Организация труда руководителя. 2

ТЕМА 5 Организация  труда руководителя

План

1.  Особенности труда руководителя и современные требования к его организации

Труд руководителя - это вид трудовой деятельности, операции и работы по выполнению административно-управленческими работниками функций управления в организации.

Однако административно-управленческие работники в отличие от рабочих сами непосредственно не воздействуют на предмет труда, т. е. своими руками (с использованием средств труда) не производят материальных ценностей. Они создают необходимые организационно-технические и социально-экономические предпосылки для эффективного труда людей, непосредственно занятых выполнением производственных (коммерческих) операций.

Следовательно, чем выше качество выполнения управленческих функций, тем надежнее и эффективнее будет  функционировать производственный объект.

Таким образом, предмет труда руководителя – это информация, которую он использует для принятия решений. Орудия труда руководителя – средства работы с информацией.

Особенности труда руководителя следующие:

1. Отсутствует непосредственное  участие в создании материальных ценностей, но предусматривается активное участие в организации производства.

2. Умственный характер  деятельности.

3. Нелимитированный характер  труда.

4. Отсутствует четкое  завершение работы.

5. Работа сложно поддается  количественному учету.

6. Повышенные нервно-психологические  нагрузки, связанные с управлением  людьми и принятием ответственных  решений.

7. Предусматривается  выполнение множества всевозможных  операций в течение рабочего  дня.

8. Предусматривается  принятие множества решений за короткий период.

 Особенность труда  руководителя заключается в многоаспектности  его деятельности. Это:

1. Экономический аспект  – в процессе управления происходит  координация материальных и трудовых  ресурсов для достижения целей.

2. Социально – психологический аспект – построение системы власти, которая определяет отношение менеджера с исполнителями. Формирование традиций, обычаев, норм поведения в организации.

3. Правовой аспект  – менеджер отражает структуру  государственной и местной власти, а так же действующее законодательство.

4. Организационно –  технический аспект – рациональная  оценка ситуации, выбор целей  и задач, построение системы  мотивации персонала и системы  контроля.

Наиболее характерными операциями труда руководителя, встречающиеся прежде всего в процессе выработки и принятия управленческих решений являются:

- постановка задачи;

- поиск информации вручную и с использованием компьютеров;

- анализ информации;

- группировка информации (вручную или с использованием компьютера);

- простейшие расчеты без компьютера;

- расчеты с применением компьютера;

- подготовка решений;

- принятие решений индивидуально;

- принятие решений коллегиально;

- оформление документов, составление писем и т. д.

Конечный продукт труда руководителя - решения, определяющие меры управляющих воздействий на объекты. Но не все решения, а только реализованные. Результаты труда руководителя в целом должны оцениваться не по количеству изданных распоряжений или документов, а по их влиянию на деятельность всего коллектива организации или ее подразделения.

В связи с разделением  управленческого труда результат  труда руководителя, как правило, выражается через итоги производственно-хозяйственной  и иной деятельности организации  или подразделений (например, выполнение плана по прибыли, рост числа клиентов и т.п.), а также через социально-экономические условия труда подчиненных ему работников (например, уровень оплаты труда, мотивированность персонала и т.п.).

При выборе показателей, характеризующих ключевые, основные результаты труда руководителей и специалистов, следует учитывать, что они:

- оказывают непосредственное  и решающее влияние на результат  всей деятельности организации;

- занимают значительную  часть рабочего времени персонала;

- составляют по крайней  мере 80 % всех результатов;

- приводят к достижению  целей организации или подразделения.

В таблице 1 приведен примерный  перечень количественных показателей  – критериев оценки результативности труда по некоторым должностям руководителей  и специалистов.

Таблица 1

2. Характеристика организации

Наименование  предприятия: магазин РУПСП «Птицефабрика «Дружба».

Магазин № 5 ОАО «Птицефабрика «Дружба» принадлежит самой птицефабрике и находится по адресу: 225316, Брестская область, Барановичский р-н, п. Жемчужный.

