Организация офиса проекта

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА:  ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ

2.ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО  ОФИСА ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Управление проектами (англ. project management) — в соответствии с определением PMBOK, область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов [2, c. 3].

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие  четкого заранее определенного  плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального  управления, управления уровнем услуг).

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно- вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В последние годы за рубежом и нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы рассмотреть  основные аспекты организации офиса  проекта.

Задачи:

- обобщить теоретический  материал и выявить основные  понятия и положения организации  офиса проекта;

- рассмотреть организацию  электронного офиса.

Работа состоит из двух глав, введения, заключения и списка использованных источников.

1.ОРГАНИЗАЦИЯ  ОФИСА ПРОЕКТА: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ,  ПОЛОЖЕНИЯ

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей  из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

- команда как организационная  структура существует на время  реализации проекта;

-  состав команды проекта  не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения  этапов проекта, т. е. часть  персонала привлекается на определенные  периоды, например:

1. члены команды могут  работать над проектом не полный  рабочий день, а определенное  время наряду с иной, основной  деятельностью;

2. члены команды проекта  могут работать одновременно  в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации  проекта параллельно основной  работе;

3. члены команды проекта  могут функционировать территориально  распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное  из которых — необходимость организации  инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта.

 Идеология офиса, принятая  в развитых странах, трактует  его не только и не столько  как отдельное, оборудованное  компьютерной и оргтехникой помещение  (помещения), в котором осуществляется  управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы  управления проектом.

Офис проекта — специфическая  инфраструктура, обеспечивающая эффективную  реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций [3 c. 69].

Основное назначение офиса  проекта в данной трактовке —  обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта  практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как:

1.определенный набор рабочих  мест, привязанных к конкретным  географическим координатам, в  том числе:

-   головной офис, где  размещается менеджер проекта,  хранится основная документация, проводятся важные совещания,  установлены средства связи, компьютерное  оборудование, оргтехника и пр.;

-   набор территориально  распределенных офисов (оборудованных  рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или  членов команды проекта, где  установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

2.  виртуальный офис, не  привязанный к определенному  месту, а представляющий собой  программно-телекоммуникационную среду,  обеспечивающую возможность работы  и коммуникаций по единым стандартам.

В связи с тем что детальный состав офиса — и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды — существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

 В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему:

на первом уровне этой системы  рассматриваются конкретные проекты  и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько  команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости  проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

на втором уровне рассматриваются  вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального  наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического  менеджмента, управления общими ресурсами  и управления качеством в проектах;

на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации [3, c. 78].

Основные требования к  организации офиса проекта

- наличие реального управленческого  офиса — помещения

- единые внутрифирменные  стандарты подготовки и сопровождения  проектов (проекта);

- информационная технология  управления проектами;

-  база данных и шаблонов  типовых решений по проектам;

- компьютерная сеть, сообщающаяся  с Интернетом;

- виртуальный офис на  базе компьютерных сетей, обеспечивающий  функционирование команды проекта  в режиме реального времени,  несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса  — распределенная компьютерная система  на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая  пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить  видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

2.ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ОФИСА

Электронный офис - это универсальное  средство автоматизированного обслуживания пользователей. Многие предприятия  испытывают дефицит телефонных номеров, на каждом предприятии существуют нерабочие  часы и выходные дни - это то самое время, которое для обращения потенциальных клиентов может быть самым удобным. Благодаря гибкости настройки, электронный офис позволяет полностью заменить представительский офис фирмы, оснащенный необходимой оргтехникой, со штатом секретарей и менеджеров, и он будет работать круглосуточно и без выходных. Виртуальный офис позволит получить "добавочные" линии телефонного и факсимильного обслуживания, упорядочит звонки и повысит эффективность работы персонала. Определенно известно что большинство входящих звонков имеет меньшую ценность, чем та деятельность, которую они прерывают.

Для фирм, желающих организовать электронный офис, разрабатывается  специальный сценарий, состоящий  из ряда вложенных меню, в которых  пользователям предлагаются различные  действия офиса, выполняемые по нажатию  клавиш телефонного или факсимильного  аппарата. Электронный офис предоставляет  следующие возможности:

1) информацию о фирме,  ее реквизиты, порядок работы  и т.д. 

