Организация работы с конфедициальными документами

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное бюджетное

Государственное образовательное  учреждение

Тульский государственный  университет

Кафедра МЭ

Контрольно-курсовая работа

по дисциплине:

Информационные таможенные технологи

на тему

«Организация работы с конфедициальными документами».

Выполнил: ____________________ст.гр.

Проверил: _________________________к.э.н., доц. каф. МЭ Косушко З.Я.

Тула, 2011

Содержание.

Введение……………………………………………………………………3

1. Понятие конфедициальной информации……………………………..5
2. Организация конфедициального делопроизводства ……………….7
1. Виды информации и документов………………………….8
2. Виды конфиденциальных документов…………………….8

3. Порядок работы с конфедициальными документами………………10
1. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами………………………………………………………..10
2. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами………………………………………………………..13
3. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами……………………………………………………….14
4. Защита документов, содержащих коммерческую тайну………………………………………………………………………..15 4.Уничтожение коммерческих документов………………………………19

Приложение……………………………………………………………….20

Заключение…………………………………………………………………25

Список источников и литературы…………………………………………26 

Введение.

Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и  защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная  информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством  Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня  сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

1. «О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;»
2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»
3. «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;
4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;
5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».
6. «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

В действующих нормативных  актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной  тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся  практики организаций и предприятий  независимо от формы собственности  и организационно – правовой формы.

Тема организации работы с конфиденциальными документами  актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики  России и в условиях ужесточения  конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным  видам коммерческих шпионажей, в  том числе и промышленному. Как  правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том  числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и  долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных  степеней безопасности, как электронные  и другие виды носителей, поэтому  вся ответственность за сохранность  бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального  документооборота в частности.

1.Понятие конфедициальной информации

Эффективность работы любого предприятия во многом зависит от того, насколько хорошо защищена конфиденциальная информация. В любой фирме, независимо от размера и оборота, найдется информация, которая весьма интересна другим лицам. И если такая информация покинет  стены фирмы, это может обернуться серьезными потерями для предприятия. 
Конфиденциальная информация (лат. сonfidentia – доверие) – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством. 
Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 утвержден перечень сведений конфиденциального характера. Данный перечень содержит шесть видов сведений конфиденциального характера, в том числе - коммерческая тайна. 
Информация, относящая к коммерческой тайне, имеет особую материальную ценность для организаций. Любая организация – это прежде всего ее штат и сохранение конфиденциальности ценной информации является одной из трудовых функций ее работников. Именно работники являются одним из «факторов риска» утечки такой информации. По статистике более 40 процентов сведений конкуренты получают от сотрудников интересующей их компании. 
Бизнес-разведчики сделали для себя выводы о личных качествах сотрудников, которые легко делятся своими и чужими секретами. Опыт профессионалов-вербовщиков показывает, что легче всего идут на предательство люди эмоционально неустойчивые, с низкой или наоборот завышенной самооценкой, разочарованные в своих способностях, недовольные служебным или материальным положением, хвастливые, лживые, трусливые, завистливые, эгоистичные, недисциплинированные, неаккуратные, безответственные, склонные к алкоголю и наркотикам. 
Но, как ни парадоксально, источником информации может стать любой, даже самый надежный сотрудник. Разница лишь в методах, с помощью которых от него будет получена информацию. 
Вопросы охраны коммерческой тайны в рамках трудовых отношений заслуживают особого внимания¹. 
Отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации и охраной ее конфиденциальности регулирует вступившая в силу с 01 января 2008 года ГК РФ часть IV и ФЗ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» 
С вступлением в силу части четвертой ГК РФ прекращает свое действие ст. 139 ГК РФ о служебной и коммерческой тайне. Взамен вносятся изменения в Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее – 98-ФЗ). 
Прежде всего, изменилось само понятие коммерческой тайны. Теперь она непосредственно связана с новым объектом интеллектуальной собственности - с секретом производства (ноу-хау). Так, согласно ч. 1 п. 1 Закона о тайне данный акт регулирует отношения, "связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау)". 

Секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера: производственные, технические, экономические, организационные и другие. В их числе сведения о результатах  интеллектуальной деятельности в научно-технической  сфере, а также о способах осуществления  профессиональной деятельности, которые  имеют действительную или потенциальную  коммерческую ценность в силу неизвестности  их третьим лицам, к которым у  третьих лиц нет свободного доступа  на законном основании и в отношении  которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны Для того чтобы стать объектом коммерческой тайны, ноу-хау должно отвечать следующим признакам

 http://www.bre.ru/security/10345.html

(выше не дается сокращение) в новой редакции): 
1) иметь действительную или потенциальную коммерческую ценность; 
2) быть неизвестным третьим лицам; 
3) должна быть обеспечена его недоступность для третьих лиц; 
4) правообладатель должен специально (и, по-видимому, документально) ввести в отношении ноу-хау режим коммерческой тайны. 
Коммерческая тайна подразумевает под собой конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

2.Организация  конфедициального делопроизводства.

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с  открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения  условий для сохранности и  конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным  в едином подразделении предприятия.

2.1. Виды информации и документов.

Документы, содержащие ту или  иную информацию подразделяются на секретные  и конфиденциальные. Причем, секретные  документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время  видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных  документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной  атмосферы в смысле обеспечения  их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе надо полагать уменьшится.

2.2 Виды конфедициальных  документов.

 Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты: 
   По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают: 
- нормативно-методические (НМД); 
- руководящие (РД); 
- распорядительные (РПД); 
- информационно-справочные (ИСД); 
- организационные (ОД);  
- финансово-бухгалтерские (ФБД); 
- кадровые (по личному составу) КД. 
            
