Основні види інформаційних систем в організації

Основні види інформаційних систем в організації

ПЛАН

Вступ.............................................................................................................................3

1. Інформаційні  системи для забезпечення поточних  бізнес-операцій..................4

2. Інформаційні  системи для забезпечення прийняття  управлінських рішень.........................................................................................................................12

3. Інформаційні  системи для забезпечення стратегічних  конкурентноздатних переваг........................................................................................................................15

Висновок ...................................................................................................................18

Список літератури.....................................................................................................19

Вступ

Інформаційна система - взаємозв'язана сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Інформаційні системи менеджменту (ІСМ) дехто розуміє як синонім ІС, а деякі – як чітко регламентовану систему поставки стандартних звітів. ІСМ розуміється розширено – як коло різних ІС, які забезпечують менеджерам ефективне прийняття рішень відносно розвитку керованого об’єкта.

ІСМ – це більш мобільна система, яка дозволяє менеджерам вільно і оперативно, на своєму робочому місці, використовувати, в залежності від ситуації, спеціальні засоби проектування альтернатив рішення.

Інформаційні системи і організації мають взаємний вплив один на одного. З одного боку ІС повинні приєднатися до організації, щоб забезпечити необхідною інформацією важливі групи усередині організації. У той же час організація повинна усвідомлювати і відкривати себе впливам інформаційних систем, щоб отримати вигоду з нових технологій.

1. Інформаційні системи  для забезпечення поточних бізнес-операцій

У вітчизняній літературі часто використовують терміни, "автоматизована система управління", "автоматизовані інформаційні системи", а в закордонної - "інформаційні системи", "інформаційні системи менеджменту". Причому за рубежем за замовчуванням передбачається, що інформаційні системи автоматизовані. Приведемо кілька визначень із сучасних літературних джерел.

Інформаційна система - взаємозв'язана сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використання в якості основного технічного засобу переробки інформації персонального комп'ютера. У великих організаціях, поряд з персональним комп'ютером, до складу технічної бази інформаційної системи можуть входити так звані мейн-Фрейм (великі ЕОМ), або супер-ЕОМ. Крім того, технічне втілення інформаційної системи саме по собі нічого не буде означати, якщо не врахована роль людини, для якого призначена вироблена інформація і без якої неможливе її одержання і представлення.

Під організацією будемо розуміти співтовариство людей, об'єднаних спільними цілями і використовують загальні матеріальні та фінансові кошти для виробництва матеріальних та інформаційних продуктів і послуг. У тексті на рівноправних засадах будуть вживатися два слова: «організація» і «фірма».

Економічна інформаційна система (ЕІС) - це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямої і зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації і виробленні управлінських рішень.

Інформаційна система (ІС) - це з'єднання інформаційних ресурсів, процесів і людей, що збирають, перетворять і поширюють інформацію в організації. Узагальненою метою ІС є трансформація "сировинних" ресурсів даних в інформаційні "продукти", необхідні конкретним користувачам. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ) деякі розуміють як синонім ІС, інші - як чітко регламентовану систему постачання стандартних звітів менеджерам. У сучасній системі знань про менеджмент і про ІС термін "інформаційна система менеджменту" розуміється розширено - як коло різноманітних ІС, що забезпечують менеджерам ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСМ за замовчуванням розуміється як комп’ютеризована система. (переклад з англ.). (табл.1).

У сфері керування підприємством вітчизняна наука з 1960-х років розрізняє:

- автоматизовані (і автоматичні) системи управління технологічними процесами [АСУТП] ;

- автоматизовані системи організаційного упpавління [АСОУ].

АСУТП упpавляють швидкоплинними пpоцесамиматеpіального виробництва, наприклад, плавкою стали, виробництвом продукту, а АСОУ - в основному повільними пpоцесами взаємодії людей і обладнання в складних комплексах. Можуть існувати й АСУ змішаного типу.

Оpганізаційнеупpавління не може бути автоматичним, рішення отут завжди пpиймають люди, і об'єктами керування отут є не стільки машини й обладнання, скільки колективи людей.

По ступеню алгоритмічного опису пpоцесів керування поділяють АСУ інформаційно-довідкові, інформаційно-радникові, керуючи, а також ті, що самонавчаються.

В 90-Х роках була прийнята така класифікація типів ІСМ:

1. ІСМ забезпечення  поточних бізнес-операцій

2. ІСМ забезпечення  прийняття управлінських рішень

3. ІСМ  забезпечення конкурентноздатних  переваг (табл.1).

