Організація документообігу

План 

 

      ВСТУП

 

1. Організація роботи з документами.........................................5
2. Структура та розмір документообігу на підприємстві...............8 
3. Основні принципи організації канцелярської роботи………………13
4. Організація процесу руху документів  ……………………………………..14

 

    Список використаної літератури.................................................29 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

  Термін "документообіг"  на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

 Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

 Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.

 Разом з тим, одним з головних завдань сучасного діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я. Ю., Котдієва Я. І., Митяев К. Г., Блощинська В. А. та інші.

  Обєктом розгляду роботи є система організації та ведення документообігу на підприємстві.

Предмет – документообіг  та діловодний технологічний цикл на підприємстві.

У процесі дослідження теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання :

- висвітлити основні теоретичні  відомості щодо організації документообігу  на підприємстві;

- визначити основні елементи  документного циклу підприємства;

- проаналізувати дотримання  вимог, які стосуються організації  документообігу на підприємстві.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Організація роботи з документами 

 

Організація роботи з документами на підприємстві – це створення  оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт (табл.1).

На підприємствах як правило  здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи  проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого діловодства тощо).

В залежності від територіального  розташування структурних частин підприємства (закладу, організації), розміру, характеру та обсягу його роботи ці роботи можуть вестись централізовано або децентрадізовано.

При повній централізації  діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ  відбувається в одному місці на підприємстві – канцелярії або секретаріаті – і зосереджено в руках однієї особи – секретаря чи діловода.

Централізована форма  є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засобі механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності вдома  також така форма організації  діловодства як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства.

Інструкція з діловодства  є нормативним документом, що регламентує  організацію, правила, прийоми та процеси  створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються  фірми та зразки документів, які  використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості організації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблиця 1. 

 

Види робіт з документами  

 

Складова частина діловодства	Операції діловодства	Групи документів
		внутрішні	вихідні	вхідні
ДОКУМЕНТУВАННЯ	Складання проекту документа	Обов’язково	Обов’язково	Не використовується
	Узгодження проекту зі спеціалістами	можливо	можливо	Не використовується
	Перевірка правильності оформлення документів	Обов’язково	Обов’язково	Не використовується
	Підписання(затвердження документів керівником)	Обов’язково	Обов’язково	Не використовується
	Реєстрація	Можлива відправка	Можлива розмітка	Не використовується
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ	Контроль виконання	можливо	можливо	можливо
	Виконання документа	Обов’язково	можливо	Обов’язково
	Формування справ	Обов’язково	Обов’язково	Обов’язково
	Поточне зберігання і використання	Обов’язково	Обов’язково	Обов’язково
	Передача на архівне зберігання	можливо	можливо	можливо
	Розгляд документів керівником (резолюції)	можливо	Не використовується	можливо
	Знищення документів	можливо	можливо	можливо

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Структура та обсяг документообігу на підприємстві. 

 

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.

До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

Ø     Прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом попадає до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються).

Ø     Розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

Ø     Забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії.

Ø     Одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження);

Документообіг складається  з трьох документопотоків. 

Документопотік  – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки, Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами. 

Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік  вихідних документів – це рух  документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу “Прошу дати довідку щодо питання … у термін до…..”).

Документопотік  внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації – це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять  через канцелярію, пов’язані між собою,  оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді (рис.1). Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: “керівник - підлеглий”. Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднуються родинні документи (документи, що присвячені одному питанню).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
  

 

 

 

 

 

	Процес підготовки внутрішнього документа		Підготовка вихідного документа на основі внутрішнього

 

 

 
 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

 

 

 

Рис.1. Зв’язок вхідного документа з вихідним 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

  

 

 

 

 

  

 

 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

 

 

Рис. 2. Підготовка вихідного документа. 

 

 

  

 

 

 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

Рис. 3. Вихідний документ, що знаходиться на контролі. 

 

 

  

 

 

 

 

  

 

	Процес повторного звертання

 

 

  

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

Рис.4. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 3. Основні принципи організації

канцелярської роботи.  

