Органы управления архивным делом и их функции

План:

1. Органы управления архивным делом и их функции с 1990 года и по настоящее время.

1.1 История Росархива:

1.  1990 – 1991 гг. – Комитет по делам архивов при совете Министров РСФСР.

   1.1.2     1991 – 1992 гг. – Комитет по делам архивов при правительстве РФ.

1.1.3     1992 – 1996 гг. – Государственная архивная служба России.

1.1.4     1996 – 2004 гг. – Федеральная  архивная служба России.

1.1.5     с 2004 г. – Федеральное  архивное агентство.

2. Государственная часть АФ РФ.

1. состав государственной  части Архивного фонда РФ
2. постоянное хранение документов государственной части АФ РФ
3. временное хранение документов государственной части АФ РФ
4. ограничения на доступ к документам государственной части Архивного фонда РФ
3. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

3.1   создание оптимальных условий хранения документов

3.2   проверка физического состояния документов

3.3   физико-химическая и техническая обработка архивных документов

        4.  Составьте примерный перечень управленческих документов архива организации.

(Приложение 1).

5. Список использованной литературы.

1. Органы управления архивным делом и их функции с 1990 года и по

настоящее время.

В 1960 г., когда архивная отрасль  была передана в ведение Совета Министров  СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен  и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при  СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение  о Главном архивном управлении и  сети центральных государственных  архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР - общесоюзный орган для  научного и организационно-методического  руководства архивным делом в  стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления  деятельности государственных архивов  всего Советского Союза.

В 1966 г. в системе Главного архивного  управления при Совете Министров  СССР (ГАУ СССР), был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).  Официальным днем рождения института считается 2 марта 1966 г., когда  было издано соответствующее распоряжение Совмина СССР.

ВНИИДАД был призван осуществлять научно-исследовательскую работу (НИР) в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и  делопроизводства во всех организациях Советского Союза. Для этого в  институте были созданы соответствующие  научные отделы общей численностью около 250 человек. Большая часть сотрудников  института имела ученые степени  и звания. Кроме научных исследований, на институт также возлагались задачи практического внедрения полученных результатов НИР, обобщение опыта  работы архивных учреждений, а также  информационные функции, для чего в  структуре ВНИИДАД был создан Отраслевой центр научно-технической  информации (ОЦНТИ).

В период определения своего суверенитета республиками бывшего СССР, 5 ноября 1990 г. на базе Главархива РСФСР был  создан административный орган управления - Комитет по делам архивов при  Совете Министров РСФСР (Роскомархив), - отвечающий за государственные архивы на всей территории Российской Федерации.

Согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 12 октября 1991 г. Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные  государственные архивы, ранее подчиненные  Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские организации  последнего, его материально-техническую  и финансово-экономическую базу в пределах Российской Федерации. Постановление  было введено в действие только в  начале 1992 г. Тогда же материалы архива бывшего Политбюро ЦК КПСС вошли  составной частью в Архив Президента Российской Федерации.

В связи с распадом СССР в конце 1991 г. с января 1992 г. происходит реорганизация  сети государственных архивов России. Административные и архивные функции  Роскомархива по отношению к вновь  образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении  Правительства от 24 июня 1992 г. Оно  определяло, что Комитет по делам  архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным  органом государственного управления, который осуществляет государственную  политику в области архивного  дела. Это Постановление также  подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они  функционировали как архивы.

Президентский указ (подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную  архивную службу России (РОСАРХИВ).  В его структуру, вместе с другими федеральными архивными учреждениями, вошел и ВНИИДАД, получивший название Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятых в июле 1993 года. "Основы законодательства" стали первым в истории России архивным законом.

Современный статус государственных  и негосударственных архивов  России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования  документов были регламентированы в "Положении  об Архивном фонде Российской Федерации", которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. Тогда же было принято новое "Положение  о Государственной архивной службе России" как органе, осуществляющем государственную политику в области  архивного дела.

В соответствии с указом от 14 августа 1996 г. Росархив был переименован в  Федеральную архивную службу России. Новые "Правила работы пользователей  в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 г. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России.

Новым Указом в марте 1999 г. сеть федеральных  архивов была вновь реорганизована. В настоящее время она состоит  из четырнадцати архивов, тринадцать из которых находятся в Москве и  Санкт-Петербурге. Российский государственный  исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ) после переезда из г. Томска теперь базируется во Владивостоке. Таким  образом, мартовский указ, во-первых, объединил  бывший комсомольский архив ЦХДМО  с бывшим партийным архивом - РЦХИДНИ. Объединенный архив получил название Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ). Во-вторых, Центр хранения историко-документальных коллекций - ЦХИДК (до 1992 г. Особый архив - ЦГОА), созданный для хранения трофейных  документов и бывший секретным до 1991 г., был объединен с Российским государственным военным архивом. Одновременно, Центр хранения современной  документации (ЦХСД) был переименован в Российский государственный архив  новейшей истории (РГАНИ).

Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных  органов исполнительной власти" от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное  архивное агентство.

В настоящее время ВНИИДАД входит в систему Федерального архивного  агентства (Росархива). Его основными задачами остаются теоретические и методические проблемы архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.

Структура института состоит из 3 научных отделов, обслуживающих и специализированных подразделений.

К числу научных подразделений относятся:

• Отдел архивоведения, в который входят: 

- сектор государственного учета и научно-справочного аппарата;

- сектор комплектования и экспертизы ценности документов;

- сектор археографии и использования документов;

- сектор научно-технической и электронной документации.

• Отдел документоведения
• Отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела.

