Организация труда руководителя

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МАРИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 
 

Кафедра управления и права 
 
 
 

Контрольная работа по Социологии управления на тему:

«Организация  труда руководителя» 
 
 
 

                                                                Выполнила: студентка гр. ЗГМУ-22у

                                                    Царегородцева И.А

                                                                Проверила: кэн, доцент

                                                                                    Сутырина О.Н

Йошкар-Ола

2012 

Содержание:

Введение  ……………………………………………………………………3

1.    Основы трудовой деятельности руководителей

1.1.      Трудовая деятельность руководителя, ее особенность………….4

1.2.      Содержание труда руководителя………………………………....5

1.3.      Факторы, влияющие на работу  руководителя…………………...6

1.4.      Целевое планирование труда руководителя……………………..7

2.    Основные пути улучшения труда  руководителя

2.1.      Организация рабочего места……………………………………...9

 2.2.      Работа с документами и корреспонденцией……………………13

2.3.      Ведение телефонных разговоров………………………………..14

 2.4.      Проведение совещаний, конференций………………………….15

2.5.      Составление графика работы……………………………………17

2.6.      Подготовка и проведение выступлений………………………...18

2.7.      Прием по личным вопросам……………………………………..20

2.8.      Посещение рабочих мест………………………………………...22

 Заключение………………………………………………………………..23

Список  использованной литературы……………………………………..24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди  до  начала  20  века  мало  придавали значения самому  понятию  управление.  Руководители  (приказчики,   распорядители   и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в  самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее  время.  На  протяжении  развития этой  науки  основное  внимание  уделялось  тому,  как  руководитель  должен руководить, чтобы организация  работала  эффективно.  Но  к сожалению мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

        Современное развитие общества  показывает, что успешная  деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства.   В  свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой  единое целое и если работу самого руководителя  не  организовать  должным  образом, то руководитель  не сможет работать эффективно, что, несомненно,  повлияет  на работу всей организации.

      Если руководитель не спланирует  и правильно не организует  свою работу, то это приведет к потерям  рабочего  времени,  лишнему  перенапряжению  и  в конечном счете скажется на качестве управления.

      В  настоящее  время  в   мире   информационный   поток   возрастает   в

геометрической  прогрессии.

      Целью данной контрольной работы, является рассмотрение организации труда руководителей. То есть, как организовать работу руководителя, чтобы его труд был  наиболее  эффективным.  Но  следует  помнить,  что  труд   руководителя настолько   специфичен,   что   правильно    организовать    его    довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука  или  искусство, однозначного ответа на этот  вопрос,  наверное,  не  даст  никто.  Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления.  И  поэтому в данной контрольной работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути

повышения эффективности работы руководителя. 

1. Основы трудовой деятельности руководителей.

1.1  Трудовая деятельность руководителя, ее особенность. 

        Руководитель, как особый вид работников,  является  важной  составной

частью  коллектива. Коллектив только тогда  достигнет  цели,  если  все  будут

работать  в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда  руководитель  не может  правильно  организовать  работу,  то  все  усилия  остальных   членов коллектива будут напрасны.

      В целом  трудовую  деятельность  руководителя  можно  разделить   на  4

функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не  следует полагать,  что  только  руководитель  выполняет  эти  функции.  Ему  активно помогают  остальные  работники.  Цель  работы  руководителя   -   выработать направление развития и правильно организовать работу.

      Руководитель как было отмечено  выше - особый работник в организации   и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают  его  от  других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

  Руководители  непосредственно  не   связаны   с   созданием   материальных

ценностей, хотя активно участвуют в организации  производства;

 Работа  руководителя в основном умственная;

 Нелимитированность(т.е неограниченность) работы руководителя;

 Повышенные  нервно-психические усилия руководителя  связанные  с  управлением людьми и  принятием ответственных решений;

  Труд  руководителей не подается количественному  учету;

 Необходимость  принятия большого количества  решений за короткий период;

  Если  рабочий  в  течении  своей рабочей смены выполняет,  в основном,

несколько операций, то руководитель в течение  своего рабочего дня  выполняет множество всевозможных операций;

 Работа  руководителя в основном не  имеет четкого завершения.