Основной целью магазина является получение прибыли, а также  удовлетворение запросов потребителей.

Магазин является неспециализированным, так как реализует: продовольственные и непродовольственные товары.

Продовольственные товары составляют 92% в структуре всего  розничного товарооборота.

К продовольственным  товарам относится, в первую очередь, продукция ОАО «Птицефабрика «Дружба», а также молоко и кисломолочная продукция, творог и творожная продукция, мучные кондитерские изделия, рыба и рыбные товары, плодоовощная продукция, водка и ликероводочные изделия и др.

К непродовольственным  товарам относится: стиральные моющие средства, мыло хозяйственное и туалетное, пакеты полиэтиленовые и др.

Главным управляющим  магазина является генеральный директор. В его подчинении находится все  линейные и функциональные руководители. Рассмотрим поподробнее магазин  «Дружба».

В подчинении у директора  находится заведующий магазина. Он определяет перспективы развития магазина, ищет новых поставщиков, обеспечивает высокое качество продукции и улучшение ее ассортимента.

Также в подчинении у  директора магазина находится специалист по кадрам. Он занимается обеспечением магазина кадрами рабочих и служащих требуемых профессий и специальностей. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и рабочих, принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения и перевода. Участвует в организации повышения квалификации специалистов и подготовка их к работе на руководящих должностях, отправляет на тренинги. Изучает, обобщает итоги работы с кадрами, анализирует причины текучести, прогулов и других нарушений трудовой дисциплины и др.

Как и на любом другом предприятии за учетом поступления финансовых средств, оплатой счетов, начислением заработной платы и сдачей отчетов занимается главный бухгалтер. В его подчинении находится специалист бухгалтер.

В подчинении у заведующего  магазина находятся четыре менеджера, которые являются специалистами на своем отделе. Они составляют заказ на товар, а также следят за работой продавцов-кассиров, которые, в свою очередь, ведут работу с покупателями, общаются с ними, пробивают чек на оплату товара.

Согласно рисунку 1 магазин «Дружба» имеет линейно-функциональную структуру управления по типу департаментизации.

Рисунок 1 - Организационная  структура магазина

РУПСП «Птицефабрика «Дружба»

Данную организационную  структуру можно отнести к  линейно-функциональной структуре управления.

Достоинства линейно-функциональной структуры:

- качественное разделение труда  в управлении, при котором линейные  руководители сохранили за собой  право отдавать распоряжение  и принимать решения при участии  и помощи функциональных работников;

- освобождение линейных руководителей  от решения многих вопросов, связанных  с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением  и др.;

- построение связей «руководитель  — подчиненный» по иерархической  лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки  линейно-функциональной структуры:

- каждое звено заинтересовано  в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

- чрезмерно развитая система  взаимодействия по вертикали;

- аккумулирование на верхнем  уровне полномочий по решению  наряду со стратегическими множества  оперативных задач;

- постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации товара, что ведет к росту управленческих расходов.

С учетом того, что магазин РУПСП «Птицефабрика «Дружба» является предприятием оптовой и розничной торговли, распределение обязанностей по функциональному признаку и линейная подчиненность являются оптимальными. Прямое подчинение работников не нарушает нормативов и норм управляемости, так как все работники имеют большую степень самостоятельности в принятии решений и часть из них являются в полном смысле менеджерами: главный бухгалтер, заведующий магазином.

3. Анализ организации труда руководителя вашего предприятия

(главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба»)

Структура бухгалтерии  магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Структура бухгалтерского аппарата

в магазине РУПСП «Птицефабрика «Дружба»

Ведение бухгалтерского учета осуществляется главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно  директору магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба».