Табл.1

Інформаційні системи в менеджменті

Щоденні операції генерують багато даних, і системи здійснення угод та операцій потребують необхідного базового опрацювання цих даних. Хоча такі системи не дуже допомагають в прийнятті операційних, планових або контрольних рішень, вони перетворюють постійно зростаючу масу необхідних операцій і угод у кероване завдання. Крім того, вони значною мірою забезпечують необхідними даними системи, що безпосередньо підтримують операційні, планові і контрольні рішення.

Раніше офісний персонал регулярно реєстрував ці угоди й операції в бухгалтерських документах. Оскільки ця робота була рутинною, стомлюючою і супроводжувалася помилками, але залишалася необхідною, то вона стала одним з перших напрямів комерційного застосування комп'ютерів. Типові системи здійснення угод і операцій ведуть загальний бухгалтерський облік: рахунків до оплати, рахунків до одержання, платіжних відомостей, інвентаризаційних відомостей тощо.

Системи здійснення угод і операцій побудовані на стандартній моделі. Якщо операція або угода відбувається, вони повинні фіксуватися і бути підготовленими до опрацювання. Це є першою частиною моделі. Друга частина складається із затвердження угоди або операції. Один тип затвердження полягає в перевірці помилок в окремих угодах, таких, як пропуск даних і перевищення дозволеної ціни. Перевіряються також певні аспекти груп угод або операцій. Операції часто відбуваються в групах, і загальна сума операцій у групі має дорівнювати груповому результату. Такі групи можуть містити тільки один тип операцій. Процес затвердження дозволяє переконатися, що по всіх угодах або операціях своєчасно проведені платежі.

Третя частина моделі полягає у реєстрації і записі угоди або операції. Тут вони використовуються, аби упорядкувати відповідні записи й облікові документи.

І нарешті, системи здійснення угод і операцій включають звітність. Деякі звіти можуть краще "підходити" для управлінської інформації операційного контролю або прийняття рішень на рівні підрозділів/одиниць. Звітність підтверджує зареєстрований результат або виявляє іншу угоду чи операцію.

ІСМ забезпечення поточних бізнес операцій:

- системи  обробки операцій – виконують  записи про операції, опрацьовують  дані, виводячи різні звіти (для  реєстрації поточних бізнес-операцій)

- системи  управління процесами – керують  фізичними процесами виробництва  продукції, подачі товару, матеріалів.

- системи  автоматизації офісу підтримують  комунікації, продуктивність офісу.

Оперативний контроль зазвичай має справу з рутинними, постійно повторюваними операціями, виконуваними працівниками нижчого рівня, для проведення яких вже попередньо були створені необхідні процедури і правила. Рішення, що приймаються на рівні оперативного контролю, покривають короткий проміжок часу. Завдяки оперативному контролю забезпечується впевненість керівництва, що всі специфічні завдання і процедури виконуються ефективно.

Інформаційна система оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про угоди і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення ІС на цьому рівні - відповідати на запити про поточний стан і відслідковувати потік угод у фірмі, що відповідає оперативному управлінню. Щоб з цим справлятися, інформаційна система повинна бути легкодоступною, безперервно діючої і надавати точну інформацію.

Прикладом системи обробки економічної інформації, пов'язаної з операцією продажу товарів фірмою, є створення вихідного документа для покупця (чека або квитанції), а також перевірка на відповідність нормативу рівня запасів зазначених товарів на складі і при його зменшенні видача замовлення постачальнику із зазначенням необхідної кількості товару і строків поставки.

Прикладом контрольного звіту може бути щоденний звіт про надходження і видачу готівки коштів банком, що формується з метою контролю балансу готівкових коштів. Запит в файл персоналу бази даних може мати на меті одержання даних про вимоги, що висуваються до кандидатів на заняття певної посади.

Завдання, цілі та джерела інформації на операційному рівні заздалегідь визначені і у високому ступені структуровані. Рішення запрограмоване у відповідності із заданим алгоритмом.

Інформаційна система оперативного рівня є сполучною ланкою між фірмою і зовнішнім середовищем. Якщо система працює погано, то організація або не одержує інформації ззовні, або не видає інформацію. Крім того, система - це основний постачальник інформації для інших типів інформаційних систем в організації, так як містить і оперативну, і архівну інформацію.

Відключення цієї ІС привело б до незворотних негативних наслідків.

Приклади інформаційних систем оперативного рівня:

    бухгалтерська;

    банківських депозитів;

    обробки замовлень;

    реєстрації авіаквитків;

    виплати зарплати і т. д.

