Организация тендеров в Республике Беларусь

ВВЕДЕНИЕ

Проведение тендера как  способ выбора наиболее адекватного  решения стоящей перед компанией  задачи, в последнее время становиться распространенной практикой.

Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а  сами тендеры – все более прозрачными.

Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам.

Первая из них – это  корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок. Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера.

Вторая причинна – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.

Например, компания  «Х» планирует изменить схему продвижения на рынок своего продукта. Если специалисты компании знают, какой  результат считается желаемым, какие сроки и цены были бы приемлемы для компании, то они объявляют тендер между различными маркетинговыми агентствами.

Разновидности тендеров:

Первая разновидность  тендера – это «тендер цены».

В этом случае заказчик точно  знает, какие виды работ и в  каком объеме потребуются ему  для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам  работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам  – и главное по цене. Этот вид  тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между  подрядчиками производиться главным  образом по цене.

Второй вид тендеров –  это так называемый тендер «открытых  решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.

В этом случае компания в  описании условий тендера (брифе) указывает  проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники –  со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает  гораздо больший разброс по ценам  и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в  случае сложных решений) становиться  двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Целью данной контрольной  работы является поэтапное наблюдение за процессом прохождения тендера.

Задачи можно обозначить следующим образом:

- рассмотреть процесс  подготовки, проведения тендера;

- изучить предмет закупки;

- рассмотреть методы оценки  тендерных предложений.

Объект выполняемой работы – ОАО «Могилевоблпищепром».

Предметом являются процессы разработки, подготовки, проведения тендеров.

1. Характеристика предприятия, органа управления закупочной деятельностью.

На предприятии производятся вина плодовые по СТБ 950-2006 «Вина плодовые крепленые ординарные и виноматериалы  плодовые крепленые ординарные обработанные. Общие технические условия», вина плодовые улучшенного качества по СТБ 1695-2006 «Вина плодовые крепленые улучшенного качества и специальной технологии и виноматериалы плодовые крепленые марочные, улучшенного качества и специальной технологии обработанные. Общие технические условия», вина виноградные по ГОСТ 7208-93 «Вина виноградные и виноматериалы виноградные обработанные. Общие технические условия». Вся вырабатываемая на данной момент продукция подлежит обязательной сертификации и сертифицирована в установленном порядке. Доля сертифицированной продукции в общем объеме промышленного производства составляет 100% .

С целью обеспечения гарантии безопасности, повышения качества и  конкурентоспособности нашей продукции, укреплению экономического потенциала предприятия, решения задач по дальнейшему  укреплению доверия потребителей к  нашей деятельности, повышения их удовлетворенности на предприятии  была разработана и внедрена система  менеджмента качества по СТБ ИСО 9001 – 2001 под № BY/112 05.01.0080 0981. Срок действия сертификата до 17 августа 2013г.

Предприятие было основано в 1865 году как пивоваренный завод. В  годы Великой Отечественной войны  предприятие было разрушено. В 1952 году начато строительство нового пивоваренного  завода, который был введен в эксплуатацию в 1964 году.

В 1986 году произошло слияние  пивоваренного и винодельческого  заводов, был организован Могилевский  завод напитков. 1 сентября 1997 года было создано Государственное производственное объединение путем слияния Могилевского завода напитков и ГПО «Могилевоблпищепром». В июне 2001 года производственное объединение преобразовано в унитарное коммунальное производственное предприятие.

Решением Могилевского областного исполнительного комитета от 26 декабря 2001 г. № 28-9 путем преобразования унитарного коммунального производственного  предприятия пищевой промышленности «Могилевоблпищепром» в соответствии с законодательством об акционерных обществах, о разгосударствлении и приватизации государственной собственности в Республике Беларусь было создано Открытое акционерное общество «Холдинг «Могилевоблпищепром».

Учредителем Общества являлся  Могилевский областной исполнительный комитет.

Целью деятельности Общества является хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли.

Общество является коммерческой организацией – юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать, штампы, бланки со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), расчетный  и иные счета в учреждениях  банков.