      Все  перечисленные   выше   особенности   необходимо   учитывать   при

организации  труда  руководителя   и   рассматривать   их   все   вместе   и

взаимосвязано друг с другом. 

1.2  Содержание труда руководителя. 

   Мы рассмотрели особенности работы  руководителя,  но  для  эффективной

организации  труда  необходимо  выяснить,  чем  занимается  руководитель   в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий  день  руководителя не лимитирован и разнообразен.  Если представить  в  общем  виде,  то  можно сказать,  что  руководитель   в  течение  своего  рабочего   дня   выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

 Запланированные  заседания, встречи   (60 - 65%);

 Разговоры  по телефону  (3 - 6%);

 Работа  с документами (17 - 22%);

 Поездки,  осмотры (3 - 7%);

 Незапланированные  встречи (7%);

 Отдых  (2%);

 Потери  времени (2%).

      Приведенные выше данные характеризуют  общую  ситуацию  и  варьируют   в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь,  занимаясь анализом   трудового   процесса,   должен   учитывать   особенности    своей организации. Для всестороннего и полного  анализа  затрат  рабочего  времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат. 
 
 

1.3  Факторы, влияющие на работу руководителя. 

      Руководитель это человек и  так как он действует в   реальных  условиях,

то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также,  что на него  и некоторые ограничения. В целом  факторы  оказывающие  влияние  на работу руководителя следующие:

 Психологические  - нематериальные факторы помогающие  руководителю  работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К  таким факторам можно отнести:

        1. Эстетика рабочего места;

        2. Удовлетворенность работой;

        3. Социальный статус;

        4. Другие.

 Физиологические  - факторы, связанные с возможностями человека  и влиянием окружающей среды .   К ним относятся:

  Объем   воспринимаемой  информации  -  человек  не  может  усвоить   больше определенного  количества.  Согласно  исследованиям  за  1  секунду  человек способен усвоить  около 5-7  алфавитно-цифровых  знаков.  Данное  требование нужно учитывать  при  принятие  решений.  Руководителю  необходимо  работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией,  в  противном  случае будет потрачено лишнее время.  Задачу  первичной  обработки  информации  или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

 Окружающая  среда - человек как живой   организм  подвержен  влиянию   внешней среды, которая оказывает существенное  влияние.  К таким   факторам относятся:

 Температура  окружающего воздуха;

 Окружающий  звук;

 Освещенность  рабочего места;

 другие.

  Норма   управляемости  -   необходимо   точно   определить   со   сколькими

подчиненными  руководитель будет непосредственно  взаимодействовать.

 Степень  материальной удовлетворенности - тесно связанна с

Психологической удовлетворенностью.  Практика  менеджмента  показывает,  что  в  большинстве случаев повышение  материального  стимулирование  не  приводит  к  повышению производительности в том же объеме.

      Все рассмотренные факторы в  той или иной  мере  оказывают   влияние  на деятельность  руководителя,  а  значит  должны   учитываться   при   научной организации  производства.  Причем  все  факторы   должны   учитываться   во взаимосвязи, а не как отдельные.  Сложностью  здесь  является  то,  что  нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить  влияние  каждого  фактора на  работу  руководителя.  Это  бесспорно  усложняет   процесс   эффективной организации труда руководителя. 

1.4  Целевое планирование труда руководителя. 

      Целевое планирование представляет  собой планирование, направленное  на достижение определенных, заранее  известных  целей.  Целью  в  планирование организации труда руководителя является повышение эффективности  труда   при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в  виде следующей схемы:

      Формулирование цели  - Анализ текущего  состояния - Выявление

слабых  сторон  - Проведение наблюдения  - Проведение  мероприятий по улучшению труда    - Сравнение  результатов  до  и  после  проведения

мероприятий.

        Формулирование  цели  представляет  собой  важный  процесс.  От   того

правильно ли будет выбрана цель зависит, что  будет подвергнуто  исследованию, и какие результаты  будут получены.