 В соответствии с должностной инструкцией главного бухгалтера в должностные обязанности главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» входят:

-  осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности магазина;

- обеспечение рациональной организации учета и отчетности в магазине РУПСП «Птицефабрика «Дружба» на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля;

- руководство разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;

- организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба», а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

- обеспечение контроля за: законностью, своевременностью и правильностью оформления документов, расчетами по заработной плате с работниками магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба»; правильным начислением и перечислением платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений; погашением в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам;

 - участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;

- принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;

- ведение работ по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов;

- законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив;

- руководство работниками бухгалтерии магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба».

Главный бухгалтер подписывает  совместно с руководителем организации  документы, служащие основанием для  приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Главный бухгалтер ведет  главную книгу, составляет квартальные и годовые отчеты.

Требования главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом, анализом хозяйственной деятельности обязательны для всех служб магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба».

4. Предложения по совершенствованию труда руководителя

вашей организации (главного бухгалтера

магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба»)

Предпочтительно, чтобы главный бухгалтер магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возможность уточнить для них задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня - легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра.

Также для повышения  эффективности труда главного бухгалтера необходимо внедрить комплекс бухгалтерских программ «1:С Предприятие» версии 7,5. Данная программа наиболее оптимальна по следующим критериям:

- функциональным возможностям;

- цене;

- скоростью внедрения;

- удобству для пользователя.

По комплексу «1:С» для главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба»  должен быть проведен углубленный курс. Все программы данного комплекса ориентированы на использование сервера, что предполагает   устойчивую   работу,   оперативный   расчет,    надежность.

5. Сделать фотографию рабочего времени руководителя, дать анализ и выводы об эффективности использования его времени. Ваши предложения по совершенствованию организации труда

Фотография рабочего времени - это вид наблюдений, при  помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время.

В таблице 2 представлена фотография рабочего времени главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» за 4 февраля 2013 г.

Таблица 2 - Фотография рабочего времени главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» за 4 февраля 2013 г.

Окончание таблицы 2

Рассчитаем рабочее  время:

ПЗ (подготовительно-заключительное время) = 5 + 15 + 3 + 2 = 25 мин.

ОП (оперативное время) = 20 + 30 + 20 + 10 + 25 + 75 + 5 + 85 + 120 + 18 + 10 = 418 мин.

ОЛН (обед и личные надобности) = 5 + 60 + 5 + 5 = 75 мин.

ПН (время перерывов без надобности) = 5 + 17 = 22 мин.

Прежде всего, проанализируем, насколько эффективно используется рабочее время. Для этого используем формулу фактического коэффициента использования рабочего времени (Кисп):

                                            ПЗ +  ОП + ОЛН

                                       Кисп = ____________________ *100 %

                                      СМ

где СМ – время смены.

Кисп = (25 + 418 + 75) / 540 * 100% = 96%.

Следовательно, рабочее время главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» используется на 96%.

Как видно из фотографии рабочего времени (таблица 2), в целях  совершенствования организации труда главного бухгалтера магазина РУПСП «Птицефабрика «Дружба» необходимо исключить нерегламентированные перерывы, т.е. разговоры с сослуживцами на личные темы, их можно производить в обеденный перерыв, а также отменить отдых в послеобеденное время (согласно фотографии с 16.35 до 16.40).

Список использованных источников

1. Балабанов И.Т. Основы менеджмента: учебник. – М.: Институт международного права и экономики. Издательство «Триада, ЛТД», 1997. – 384 с.
2. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: (управление предприятиями на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления). – М.: ОАО «Издательство «Экономика», 1997. – 368 с.
3. Жизнин С.З. Управление предприятием: учеб. пособие 2-е изд. – М.: ТОО «Остожье», 1999. – 336 с.
4. Основы менеджмента: Учебник / Под ред. Д.Д.Вачугова. – М.: Высш.школа, 2001. – 367с.
5. Основы менеджмента: Учебник для вузов / М.М. Максимцов, А.В. Игнатьев и др.; Под ред. М.М. Максимцова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 343 с.

 «07» февраля 2013 г.

   Ф.И.О.                               Подпись