Общество осуществляет внешнеэкономическую  деятельность в соответствии с действующим  законодательством.

ОАО «Могилевоблпищепром» осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим в Республике Беларусь законодательством, нормативными актами, решениями Могилевского областного Совета депутатов, Могилевского облгоррайисполкомов, решениями ГО «Могилевагропищепром» и устава ОАО «Могилевоблпищепром».

Основными видами производственной продукции ОАО «Могилевоблпищепром» является: вино плодово-ягодное ординарное, вино плодово-ягодное улучшенного качества, вино виноградное и напиток безалкогольный. Вино плодово-ягодное и виноградное фасуется в стеклянную бутылку емкостью 0,5 и 0,7 л, напиток б/а разливается в кеги емкостью 30 и 50 л. Начиная с декабря 2008 года вино виноградное разливается в кеги емк. – 50 л.

Мощности предприятия:

вино плодово-ягодное  – 411 тыс. дал;

вино виноградное – 100 тыс. дал.

Напиток безалкогольный выпускается  на неспециализированных мощностях.

Госстандартом Республики Беларусь в 2007 году ОАО «Могилевоблпищепром» выдан сертификат соответствия системы менеджмента качества производства вин плодовых и вин виноградных требованиям СТБ ИСО 9001-2001.

МОДЕЛЬ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРОЦЕСОВ СМК

ПП  01-07 – процесс управления системой менеджмента качества;

ПП 02-07 – процесс управления технологическими энергетическим оборудованием, обеспечением энергетическими ресурсами  и водой;

ПП 03-07 – процесс маркетинга и реализации продукции;

ПП 04-07 –процесс закупки  сырья и вспомогательных материалов

ПП 05-07 – процесс производства вин плодовых, вин виноградных, пива и напитка безалкогольного

  - номера процессов;  ПП – паспорта процессов.

Организационная структура  отдела разрабатывается начальником  отдела, изменяется и утверждается приказом ректора. В состав отдела входят:

• начальник отдела;

• инженер по снабжению;

• специалист по организации закупок;

• агент по снабжению;

• заведующий складом;

• кладовщик.

Основными задачами отдела материально-технического снабжения  являются:

– обеспечение структурных подразделений Университета материально-техническими ресурсами для обеспечения учебного процесса и нормального функционирования структурных подразделений;

– обеспечение соблюдения установленного действующим законодательством порядка осуществления закупок товаров (работ, услуг);

– обеспечение порядка учета, распределения и хранения товарно-материальных ценностей, установленного нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также локальными нормативными актами;

– подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов.

– организация рационального использования материально-технических ресурсов;

– осуществление эффективного использования финансовых средств, выделяемых на закупку товарно-материальных ценностей и других материальных ресурсов;

– организация учета снабженческих и складских операций;

– обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и других материальных ресурсов;

– постоянное совершенствование работы отдела на основе реализации целевых программ и современных информационных технологий;

– участие в разработке и организации перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения университета;

– обеспечение здоровых и безопасных условий для подчиненных работников.

В соответствии с основными  задачами отдел материально-технического снабжения выполняет такие функции, как:

– обеспечение подразделений Университета материально-техническими ресурсами для обеспечения учебного процесса и нормального функционирования подразделений;

– разработка Годового плана государственных закупок товаров (работ, услуг);

– разработка плана закупок товарно-материальных ценностей за внебюджетные средства;

– создание запасов товарно-материальных ценностей, необходимых для текущих нужд Университета;

– согласование   условий  и  сроков  поставок   материальных ресурсов;

– доставка и прием товарно-материальных ценностей от поставщиков на склад;

– организация рационального хранения, учета, подготовки к выдаче и выдачи товарно-материальных ценностей материально ответственным работникам подразделений Университета;

– согласование существенных условий договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг;

– анализ возможностей и целесообразности установления долгосрочных хозяйственных связей по поставкам товарно-материальных ценностей;

– изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях субъектов хозяйствования с целью выявления возможности приобретения товарно-материальных ценностей;

– разработка и внедрение мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением;