2) получить информацию  о реализуемой продукции, или  об оказываемых услугах (с любой  степенью детализации);

3) получить действующий  прайс-лист;

4) получить на факс-аппарат  необходимые документы, проекты  договоров, счет-фактуры или инструкции, а также оставить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;

5) выяснить наличие товара  на складе в данный момент;

6) совершить заказ товаров  или услуг.

Все эти действия клиент может выполнить, находясь в любом  месте, в любое удобное для  него время всего лишь с помощью  телефона или факс-аппарата. Предприятие, владелец электронного офиса, размещает  вместе со своими рабочими реквизитами  телефон регионального узла "DIALINK" и номер компьютерного бокса. Если предприятие осуществляет свою деятельность и в других регионах (там, где есть программно-аппаратный комплекс), то у него есть возможность  размещать виртуальный офис и  в других городах, что позволит организовать обмен информацией между удаленными подразделениями фирмы так же, как если бы они находились в одном  офисе.

Организация электронного офиса  значительно повысит эффективность  работы предприятия и определенно  поднимет его имидж, так как предприятие  использует в своей работе высокотехнологичное  средство обслуживания. Кроме того, все междугородние и международные  сообщения отправляются бесплатно(Германия, Словакия, Украина, Россия и т.д). Существуют также списки рассылки при помощи которых можно разослать любую информацию на телефоны, факсы, адреса e-mail более чем по 5000 адресов единовременно.

Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания), на которых располагается  персонал управленцев.

Кратко история офисной  деятельности такова: изначально последняя  связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело  к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых  ИТТ как в государственном  управлении, так и управлении бизнесом. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем  техническими средствами, составляет Intelligent Building System. “Интеллектуальность” офиса определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных вычислительных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров.

О мере “интеллектуальности” офиса судят и по тому, насколько  современен дизайн внутренних помещений, которые при необходимости можно  быстро перепланировать.

Примером “интеллектуальных” офисов служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной  власти, банков, выставочных залов, зданий аэропортов и т.д. Приведем пример типичной организации электронного офиса.

Суть их в том, что управленческому  персоналу фирмы создают возможность  для выполнения своих функций  дома, тем самым они продуктивнее используют свое рабочее время. Информационные системы современного офиса должны отвечать следующим основным требованиям  и характеризоваться такими параметрами:

• переносимость;

• графические интерфейсы пользователя;

• интеграция (объединение  в одно целое) распределенность данных;

• быстрая разработка приложений;

• обработка правил ведения  бизнеса;

• концепция клиент –  сервер;

• инструментальные средства проектирования.

Lotus QuickPlace — система организации электронного офиса, решение для совместной работы, оптимизирующее процесс создания и управления местом для групповой работы. Оно позволяет коллективам выполнять критичные по времени проекты, обеспечивая их жизненно важной информацией 24 часа в сутки.

QuickPlace — это Web-приложение, позволяющее пользователям, не обремененным техническими знаниями, создавать мгновенно разделяемое рабочее пространство, на котором члены группы могут безопасно общаться, совместно использовать, управлять и организовывать информацию, документы и расписания, связанные с любым проектом или инициативой.

Идея создания Электронного офиса была сформулирована очень  просто: «Создать Электронный офис наподобие любого традиционного  офиса Финансовой Корпорации, как  то: центральный, дополнительный или  филиал, который удаленно обслуживает  клиентов по всей территории России через  электронные каналы связи».

Электронный офис является сочетанием электронных технологий и финансового бизнеса, обе составляющие являются критически важными для  успеха нашей деятельности.

В Электронном офисе есть все, что есть в традиционном офисе: вы заходите в Электронный офис и  попадаете в зал обслуживания, прямо как в обычном офисе, где вы можете ознакомиться с последними новостями, посмотреть электронные  презентации услуг, прочитать описание каждой услуги. В отличие от настенных  стендов традиционного офиса  и бумажных буклетов, вся информация представлена в электронном виде.

Для получения консультации можно поступить любым из двух способов. Во-первых, обратиться к Дежурному  консультанту – это клиентский менеджер, доступный в любое время работы Электронного офиса.

 Ежедневно один из  менеджеров Клиентской службы  является дежурным, т.е. несет  ответственность за качественные  консультации наших клиентов. С ним можно начать интернет-переговоры в любой момент времени, точно так же, как и обращаясь к менеджеру традиционного офиса за консультацией. В первый момент интернет-переговоров с Дежурным консультантом он представится, назовет свое имя и покажет свою фотографию.

