Организация секретарского обслуживания. 3

3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Секретарь- это работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

СЕКРЕТАРЬ - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, то есть секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, так как именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Он должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

Целью написания контрольной работы  является анализ работа секретаря по оформлению документов и организации работы с ними.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

      исследовать функцию секретаря в структуре управления.

      рассмотрение организацию работы с документами.

      проанализировать оформление документов.

Для написания данной работы были использованы:

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов, Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[1]. 

Основные правила работы архивов организаций, которые являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами[2].

Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов., в которых прописаны рекомендации оформления документов[3].

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536. Устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами[4].

Так же в данной работе использованы учебные, методические и практические  пособия:

Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов, учебно-практическое пособие, содержащее полнотекстовые версии наиболее важных деловых документов. Дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия[5]. 

Гойхман О. Я. Теория и практика референтской деятельности, Данное учебное пособие - первый опыт комплексного обучения референтов. Рекомендации, как быстро читать, внимательно слушать, грамотно писать и красиво говорить, соблюдать протокольные требования[6].

Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы), в которой описывается деятельность секретарского обслуживания[7].

При работе над темой была изучена статья:

Санкина, Л. В. Должностная инструкция секретаря-референта фирмы, в которой четко описывается должностная  инструкция секретаря[8].

Данная работа состоит из введения, трех глав, списка источника и литературы, заключения и приложения.

1.      СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Требования, предъявляемые секретарю

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления:

      административное, трудовое и хозяйственное право;

      законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы управления:

      систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

      принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

      отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

      функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

      Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда:

      нормативно-методические документы по информационно-доку-

      ментационному обеспечению управленческой деятельности;

      нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

      Вычислительную и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

      методы создания и оформления документов;

      организацию работы с документами;

      Архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

      Обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы): У   оказать помощь в планировании рабочего дня;

      организовать рабочее место руководителя;

      вести сроковый контроль за поручениями руководства;

      организовать командировку.

      Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы): документное; бездокументное; уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).

      Организовать прием посетителей.

      Устанавливать контакты.

      Организовать и обеспечить работу совещания.

      Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ.

      Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).

      Оперативно размножать документы.

      Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).

      Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

      Вести архив.

1.2. Организация работы секретаря

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной традиционно размещается рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно было созидать всех входящих.

В помещении обязаны находиться лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы.

Мебель для гостей должна находиться в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он обязан иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы.

Принципиальным частей организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики обязаны просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в других ящиках обязаны быть разные особые приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Нужно постоянно и строго смотреть за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

1.3.    Должностная инструкция секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками.

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:

      Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению.

      Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

      Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

      Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.

      Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

      Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

      Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

      Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

      Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.

      Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Он должен знать;

      постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

      Государственную систему документационного обеспечения управления;

      стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

      структуру предприятия, учреждения, организации;

      организацию делопроизводства;

      схемы документооборота;

      порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;

      сроки и порядок сдачи дел в архив;

      системы организации контроля за исполнением документов;

      оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

      основы экономики, организации производства, труда и управления;

      законодательство о труде;

      правила внутреннего трудового распорядка;

      правила и нормы охраны труда .

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике, изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

      Общие положения

      Функции

      Должностные обязанности

      Права

      Ответственность

      Взаимоотношения (связи по должности)

Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.

Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках*. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:

У предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;

организации приема и определения приоритетности приема посетителя;

У       "фильтрации" телефонных звонков;

      контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;

      контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;

У      доступа к информации;

      запроса информации и документов для руководителя;

      представлять свою организацию и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря". Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику (Приложение №1).

2.      ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

2.1. Понятие о документообороте

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

      входящие (поступающие) документы;

      исходящие (отправляемые) документы;

      внутренние документы.

Каждый из документом имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

      регистрация;

      контроль за исполнением;

      информационно-справочная работа;

      исполнение документов и отправка.

2.2.     Прием и первичная обработка документов

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства или секретарем учреждения. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме.

На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ или секретарю, где в регистрационно-контрольной форме вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

1.                  Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

2.                  Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3.                  Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

4.                  Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.                  Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.