– организация работы складского хозяйства;

– определение потребности в транспортных средствах при получении и доставке товарно-материальных ценностей на склад;

– осуществление закупок товаров (работ, услуг) на конкурсной основе в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

– создание и поддержание в рабочем состоянии информационной базы данных, содержащей сведения о производителях, поставщиках товарно-материальных ценностей, необходимых для нужд Университета;

– обеспечение учета движения товарно-материальных ценностей, принятие участия в проведении их инвентаризации;

– достоверное составление и своевременное представление отчетности;

– контроль за правильностью предъявленных поставщиками к акцепту счетов и других расчетных документов и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты;

–  участие в работе конкурсной комиссии по закупкам;

– реализация Политики и целей Университета в области качества в пределах своих полномочий, соблюдение порядка учета и исполнения документов системы менеджмента качества, осуществление сбора, накопления, хранения и анализа данных о качестве по выполняемой работе;

– разработка и реализация корректирующих мероприятий по устранению выявленных замечаний и отклонений, выявляемых внутренними и внешними аудитами системы менеджмента качества.

Взаимодействие материально-технического отдела со структурными подразделениями  представлено в приложении А.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРЕДМЕТА ЗАКУПКИ И ПОДГОТОВКА СПЕЦИФИКАЦИЙ

Закупка (процедура закупки)  – процесс определения поставщика с целью 

заключения с ним договора для удовлетворения потребностей Заказчика  в

товарах, работах, услугах с необходимыми показателями цены, качества и

надежности. Любая закупка предполагает наличие как минимум двух сторон:

1-продавец-организация или  ИП, реализующий товары и оказывающий услуги покупателю по договору купли-продажи.

В качестве продавцов могут  выступать:

- непосредственные производители

- посреднические структуры

2-покупатель:

- домашние хозяйства –  основная экономическая функция- личное потребление; источник финансирования- зарплата и доходы от собственности. Данный рынок называют потребительским;

- предприятия и организации- основная экономическая функция- производство товаров, работ, услуг; источник финансирования- выручка предприятия, средства фондов;

- органы ГУ- функция- ГУ страной и регулирование экономики на различных уровнях; осн источник фин-ния бюджет.

Особенности организаций (предприятий) в качестве покупателей:

А) Покупатель как правило не единичное лицо, а определённая совок-ть специалистов со своими функциями, правилами, ответственностью и взаимосвязями;

Б) Покупатель не однороден, т к у отдельных специалистов различные функции, квалификация, уровень  компетенций, мотивация.

Предмет закупок- всё разнообразие продуктов, обращающихся на рынке, в том числе и мировом. Они могут иметь как вещественно-материальную форму, так и форму нематериальных ценностей.

Торговые операции между  участниками осуществляется на основе заключаемых сделок. Сделки оформляются  договорами (контрактами).

В настоящее время в  соответствии с действующим законодательством  в Республике Беларусь существуют следующие  виды процедур, представленные в таблице.

Открытый конкурс –  способ выбора поставщика, при котором  заказчик информирует о проводимом конкурсе путем открытого размещения извещения о проведении конкурса. Извещение обычно публикуется в  специализированных изданиях (в т.ч. и электронных), часто – на интернет-сайте заказчика, иногда – в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации.  При этом предусматривается возможность представить свои конкурсные предложения всем заинтересованным претендентам.

Конкурс проводит сам заказчик или уполномоченный им организатор. Все требования к закупаемой продукции  и квалификации поставщиков, а также  критерии выбора победителя и процедура  проведения конкурса детально прописываются  в конкурсной документации, которая  распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

До истечения срока  подготовки предложений, определенного  в конкурсной документации, участники  конкурса представляют свои заявки, оформленные  также в строгом соответствии с ее требованиями. Если на конкурс  подана всего одна заявка, он считается  несостоявшимся.

Представители всех поставщиков, представившие конкурсные заявки,  приглашаются на публичную процедуру  вскрытия предложений, в ходе которой  оглашаются участники конкурса и  их ценовые предложения.