Обслуживающие подразделения:

• административно-управленческое подразделение с бухгалтерией;
• служба электронных ресурсов

 Специализированные подразделения:

• отраслевой центр научно-технической информации по документоведению и архивному делу
• отраслевой центр повышения квалификации
• центр консалтинга
• аспирантура
• диссертационный  совет

Из приоритетных задач в области архивоведения можно назвать исследования, способные сформировать новую теоретико-методическую основу профессионального мышления архивистов, пересмотреть традиционные и определить современные принципы и категории архивоведения, исходя из тезиса о гуманистическом назначении архивного дела и архивов. Насущными являются также и исследования вопросов правового регулирования архивного дела, включая и международный опыт. Остаются важными для научных исследований вопросы интеграции бывших архивов КПСС в архивную систему России. Не менее актуальной является и проблема обновления нормативного и методического обеспечения практической деятельности архивов.

Итак, история Росархива такова:

- март 2004 - по настоящее время - Федеральное архивное агентство (Росархив);

- VIII.1996-III.2004 - Федеральная архивная служба России (Росархив);

- IX/XII.1992-VIII.1996 - Государственная архивная служба России (Росархив);

- IX.1991-XII.1992 - Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив);

- XI.1990-XI.1991 - Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР (Роскомархив).

2. Государственная часть АФ РФ.

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют:

● архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

● архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий, воинских частей, действующих на территории Российской Федерации;

● архивные фонды и архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находившихся и (или) находящихся за границей;

● архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

● архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

● архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

● архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

● копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.

Государственные учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат включению в состав Архивного  фонда Российской Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. При этом Федеральная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроком хранения.

        Федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральной архивной службой России ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют:

● федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы - архивных фондов и архивных документов федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации республик, краев областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● районные и городские архивы - архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в собственность государства на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

        Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации до передачи их на постоянное хранение в соответствующее учреждение Федеральной архивной службы России в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Сеть федеральных государственных  архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством Российской Федерации.

        Сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик и их филиалов, государственных архивов, центров хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалов утверждается в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Положение о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации являющихся объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством Российской Федерации по представлению Федеральной архивной службы России; положения о других федеральных государственных архивах, центрах хранения документации и их филиалах - Федеральной архивной службой России.

        Положения о центральных государственных архивах, центрах хранения документации республик и их филиалах, государственных архивах, центрах хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалах утверждаются органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

        Утверждение положений о районных, городских архивах осуществляется местным самоуправлением.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых или ведомственных архивах:

- архивных документов федеральных  органов государственной власти (за исключением указанных в  пункте 7 настоящего Положения), а  также архивных документов Генеральной  прокуратуры Российской Федерации,  органов государственной власти  и прокуратур республик, отраслевых  академий, государственных объединений,  учреждений, организаций и предприятий  федерального и республиканского  подчинения в течение 15 лет; 

- архивных документов органов  государственной власти и прокуратур  краев, областей, городов федерального  значения, автономной области, автономных  округов, прокуратур городов и  районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого  и областного подчинения, подчинения  автономной области и окружного  подчинения в течение 10 лет; 

- архивных документов органов  местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского  и районного подчинения, предприятий  сельского хозяйства в течение  5 лет; 

- записей актов гражданского состояния,  документов по личному составу,  записей нотариальных действий  и судебных дел, похозяйственных  книг в течение 75 лет; 

- архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, в течение 10 лет;

- научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

- конструкторской документации в течение 15 лет;

- проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

- телеметрической документации в течение 5 лет;

- кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;

- фотодокументов в течение 3 лет;

- документов на машинных носителях в течение 5 лет.

В необходимых случаях сроки  временного хранения указанных документов могут быть изменены органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.

Для архивных документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении  деятельности Министерства обороны  Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации  по атомной энергии, Службы внешней  разведки Российской Федерации, Федеральной  службы безопасности Российской Федерации, Службы специальной связи и информации при Федеральной службе охраны Российской Федерации, государственного геологического предприятия "Российский геологический  фонд" Комитета Российской Федерации  по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда  данных о состоянии окружающей природной  среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу  окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России. Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского  государственного фонда кинофильмов  Комитета Российской Федерации по кинематографии и подведомственных им учреждений, организаций, предприятий и воинских частей, а также для архивных фондов и архивных документов, принятых в  их ведомственные архивы, сроки и  условия временного и депозитарного  хранения и использования устанавливаются  в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами исполнительной власти, организациями и предприятиями  с Федеральной архивной службой  России.

Федеральные органы государственной  власти, Генеральная прокуратура  Российской Федерации, органы государственной  власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации  и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России; разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральной архивной службой России нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

По  истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России.

        Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

        После утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.

При ликвидации или реорганизации федеральных  органов государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций и предприятий, образовавшиеся при осуществлении их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной и (или) государственной собственности на указанные документы, а при отсутствии правопреемника передаются учреждениям Федеральной архивной службы России. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители Федеральной архивной службы России, ее органов и учреждений.

Документы государственной части  Архивного фонда Российской Федерации  не подлежат приватизации и могут  быть отчуждены не иначе как в  порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.

        Федеральные органы государственной власти, Генеральная прокуратура Российской Федерации, органы государственной власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся и учитываются в учреждениях Федеральной архивной службы России, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

        Учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, представления документов или их копий для изучения в архивах, музеях и библиотеках, организации выставок, публикации документов и справочников о составе и содержании государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

        Ограничения на доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

        Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

         Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится учреждениями Федеральной архивной службы России, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством.

3. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).