Організація і методика внутрішнього контролю касових операцій

ЗМІСТ

1. ВСТУП
2. РОЗДІЛ 1

     Організація і методика  внутрішнього контролю касових операцій.

    3.   РОЗДІЛ 2

         Практичне завдання

    4. ВИСНОВКИ

    5. СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ  ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

         Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання коштів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової економіки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки. 
         У зв’язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об’єктах підприємства, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій контрольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами. 
Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціональних обов’язків. 
          Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснювати повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасністю операцій, пов’язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням. 
          Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби. 
          Об’єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова

РОЗДІЛ 1

Організація і  методика внутрішнього контролю касових операцій.

За змістом, касові операції різноманітні і мають масовий  характер, тому потребують докладної  й трудомісткої перевірки. Основними завданнями перевірки грошових коштів є перевірка:

• наявності грошових коштів у сільськогосподарського підприємства та виявлення нестач або надлишків;
• дотримання правил зберігання грошових коштів та цінних паперів і правильності організації ведення касового господарства;
• дотримання Положення ведення касових операцій у національній валюті в Україні;
• своєчасності та повноти оприбуткування грошових коштів;
• законності витрачання грошових коштів;
• цільового використання грошових коштів;
• достовірності обліку й ефективності внутрішньогосподарського контролю грошових коштів.

Об'єкти контролю грошових коштів: наявність і збереження грошових коштів у касі, операції з руху готівки в касі, операції на рахунках в банку, матеріали інвентаризації, фінансова звітність.

Джерела інформації для контролю грошових коштів:

1. первинні документи з обліку грошових коштів (прибутковий касовий ордер (ПКО), видатковий касовий ордер (ВКО), журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, касова книга, книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей, грошовий чек, об'ява на внесення готівки, супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою, фіскальний касовий чек на товари (послуги), фіскальний касовий чек видачі коштів, розрахункова квитанція, платіжна відомість, розрахунково-платіжна відомість, платіжне доручення, гарантійне доручення, платіжна вимога-доручення, банківська платіжна картка (БПК), виписка з банку, інші документи, передбачені наказом про облікову політику підприємства);
2. облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку коштів, розрахунків та інших актів;
3. висновок попередньої перевірки та інша документація, що узагальнює результати контролю;
4. Головна книга;
5. звітність (Баланс (ф. № 1), примітки до фінансової звітності (ф. № 5).

До документів, які  безпосередньо стосуються каси, належать прибуткові й видаткові касові ордери, касова та товарно-касова книги. Зв'язок касових операцій з більшістю розділів обліку (реалізацією, розрахунками з підзвітними особами, постачальниками тощо) обумовлює необхідність порівняння касових документів з іншими документами. Перевірці контролера підлягають касова та товарно-касова книги, Книга обліку придбання і продажу товарів, звіти касира, прибуткові й видаткові касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, Журнали-ордери № 1 с.-г.; № 2 с.-г.; № 3 с.-г. та машинограми, акти інвентаризації каси, Журнал реєстрації виданих доручень, Журнал реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, підтверджувальні документи до касових ордерів, авансові звіти, накладні на відпуск продукції, податкові накладні, рахунки-фактури, товарні чеки, акти виконаних робіт, наданих послуг тощо.

Перевіряючи готівку, контролер керується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 березня 2001 р. за № 237/5428; спеціальними інструкціями та положеннями банків, законодавством про валютні операції й цінні папери, іншими нормативними актами. Контролеру слід враховувати принципові зміни ведення касових операцій.

Згідно з  Положенням про ведення касових  операцій у національній валюті в  Україні, сільськогосподарські підприємства та індивідуальні підприємці, які мають розрахункові рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Касир несе матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. З ним укладається в установленому порядку договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Підприємства й індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами-громадянами (далі – громадяни), як у готівковій, так і у безготівковій формах. Готівкові розрахунки між підприємствами та індивідуальними підприємцями, а також з громадянами, проводяться за рахунок коштів, одержаних у касі банку, а також за рахунок виручки від реалізації товарів (робіт, послуг), крім виплат, пов'язаних з оплатою праці та виплатою дивідендів.