Конкурсная комиссия, привлекая  при необходимости экспертов, проводит оценку всех заявок на предмет соответствия требованиям конкурсной документации. После чего из удовлетворяющих конкурсных предложений и на основании критериев, определенных в конкурсной документации, определяется победитель, с которым  проводятся переговоры с целью заключения контракта.

Если переговоры не заканчиваются  успехом, организатор конкурса проводит их с поставщиком, сделавшим следующее  по выгодности предложение. В некоторых  случаях проводится процедура предварительной  квалификации – когда из поставщиков, желающих принять участие в конкурсе, отбираются только удовлетворяющие  требованиям заказчика.  

 Несмотря на положительные  аспекты открытых конкурсов, у  них есть и недостатки:

- длительность проведения

- значительные затраты заказчика по планированию конкурсов, подготовке конкурсных документов, рассмотрению конкурсных предложений и выявление победителей

- существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые затраты на приобретение конкурсной документации и получение ими необходимых гарантий, за которые банки берут плату.

Путем открытых торгов размещают  заказы на стандартное и универсальное  оборудование, товары, работы и услуги.

Закрытый конкурс предполагает ограниченное заказчиком число участников. В случае его проведения публикация приглашения не проводится. Заказчик персонально приглашает к участию  в торгах всех известных ему поставщиков  и исполнителей, которые, по его мнению, способны справиться с контрактом.

Закрытый конкурс обычно проводится в случаях, если:

• продукция имеется в наличии только у ограниченного числа поставщиков, или ограниченное число поставщиков имеет квалификацию, устраивающую заказчика;

• продукция закупается для нужд безопасности или закупка носит закрытый (конфиденциальный) характер.

По времени закрытые торги  менее длительные, но они редко  приводят к значительному снижению цены. Организаторы закрытого конкурса обязаны обосновать его выбор  и осуществить согласование его  проведения с вышестоящим органом  власти. Сведения о результатах закрытого  конкурса не публикуются в открытой печати и не представляются участникам.

Двухэтапные торги проводятся обычно в случаях, когда:

• заказчику необходимо провести переговоры с поставщиками в целях определения их возможности обеспечить выполнение контракта;

• нет возможности составить достаточно подробные технические спецификации товаров или работ, определить характеристики услуг и поэтому необходимо предварительное изучение существующих на рынке предложений;

• закупается оборудование, техническое совершенствование которого происходит быстрыми темпами, и заказчик может не иметь полной информации о самых последних разработках;

• закупаются сложные товары (работы, услуги).

На первом этапе в составе  приглашения на участие описывается  в самом общем виде предмет  закупки. В ответ на это приглашение  потенциальные претенденты подают предложение, содержащее технические, качественные или иные характеристики предлагаемых товаров, но без указания цены. Заказчик может проводить переговоры с любым участником и, по завершению этапа, в конкурсную документацию могут  быть внесены изменения и дополнения.

На втором этапе поставщики представляют окончательное техническое  предложение, составленное с учетом изменений конкурсной документации, с указанием цены и всей требующейся  информации. Предложения оцениваются  аналогично процедурам, используемым в открытых торгах.

Двухэтапная процедура предусматривает  возможность внесения инициатором  изменений в конкурсное условие  по результатам первого этапа, проведения индивидуальных переговоров с претендентами, а претендент может уточнять, дополнять  и изменять содержание своих конкурсных документов.

Кроме данных видов конкурсов  в белорусском законодательстве имеются двухэтапный конкурс с процедурой предквалификации и конкурс-редукцион.

Двухэтапный конкурс с процедурой предквалификации. Зачастую недостаточно квалифицированный поставщик, сделавший формально лучшее предложение, не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне. Кроме того, процесс оценки конкурсных заявок занимает значительно больше времени по мере роста их количества. Поэтому целесообразна оценка поставщиков до этапа подготовки конкурсных предложений. Для этого вводится самостоятельная процедура предквалификации. Ее задачами является определение технических, организационных, экономических возможностей потенциальных претендентов. После проведение предквалификации среди отобранных претендентов проводится конкурс по правилам, установленным для открытых процедур.

