Организация труда в аппарате управления

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПЛАН

Вариант 9. Организация труда в аппарате управления 

1. Роль и значение научной организации

труда в аппарате управления 

      Научная организация труда (НОТ) - способ организации труда на предприятии, основанный на достижениях науки, техники и передового опыта. Научная организация труда внедряется с целью повышения эффективности производства.

      При научной организации труда управление производственным процессом осуществляется на основе системного анализа. Основные положения НОТ сформулировал американский инженер Ф.У. Тейлор.

      К задачам, которые решаются в рамках НОТ, относятся:

      1. Совершенствование форм разделения труда;

      2. Улучшение организации рабочих мест;

      3. Рационализация методов труда;

      4. Оптимизация нормирования труда;

     5. Подготовка рабочих кадров.

     НОТ помогает добиться наибольшего результата при наименьших затратах времени и сил. Подобное повышение эффективности труда достигается за счет использования достижений науки и передового опыта. Опытным путем разработчики НОТ получают, а затем  научно доказывают показатели, необходимые для эффективной работы. Например, предельно допустимый уровень шума, оптимальная площадь рабочего места, временные промежутки, через которые работнику необходимо отдыхать, норма времени, за которую он должен выполнять каждую операцию и т.д. Современный работодатель крайне заинтересован в том, как наименьшими вложениями получить наибольшую отдачу от работника. НОТ предлагает добиться этого путем действий в трех направлениях. 

     Первое - экономическое: как обеспечить работнику необходимые для эффективной работы средства производства. Прежде всего, это система четкого разделения труда, знание каждым сотрудником своих должностных обязанностей, внятные распоряжения и строгий контроль за исполнением, соблюдение рабочего графика и трудовой дисциплины (приход на работу вовремя, обеденный перерыв, отсутствие авралов и задержек допоздна, полноценные выходные), материальное поощрение (зарплата, премии, «тринадцатая зарплата»), моральное поощрение (благодарности устные и письменные), социальный пакет (отпуск, больничный лист). Обеспечение необходимой информацией и оргтехникой (компьютеры, принтеры, Интернет). Сюда же относится бесплатное прохождение курсов повышения квалификации, стажировка, обучение на курсах дополнительного образования (иностранный язык, вождение), различные тренинги.

     Второе - психофизиологическое: как обеспечить душе  и телу работника оптимальные условия труда. Это - удобное рабочее место, красивое и светлое помещение, кондиционер и цветы на окнах, картины на стенах, шкафы для одежды и сумок, шкафы для документов и справочных изданий, кухня с чайником и микроволновкой или своя производственная столовая, отдельный кабинет для переговоров и важных встреч и прочее.

     Третье - социальное: как сделать так, чтобы человек чувствовал, что к нему хорошо относятся и о нем заботятся не только как о работнике, но и как о человеке; чтобы ему нравилось работать на этом предприятии (фирме), среди этих людей, и он хотел оставаться здесь как можно дольше. В принципе, это то, чего работодатель делать не обязан, но о чем умный и дальновидный работодатель заботится  всегда. Бесплатные обеды и путевки, корпоративные вечеринки и выезды на природу, беспроцентные кредиты, ссуды, подарки на праздники, дни рождения, юбилеи, на рождение ребенка и т.д.

     Научно доказано и подтверждено на практике, что применение элементов НОТ в рабочем процессе существенно повышает производительность труда работников.

     Особую роль и значение НОТ играет в аппарате управления. Если конкретный работник отвечает за выполнение определённой операции, то роль руководителя - контроль за исполнением множества разнообразных операций, которые распределяются между всеми работниками. Именно научный подход к организации труда в аппарате управления помогает сделать контроль за исполнением управленческих решений наиболее полным и эффективным.

     Итак, под научной организацией труда менеджеров понимают совокупность мероприятий, обеспечивающих планомерное и наиболее эффективное использование труда работников аппарата управления. Эти мероприятия должны обеспечить наиболее эффективную связь аппарата управления с управляемым коллективом и с внешними организациями. Кроме того должны быть обеспечены экономичность, оперативность и надежность управления. Управленческий труд является специфической  разновидностью умственного труда, прямо не участвующего в создании материально-вещественных ценностей. Но через организацию тура непосредственных исполнителей управленческий труд воздействует на предметы труда, тем самым прямо и непосредственно влияя на результаты производства. Специфической особенностью управленческого труда является то, что предметом труда является информация.

     Эффективность труда управления зависит от целого ряда организационных, экономических и психологических условий. Это может быть прямой эффект, если результатом является сокращение численности или величины затрат на содержание административно-управленческого аппарата, или косвенный эффект, если результатом являются конечные результаты производства.

     Для того чтобы более эффективно использовать способности работников, избавлять их от перегрузки, необходимо соблюдать некоторые принципы научной организации управленческого труда.