 

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно  існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ що не потравив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним, втраченим, В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, які не зареєстровані відповідним чином в канцелярії губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація  мала тільки один канал надходження  вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою  схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв’язку з канцелярією).  При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Для повноти оцінки документообігу не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації  документообігу організації не повинна  замикатися лише не канцелярії, повинна  мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед усі документи, що проходять через відділ мають  унікальний реєстраційний номер (можливі  свої алгоритми побудови номерів  для кожного з типів документів).

	Будь-який папір, що не має реєстраційного номера – це просто папір, а не документ. Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Організація  процесу руху документів. 

 

В кожній організації документи  знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд  керівником, порядок проходження  документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 5.).

Відповідно до  вимог  ДСТУ та   ЄДСД    на кожному  документі, що  надійшов до  установи робиться  відмітка   про надходження. Ця відмітка проставляється  у  вигляді   реєстраційного штампу, який проставляють  на нижньому  полі  першого аркуша праворуч.   Штамп   включає в себе  скорочене  найменування   організації, установи  або  підприємства,  дату одержання  документа і  його  індекс.

Основним завданням, яке  повинна виконувати канцелярія, є  організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

·       Документ передається безпосередньо виконавцю;

·       Документ передається виконавцю після прийняття рішення про 

 

Рис.5. Організація роботи з документами

Виконавця та виконуваних  ним дій у центральному апараті управління (директораті).

 

 

Під час проходження документа за першою схемою (рис.6) він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).  

 

 

 

 

Таким чином, як видно з  рис.6, на вході цього процесу – вхідний документ, на виході – проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає  те, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось їз керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим маршрутом представлено на рис. 7.

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось з директорів побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання, з’ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються  загальним відділом, підрозділом, або відповідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Не правильно оформлені, пошкоджені або надіслані  не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній  розгляд кореспонденції. Всі документи, що надійшли до організації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів - розподіл їх на ті, що

потребують обов’язкового  розгляду керівником підприємства, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків

 

Рис. 7. Схема обробки вхідного документа із контролем центрального апарату управління (директорату). 

 

 

 

 

виконання документів, які передаються  структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання  або в перший робочий день після надходження її в неробочий час.

 

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

 

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою: 

 

Ж У Р Н А Л

реєстрації вхідних  документів

 

Дата надходження та індекс документа	Корес-пон-дент , дата та індекс отри-маного доку-мента	Короткий зміст документата	Резо-люція або кому дору-чено вико-нання	Розпис-ка вико-навця про  отри-мання доку-мента	Поз-начка про вико-нання  доку-мента	Номер справи, в якій місти-ться доку-мент
1
1

 

 

 Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника підприємства наступні документи:

1.      Копії листів, що надійшли до відома;

2.      Графіки, наряди, рознарядки;

3.      Зведення та інформації, надіслані до відома;

4.      Навчальні плани, програми (копії)

5.      Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо

6.      Прейскуранти (копії)

7.      Поздоровні листи і запрошення

8.      Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

9.      Місячні, квартальні, піврічні звіти

10.  Форми статистичної звітності

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи  після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд: 

 

Дата надходження та індекс документа №_________ “__”_______2000 р.	Пенсійний фонд України    РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА		Виконавець    Тел. _______
Кореспондент	Назва документа	Дата і індекс документа	Строк виконання
Зміст документа	Проходження документа
	Дата передачі	Кому передано	Розписка про отримання	Дата повернення

 

Якщо в резолюції керівництва  виконавцями документа зазначено  два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа  передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.  

 

Реєстрація  документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться  з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації  підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені - у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструються.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК або журнал. При реєстрації кожному  документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання  документів. Про надходження (реєстрацію) документа - позначка робиться на нижньому полі справа першої сторінки документа (реєстраційний штамп);

Про взяття документа на контроль - на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання документа  і направлення документа адресатові, а також направлення його до  справи - на нижньому полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години - не пізніше як наступного робочого дня.