Системи здійснення угод і операцій функціонують у двох режимах - групового і реального часу. Групова система зберігає угоди або операції до певного часу і потім здійснює опрацювання всіх акумульованих у групі операцій. Система реального часу обробляє кожну операцію, в міру її проведення. Хоча такі системи часто мають справу з дуже швидкоплинними процесами, будь-яка з них може сприйняти операції, обробити їх і повернути результати ініціатору досить швидко, щоб впливати на поточну діяльність і відповідати своєму призначенню та назві.

Системи здійснення угод і операцій часто поєднують два підходи. Навіть якщо вони фіксують і готують операції для обробки в режимі реального часу, запис і звітність здійснюються у груповому режимі. Зафіксовані операції збираються до певного часу і потім відразу записуються системою. Наприклад, автомати фіксують, частково затверджують і акумулюють операції в комп'ютерах місцевого підрозділу, протягом дня. Наприкінці робочого дня операції пересилаються в центральний комп'ютер для подальшого затвердження, запису і підготовки звітності груповим способом.

Системи здійснення угод і операцій прямо підтримують використання специфічної і стимулюючої інформації. Вони також готують засоби для важливих стратегічних ініціатив. З розвитком нових технологій будуть опрацьовані нові шляхи, щоб зробити ці системи важливими стратегічними інструментами. Так, ці системи є найдавнішим прикладом використання комп'ютерів, але вони усе ще не втратили актуальності з точки зору прибутковості їх нового застосування.

2. Інформаційні системи  для забезпечення прийняття управлінських  рішень.

Систему, що реалізує функції управління, називають системою управління. Найважливішими функціями, реалізованими цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання.

Управління пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнім середовищем. У процесі управління одержують відомості про стан системи в кожен момент часу, про досягнення (або не досягненні) заданої мети для того, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень.

Таким чином, будь-якій системі управління економічним об'єктом відповідає своя інформаційна система, яка називається економічною інформаційною системою.

Управлінські ІС мають украй невеликі аналітичні можливості. Вони обслуговують управлінців, які потребують щоденної, щотижневої інформації про стан справ. Основне їх призначення полягає у відстеженні щоденних операцій у фірмі і періодичному формуванні строго структурованих зведених типових звітів. Інформація надходить із інформаційної системи операційного рівня.

На верхньому, стратегічному рівні керування - менеджери вищої ланки керівництва організації (глава фірми і його заступники). Основне їхнє завдання - стратегічне планування діяльності фірми на ринку і координація внутрішньофірмової тактики управління.

На середньому, функціональному, рівні - менеджери середньої ланки і фахівці (начальники служб, відділів, цехів, начальник зміни, ділянки, наукові співробітники і т.ін.). Основне завдання - тактичне управління фірмою при вирішенні основних функцій у заданій сфері діяльності.

На нижньому, операційному, рівні - виконавці і менеджери нижчої ланки (бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, техніки, лаборанти і т. п.). Основне завдання - оперативне реагування на зміну ситуації. На всіх рівнях управління працюють як менеджери, що здійснюють тільки загальні функції, так і менеджери-фахівці, які реалізують функції управління в сфері своєї компетенції.

Характеристики управлінських інформаційних систем:

    використовуються для підтримки  прийняття рішень структурованих  і частково структурованих задач  на рівні контролю за операціями;

    орієнтовані на контроль, звітність  і прийняття рішень по оперативній  обстановці;

    спираються на існуючі дані  та їх потоки всередині організації;

    мають малі аналітичні можливості  та негнучку структуру.

Системи підтримки прийняття рішень обслуговують частково структуровані задачі, результати яких важко спрогнозувати заздалегідь. Вони мають більш потужний аналітичний апарат з кількома моделями. Інформацію одержують з управлінських і операційних інформаційних систем. Використовують ці системи всі, кому необхідно приймати рішення: менеджери, фахівці, аналітики. Наприклад, їх рекомендації можуть придатися при ухваленні рішення: купувати чи взяти обладнання в оренду та ін.

Системи підтримки управління розроблені, щоб забезпечити підтримку певному менеджерові або маленькій групі менеджерів. Вони включають додатки, щоб підтримати управлінське ухвалення рішення типу систем групової підтримки, виконавчих інформаційних систем й експертних систем. Існують організаційні системи, розроблені для підтримки організації в цілому або її великих відділів типу систем обробки транзакцій, нагромадження даних. Разом вони забезпечують відносно всебічне відображення додатків інформаційної технології усередині єдиної організації (внутрішньоорганізаційні системи). Крім цього є внутрішньоорганізаційні системи, що зачіпають обмежені боку типу електронного обміну даних, а також і інші електронні додатки, що використовують Інтернет.