     Принцип специализации заключается  в обеспечении  правильного соотношения различной специальности и квалификации в соответствии с объемом работ по выполнению каждой управленческой функции. При этом должны учитываться образование, квалификация и индивидуальные качества каждого работника.

     Принцип синхронизации предполагает согласованность в деятельности различных работников по видам управленческих работ.

     Принцип прямоточности обеспечивает выбор кратчайших путей прохождения управленческой информации.

     Принцип ритмичности предусматривает равномерную загрузку каждого работника управления в течении рабочего дня и по периодам производства.

     Принцип стандартизации заключается в обеспечении руководителей подразделений стандартными средствами управленческого труда и формами документации.

     В сфере управленческой деятельности используется три вида нормирования:

     1) Нормы выработки устанавливают определенные объемы работ за определенное время. Они используются при нормировании труда технических исполнителей.

     2) Нормы обслуживания определяют количество технических средств управления, обслуживаемое одним работником в системе управления. Применяются при нормировании труда инженерно-технических работников.

     3) Нормы управляемости определяют количество работников, подчиненных непосредственно одному руководителю на определенном уровне управления. 

2. Основные направления научной

организации труда менеджеров 

     Менеджер -- это человек, занимающий постоянную управленческую должность и наделенный полномочиями принимать решения по определенным видам деятельности организации, функционирующей в рыночных условиях. К менеджеру, в первую очередь, предъявляются требования высокого профессионализма и компетентности. В нем должны соединяться качества высококвалифицированного специалиста, обладающего техническими и экономическими знаниями, и организатора производства, выполняющего административные функции. В условиях перехода к рыночной экономике необходимо изменять взгляд на природу, роль, сущность и значение труда руководителя. Сейчас на первое место выдвигаются самостоятельность, инициативность, предприимчивость, творческое мышление, готовность к разумному риску.

     Уровень прибыльности фирмы в значительной степени определяется рынком, но зависит также от рационального использования производственных ресурсов и эффективности управления. Прибыль является залогом стабильного функционирования предприятия. Любое предприятие находится под воздействием ситуации, складывающейся на рынке. Меняется положение конкурирующих фирм, условия и формы финансирования, соотношение спроса и предложения. Все это определяет долю риска, которая покрывается прибылью. Менеджмент призван снизить долю риска не только в настоящем, но и в будущем периоде. Поэтому менеджеры наделяются правом самостоятельности в принятии решений в меняющейся обстановке рыночных отношений.

     Предприимчивость менеджера в значительной степени зависит от уровня организации его труда. Поэтому большое значение имеет научная организация труда менеджера, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

     Общеизвестен образ нашего хозяйственного руководителя. Он чрезмерно загружен на работе, у него масса неотложных дел, рабочий стол завален не проработанными бумагами, а голова -- нерешенными вопросами. У него нет установленного распорядка дня.

     За последние годы ситуация несколько изменилась, но не следует полагать, что проблема организации труда руководителя уже решена. Еще часто встречаются руководители, которые занимаются мелочной опекой своих подчиненных, решения принимают только сами.

     Переход к рыночным отношениям требует упорядочения дня руководителя, ликвидации кампанейщины и штурмовщины, которые мешают решать перспективные вопросы, ограничивают возможность новых, предприимчивых решений управленческих задач. Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени и напряженное состояние руководителя являются следствием неправильной организации труда. Руководители часто не умеют отделить главное от второстепенного, определить перспективные задачи. Они часто занимаются работой, не требующей высокой квалификации, такой, как переписка, техническая работа с документами, поиск информации и т. п. на это затрачивается до 25% рабочего времени руководителя и часто приводит к перегрузкам.

     Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип «не делай того, что с успехом может сделать подчиненный», т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

     Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.

     Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны, где достаточно подписи заместителей или же людей рангом еще ниже. Тем более, что многие руководители, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов. Руководитель на уровне директора, генерального директора должен взять за правило подписывать только те документы, которые имеют особую важность и составлены при его непосредственном участии или под личным контролем.

     Организация труда руководителя должна основываться на рекомендациях науки, игнорирование которых приводит к вторжению работников в компетенцию друг друга, дублированию функций. Бывают ситуации, когда несколько руководителей действуют по единой инструкции, не предусматривающей разделения между ними обязанностей и ответственности, или же существуют устаревшие по каждой должности инструкции. А во многих случаях действующими инструкциями вообще не пользуются, так как руководитель время от времени перераспределяет функциональные обязанности. Такой порядок ослабляет чувство ответственности, не говоря уже об отсутствии предприимчивости, а тем более риска.