Конкурс-редукцион. Кроме рассмотренных ранее разновидностей торгов во многих странах используются аукционы. Изначально они использовались для продажи дорогостоящих предметов и ценностей, а также ограниченных в числе ресурсов. Однако право на заключение контракта позже становится предметом аукциона. Выделяют следующие разновидности аукциона:

1. Прямой аукцион (английский)

2. Обратный аукцион (голландский)

3. Редукцион – «аукцион наоборот», при котором продавцы торгуются, кто из них готов уступить заказчику свой товар на более выгодных для последнего условиях. В процессе проведения редукциона в качестве критерия выступает только цена.

Конкурс-редукцион – это открытый двухэтапный конкурс с применением редукциона. Это такой способ выбора поставщика, при котором проводятся торги по снижению цены конкурсных предложений участников.

На первом этапе участники  подают предварительное конкурсное предложение, а на втором – окончательное, содержащее только цену.

Редукцион проводится на втором этапе после вскрытия конвертов с окончательными ценовыми предложениями, в случае, если на конкурс поступило не менее двух предложений.

Применение редукциона как способа размещения заказов на поставку продукции возможно в случаях, если:

1) имеется функционирующий рынок поставки данной продукции;

2) заказчику известно не менее пяти потенциальных участников;

3) сравнивать продукцию можно только по цене.

Обычно правительство  устанавливает перечень товаров (работ, услуг), удовлетворяющих требования редукциона. Перед началом редукциона участники представляют конкурсной комиссии запечатанные конверты с указанием минимальной цены, ниже которой торговаться прибывший участник не вправе. Конверты вскрываются после определения поставщика, предложившего наименьшую цену договора. Победителем становится участник, предложивший наиболее низкую цену договора при условии, что эта цена не ниже минимальной цены, указанной в конверте. При проведении редукциона заказчик осуществляет его аудио-, видеозапись и ведет протокол.

Двухэтапный редукцион может быть открытым и закрытым.

Поскольку масштабы и условия  закупок бывают очень разнообразны, а также имеются некоторые  недостатки конкурсных торгов, в некоторых  случаях более эффективными могут  оказаться иные процедуры закупок  – упрощенные процедуры, являющиеся облегченным вариантом открытых конкурсных процедур, применяющиеся  в случаях, когда использование  конкурсных процедур не позволяет достичь  большей эффективности. Существуют следующие виды упрощенных процедур:

Запрос ценовых предложений  – это способ выбора поставщика, основанный на сопоставлении цен  торговых предложений на однотипную продукцию, полученных от нескольких поставщиков.

Данная процедура похожа на конкурс, но:

1) организатор не имеет никаких обязательств перед участниками;

2) форма представления предложений менее формализована.

Заказчик не разрабатывает  конкурсную документацию, а направляет запрос, в котором можно ограничиться описанием ожидаемого от поставщика результата или же сформулировать общие  спецификации закупаемых товаров.

Запрос ценовых предложений  должен содержать следующую информацию:

1) полное наименование, сведения об организационно-правовой форме, фамилию, имя, отчество ответственного лица,  место нахождения, адрес электронной почты, номер контактного телефона;

2) подробное описание предмета закупки, его количество (объем), сроки и место поставки (выполнения, оказания);

3) источник финансирования закупки;

4) сроки, место и порядок представления ценовых предложений;

5) расчет цены ценового предложения, включая указание на то, должна ли цена, кроме стоимости самих товаров (работ, услуг), содержать расходы на транспортировку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов, сборов и других обязательных платежей в республиканский и (или) местные бюджеты, в том числе государственные целевые бюджетные фонды, государственные внебюджетные и инновационные фонды;

6) наименование валюты, используемой для указания цены ценового предложения;

7) наименование валюты, которая будет использована для оценки ценовых предложений, а в случае использования нескольких критериев оценки – их перечень, удельный вес, способ оценки.

Оценка ценовых предложений  осуществляется при:

• наличии не менее двух таких предложений;

• соответствии этих предложений требованиям запроса ценовых предложений;