Сільськогосподарські  підприємства мають право одержувати готівку з власних рахунків у межах наявних на них сум на цілі, визначені в чеку, без подання обґрунтовуючих документів і розрахунків. Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці) – одержувачі готівкового платежу, зобов'язані надавати підприємствам (індивідуальним підприємцям) – платникам, обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), який би підтверджував видачу готівки платниками.

За бажанням громадян, грошові кошти за товари, придбані у них підприємствами (виконані роботи, надані послуги), можуть бути перераховані на їх розрахункові (вкладні) рахунки в установах банків, порядок відкриття та здійснення операцій на яких встановлено Інструкцією НБУ № 3 «Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18 грудня 1998 р. № 527.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 р. № 51, і мають незмінно застосовуватися на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності. Сільськогосподарські підприємства та індивідуальні підприємці щокварталу подають до банку касову заявку встановленого зразка про суми надходжень та видачі готівки з поданням календаря видачі заробітної плати.

Записи в регістрах  з обліку касових операцій перевіряють  за схемою, наведеною на рисунку 1.1.

Рисунок 1.1 - Схема запису в регістрах з обліку касових операцій

Перевірка готівки має  здійснюватися суцільним способом за складеним планом перевірки касових операцій. Касові документи перевіряють неодноразово під час виконання процедур з метою виявлення порушень касової дисципліни. Згідно з класифікацією, ці документи поділяють на кілька груп.

Основні порушення  касової дисципліни – зловживання, крадіжки й помилки. У практичній діяльності їх класифікують так:

1. Пряме викрадення  коштів:

1.1. Нічим не прикрите.

1.2. Прикрите дооформленими  документами і розписками.

2. Неоприбуткування і привласнення суми готівки, що надійшла до каси:

2.1. Із банку.

2.2. Від фізичних і юридичних осіб за прибутковими касовими ордерами.

2.3. Від юридичних осіб  за дорученнями.

3. Надмірне списання  коштів за касою:

1. Повторне використання тих самих документів для списання грошей за касою.
2. Неправильний підрахунок залишків (підсумків) у касових документах і звітах касира.

3.3. Списання грошових  коштів за касою без підстав  або за фіктивними документами.

3.4. Підробки сум коштів  у законно оформлених документах (у бік збільшення), що підлягають списанню.

4. Привласнення сум  готівки, які законно нараховані  різним особам і організаціям:

4.1. Привласнення депонованої  заробітної плати та грошових  коштів, нарахованих на інших підставах.

4.2. Привласнення сум готівки, що належать іншим підприємствам.

5. Розрахунки готівкою, що перевищують встановлену законодавством межу (ліміт каси).

6. Порушення законодавства щодо  застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) у розрахунках з населенням.

7. Неправильне відображення касових операцій у регістрах синтетичного обліку.

До складання плану  і програми перевірки контролер має оцінити внутрішній контроль за рухом і збереженням готівки (інших цінностей) в касі, дотриманням касової дисципліни.

Недостатній внутрішній контроль за рухом грошових коштів у касі характеризують:

• відсутність на підприємстві чіткого механізму проведення раптових перевірок каси;
• невизначеність періодичності перевірки каси згідно з наказом керівника;
• формальне проведення періодичних перевірок каси та перевірок за умови звільнення касира (залучення до складу комісії одних і тих самих осіб, відсутність додатків до акту у формі робочих записів комісії, що свідчать про перерахунки банкнот, а також про попередження касира про перевірку тощо);
• підписи видаткових та прибуткових касових ордерів іншими особами, крім головного бухгалтера і керівника підприємства, без дозволу останніх;
• виконання функцій касира працівником бухгалтерії без письмового розпорядження керівника підприємства;
• виконання функцій касиром без укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність;
• відсутність у касира навичок підготовки до перевірки каси (така процедура є для нього незвичайною).

Ефективність внутрішнього контролю, постановка бухгалтерського  обліку, достовірність облікових даних аудитор може оцінити за наявності достатньої кількості доказів. Їх можна зібрати за допомогою:

• участі в інвентаризації готівки каси;
• спостереження за проведенням господарських операцій;
• усного опитування;
• отримання письмових підтверджень;
• перевірки документів, отриманих від третіх осіб;
• контролю документів, підготовлених на підприємстві клієнта;
• перевірки арифметичних розрахунків;
• аналізу отриманих даних.

