Организация приемов в деловом этикете

ОМСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Контрольная работа по дисциплине

«Этика деловых  отношений»

ТЕМА: «Организация приемов  в деловом этикете»

Управление персоналом,

III курс, зиУ – 312

Выполнила: Задорожная

Дарья Александровна

Омск 2013

Содержание

Введение………………………………………………………………...….3

1. Общие сведения об этической культуре………………...…….…..5
2. Приемы и их сущность…………………………………...………..10
3. Назначение и подготовка проведения приемов……………....….12

Заключение……………………………………………………………......17

Список использованных источников……………………………......…..19 

Введение

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями  и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации  сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой  сфере – это прежде всего служебные  обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы хотя и имеют  более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые  переговоры, однако преследуют ту же самую  цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации  приема состоит ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами  затягиваются, возникает тупиковая  ситуация,  когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность  получения выгоды. Многоразовые встречи  и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная  дискуссия продолжается. В таком  случае часто организация приема – завтрака, ужина, обеда – помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приёма – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это даёт повод провести время в непринуждённой, радостной  обстановке.

На выставках, ярмарках и  других торговых мероприятиях, как  правило, также устраиваются деловые  приемы с целью создания благоприятных  неформальных условий для развития партнёрства. 

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме – это не просто приятная времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего  должен постараться поговорить с  интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его  фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит  к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности усложняются  – на протяжении всего приёма он должен следить за его ходом и  проводить представление приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп  гостей, следить за тем, чтобы никакой  гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать  на него угнетающе и испортить  впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и  ошибок в обслуживании.  

I. Общие сведения об этической культуре

Как известно, человек в течение  жизни вступает в деловые отношения  с другими людьми. Одним из регуляторов  этих отношений является мораль, в  которой выражены наши представления  о добре и зле, о справедливости и несправедливости. Мораль дает человеку возможность оценить поступки окружающих, понять и осмыслить, правильно ли он живет и к чему надо стремиться. Человек может сделать общение  эффективным, достичь определенных целей, если он правильно понимает моральные  нормы и опирается на них в  деловых отношениях. Если же он не учитывает  моральные нормы в общении  или искажает их содержание, то общение  становится невозможным или вызывает трудности.

Кто же создал правила человеческого  поведения? Почему одно поведение одобряется обществом, а другое — осуждается? На эти вопросы отвечает этика.

Этика — это одна из древнейших отраслей философии, наука о морали (нравственности). Термин «этика» происходит от греческого слова «ethos» («этос») —  обычай, нрав. Термин «этика» был  введен Аристотелем (384—322 гг. до н.э.) для  обозначения учения о нравственности, причем этика считалась «практической  философией», которая должна дать ответ  на вопрос: «Что мы должны делать, чтобы  совершать правильные, нравственные поступки?»

Первоначально термины «этика»  и «мораль» совпадали. Но позже, с  развитием науки и общественного  сознания, за ними закрепилось различное  содержание.

Мораль (от лат. moralis — нравственный) — это система этических ценностей, которые признаются человеком. Она  регулирует поведение человека во всех сферах общественной жизни — в труде, в быту, в личных, семейных и международных отношениях.

Важнейшими категориями этики  являются: «добро», «зло», «ответственность», «справедливость», «долг».

«Добро» и «зло» — показатели нравственного поведения, именно через  их призму происходит оценка поступков  человека, всей его деятельности. Этика  рассматривает «добро» как объективное  моральное значение поступка. Оно  объединяет совокупность положительных  норм и требований нравственности и  выступает как идеал, образец  для подражания. «Добро» может выступать как добродетель, то есть являться моральным качеством личности. «Добру» противостоит «зло», между этими категориями с основания мира идет борьба. Часто мораль отождествляется с добром, с положительным поведением, а зло рассматривается как аморальность и безнравственность. Добро и зло — противоположности, которые не могут существовать друг без друга, как свет не может существовать без тьмы, верх без низа, день без ночи, но они тем не менее не равнозначны.

Действовать в соответствии с моралью  — значит выбирать между добром и злом. Человек стремится построить  свою жизнь таким образом, чтобы  уменьшить зло и умножить добро. Другие важнейшие категории морали — долг и ответственность —  не могут быть правильно поняты и  тем более не могут стать важными  принципами в поведении человека, если он не осознал сложность и  трудность борьбы за добро.