Організаційні системи є важливими для управління бізнесом або будь-яким іншим типом організації, і менеджерам доведеться мати справу з багатьма такими організаційними системами, особливо із системою діалогової обробки запитів. Однак ці організаційні системи були розроблені для підтримки організації в цілому, а не окремого менеджера й навіть не групи менеджерів. Системи підтримки управління, навпаки, призначені, щоб безпосередньо підтримати менеджерів, які приймають стратегічні й тактичні рішення для організацій.

Характеристики систем підтримки прийняття рішень:

- забезпечують вирішення проблем, розвиток яких важко прогнозувати;

- оснащені складними інструментальними засобами моделювання та аналізу;

- дозволяють легко змінювати постановки вирішуваних завдань і вхідні дані;

- відрізняються гнучкістю і легко адаптуються до зміни умов по кілька разів на день;

- мають технологію, максимально орієнтовану на користувача.

ІСМ для забезпечення прийняття рішень охоплюють 3 види:

- системи  подання інформації представляють  менеджерам предвизначені і регламентовані  повідомлення про поточні бізнес-операціям.

- системи  підтримки рішень представляють  менеджерам набір діалогових  і спеціальних засобів проектування  альтернатив для використання  в не програмованих ситуаціях.

- обслуговують  менеджерів вищого рівня з  метою миттєвого формування критичної  інформації у вільних форматах.

3. Інформаційні системи  для забезпечення стратегічних  конкурентноздатних переваг.

Кожен з головних типів інформаційних систем, описаних раніше, цінний для допомоги організаціям у рішенні важливих проблем. В останнє десятиліття деякі із цих систем стали особливо важливі для тривалого процвітання фірми й виживання. Такі системи, які є потужними інструментальними засобами для участі в конкуренції, названі стратегічними інформаційними системами.

Стратегічні інформаційні системи змінюють мету, дії, вироби, послуги або пов'язані з навколишнього середовища зв'язку організацій, щоб допомогти їм одержати перевагу перед конкурентами. Системи, які мають ці результати, можуть навіть змінювати бізнес організацій.

Стратегічні інформаційні системи повинні відрізнятися від систем зі стратегічним рівнем для старших менеджерів, які зосереджуються на тривалих проблемах ухвалення рішення. Стратегічні інформаційні системи можуть використовуватися на всіх рівнях організації й розглядають більш глибокі й широкі причини, ніж інші види систем, які ми описали. Стратегічні інформаційні системи істотно змінюють мету фірми, виробу, послуги внутрішні й зовнішні зв'язки. Вони глибоко змінюють спосіб, яким фірма здійснює керівництв, або безпосередньо сам бізнес фірми.

Розвиток і успіх будь-якої організації (фірми) багато в чому визначаються прийнятої в ній стратегією. Під стратегією розуміється набір методів і засобів вирішення перспективних довгострокових завдань.

ІС для забезпечення стратегічних конкурентоспроможних переваг також можуть обслуговувати стратегічні потреби організації в обличчі менеджерів найвищого рівня.

У цьому контексті можна сприймати і поняття «стратегічний метод», «стратегічне засіб», «стратегічна система» і т. п. В даний час, у зв'язку з переходом до ринкових відносин, питання стратегії розвитку та поведінки фірми стали приділяти велику увагу, що сприяє корінної зміни у поглядах на інформаційні системи. Вони стали розцінюватися як стратегічно важливі системи, які впливають на зміну вибору цілей фірми, її завдань, методів, продуктів, послуг, дозволяючи випередити конкурентів, а також налагодити більш тісну взаємодію з споживачами і постачальниками. З'явився новий тип інформаційних систем - стратегічний.

Стратегічна інформаційна система - комп'ютерна інформаційна система, що забезпечує підтримку прийняття рішень щодо реалізації стратегічних перспективних цілей розвитку організації.

Відомі ситуації, коли нова якість інформаційних систем змушувало змінювати не тільки структуру, але і профіль фірм, сприяючи їх процвітання. Однак при цьому можливе виникнення небажаної психологічної обстановки, пов'язане з автоматизацією деяких функцій і видів робіт, так як це може поставити деяку частину співробітників і робітників під загрозу скорочення.

Розглянемо якість інформаційної системи як стратегічного засобу діяльності будь-якої організації на прикладі фірми, що випускає продукцію, аналогічну вже наявної на споживчому ринку. У цих умовах необхідно витримати конкуренцію з іншими фірмами. Що може принести використання інформаційної системи в цій ситуації?