Пряме викрадення грошових коштів.

Пряме, неприховане викрадення грошей виявляється через інвентаризацію готівки (більшість фахівців з досвідом ревізійної діяльності вважають, що проводити інвентаризацію під час перевірки слід обов'язково, хоча є й протилежні думки), що проводиться у такій послідовності:

• опечатування кас, що виключає покриття нестачі готівки інших кас;
• складання звіту касиром на дату раптової перевірки каси у присутності членів інвентаризаційної комісії та подання розписки про те, що на момент інвентаризації каси немає неоприбуткованих і несписаних коштів (до звіту приймаються платіжні відомості з частковою виплатою заробітної плати з поміткою в акті інвентаризації каси і не приймаються розписки про обґрунтування нестачі коштів);
• порівняння одержаних сум після перерахунку грошей і цінностей з даними про їх залишок, зафіксований у бухгалтерському обліку;
• оформлення результатів інвентаризації актом інвентаризації в трьох примірниках;
• у разі виявленої нестачі готівки касир подає контролеру письмове пояснення причини її виникнення.

Нічим не прихована нестача грошей у касі на момент перевірки є найпростішою формою порушення касової дисципліни; складнішою є викрадення готівки, замасковане різними розписками працівників підприємства.

Розкрадання грошей під  прикриттям неоформлених документів і  розписок контролер виявляє шляхом перевірки правильності оформлення надходжень та видачі готівки з каси підприємства.

Приймаючи грошові білети та монети до каси, касири підприємств  зобов'язані керуватися загальними правилами визначення ознак платоспроможності грошових білетів та розмінної монети Національного банку України. За порядком ведення касових операцій готівка касирами підприємства приймається за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або уповноваженої ним особи і касира, завірена печаткою (штампом) касира або чеком касового апарата, а видача готівки відбувається за видатковими касовими ордерами (розрахунково-платіжними) та іншими видатковими документами.

Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером сільськогосподарського підприємства або уповноваженими ними особами. До видаткових ордерів можуть додаватися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Контролеру слід враховувати нове положення: якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках тощо є дозвільний напис керівника сільськогосподарського підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах є не обов'язковим.

Порушенням (розтратою  готівки) вважаються випадки, коли на документах, рахунках, заявах тощо, які додаються до видаткового касового ордера, відсутні підписи й дозвіл керівника. Контролер має враховувати, що видача грошей з каси, яка не підтверджується розпискою одержувача у видатковому касовому ордері, вважається нестачею і підлягає стягненню з касира, а готівка, не підтверджена прибутковими ордерами – надлишком каси та зараховується у прибуток підприємства.

Подібні порушення виявляються  перевіркою касових документів на відповідність підпису одержувача грошей на видаткових касових документах з урахуванням встановленого порядку їх видачі.

Згідно з Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, виплата грошей окремій особі за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, відбувається при поданні документа, який посвідчує особу, з відображенням його реквізитів і під розписку. Розписка про одержання грошей може бути зроблена тільки власноручно, чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень – літерами, копійок – цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума вказується не літерами, а цифрами. Контролеру слід враховувати, що видача грошей особам, яких немає у списковому складі сільськогосподарського підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на основі укладених договорів.

Особам, які залучаються  до сільськогосподарських і вантажно-розвантажувальних  робіт, а також для подолання наслідків стихійного лиха, гроші можуть видаватися за відомістю. Відомості складаються окремо для кожної організації, працівники якої були залучені на роботи, та засвідчуються (крім підпису керівника й головного бухгалтера підприємства – організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Достовірність підписів одержувачів  грошей перевіряється порівнянням підписів на одних документах з підписами на інших. В окремих випадках проводиться опитування одержувачів грошей.

Основні контрольні процедури у разі перевірки каси:

– перевірка наявності на прибуткових  і видаткових касових ордерах підпису головного бухгалтера чи уповноваженої особи.

– перевірка наявності на видаткових касових документах підписів керівників сільськогосподарського підприємства чи уповноваженої особи.

– перевірка наявності на прибуткових  і видаткових документах підписів отримувачів грошей.

