Организация секретарского обслуживания. 2

     

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

«РУБЦОВСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ»

 

 

 

 

 

          

                                          

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

 

 

 

 

                                                   

                                                                                      Выполнил:

                                                                                      студент IV курса 471 гр. ЗО

                                                                                      специальности 032002

                                                                                      шифр_______

                                                                                      _______________________

                                                                                      _______________________

 

                                                                                      Проверил:

                                                                                      преподаватель

                                                                                      общепрофессиональных  и

                                                                                      специальных дисциплин

_________ Л.В.Самогарова

  (подпись)

 

 

«____» __________2012г.

 

 

                                                                                                              

                                                                                                                                                                 

 

 

                                                                                      

 

                                                  

                                                   

                                                      Рубцовск, 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………………………2

1.Профессия секретарь…………………………………………………………………….3

1.1 История развития секретарских  служб………………………………………………3

1.2 Роль секретаря в структуре  документационного обеспечения……………………..6

1.3 Категории секретарей………………………………………………………………….7

2. Организация бездокументарного  обслуживания……………………………………...11

2.1 Рабочий день секретаря………………………………………………………………..11

2.2 Ведение телефонных переговоров…………………………………………………….12

2.3Работа секретаря в приемной…………………………………………………………..14

2.4 Прием посетителей, встреча  делегаций……………………………………………....16

2.5 Подготовка и техническое  обслуживание совещаний и конферентных  мероприятий………………………………………………………………………………..17

2.6 Организация и проведение  приемов……………………………………………….....21

2.7 Подготовка и проведение переговоров……………………………………………….25

2.8 Организация и проведение  презентаций………………………………………….......27

2.9 Подготовка командировок………………………………………………………..……28

3. Работа секретаря  с конфиденциальной информацией  ………………………..………29

3.1 Конфиденциальная информация  и ее защита………………………………………...31

3.2 Сведения относящиеся  к коммерческой тайне………………………………….……33

4. Применение новых  технологий в секретарском обслуживании………………….......34

4.1 Системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота…………………………………………………………………………..34

4.2 Технические изменения  в области коммуникативных функций…………………….36

4.3 Эффективность автоматизации  работы секретаря……………………………………38

Список используемой литературы………………………………………………………...39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Секретарь – первый, с  кем встречается посетитель, приходя  в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через  него идет прием посетителей и  ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать  все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей  работе. В инструкции определены место  секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная  (в литературе обычно называемая  бездокументным обслуживанием). К  этому виду деятельности обычно  относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для  того чтобы знать, как ее выполнить  и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает  весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий  и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать  профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Профессия секретарь

 

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально  означало доверенное лицо.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

 

1.1История развития секретарских служб

Слово «секретарь» появилось еще в средневековье и в переводе с латыни первоначально означало «доверенное лицо».

Днем рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нем впервые шла речь о «секретарском чине».

В 1840 году в России появились первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей.

С течением времени руководители стали предъявлять к секретарям требования, которые вызвали необходимость специальной подготовки. И в 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы. В США подобные учебные заведения появились только в 1879, в Англии и Франции - в 1900 - 1907 годах.

Начиная с 1884 года в России издавалось 8 специализированных журналов для секретарей. Повышать свою квалификацию личные секретари могли также на различных курсах. Из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно было узнать о том, что требуется от личного секретаря.

В начале 20-х годов XX века профессия секретаря переживала особенно бурное развитие, так как должности секретаря в составе советского государственного аппарата придавалось большое значение.

Однако расцвет профессии секретаря в советской России был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их только как «канцелярско-технических специалистов». Затем секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая - помощники-референты (с элементами творческой работы) и вторая - секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. В результате престиж профессии секретарей оказался надолго утраченным.

Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От ее представителей потребовались многогранные знания и высокий уровень профессионализма.

Но в конце 80-х - начале 90-х годов, с появлением в нашей  стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение». Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой  секретарь. И вот появляется новый  тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся покровительством своего начальника, что чаше всего, сопровождающая его на приемах и презентациях, потому что владеет иностранными языками и хорошо знает основы этикета.

 

В Квалифицированном  справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих (от 21 августа 1998 года) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

 

В 2000 году появляется должность  секретаря  приемной руководителя, а к профессиональным требованиям  добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями.

 

Современный секретарь  может сделать вывод о том, что ему,  как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые и личные качества.

 

   1.2  Роль  секретаря в структуре  документационного  обеспечения управления

 

Секретарь - одна из самых  распространенных профессий  на современном  рынке труда. Без  секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

 

За  последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. Если недавно  секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

 

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и  рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

 

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского  персонала очень разнороден.

В Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. © 37) должность  секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое  разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к  образованию, опыту работы и навыкам.

Управленческий  персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в  основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

 

 1.3   Категории секретарей

 

Оператор  на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает  телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки  о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению  руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями  сторонних организаций. Технический  секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной  почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором  и диспетчером работы офиса.