Нормы морали получают свое идейное  выражение в заповедях и принципах  о том, как должно себя вести. Одно из первых в истории правил нравственности формулируется так: «поступай по отношению к другим так, как бы ты хотел бы, чтобы они поступали  по отношению к тебе». Это правило появилось в VI—V вв. до н. э. одновременно и независимо друг от друга в различных культурных регионах -— Вавилоне, Китае, Индии, Европе. Впоследствии оно стало именоваться «золотым», так как ему придавалось большое значение. В наши дни оно также остается актуальным, и всегда надо помнить, что человек становится человеком только тогда, когда он утверждает человеческое в других людях. Потребность относиться к другим, как к самому себе, возвышать себя через возвышение других и составляет основу морали и нравственности.

В Евангелии от Матфея сказано: «Итак, во всем как хотите, чтобы с вами поступали люди, так и поступайте вы с ними».

Нравственная жизнь человека и  общества разделяется на два уровня: с одной стороны, то, что есть: сущее, нравы, фактическое повседневное поведение; с другой стороны, то, что  должно быть: должное, идеальный образец  поведения.

Нередко в деловых отношениях мы сталкиваемся с противоречиями между  сущим и должным. С одной стороны, человек стремится вести себя нравственно, как говорят, должным  образом, с другой — желает удовлетворить  свои потребности, реализация которых  часто связана с нарушением нравственных норм. Эта борьба между идеальным  и практическим расчетом создает  конфликт внутри человека, который  острее всего проявляется в этике  деловых отношений, в деловом  общении. Поскольку этика делового общения является частным случаем  этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики, то под  этикой делового общения понимается совокупность нравственных норм и правил, регулирующих поведение и отношения  людей в профессиональной деятельности. Поэтому при изучении курса «Деловая культура и психология общения» мы будем говорить о том, как должно поступать в деловых отношениях, для того чтобы вы об этом знали, постарались принять и действовали соответственно.

Нормы и правила поведения, действующие  в обществе, предписывают человеку служить обществу, согласовывать  личные и общественные интересы. Моральные  нормы опираются на традиции и  обычаи, а мораль учит нас делать каждое дело так, чтобы от этого не было плохо людям, которые находятся  рядом.

Одним из основных элементов культуры делового общения является нравственное поведение людей. Оно опирается  на общечеловеческие моральные принципы и нормы — уважение человеческого  достоинства, честь, благородство, совесть, чувство долга и другие.

Совесть — это моральное осознание  человеком своих действий, благодаря  чему мы контролируем свои поступки и  даем оценку своим действиям. Совесть  самым тесным образом связана  с долгом. Долг — это осознание  добросовестного исполнения своих  обязанностей (гражданских и служебных). Например, при нарушении долга, благодаря  совести, человек несет ответственность  не только перед другими, но и перед  собой.

Для морального облика человека огромное значение имеет честь, которая выражается в признании моральных заслуг человека, в репутации. Честь офицера, честь бизнесмена, рыцарская честь  — именно она требует от человека поддерживать репутацию социальной или профессиональной группы, к которой  он принадлежит. Честь обязывает  человека добросовестно трудиться, быть правдивым, справедливым, признавать свои ошибки, быть требовательным к  себе.

Достоинство выражается в самоуважении, в осознании значимости своей  личности; оно не позволяет человеку унижаться, льстить и угодничать ради своей выгоды. Однако чрезмерное чувство собственного достоинства не очень украшает человека. Способность личности быть сдержанной в обнаружении своих достоинств называется скромностью. Человеку, который чего-то стоит, нет нужды выставлять напоказ свои достоинства, набивать себе цену, внушать окружающим представление о собственной незаменимости.

Неотъемлемой частью культуры делового общения является благородство. Благородный  человек верен своему слову, если даже оно дано врагу. Он не позволит грубость по отношению к малоприятным для него людям, не будет злословить о них в их отсутствии. Благородство не требует огласки и благодарности  за помощь и сочувствие.

II. Приёмы и их сущность

Приёмы – как дипломатические, так и деловые – одна из важнейших  форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых  людей, общественных и других организаций  и лиц. Они могут проводиться по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и так далее) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).  

