Организация рабочего места секретаря

СОДЕРЖАНИЕ

Введение           3

1. Рациональное планирование времени и работы    5  
1. Рациональная организация работы секретаря    5
2. Непосредственное облегчение работы руководителя   7

2.1 Разделение ответственности за соблюдение сроков   7

3. Организация рабочего места секретаря      8
1. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению    

конференций         10

4 Работа  секретаря по бездокументному  обслуживанию  11

5 Деловые контакты секретаря      13

5. 1 Пользование телефоном       14

5. 2 Организация приема посетителей     14

5. 3 Работа секретаря с информацией для руководителя  15

Заключение         16 

Список  использованных источников     17 

Приложение А         18

                                                     ВВЕДЕНИЕ

     Интерьер  служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в «приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

     Секретарю удобнее всего находиться в обособленном помещении, как правило, смежном с кабинетом начальника. Даже на малом предприятии у секретаря должен быть свой стол со всеми необходимыми принадлежностями. В солидном офисе должна быть, в идеале, комната отдыха и отделение для технических средств (копировальных машин, аппаратов для резки бумаг и т.д.).¹

     Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

     Одним из путей, обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т. п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

     Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические  аспекты труда служащих, и техника  способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей.

     Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

1 Рациональное планирование времени и работы

     Способность отделить главное от второстепенного  в работе часто отсутствует у  многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации. Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

     Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

     Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между «Должно» и «Есть», между планируемым и действительным. Существует три варианта решения проблемы:

1. «Должно» - требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой «Есть», превращается «Должно»;
2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как «Должно» реально достижимо;
3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».²

     1.1 Рациональная организация работы секретаря

     Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат;³
2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены;
3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

     Исходящие документы необходимо разделить  на:

а) Собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

б) Документы, рассылаемые в пределах предприятия;

в) Документы, предназначенные для подшивки в дела.

     Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно);
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку;
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку;
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.⁴

4. Непосредственное  облегчение работы руководителя   

     2.1 Разделение ответственности за соблюдение сроков

     В работе многих руководителей встречаются  элементы импровизации, но не всегда они  могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.

     Многочисленные  совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило, говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь. Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым «опекуном».⁵ 
 
 
 
 
 
 

5. Организация рабочего места секретаря

     Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и  возможностей использования современной  организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

     Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

     Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом  руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы  легко можно было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.⁶

     Мебель  для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

     Большую часть рабочего времени секретарь  работает сидя, а это утомляет, поэтому  он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей  машинке, чтения.⁷ Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.⁸

     При отсутствии руководителя, секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить с ним по неотложным делам. Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

     По-моему  мнению, руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.⁹  

3.1 Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций

     Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

     В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

     Нужно позаботиться о том, чтобы при  проведении заседаний было обеспечено следующее:

1. Помещение для заседаний на все время их проведений;
2. Обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки, для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3. Служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4. Обслуживание в зале заседаний.¹⁰

4 Работа  секретаря по бездокументному  обслуживанию

     Профессия секретаря требует от человека высокой  подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

     Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

     К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия организации имеет в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).¹¹ Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т. д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения. Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности (Должностная инструкция секретаря-референта, Приложение А).

     Если  секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.¹² 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5 Деловые контакты секретаря

     Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

     К сожалению, на практике секретарь часто  встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

     Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

     Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.¹³

     Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать. Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.¹⁴ 

     5. 1 Пользование телефоном

     Основная  задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации  служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить  о необходимости соблюдения служебной тайны.¹⁵ 

     5. 2 Организация приема посетителей

     Обязанности секретаря различны в зависимости  от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей  можно разделить на три вида:

1) Прием сотрудников своего учреждения по текущим делам;

2) Прием представителей других организаций;

3) Прием по личным вопросам.¹⁶

     Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти  в кабинет руководителя только после  доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.¹⁷

     5. 3 Работа секретаря с информацией для руководителя

     Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться  в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а  иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно  просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т. д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

     Составляя реферат, секретарь не должен вносить  какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.¹⁸ 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.

     Само  название помещения - приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.

     Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.

     Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

     Созданию  благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности.

     Помощь  в осуществлении этой работы могут  оказать методические материалы  специальных организаций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     Однотомные  научные монографии в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и  ответах: учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд. Ростов н/Д: Феникс, 2000. 318 с.
2. Красавин А. С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. - М.: ИНФРА-М, 2004. 104 с.
3. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. – М.: Альфа-Пресс, 2010.

575 с.

4. Организация секретарского обслуживания: учеб. – метод. комплекс/С.Ю. Кабашов, А. Э. Майская. – Уфа: Багсу, 2008. 64 с.
5. Паневчик В. В. Секретарское дело: практ. пособие/В.В. Паневчик, С. В. Некраха, В. А. Акулич; под общ. ред. В. В. Паневчика. - Мн.: Дикта, 2006. 408 с.
6. Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта.- М.: Омега-Л, 2008. 320 с.
7. Секретарское дело: учеб. – практ. пособие/В. В. Галахов, И. К. Корнеев; под. ред. И. К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2005. 608 с.
8. Э. М. Кравченя, Т. А. Цесарская. Настольная книга секретаря-референта. Минск: «Тетра Системс», 2004 г. 319 с.

Статьи  из журналов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

9. Кузнецова Т. В. Секретарское дело № 4. Изд. 3-е, исправ. ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», спец. выпуск журнала, 1999. - С. 57.

Справочные  материалы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

10. Андреева В. И. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». Изд. ЗАО МЦФЭР № 6, 2011. 96 с.