Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ. 2

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

 высшего профессионального  образования

Санкт - Петербургский Государственный  Университет сервиса и экономики

Сосновоборский филиал

Кафедра техника и технология сервиса

Контрольная работа

по дисциплине

Документационное обеспечение  управления

На тему

Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ.

Сосновый Бор

2013

Содержание

Теоретическая часть

Введение

1.Организация работы с  документами, которые отнесены  к государственной тайне

2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

2.1 Права доступа к конфиденциальным  документам организации

2.2. Прием регистрация  конфиденциальных документов

2.3. Печатание, размножение  и рассылка документов

2.4. Группировка исполненных документов в дела

2.5. Использование документов, дел и изданий. снятие с дел грифа  
ограничения доступа

Заключение

Практическая часть

Список литературы

Практическая  часть

Введение

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности  и организационно-правовой формы  является владельцем документированной  информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничение доступа к  документированной информации - это  защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести  ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.

При организации работы с  документами ограниченного доступа  необходимо руководствоваться следующими нормативными актами: 
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 " О государственной тайне"

Закон Российской Федерации  от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"

Указ Президента Российской федерации от 6 марта 1997 года № 186 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"

Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 года № 64 "О  перечне сведений, отнесенных к государственной тайне "

Постановление Правительства  Российской Федерации 5 декабря 1991 года № 35 "О перечне сведений, которые  не могут составлять коммерческую тайну"

Постановление Правительства  Российской Федерации от 4 сентября 1995 года № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную  тайну, к различным степеням секретности"

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с п.2 ст.10 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" по условиям правового режима подразделяется на два вида: 
" информация, отнесенная к государственной тайне; 
" информация конфиденциальная. 

1. Организация  работы с документами, которые  отнесены к государственной тайне

Порядок отнесения документов к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О  государственной тайне", в котором  установлены три степени секретности:  
o особой важности; 
o совершенно секретно; 
o секретно.

Порядок отнесения документов к различным степеням секретности  регламентируется Постановлением Правительства  Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную  тайну, к различным степеням секретности". 
Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" был утвержден перечень, который включил в себя наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распространению этих сведений.

Под государственной тайной понимаются защищаемые государством сведения - в военной области, в области  экономики, науки и техники, в  области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контрразведывательной  и оперативно- розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

К государственной тайне  может быть отнесен весьма широкий  круг сведений, касающихся всех сфер общественной и государственной жизни. При  решении вопроса об отнесении  тех или иных сведений к государственной  тайне, должностные лица, наделенные таким правом, должны учитывать, что  определенные сведения не могут являться государственной тайной. В статье 7 Закона Российской Федерации "О  государственной тайне" указываются сведения, которые не подлежат засекречиванию: 
" о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях; 
" о стихийных бедствиях и их официальных прогнозах и последствиях; 
" о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства и состоянии преступности; 
" о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством; 
" о фактах нарушения прав и свобод человека; 
" о размере золотого запаса и государственных валютных резервах; 
" о состоянии здоровья высших должностных лиц России; 
" о фактах нарушения законности государственными органами и их должностными лицами.

Организационные, документационные и информационные технологии по работе со сведениями, относящимися к государственной тайне изложены в Законе Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне". В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября 1995г. № 1050 "Об утверждении Инструкции о порядке доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" допуск граждан к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке и предусматривает: 
" принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну; согласие на частичные временные ограничения их прав в соответствии с Законом "О государственной тайне"; 
" письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий; 
" ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение; 
" принятие соответствующего решения руководителем организации о допуске оформляемого лица к государственной тайне.

Взаимные обязательства  администрации организации и  оформляемого лица отражаются в трудовом договоре (контракте). Причины отказа работнику в допуске к государственной  тайне указаны в статье 22 Закона Российской Федерации "О государственной тайне".

Решение об отказе в допуске  к государственной тайне принимается  руководителем организации в  индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Гражданин имеет право обжаловать это решение в вышестоящую организацию или в суд.

Правила работы документами, отнесенными к государственной  тайне, в учреждениях и организациях определяется специальными инструкциями и положениями, которые имеют  одну из степеней секретности. 
 

2. Организация  работы с документами, содержащими  конфиденциальную информацию

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального  характера" определены следующие  группы сведений: 
" о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях; 
" составляющие тайну следствия и судопроизводства; 
" информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.); 
" информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна); 
" информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. 
Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

В действующих нормативных  актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной  тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся  практики организаций и предприятий  независимо от формы собственности  и организационно-правовой формы.

