Организация работы с входящими документами

Содержание

С.

Введение. 3

Глава 1.  Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними 5

Глава 2. Приём  и регистрация входящих документов 8

Глава 3. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов 20

Заключение 24

Библиографический список 26

Введение.

В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с  документами, иначе – документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту  тему.

Результатом документирования является документ – зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа. Таким образом, мы подошли  к одной из задач работы- т.е. выяснения  одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.

        Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до  завершения исполнения и отправки. По - моему мнению, именно входящие  документы, как первичные носители  информации, представляют собой  наибольший интерес, поэтому на  них в своей работе я и  буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные  составляющие движения (к примеру,  исходящие (отправляемые) документы;  внутренние документы) не только  не менее важны, но и без  них не может обойтись ни  один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота  входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.

В связи с тем, что документы  закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для  исследования, особенно в наше время. По причине острой нуждаемости каждого  человека в умении правильно пользоваться документами, а соответственно и  самому принимать участие в документообороте, необходимо абсолютно точно знать  те правила, установленные правовыми  нормативными актами или выработанные традицией по которым и осуществляется «движение документов».

Глава 1.  Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними

Применение любого механизма  управления предполагает использование  документов, на основании которых  запускается процесс выполнения действий и в которых отражен  результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который  представляет собой совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Каждый документ (в том  числе и входящий), применяемый  на предприятии, является составной  частью систем документооборота регламентов  или процедур. В наиболее общем  виде каждый документ имеет набор  следующих признаков:

• принадлежность документа регламенту или процедуре;

• документ, на основании которого появляется данный документ;

• документ, который необходим для появления данного документа как условие;

• документ, который появляется на основании данного документа;

• место возникновения документа;

• условие регистрации документа;

• траектория движения документа;

• место архивации документа

Однако, конкретный набор  признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого  учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.

Входящие документы являются связующим элементом действующих  на предприятии стандартов. Поэтому  система стандартов предприятия  должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

На этом основании составляется система документооборота для данного  вида работы. Система документооборота может быть представлена и в виде таблицы.

Говоря о стадиях работы с документами, можно выделить, несколько  пунктов, но, проанализировав различные  точки зрения на этот вопрос, я сделал вывод, что основными из них являются:

• прием и первичная  обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (перечень документов, регламентирующих деятельность ДОУ 

• регистрация документов;

• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение  документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение  согласования и подписания проектов документов);

• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов

Именно в соответствии с этими, выделенными стадиями, я  буду рассматривать весь процесс  документооборота. Более подробно в  следующих пунктах моей работы.

Глава 2. Приём  и регистрация входящих документов

Прием и первичная обработка  документов осуществляется централизованно  экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) 1 . (Следует иметь  в виду, что если организация документооборота проводится в условиях применения средств  вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки  документов).

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также  заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление  и сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией  или сотрудниками службы документационного  обеспечения в соответствии с  Почтовыми правилами.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов  проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие  всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к  полученным документам следует приложить  перечень выявленных дефектов. В особо  серьезных случаях повреждения  или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения  и принятия решения по данному  факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих  случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

• получена доплатная корреспонденция;

• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с  уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством  дня получения документа2. На всех входящих документах должна быть проставлена  отметка о поступлении документа  в организацию (реквизит), которая  состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные  и информационные письма, приглашения  и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено  время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

Отсюда нередко возникают  недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими  поступающую корреспонденцию, и  руководством, которое не может увидеть  выполненную работу во всем объеме. Отметка о поступлении может  проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим  штамплевателем. При этом обычно в  штампе предусмотрено место для  последующего проставления входящего  регистрационного индекса.

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

• если к письму прилагается документ (ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";

• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;

• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются  дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

В организации целесообразно  установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.

Предварительное рассмотрение документов службой документационного  обеспечения управления (ДОУ).

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям.

При этом предварительно в  службе документационного обеспечения  управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству  организации или без указания конкретного должностного лица и  структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным  подразделениям или должностным  лицам, передаются по назначению без  предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988г.

 Предварительное рассмотрение  поручается достаточно опытному  сотруднику службы ДОУ, хорошо  знающему структуру организации  и должностные обязанности сотрудников.  Эффективную помощь при предварительном  рассмотрении оказывает разработка  серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

• перечня должностных лиц и их обязанностей;

• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.  При рассмотрении поступившего документа учитываются:

• важность его содержания;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

• реальная срочность исполнения документа;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.  К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения  или непосредственно исполнителям-специалистам. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться  в день их поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время.

Сейчас, после детального рассмотрения процесса приёма документов, считаю вполне возможным перейти  к изучению всех правил регистрации  входящих документов. Итак, прежде всего  понятие непосредственно самого термина.

Регистрация документа –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения.  Можно дать и более  развернутое определение, - регистрации  как подтверждения факта создания или получения документа путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью  в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет  создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и  справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его  создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой  юридической силы, он будто бы еще  не существует. Например, приказ, постановление  и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так  как факт получения не подтвержден.

Так же из определения видно, что регистрация преследует три  цели:

учет документов,

контроль за их исполнением;

справочную работу по документам.

Учет должен производиться  в комплексе с другими мероприятиями  по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления  и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается  каждый экземпляр, в том числе  размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов (копий) осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения  и представляются руководству организации  для выборки мер по совершенствованию  работы с документами.

Контроль за исполнением  и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью  которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической  информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.1 Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших  из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства  РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем  комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается  в тексте документа или в резолюции  руководителя.

Более подробно о контроле документов будет рассмотрено далее.

Справочная работа по документам. Одна из главных целей регистрации  – создание банка данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в маленькой фирме) на основе этого  бака данных обязана за несколько  минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные  формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации может  вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного  обеспечения управления (АСДОУ).

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов.

Например, используя систему  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящую в семейство программных  продуктов "ДЕЛО", можно быстро производить поиск документа  или документов как по значению и  сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной  карточки (включая резолюции), так  и по текстам самих документов (файлов). Кроме этого при необходимости  сложный поисковый запрос может  быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в  персональных папках пользователей  или распечатать в виде перечня.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести: печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные  письма и телеграммы;

прейскуранты; пригласительные  билеты; программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в  организации один раз: создаваемые  – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих  документов проставляется дата и  индекс поступления в регистрационном  штампе.  При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно  дополнять индексами по номенклатуре дел (см Приложение3), классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в  местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация –  в плановом отделе, снабженческая  – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы  регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

• Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления

заголовок к тексту (краткое  содержание документа);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• код по тематическому классификатору;

• ключевые слова;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные сроки исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);

• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных  реквизитов в случае необходимости  может быть дополнен. При этом порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах определяется самой организацией.

Глава 3. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса  решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно  решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной  организации подразделением или  группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения  управления (ДОУ), в небольшой организации  – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов –  это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением  документов может быть возложен и  на сотрудника, не состоящего в штате  службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников  или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением  документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.