Мета: встановити наявність санкцій головного бухгалтера або уповноваженої особи на всі надходження й видатки коштів.

Засоби перевірки: зразки підписів головного бухгалтера та особи, уповноваженої ним підписувати за нього касові документи із зазначенням дати початку та закінчення його повноважень.

Техніка проведення: послідовний огляд усіх прибуткових і видаткових касових ордерів з метою встановлення наявності підписів головного бухгалтера або уповноваженої особи.

Законність підписів уповноваженою  особою касових ордерів перевіряється контролером шляхом порівняння відповідності дат касових ордерів термінам строку повноважень вказаної особи. Необов'язковість підпису видаткового касового ордера керівником потребує перевірки доданих до видаткових касових ордерів документів на наявність дозволу керівника підприємства на документах (заявах, рахунках, розрахунково-платіжних відомостях тощо): «Сплатити» (Підпис) або «Прошу сплатити» (Підпис).

Відповідність дат видаткових касових  ордерів проводиться також порівнянням  їх із строками виконання особою повноважень.

Перевірка наявності на видаткових касових документах підпису одержувача грошей.

Мета процедури: встановлення наявності на всіх видаткових касових ордерах підписів отримувачів грошей.

Засоби перевірки: видаткові касові ордери.

Техніка виконання: послідовний перегляд видаткових касових документів з метою встановлення наявності на видаткових касових ордерах підпису одержувача, дати одержання грошей (має збігатися з датою оформлення самого ордера), назви й номера документа, який засвідчує особу.

Усне опитування. Проводиться з метою встановлення факту одержання особами, які опитувалися, грошей за видатковими касовими ордерами, що не підтверджені їх підписом.

Засоби перевірки: з робочих паперів контролера, видаткові касові ордери.

Техніка виконання: опитуються працівники підприємства, прізвища яких зазначені про одержання грошей з каси, уточнюються дати й мета одержання грошей, фіксується зразок підпису осіб, що опитувалися, звіряються зразки підписів з підписами на видатковому касовому ордері.

У разі звільнення особи  з підприємства на момент проведення перевірки необхідно за даними обліку кадрів встановити дату звільнення та порівняти її з датою одержання грошей за видатковим касовим ордером.

Привласнення  грошей, що надійшли з банку.

Неоприбуткування та привласнення грошей, що надійшли з  банку, пов'язано з приховуванням операцій щодо надходження грошей до каси сільськогосподарських підприємств. Таке привласнення грошових коштів становить найбільшу частку в загальному обсязі зловживань. Основними і найбільш поширеними зловживаннями є привласнення готівки бухгалтером за рахунок виправлень шифрів (шифр, який відповідає одержанню готівки, виправляється на шифр, який означає безготівковий рахунок, знищується корінець чека, яким у банку одержані гроші, а до виписки банку додається фіктивний платіжний документ на таку саму суму) у виписках банку та використання головним бухгалтером підписаних керівником незаповнених чеків.

Для виявлення випадків привласнення коштів проводяться взаємні  перевірки операцій за касою і  за банком (слід пам'ятати, що документами, підготовленими на підприємстві, є: прибуткові касові ордери, які відображують факт надходження грошей до каси з розрахункового рахунку, чекові книжки, корінці чекових книжок, а документом, отриманим від третіх осіб, є виписки банку). Якщо виписка банку має дуже велику кількість відміток, «галочок» тощо, аудитору необхідно отримати в банку копії виписок на визначення дати. Слід також мати на увазі, що чекові книжки, корінці використаних чеків, а також невикористані чеки мають зберігатися у головного бухгалтера в умовах, які виключають можливість їх втрати. Зіпсовані чеки погашаються з надписом «Анульовано» і зберігаються прикріпленими до корінців чеків. Контролерські процедури, що виконуються в такому випадку:

– перевірка чекової  книжки (книжок) підприємства на її повноту.

– перевірка повноти оприбуткованих грошей у касі сільськогосподарського підприємства, одержаних у банку за чеком.

Перевірка чекової  книжки на її повноту.

Мета процедури: перевірка повноти корінців чеків у чековій книжці.

Засоби проведення процедури: всі чекові книжки, використані за період, що підлягає перевірці.