Исторически сложилось, что  степени доступа конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа  документов, относящихся к государственной  тайне. Практически степени доступа  конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа  и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и  т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские  карты, списки адресов жителей микрорайона  и т.д.). Наименование степени ограничения  доступа обозначается реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу", который свидетельствует об особом характере информации.

В действующих нормативных  актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования "Для служебного пользования", (ДСП), "Конфиденциально" . Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например: "Конфиденциально экз.2." или " Для служебного пользования экз. 3".

"Гриф ограничения доступа  к документу" оформляется в  соответствии с требованиями  ГОСТ Р 6.30- 97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению", реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. 
 
2.1 Права доступа к конфиденциальным документам организации

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных  полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

Определение документов к  категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим  документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Руководители имеют право  снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также  полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.

Руководители организаций, структурных подразделений и  должностные лица несут ответственность  за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования  документов с данным грифом, а также  за соблюдением требований соответствующих  инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами. 
Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение.

Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с  конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены  с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфинденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Правила работы с базами данных и автоматизированными информационно-поисковыми системами (ИПС) ограниченного доступа  определяются техническими средствами, программным обеспечением и специальными технологическими инструкциями, разрабатываемыми информационно-технологическими службами, вычислительными центрами (ВЦ) организации (Руководство пользователя, Правила  организации ведения баз данных и автоматизированных ИПС и т.д.). 

2.2. Прием регистрация конфиденциальных документов

Вся поступающая в организацию  корреспонденция с грифом ограничения  принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими  материалами. При этом проверяется  количество листов и экземпляров  документов и изданий, а также  наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрации подлежат все  поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярно.

Регистрация документов и  изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и изданий в зависимости  от степени ограничения доступа  разрешается вести их регистрацию  совместно с другой несекретной  документацией. При этом в регистрационно-контрольных  формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения  допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: "ДСП" - для служебного пользования; "КФД" - конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для  рассылки, регистрируется под одним  входящим номером в РКФ учета  и распространения изданий. Дополнительно  размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого  документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно  размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 
 
2.3. Печатание, размножение и рассылка документов

Документы могут изготавливаться  на пишущей машинке или при  помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого  документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия  исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания  документа (если документ печатался  на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых  содержатся сведения о документах и  изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые  из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются  и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке  этих изданий. 
Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. 
Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для  пересыпки этих документов запрещается.

На упаковке указываются  адреса и наименования (открытые или  условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности  руководителей и сотрудников, а  также наименования структурных подразделений.

Передача документов иностранным  учреждениям, организациям, фирмам и  их представителям допускается в  каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.

Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции  других организаций, передача их за границу  может быть осуществлена только с  согласия организаций. 
 
2.4. Группировка исполненных документов в дела

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается  номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел  в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. 

Документы в зависимости  от производственной необходимости  и степени ограничения доступа  допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими  документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации  образуется большое количество одних  и тех же видов документов и  дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа  и без этого грифа, целесообразно  предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с  документами добавляется указанная  отметка об ограничении доступа. Например :

При включении документа  ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: " Документы "Для служебного пользования".

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

По окончании делопроизводственного  года дело ограниченного доступа  просматривается экспертной комиссией  организации (учреждения) полистно и, в  случае необходимости принимается  решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного  и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и  дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы  только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается  по максимальному сроку содержащихся в нем документов.  
В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.  
 

2.5. Использование  документов, дел и изданий. снятие с дел грифа  
ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного  доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

Дела и издания выдаются пользователям и принимаются  от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".

Снятие копий для сторонних  организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей  эти документы. 
Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и  временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных  подразделений в архив организации, а также при подготовке дел  постоянного и долговременного  хранения (свыше 10 лет) к передаче в  государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или  записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки  вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные  архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в  соответствии с требованиями Госархива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение следует сказать, что для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала  требованиям работы с конфиденциальными  документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с  грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности  сотрудников предприятия за нарушение  норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических  и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 
1.     Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 
 
2.     Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 
 
3.     Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон от 31.12.2003 № 197 – ФЗ (в ред. от 30.06.2003). 
 
4.     Уголовный кодекс РФ. Федеральный закон от 13.06.1996 № 63 – ФЗ (в ред. от 07.07.2003). 
 
5.     Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. 
 
6.     Справочная правовая система «Консультант Плюс». 
 
7.     Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно – практическое пособие). – М.; «Издательство РАГС», 2003.  
 
8.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.; «Приор – издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2005.