      Анализ текущего состояния необходим  в первую очередь для  того,  чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом  проведения  мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий.

      После  проведения  анализа,  необходимо  выявит   слабые   стороны   в

организации  труда  руководителя.  В  организации  труда  руководителя,  как

правило, несколько слабых сторон  и именно их  необходимо  выявить  и  очень тщательно  проанализировать. Если не выявить  основные  направления  работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат плохим.

      Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и  организации.  Сначала  необходимо  решить  какие  наблюдения   необходимо провести.  Например,  при организации рабочего  места необходимо  провести замеры объема рабочего  кабинета,  уровня  шума,  освещения  и  другие.  Для улучшения  документооборота   необходимо   проанализировать   документы   по различным  признакам  -  степень  важности,  возможность  решения  некоторых вопросов другими служащими и другое.

      Затем необходимо решить, кто  будет  проводить  наблюдения.  Это  может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае  руководитель должен  помогать  в  проведение  исследования  и  быть  заинтересованным   в результатах.

      После проведения наблюдений  необходимо решить вопрос  о   необходимости проведения мероприятий по  улучшению  организации  труда.  Если  затраты  по проведению  этих  мероприятий  окупятся,  то  необходимость  их   проведения очевидна.

      Затем  проводятся  непосредственно   мероприятия  по  улучшению   труда

руководителя (подробнее см. гл.  2).  И в заключении  необходимо  сравнить

полученные  результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился  и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

      В заключении хотелось бы отметить, что в  настоящее  время   окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно  анализировать  труд руководителя и пытаться его улучшать.

  2. Основные пути улучшения труда руководителя.

      Основные направления, которые  будет рассмотрены в этой главе,  являются важными составляющими в организации труда руководителя. Необходимо  отметить также,  что  все  рекомендации  носят  рекомендательный  характер  и   важно учитывать реальные условия, в  которых  работает  руководитель.  В  процессе организации  труда  руководителя  не  нужно  доходить  до  абсурда  -   труд руководителя очень специфичен и неповторим.  При организации

работы  необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи. 

2.1    Организация рабочего места. 

      Прежде  чем  перейти  к   рассмотрению  организации   рабочего   места,

необходимо  выяснить, что  представляет  собой  рабочее  место  руководителя.

Если  рассматривать рабочее место  руководителя, то  можно  сказать,  что  это

его рабочий  кабинет, в котором он проводит большую  часть  работы.  От  того какой это будет кабинет  зависит  и  то  как  будет  работать  руководитель.

Совершенно  очевидно,  что  чем  лучше  приспособлено  рабочее   место   для выполнения функций руководителя, тем производительнее  и  эффективнее  будет работа руководителя.

      При  рассмотрении  вопроса   организация  рабочего   места   необходимо

учитывать следующие моменты:

 Внутренний  объем и форма кабинета.  В   зависимости  от  ранга  руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота  кабинета  минимум 3,5  м.

Форма кабинета. Также  имеет  большое  значение,  так  как  рабочий  кабинет руководителя не просто место где  он  непосредственно  работает,  но  и  как правило  место  проведения  планерок,  собраний,  совещаний.  Учитывая   это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета  с  соотношением

сторон 1:2;

 Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие  моменты:

  Антропометрические  показатели. Имеется, введу рост,  длину корпуса,  длину рук и другое;

 Обеспечение  удобного положения  тела  человека,  что  создает  условия   для

меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия,  свободы движения  и другого;

 Рациональная  планировка и компоновка мебели;

 Мебель  должна выглядеть эстетично.

 Оборудование. Для нормальной работы руководителя  необходимо иметь :

 Канцелярские  принадлежности.

 Два  телефона. Один телефон должен  быть внутренний (имеется в   виду  телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за  пределы  организации.

Причем  второй телефон (для выхода за  пределы  организации)  по  возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала  секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя.  Это  позволит  меньше отвлекать руководителя.