          Техніка виконання процедури: послідовно переглядають чекові книжки сільськогосподарського підприємства та звіряють кількість корінців та незаповнених чеків у чековій книжці. В сумі їх має бути стільки, скільки зазначено на обкладинці чекової книжки. Крім того, перевіряють послідовність номерів чеків на корінцях чекової книжки.

Перевіряючи чекову книжку, встановлюють, чи збігаються серія  та номер зіпсованого чека з серією і номером на корінці чека, до якого він прикріплений.

Перевірка повноти оприбуткованих грошових коштів, одержаних у банку та в касі підприємства.

Мета процедури: перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошей, отриманих за чеком у банку.

Засоби для  виконання процедури: чекова книжка (книжки) підприємства за період, що підлягає перевірці, первинні документи, що відображують операції за розрахунковим рахунком (виписка банку), шифри банку, які відповідають одержанню готівки в касі (ці шифри можуть бути різними, їх може бути стільки, скільки використовується у конкретному банку), касова книга підприємства (звіт касира).

Техніка виконання: перевіряють касову книгу і при написах: «Одержано з банку за чеком» звіряють суму, записану в касовій книзі, з двома сумами на корінці чекової книжки (на зворотній стороні корінця зазначається розподіл загальної суми за шифрами банку) та сумою виписки банку (у виписці банку загальна сума виданої готівки також розподіляється за шифрами банку). Крім того, звіряють номер чека.

Неоприбуткування  й привласнення коштів, які надійшли до каси від юридичних і фізичних осіб за прибутковими касовими ордерами

Привласнення грошей, які надійшли від різних юридичних  і фізичних осіб за прибутковими ордерами, пов'язано з приховуванням операцій з оплати наданих підприємством послуг, виконаних робіт, погашення заборгованості, оплати матеріалів, квартирної плати тощо. Найпоширенішими є платежі звільнених осіб. Тому заборгованість за звільненими працівниками сільськогосподарського підприємства ретельно перевіряють. Такі факти виявляються за допомогою письмових підтверджень третіх осіб і усних опитувань (третіми особами у таких випадках є сторонні особи та організації, за якими значиться непогашена заборгованість).

Своєчасність розрахунків  з працівниками сільськогосподарського підприємства за виданими коштами на відрядження, господарські потреби та правильність оформлення руху грошей згідно з касовими ордерами проводиться з використанням процедур:

– перевірка своєчасності розрахунків з працівниками за відрядженням.

– перевірка своєчасності розрахунків працівників за видані грошові кошти на господарські потреби.

– перевірка відповідності  прибуткових касових ордерів записам у журналі їх реєстрації.

– перевірка одночасного  оформлення касових ордерів і  руху грошових коштів за касою.

За процедурами враховуються положення щодо видачі готівки під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані  подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

• за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
• заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
• за всіма іншими виробничими (господарськими) потребами – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та на вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про використання сум, виданих їй як для відрядження, так і для розв'язання господарських завдань.

Готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси у зазначені строки, починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків, включається до суми фактичного залишку готівки у касі на кінець дня. Одержана в результаті сума порівнюється встановленим лімітом з залишком готівки у касі.

Перевірка своєчасності розрахунків з працівниками підприємства за витратами на відрядження.

Мета процедури: перевірити своєчасність подання працівниками підприємства авансових звітів про витрачені суми та проведення остаточного розрахунку з ними.

Засоби перевірки: прибуткові касові документи, авансові звіти, посвідчення про відрядження, Журнал-ордер № 7 с.-г. «Розрахунки з підзвітними особами», календар за період, що підлягає перевірці, календар робочого часу підприємства.

Техніка виконання: послідовно переглядають прибуткові касові документи. Якщо у рядку «Підстава» значиться «Залишок підзвітних сум», перевіряють авансовий звіт, згідно з яким повертаються грошові кошти в касу.

Після цього звіряється дата складання авансового звіту, номер прибуткового ордера, за яким внесено залишок невитрачених сум, сума залишку готівки з зазначенням номера, дати й суми за прибутковим ордером, з якого починається чергова реєстрація процедури, а також звіряються номер авансового звіту та суми з Журналом-ордером № 7 с. — г. «Розрахунки з підзвітними особами».

Перевірка своєчасності розрахунків за видані грошові кошти  на господарські потреби.