Во-вторых,  можно назначить время интернет-переговоров с любым из клиентских менеджеров Электронного офиса.

После завершения интернет-переговоров клиент мгновенно получит протокол переговоров, в котором все договоренности с клиентским менеджером закреплены в письменном виде. Протокол переговоров сохраняется в архиве, и в любой момент времени можно просмотреть содержание уже завершенных интернет-переговоров.

Если  нет возможности общаться с менеджером, то можно заказать экспресс-консультацию: опишите бизнес-задачу, которую вам необходимо решить, а менеджер подготовит развернутый ответ с возможными вариантами использования услуг Электронного офиса и отправляет информацию тем способом, который вы предпочтете.

Выбрав услугу, обратившийся заполняет электронную заявку на покупку, которая автоматически отправляется персональному клиентскому менеджеру. Электронная заявка содержит информацию, которая необходима для начала оформления покупки.

Все документы формируются  в электронном виде, происходит обмен  документами между клиентом и  Корпорацией. Когда все параметры  сделки определены, клиент распечатывает  документы, подписывает их и отправляет в Корпорацию.

После первого обращения  в Электронный офис клиент получает электронную цифровую подпись. С  ее помощью он может подписывать  электронные документы, которые  по своему юридическому статусу эквивалентны простой письменной форме.

Используя электронную подпись, клиент может, не покидая своего офиса, подписывать электронные договора с Корпорацией, таким образом, покупая  финансовые услуги. Конечно, некоторые  документы все еще необходимо передавать в бумажном виде (например, нотариально заверенную копию устава, или бухгалтерскую отчетность с  отметкой ГНИ), но большую часть документов удастся перевести в электронную  форму.

Услуги, которые не требуют  предоставления нотариально заверенных копий, можно покупать, используя  исключительно электронный документооборот. Например, можно разместить свободные  денежные средства на депозите, либо перезаключить  кредитный договор, если Банк уже  принял решение о выдаче кредита.

Уже сегодня предприятия  могут сдавать бухгалтерскую  отчетность в налоговую инспекцию  по электронным каналам. К сожалению, пока это не получило широкого распространения, тем не менее более 5000 предприятий  в Москве уже откликнулись на новые  возможности общения с налоговой  инспекцией по электронным каналам  и подключились к системе "Электронная  Отчетность по Каналам Связи" [6, c.104].

Используя электронные формы  бухгалтерской отчетности, клиенты  смогут получить кредиты быстрее, чем  это происходит сейчас. В первую очередь, за счет экономии на транспортных расходах и времени бухгалтера предприятий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Все большее значение приобретает  автоматизация административных функций. В этой автоматизации важная роль принадлежит концепции обработки  документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных  сетях. Большое значение в электронном  офисе играет методология искусственного интеллекта. Концепция интеллектуальной обработки документов основана на использовании  баз знаний и выполнении многочисленных задач управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых писем, описаний изделий  и т.д.

Широкое распространение  в электронных офисах получили службы экспертиз и консультативные  службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких мест, баланс, оценка работы). Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым  в электронном офисе, является обработка  изображений. Это компьютерная графика  от простых гистограмм до сложных  географических карт и технических  чертежей. программное обеспечение компьютерной графика позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать электронные  документы. Служба тесно связана  с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и  редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы  по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Ашманов Игорь Станиславович Жизнь внутри пузыря. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. — 208 с.
2. Заренков В. А. Управление проектами. СПб., 2010.
3. Ким Хелдман Профессиональное управление проектами — «Бином» «Москва», 2005. — 517 с.
4. Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности. — Омега-Л «Москва», 2008. — 252 с.
5. Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. — «КУДИЦ-ПРЕСС», 2008. — 416 с.
6. Рассел Д. Арчибальд Управление высокотехнологичными программами и проектами = Managing High Technology Programs and Projects — М.: «Академия АйТи», 2004. — 472 с.
7. Стэнли Э. Портни Управление проектами для "чайников" = Project Management For Dummies — М.: «Диалектика», 2006. — 368 с.
8. Том ДеМарко Deadline. Роман об управлении проектами — «ВЕРШИНА» «М», 2006. — 143 с.