 Компьютер.  В настоящее время без компьютера  нельзя  представить  нормальной работы  руководителя.   Во - первых   компьютер   позволяет   сделать   работу практически  безбумажной,  во - вторых  с  помощью  компьютера  можно   быстро получать информацию о положении дел на рынке, в - третьих он позволяет быть  в курсе дел на предприятии и многое другое.  Но  здесь  необходимо  учитывать,

что полностью  воспользоваться  возможностью  компьютера  можно  только  при наличие: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети  и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

 Ежедневник. Очень необходимая  вещь,  позволяющая   руководителю  не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию.

 Цветовое  оформление  кабинета.  Цветовые  тона  должны  быть  не  резкими, мягкими. Цвета лучше  выбирать  из  светлых  тонов  (нежно-зеленый,  желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению  утомляемости,  но  и увеличивают  объем  кабинета.  Важно  также,  чтобы  все  поверхности   были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

 Санитарно-гигиенические   условия  труда.  Основные  нормативы   приведены  в таблице № 1.

                                                             Т а б л и ц а 1

Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических  условий труда служащих

Показатели                                          Значение   показателей

Микроклимат (СН 245 - 71)                    

1. Температура  (оС)                         

1.1. Теплый период года                               22 - 25   

1.2. Холодный период года                          20 - 22     

2. Относительная влажность воздуха          60 - 90    

(%)                              

3. Скорость  движения воздуха (м/с)            до 0,3    

Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)       

Общий                                                            300 люкс  

Всеми источниками света                            750 люкс  

Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)           

Нижний                                                          60 дБ     

Верхний                                                         75 дБ       
 

      Следует отметить, что для снижения  шума можно  использовать:  ковровые покрытия на пол,  двойные  двери,  шумоизоляционная  обивка  и  другое.  Для поддержания  нормального  микроклимата  применяются  кондиционеры,  лучистые источники тепла. Для  снижения  солнечного  света  можно  повесить  на  окна жалюзи.

      В приложении    показан один  из  возможных вариантов организации

рабочего  места руководителя. Отметим некоторые  особенности.

      Весь  кабинет  делится  (условно)  на  три   зоны.   Первая   зона   -

непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона  -  зона  проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона  -  зона  отдыха,  где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

      Рабочий стол должен быть больше  обычных  столов.  Рабочая   поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.  Не  следует покрывать стол  стеклом, так как его блестящая поверхность вредно  действует на зрение. На приставке  (слева)  можно  разместить  компьютер,  телефоны  и другие предметы, которые  могут  занимать  много  место  на  рабочем  столе.

Приставка спереди рабочего  стола  нужна  для  официального  приема  1  -  3

посетителей.

      Стол для совещаний должен  быть рассчитан  на  определенное  количество человек (как правило,  количество  участников  конференций,  планерок  (5  -7 человек) + 2 свободных  места).  Стулья  вокруг  стола  для  конференций  не должны   быть   слишком   комфортабельными   или   неудобными.    Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

      Зона  отдыха  предназначена   для  неофициальных   приемов   и   отдыха

руководителя.

      Рабочий кабинет можно также  дополнить стендом, где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы  большие  настенные  часы  с  боем, которые  были  бы  видны  из  любой  точки  кабинета.  Живые  цветы,  шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт  и  уют,  а  значит, помогает в работе. 

2.2 Работа с документами и корреспонденцией. 

      Документы и корреспонденция,  в зависимости от  источника   делится  на:

входящие  и исходящие.

      Исходящие   документ   является   своеобразной   визитной    карточкой

организации. Вследствие этого все документы  и  вся  корреспонденция  должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих  документов находиться в  ведении  секретаря.  Задача  руководителя  составить  документ (руководитель должен составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим).  В  процессе  составления  документа,  делового письма  и  другого  большую  помощь  может  оказать  компьютер.  Для   этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем,  документов  и

только  вносить не большие исправления.

      Сложнее дело обстоит с входящими  документами. В зависимости от  размера предприятия растет количество корреспонденции и самому  руководителю  просто немыслимо  просматривать  всю  корреспонденцию.  На  помощь  должен   прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности, которых входит:

 Регистрация  поступающей корреспонденции.

 Сортировка  в зависимости от предназначения.