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов  является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем  к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы – это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная  «скучная пустота», внешность которой  почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и  отдельными лицами, сообщению и разъяснению  своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец – обсуждению и согласованию позиций и решению  имеющихся вопросов  в неофициальной  обстановке.

Традиции проведения приёмов  уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести  и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и  поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого  принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а  по размещению гостей – на приёмы с  рассадкой и без рассадки. 

III. Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём – одна из форм «внешне  – и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём  проводится: а)по случаю торжественной  даты – юбилея, годовщины основания  фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации  фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может  быть расширение и углубление контактов  в сфере деятельности компании, получение  необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой  среде.

Приёмы могут быть: дневные  и вечерние, с рассадкой (заранее  распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы – это  «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около  часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального  праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание   делегации. Открытие выставки (фестиваля) и так далее. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей – стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой  – более торжественная форма  приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с  рассадкой устраивается между двенадцатью  и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака – сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости как правило приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки  зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием  проходит стоя. Гости сами подходят к столам  с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности  встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженого, кофе. Фуршет – наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить к столу  следует только после приглашения  или после того, как к столу  пошли остальные присутствующие;

- гости берут тарелки  из стопки, стоящие в начале  стола, и движутся вдоль стола  в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

- неучтиво находиться  возле стола с дымящейся сигаретой;

-некрасиво наваливать  на тарелку все предлагаемые  блюда сразу. Существует определенный  порядок угощения: полагается в  начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть  на одной тарелке;

- следует брать ровно  столько, сколько можно съесть;

- закуски перекладывают  в тарелку общим прибором, который  находится на блюде с данной  закуской. Набрав угощения, следует  не забыть положить общий прибор  на место;

- для десерта и сладких  блюд необходимо взять чистые  тарелки;

- мужчина может угостить  даму, принеся ей что-нибудь из  буфета. Даме недопустимо угощать  мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому  закуски нарезают небольшими кусочками («на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки – небольшие палочки, воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием  – «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для  коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших  столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и  напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают  прием подачей шампанского и  кофе.

Обед – наиболее торжественная  форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят  в другое, менее официальное помещение, или часть зала  для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма  одежды – торжественная. Обед проводиться  с рассадкой – каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами  по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола  и садятся за один из небольших  столов. Меню как на фуршете. Такой  прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда  только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой  паузы, используемой для взаимных приветствий  и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется  разговаривать с кем-нибудь через  соседа по столу. За столом женщина  может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

 На приеме с рассадкой  необходимо соблюдать старшинство,  служебное или общественное положение  гостей, так как места делятся  на более почетные и менее  почетные. Первым считается место  справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии  женщин первым считается место  справа от хозяина, вторым - слева  от него. При рассадке придерживаются  следующих правил:

- первыми по правую  и левую руку от хозяйки  сажают мужчин, хозяина же окружают  дамы. Затем места чередуются: рядом  с женщинами сажают мужчин  и наоборот;

- женщину не сажают  с женщиной и в конце стола,  если в торце стола не сидит  мужчина;

- мужа не сажают рядом  с женой;

- два иностранца из  одной страны не сидят вместе;

- последние места за  столом занимают сотрудники своего  учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог  быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается  каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает  следующие этапы: постановка целей  приема, выбор формы приема, определение  состава участников, составление  сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом( если она предусмотрена), составление  меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших  фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке.  Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Заключение

В ходе проведенной мною работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере  – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо относится ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Приемы необходимы для  плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности  и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть  принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы  самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать  как вести себя на нем. Этому и  была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов.

Современная международная  протокольная практика свидетельствует  о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Придя с запада, практика проведения приемов приобретает  все большее распространение  и в нашей стране, становясь  неотъемлемой частью проведения деловых  переговоров.

Список использованных источников

1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002.-с.208.
2. Данкел. Деловой этикет – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.- 370.
3. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика.- М.: Дело, 2003.-с.496.
4. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с.354.
5. Яшин В.В Деловая этика.- М.: Дело, 2002.-с.342