     Для правильной организации труда руководителя необходимо проводить ежедневный анализ рабочего дня. С этой целью необходимо найти ответ на ряд вопросов: что удалось сегодня и почему? как можно использовать достигнутое? что мне не удалось и почему? что нужно сделать завтра для более рационального использования рабочего времени? Необходимы самоанализ и самоконтроль для жесткого соблюдения установленного для себя распорядка дня, для понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

     Наибольший удельный вес в бюджете рабочего времени руководителя занимают совещания. На совещания, как правило, приглашается много лиц, не имеющих к ним никакого отношения. Из-за не подготовленности они длятся долго. Совещания, разумеется, необходимы. Но перед проведением совещания необходимо тщательно продумать вопросы для обсуждения и определить круг заинтересованных руководителей и подразделений. Повестка дня и время проведения должны быть определены заранее и доведены до заинтересованных лиц.

     Время следует выбирать к концу рабочего дня и не чаще двух раз в неделю. По результатам необходимо принимать конкретные решения. Обстановка должна быть непринужденной, каждый должен иметь возможность высказаться и быть до конца выслушан. Все участники должны убедиться в правильности задач и принимаемых решений.

     Важное место в работе руководителя занимает информация. Полная и достоверная информация о рынке, других предприятиях, отрасли в целом - залог правильных и своевременных решений. Опыт показывает, что поступающая руководителю информацию на 50-60% неполная, ненужная или несвоевременная. Рост документооборота создает видимость активизации предприимчивости, а на самом деле благоденствует бюрократия.

     Работу нужно поставить так, чтобы руководитель имел под рукой всегда необходимую информацию, но только такую, которая необходима для выработки решений в рамках его компетенции. Вся же информация, которая не может оказать влияние на решение лишняя и часто вредная. В этой связи на крупных предприятиях необходима должность экспертов-организаторов, которые могли бы отобрать нужную информацию и дать рекомендации по движению документов.

     Важную роль в организации труда руководителя играет моделирование его информационного обеспечения и применение в информационных системах компьютеров. Необходимо, чтобы такая модель охватывала все сведения технологического, организационного, экономического и социального характера, принципиально необходимые для его Деятельности. Должны создаваться единые банки данных, рассчитанные на руководителей отдельных уровней. 

     3. Характеристика конкретного предприятия (учреждения) 

      ЗАО «САО «Гефест» осуществляет свою деятельность с 1993 года и зарегистрировано в г. Москве 29.12.1993. Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании устава и действующего законодательства Российской Федерации. Общество является коммерческой страховой организацией, то есть, основной целью её деятельности является извлечение прибыли от использования капитала.

      Общество, согласно уставу, вправе осуществлять страховую, перестраховочную и инвестиционную деятельность, на что страховая компания имеет соответствующие лицензии.

      Уставный капитал компании составляет 750 млн. руб. Акционерами компании около 10 предприятий  и организаций транспортного строительства из Москвы, Санкт-Петербурга, с Урала и Сибири.

      Единоличным исполнительным органом компании является генеральный директор. Генеральный директор руководит текущей деятельностью общества и решает все вопросы, которые не отнесены уставом и законом к компетенции общего собрания участников компании.

Организационная структура управления предприятием (ОСУП) представлена на рис. 1. ЗАО САО «Гефест» имеет линейно-функциональную структуру управления, то есть, помимо линейных связей, которые установлены между генеральным директором и структурными подразделениями  предприятия, на предприятии существуют функциональные связи, которые действуют между сотрудниками в зависимости от выполняемой ими функции.

Рисунок 1 - Организационная структура управления страховой компании ЗАО «Гефест»

      Общее руководство персоналом осуществляет Генеральный директор предприятия на основании устных и письменных указаний и распоряжений. Но в тоже время, сотрудники различных структурных подразделений находятся в функциональной зависимости от главного бухгалтера, первого заместителя генерального директора и заместителя генерального директора.  

      4. Факторы, влияющие на эффективность труда менеджера 

      Основные факторы, которые влияют на эффективность труда менеджера условно можно разделить на 5 групп:

      1) экономические факторы: системы материального стимулирования персонала; объём затрат на сферу управления; вид источника финансирования; другие экономические факторы.

      2) организационные факторы: рациональность структуры управления; совершенство технологии процессов управления; чёткое функциональное разделение труда; структура персонала; квалификация персонала; опыт организационной работы менеджера; культура документации; организационная структура; другие организационные факторы.

      3) физиологические факторы: условия труда; режим работы; гигиена; отдых; ритм работы; напряжённость работы; другие физиологические факторы.

      4) социально-психологические факторы: внутриколлективные отношения; структура коллектива; межличностные связи; психологическая совместимость; конфликтные ситуации; степень развитости коллектива; жизнь коллектива; другие социально-психологические факторы.

      5) технические факторы: механовооружённость труда; культура эксплуатации технических средств; другие технические факторы.

      Проанализируем данные факторы применительно к конкретному предприятию (ЗАО «САО «Гефест»).