 

Новая  разновидность секретарской профессии  получила название секретаря-референта.

 

Как известно, секретарь  и референт - достаточно различные  разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который  организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует  ситуацию и принимает участие  в разработке стратегии и тактики  деятельности фирмы.

 

Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

 

Секретарь-референт - это  доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией  и освобождающее своего шефа от текущей  работы, чтобы дать ему возможность  сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря  работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

 

Секретарь-референт - это  профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности  современного секретаря-референта  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции  по документационному  обеспечению  управления;

- функции  по так  называемому бездокументному обслуживанию  руководителя.

 

Выполняя  функции  по документационному обеспечению  управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции  по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место  секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими  затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая  его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

 

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

 

Часто секретарские функции  по бездокументному обслуживанию руководства  определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

 

Работа  секретаря-референта  современной  российской фирмы имеет  свою специфику:

 

- большое  разнообразие  задач со значительными  различиями  в них по степени  сложности, важности и т. д.;

- весьма  насыщенный  рабочий день;

- необходимость  выполнять  параллельно несколько  работ;

- постоянные  сверхурочные, незапланированные задания,  необходимость  в случае срочной  работы  задерживаться после окончания   рабочего дня;

- особые  условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.  п.

Специфика и сложность  секретарского труда  связана  и с тем, что секретарь  всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что "секретарь - лицо фирмы". Секретарь-референт - профессия  обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно  занимают женщины, которым более  свойственно реализовываться в  качестве помощника.

В связи  с изменением места секретаря  в структуре управления современной  фирмой появились и более высокие  требования к уровню образования  секретаря-референта, его профессиональной эрудированности,  коммуникабельности, способности решать разнообразные  деловые задачи.

 

Сегодня профессия секретаря-референта требует  от человека высокой  подготовленности, целого комплекса личностных и деловых качеств,обусловленных спецификой секретарского труда.

 

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К  соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

 

Профессиональный  секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными  деловыми и личными качествами.

 

Профессиональные  знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно  разделить на три группы:

 

1. Знания, необходимые для документационного  и информационного обеспечения  руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

 

- нормативно-методические  документы по документационному   обеспечению управления,

- основные  принципы  организации документооборота,

- основы  архивного  дела,

- основные  прикладные  программы,

- русский  язык,

- один  или несколько  иностранных языков (в зависимости  от профиля деятельности  фирмы).

На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

 

- составлять  и оформлять  основные виды  и разновидности управленческих  документов;

- рационально  организовать  работу с управленческими   документами, вести архив;

- находить, систематизировать  и хранить  информацию;

- пользоваться  пишущей  машинкой, персональным  компьютером,  принтером, другими  средствами составления, изготовления, копирования документов.

Знания, необходимые для  коммуникативного  обеспечения деятельности фирмы  и ее администрации:

- правила  ведения  деловой беседы;

- принципы  организации  приема посетителей,  совещаний, деловых поездок;

- современные  средства  связи;

- основы  профессиональной  этики.

На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

 

- вести  деловые  беседы и телефонные  переговоры;

- организовать  совещания,  презентации, служебные  поездки;

- пользоваться  современными средствами связи;

- организовать  прием  посетителей;

- планировать  свою  работу, планировать и беречь  время руководителя.

 

Знания, связанные с  основными направлениями  деятельности фирмы, ее внутренней  структурой и  внешними связями:

 

- принципы  организации управленческого труда,  правовые основы управления;

- основы  административного,  трудового и  хозяйственного  права;

- правовые  акты и  положения, регламентирующие  деятельность  фирмы и ее сотрудников.

На  основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

 

Дополнительно можно  сказать о тех специальных  познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

 

Ученому секретарю необходимо знать:

 

- научные  проблемы  соответствующей области  знаний, науки и техники;

- направления  развития  экономики в конкретной  сфере  деятельности учреждения;

- отечественные  и  зарубежные достижения в  аналогичной  области знаний;

- установленный  порядок  организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения  в жизнь научных исследований  и разработок, а также их патентование;

- действующее  законодательство, регулирующее защиту  авторских  прав и патентов;

- методы  организации  труда научных работников  и управления научными исследованиями  и разработками и др.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь  выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его  работа отличается от работы других секретарей, прежде всего  высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных  языков и безупречным знанием  компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески  одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью  положиться при выполнении поручений  любой сложности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Роль секретаря  по бездокументному  обслуживанию

 

Эффективность труда во многом зависит  от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

 

Профессия секретаря  требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему  может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых знаний не требуется.

Однако это  далеко не так. Профессия  секретаря  относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических  операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке  устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний  и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в  работе секретаря является хороший  деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

 

Условно обязанности  секретаря  можно разделить на работу по документному и бездокументному  обслуживанию руководителя. К операциям  по бездокументному  обслуживанию относятся такие, как  выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.