                                               Рис.2. Виды конфиденциальных документов 
  

Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа  к документу. Он располагается в  правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется  гриф номером экземпляра, например, экз. №1. 
   Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства. 
  

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: 
- входящие; 
- исходящие; 
- внутренние. 

3.  Порядок работы с конфедициальными документами

3.1.Порядок работы с входящими конфиденциальными документами.

 Прием входящих конфиденциальных  документов (рис. 3) осуществляется сотрудником  конфиденциального делопроизводства.  
                    
                       Рис.3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами 
  

При этом проверяется: 
-количество листов; 
-количество экземпляров; 
-наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме). 

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных  документов - составляется акт в 2-х  экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя. 
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках. 
                      Рис.4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов. 
           

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться  штамп, в котором указывается: 
-наименование; 
-регистрационный номер; 
-дата поступления. 
  

После регистрации документы  передаются руководству фирмы для  принятия решения. 
Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. 
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4). 
   По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело. 
   Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

 
- использоваться в дальнейшем; 
- передаваться в архив на хранение; 
- уничтожаться. 
  

Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам. 
  3.2. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Работа с конфиденциальными  исходящими документами включает следующие  этапы (рис. 5):

- разработка проекта документа; 
- согласование документа; 
- подписание документа; 
- регистрация документа; 
- отправка документа. 
            
                    

Проект исходящего конфиденциального  документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и  по необходимости согласовывается  с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется  на подпись руководителю фирмы. После  подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального  делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных  руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов². 

_________________

² Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебное – практическое пособие).

3.3. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами           
                   Рис.6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами 
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7). 
                                         
  Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов. 
    При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа. 
   Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы. 
   По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна: 
-проверить наличие конфиденциальных документов; 
- определить конфиденциальные документы для архивного хранения; 
- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению. 
   Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. 
   На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы. 
   В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа. 
 
   Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.

3.4.Защита документов, содержащих коммерческую тайну

   Основная цель  защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны,  состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня  информации, составляющей коммерческую  тайну;

- ограничение доступа  к информации, составляющей коммерческую  тайну, путём установления порядка  обращения с этой информацией  и контроля за соблюдением  такого порядка;

- учёт лиц, получивших  доступ к информации, составляющей  коммерческую тайну, и (или)  лиц, которым такая информация  была предоставлена или передана;

- регулирование отношений  по использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании  гражданско – правовых договоров;

- нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций  по соблюдению режима конфиденциальности  для лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа  к носителям информации, содержащей  коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт  и сохранность документов, содержащих  коммерческую тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля  за соблюдением установленного  режима охраны коммерческой тайны³.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника  с законодательством РФ о коммерческой  тайне, предусматривающим ответственность  за нарушение режима коммерческой  тайны;

- принятие работником  обязательств по соблюдению установленного  режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника  с перечнем сведений, составляющих  коммерческую тайну предприятия,  к которым работник будет иметь  доступ;

- установление оплаты  труда работника с учётом компенсации  за взятые им на себя обязательства  по соблюдению режима коммерческой  тайны. Размер такой компенсации  устанавливается соглашением между  работником и предприятием;

_________________

³ Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство.

- создание работнику необходимых  условий для соблюдения им  установленного работодателем режима  коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны  В этих документах должны быть отражены следующие обязательства  работника:

- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну,  которые будут доверены или  станут известны при исполнении  служебных обязанностей, в том  числе в течение двух лет  после его увольнения, если иной  срок не определён трудовым  договором;

- соблюдать доведённые  до сведения работника требования  по защите коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну,  без согласия её владельца;

- не иметь никаких обязательств  перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника  не менее пяти лет после его  увольнения. Для ограничения доступа  к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный  приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под  расписку ознакомиться с приказом и  приложениями к нему.

4.Уничтожение  коммерческих документов.

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести  огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или  договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут  стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для  бумаг, небрежно разбросанные на рабочих  столах, и даже неправильно утилизированные  документы, предназначенные для  уничтожения. Поэтому так важно  уничтожать документацию без возможности  её восстановления.

Для этой цели используют специальные  устройства – уничтожители или шредеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать).

Основными характеристиками шредеров являются:

- способ резки;

- степень секретности;

- производительность;

- ширина приёмной части;

- уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка  на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности  используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения  уничтоженного документа, тем сложнее  его восстановить.

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

- персональные (для небольших  офисов, для отдельных рабочих  мест);

- офисные (для отделов,  малых и больших офисов);

- архивные (для уничтожения  больших объёмов документов).

Приложение.

На  обложке каждого документа  с  грифом «СЕКРЕТНО» и «СОВ.Секретно»  должны содержаться следующие сведения.

1. В пpавом веpхнем углу  ставится гpиф секpетности (для  этого пpедлагается изготовить  штампы соответствующих гpифов). 
2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ.  
3. Если документ имеет гpиф "СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО", pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида.  
На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдруг оторвется. Листы секретного документа нумеруются и прошиваются прочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью "ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ" (такую печать pекомендуется специально изготовить для того, чтобы постоянно не пpибегать к основной Геpбовой печати фиpмы).

На последнем листе  документа необходимо сделать следующую  надпись:

В данном документе пpонумеpовано  и пpошнуpовано _________ листов. _____________________________ (подпись ответственного лица)

Бывают случаи, когда в  специальную папку вкладываются отдельные секpетные листы, пpошнуpовать  котоpые не пpедставляется возможным. В  этом случае в папку вкладывается (вклеивается) pеестp, в котоpом учитываются все имеющиеся в папке секpетные листы. Каждый листок получает гpиф секpетности и свой инвентаpный номеp, котоpый отмечается в pеестpе по фоpме:

¦ инвент. N гpиф секpет. название дата и подпись изъятия ¦