      Экономические факторы

      Система материального стимулирования труда менеджера в ЗАО «САО «Гефест» состоит из следующих элементов:

• заработная плата, включая основную заработную плату и дополнительную (ежеквартальный премии, надбавки за профессиональное мастерство, совместительство, за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочные).
• бонусы, т.е. разовые выплаты из прибыли организации (вознаграждение, премии). Используются следующие виды бонусов: годовой (по итогам работы); за отсутствие пропущенных рабочих дней по причине болезни или прогулов; за заслуги (за определённые заслуги, которые способствовали росту прибыли, например, заключение выгодной сделки и т.п.); за выполнение плана (при выполнении плана выплачивается установленная сумма); за выслугу лет (ежегодно надбавка к заработной плате за выслугу лет);
• участие в прибылях. Устанавливается доля прибыли, из которой формируется поощрительный фонд. Выплаты через участие в прибылях не являются разовым бонусом. Распространяется среди менеджеров и персонала, способного реально воздействовать на прибыль. Доля части прибыли корригирует с рангом руководителя в служебной иерархии и определяется в процентах к его базовой зарплате;
• планы дополнительных выплат. Планы связаны с менеджерами, отвечающими за сбыт продукции, и стимулируют поиск новых рынков сбыта путем максимизации сбыта. К ним относятся подарки от организации, субсидирование деловых расходов, покрытие личных расходов, косвенно связанных с работой.

      Организационные факторы

      Страховая компания имеет линейно-функциональную организационную структуру управления. То есть, помимо линейных связей в компании организовано функциональное взаимодействие между сотрудниками, находящимися на различных уровнях.

      На исследуемом предприятии применяется в основном демократический стиль руководства. Данный стиль руководства для предприятия «Гефест» является наиболее оптимальным, т.к компания очень крупная.

      Организация любого предприятия должна начинаться с определения конкретных целей развития. Целью развития ЗАО «САО «Гефест» является удовлетворение общественной потребности в надежной страховой защите от случайных опасностей, соответствующей общепринятым требованиям по финансовой надежности. Такая формулировка не исключает и других целей, например аккумуляцию денежных средств для инвестиций, но подчеркивает приоритет функции предоставления услуг по страховой защите.

      В настоящее время широкое распространение получает научный подход к вопросам организации труда. Задачи, которые решаются при внедрении научной организации труда в ЗАО «САО «Гефест» условно делятся на три группы:

      - экономические, направленные на достижение высокого уровня работников компании за счёт стимулирования в денежной форме персонала труда;

      - психофизиологические, состоящие в обеспечении наиболее благоприятных условий для работы персонала компании;

      - социальные, заключающиеся в обеспечении условий для всестороннего и гармоничного развития личности работников, повышении степени содержательности и привлекательности их труда.

      Основными элементами организации труда в компании «Гефест» являются:

      - Подбор, подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;

      - Разделение труда, т.е. расстановка работников по рабочим местам и закрепление за ними определенных обязанностей;

      - Кооперация труда, т.е. установление системы производственной взаимосвязи между работниками;

      - Организация рабочих мест;

      - Организация обслуживания рабочих мест;

      - Разработка рациональных приемов и методов труда;

      - Установление обоснованных норм труда;

      - Создание безопасных и здоровых условий труда;

      - Организация системы мотивации персонала;

      - Планирование и учет труда;

      - Воспитание дисциплины труда.  

      5. Предложения по повышению

       эффективности труда менеджеров 

      В целях повышения эффективности труда менеджеров, предлагается:

      1) Производить наиболее эффективную рекламу страховой компании;

      2) разработать систему контроля и мотивации персонала;

    3) Расширить специализацию;

      4) принять меры по обучению и повышению квалификации персонала.

      Проведение этих мероприятий позволит повысить эффективность работы менеджеров в компании. 
 
 
 
 
 

      Библиографический список 

1. Вершигора Е. Е. Менеджмент / Е. Е. Вершигора : учебное пособие. - М. : ИНФРА-М, 2002. - 256 с.

2. Вильгельм И. В. Научная организация труда современного секретаря // Секретарское дело. 2004.  № 1. С. 35 - 38.

3. Корнеева Е. С.  Зеленые фильтры / Е. С. Корнеева // Секретарь-референт, 2006.  № 3. С. 75 - 78.

4. Офисные средства организационной техники и их классификация // Секретарское дело, 2004. № 1. с. 32 - 34.

5. Зудина Л. Н. Организация управленческого труда / Л. Н. Зудина. - М. : ИНФРА-М, 1997. - 256 с.

6. Рационализация аппарата управления предприятием. - М. : Экономика, 2003. - 345 с.

7. Страхова И. В. Организация труда управления / И. В. Страхова. - СПб. : Питер, 2004. - 585 с.