воспринимать события и рабочие проблемы слишком серьезно.

     8. Постарайтесь работать, как минимум,  над одним проектом, который вам  интересен и ради которого  вы с удовольствием приходите  на работу.

     9. Поставьте перед собой четкую  долгосрочную цель. Затем разберитесь, что поможет этой цели достичь. Делайте каждый день хотя бы один шаг, пусть маленький, к своей цели.

     10. Займитесь физкультурой для повышения  выносливости и энергетического  уровня. 

2. Организация контроля и исполнения внутренних документов

      Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, с. 58].

      В контроле исполнения документов можно  выделить:

      - контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

      - контроль за сроками исполнения задания.

      Контроль  по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

      Контроль  за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [7, с. 113].

     Начало  операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

     Во  время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19) [9, с. 89]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

     Исполнение  документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

     В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

     Проверки  могут проводиться в устной или  письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

     Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

     Снятие  документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [8, с. 54].

     В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

     Контроль  действий в системе управления документами  применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

     Контроль  местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования  в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

     В традиционно сложившейся у нас  системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

     Система контроля исполнения документов позволяет  обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей [7, с. 94].