Организация работы с документами. 2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО «Белорусский государственный экономический университет»
Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства
на тему: Организация работы с документами
Студент
ФФБД, 2-й курс, ЗФП-1
Проверил
канд. хим. наук,
доцент
МИНСК 2013
СОДЕРЖАНИЕ
4 Организация работы с документами 3
4.1.18 Организация документооборота 3
4.2.18 Технология обработки входящих документов 6
4.3.18 Технология обработки исходящих документов 11
4.4.18 Технология обработки внутренних документов 13
4.5.18 Поисковая система по документам организации 16
4.6.18 Контроль исполнения документов 18
Список использованных источников 21
4 Организация работы с документами
4.1.18. Организация документооборота
Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Документооборот - составная часть документационного обеспечения управления (ДОУ), выполняет все функции системы коммуникации в учреждении.
Цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ.
Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.
Для оценки и анализа документооборота применяют качественные и количественные показатели.
Качественные показатели:
- используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
- организация документооборота в пространств (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
- особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).
Количественные показатели:
- объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
- удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;
- плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
- физический объем конкретного документа - размер его текста;
- продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа.
- Унификация и стандартизация документов - Разработка моделей документооборота
- Совершенствование законодательства, в государственных органах и организациях
повышение качества документируемых - Составление маршрутных карт
решений технологического процесса
- Повышение качества подготовки - Разработка рациональных схем
и оформления документов, уменьшение документооборота (оперограмм и
физического объема документов документограмм, схем движения
- Применение практики бездокументного документов и др.)
решения вопросов
- Уменьшение количества дублетных
экземпляров документов при их
размножении, копировании и рассылке
- Использование современных
информационных технологий для
подготовки, передачи и обработки
информации
Рис. 1. Методы совершенствования документооборота
Принципы рациональной организации документооборота:
Прямоточность - перемещение документов по наиболее короткому пути, без «петель» и возвратных перемещений.
Непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.
Ритмичность - равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения. Тесно связана с непрерывностью: движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.
Параллельность - выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение - сокращение времени прохождения документа.
Пропорциональность - пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов.
Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.
4.2.18. Технология обработки входящих документов
Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. (далее - канцелярия).
Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй остается в канцелярии.
Прием документов и проверка
правильности доставки
Вскрытие конвертов и проверка Передача писем
целостности вложений с пометкой «Лично»
Предварительное рассмотрение
(сортировка)
Простановка отметки о поступлении
(входящего штампа) на документе
Регистрация
Передача и доставка документов
руководителю
Передача документов
Рассмотрение документов в структурные подразделения
руководителем (резолюция) исполнителям
Внесение сведений из резолюции
в журнал или карточку регистрации
Передача документов исполнителю
Контроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дела
Рис. 2. Технологический процесс обработки входящих документов
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично».
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
- дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
- на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
- дата документа существенно отличается от даты его получения;
- в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
При отсутствии в конверте приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами организационной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп размещают на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.
Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (рис. 3), пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.
Лицевая сторона
123456789101112131415161718192 | ||
10.12.200Х Сроки исполнения |
Название документа |
СП ЗАО «Миранда» |
01.12.200Х № 83 |
29.11.200Х №03-11/128 Дата и индекс документа | |
О подготовке рекламных материалов | ||
Лаворчик Н.С. Доработать буклеты К 10.12.200Х | ||
| ||
Оборотная сторона
Расписка исполнителя в получении документа
| ||
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
Рис. 3. Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящее письмо
Карточка заполняется при помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.
Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.
Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (табл. 2, 3).
Таблица 2
Образец заполнения формы журнальной регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
01.12.200Х №83 |
СП ЗАО «Миранда» 29.11.200Х №03-11/128 |
О подготовке рекламных материалов |
Лаворчик Н.С. доработать буклеты к 10.12.200Х |
В дело № 01-03 отправлено письмо исх. № 01-03/102 от 09.12.200Х |
Таблица 3
Образец заполнения формы журнальной регистрации исходящих документов
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание документа |
Отметка об исполнении документа |
24.12.200Х №01-03/102 |
РУП «ДОРГАЗ» |
О предоплате по контракту |
В дело 01-03 |
Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на один документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.
После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрении или непосредственному исполнителю в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно, Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно - контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп «Вернуть в канцелярию».
Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
4.3.18. Технология обработки исходящих документов
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело (рис. 4).
Рис.4. Технологический процесс обработки исходящих документов
Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в оном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами и завизирован.
Подготовленный проект передаётся на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывается проект.
Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).
Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно - контрольной карточки (см. рис.3): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.
Сведения о документах - ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы - запросы.
Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при необходимости - с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль).
В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемого в дело на общих основаниях.
4.4.18. Технология обработки внутренних документов
Внутренними называют документы, которые создаются организацией и остаются в ней. На стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения (использования) - входящих.
Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, т.е. с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его согласование (визирование) исполнителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и с входящими.
Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года.
Организационные и справочно-информационные документы организации регистрируются в том же порядке, что и исходящие. Это означает, что документ должен быть надлежащим образом оформлен, согласован (при необходимости) и подписан, и только после этого он подлежит регистрации.
Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов формируется так же, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов имеет сложную структуру и состоит из индекса по номенклатуре (он включает индекс структурного подразделения и номер дела данного подразделения) и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года. Например, регистрационный индекс докладной записки по основной деятельности может быть следующим: 02-08/33, где 02 - индекс структурного подразделения, 08 - номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться докладная записка после исполнения, 33 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
В отличие от организационных и справочно-информационных документов распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам. В частности, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности - отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Для того, чтобы избежать путаницы, к распорядительным номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л», в зависимости от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников, о длительных и зарубежных командировках будут иметь в индексе литеру «к». В индексе приказов о предоставлении отпусков, наложений дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках следует включать литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.
Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности - их порядковые номера должны содержать соответствующие обозначения, например «ад» или «ахд».
В регистрационные номера приказов по основной деятельности, в отличие от номеров приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не включаются. Добавление к порядковым номерам приказов данной группы сокращений типа «од» (основная деятельность) является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, может осуществляться регистрация этих приказов по разновидностям. Например, могут отдельно регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок и другие; соответственно, к их порядковым регистрационным номерам будут добавляться дополнительные обозначения. Сравним индексы приказов разных групп:
- №3 - приказ по основной деятельности;
- №3-к - приказ по личному составу 75-летнего срока хранения;
- №3-л - приказ по личному составу 3-летнего срока хранения;
- №3-ад - приказ по административно- хозяйственной деятельности.
Для регистрации приказов разных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), по административно-хозяйственной деятельности.
Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплено. Поскольку приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству (см. рис. 5).
Дата и индекс документа |
Краткое содержание |
Основание для издания приказа |
Кем подписан |
Отметка об исполнении |
Расписка в получении |