Щоб відповісти на це питання, потрібно зрозуміти взаємозв'язок фірми з її зовнішнім оточенням.

Фірма може забезпечити собі конкурентну перевагу, якщо буде враховувати ці чинники і дотримуватися наступних стратегій:

    створення нових товарів і  послуг, які вигідно відрізняються  від аналогічних;

    відшукання ринків, де товари  і послуги фірми володіють  низкою відмінних ознак в порівнянні  з вже наявними там аналогами;

    створення таких зв'язків, які  закріплюють покупців і постачальників  за даною фірмою і роблять  невигідним звернення до іншої;

    зниження вартості продукції  без шкоди якості.

Інформаційні системи стратегічного рівня допомагають вищій ланці управлінців вирішувати неструктуровані задачі, подібні описаним вище, здійснювати довгострокове планування. Основне завдання - порівняння відбуваються у зовнішньому оточенні змін до існуючого потенціалом фірми. Вони покликані створити загальне середовище комп'ютерної та телекомунікаційної підтримки рішень в несподівано виникаючих ситуаціях. Використовуючи найдосконаліші програми, ці системи здатні в будь-який момент надати інформацію з багатьох джерел. Для деяких стратегічних систем характерні обмежені аналітичні можливості.

На даному організаційному рівні ІС відіграють допоміжну роль і використовуються як засіб оперативного надання менеджеру необхідної інформації для прийняття рішень.

В даний час ще не вироблена загальна концепція побудови стратегічних інформаційних систем внаслідок багатоплановості їх використання не тільки по цілям, але і по функціях. Існують дві точки зору: одна базується на думці, що спочатку необхідно сформулювати свої цілі та стратегії їх досягнення, а тільки потім пристосовувати інформаційну систему до наявної стратегії; друга - на те, що організація використовує стратегічну ІС при формулюванні цілей і стратегічному плануванні. По-видимому, раціональним підходом до розробки стратегічних інформаційних систем буде методологія синтезу цих двох точок зору.

ВИСНОВОК

Впровадження інформаційних систем може сприяти:

    отриманню більш раціональних  варіантів вирішення управлінських  завдань за рахунок впровадження  математичних методів та інтелектуальних  систем і т. д.;

    звільнення працівників від рутинної  роботи за рахунок її автоматизації;

    забезпечення достовірності інформації;

    заміні паперових носіїв даних  на магнітні диски або стрічки, що призводить до більш раціональної  організації переробки інформації  на комп'ютері і зниження обсягів  документів на папері;

    вдосконалення структури потоків  інформації і системи документообігу  у фірмі;

    зменшення витрат на виробництво  продуктів і послуг;

    надання споживачам унікальних  послуг;

    відшукання нових ринкових ніш;

    прив'язці до фірми покупців  і постачальників за рахунок  надання їм різних знижок і  послуг.

Створення і використання інформаційної системи для будь-якої організації націлені на вирішення наступних завдань:

    Структура інформаційної системи, її функціональне призначення  повинні відповідати цілям, які  стоять перед організацією. Наприклад, у комерційній фірмі - ефективного  бізнесу; в державному підприємстві - вирішення соціальних і економічних  завдань.

    Інформаційна система повинна  контролюватися людьми, ними розумітися  і використовуватися у відповідності  з основними соціальними і  етичними принципами.

    Виробництво достовірною, надійною, своєчасною та систематизованої  інформації.

Список літератури

1. Берсуцький  Я.Г.   Інформаційна  система  управління  підприємством.-  К.: Наукова думка, 1986. - 167 с.; . ,

2. Беспалов В.М, Інформатика для  економістів. - Київ: ЦУЛ, 2003. - 788 с.

3. Вовчак І.С. Інформаційні системи  та комп'ютерні технології в  менеджменті. - Тернопіль, 2001. - 355 с.

4. Завгородній В.П. Автоматизація  бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту. - К.:А.С.К., 1998. - 280 с.

5. Інформаційні системи і технології  в економіці / За ред. В.С. Пономаренка. -Київ: Видавничий центр „Академія", 20б2. - 544 с.

6. Информационньїесистемм в зкономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансн и  статистика, 1996. - 212 с.

7.Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизациябизнеса. - М: Финансьі и

статистика, 1997. - 258 с. В.Конрад  Карлберг.   Бизнес-анализ  с  помощьюЕхсеї:  Пер  с  англ.  - К.:

Диалектика, 1997. - 570 с.

9. Макарова М.В. Електронна комерція. - Київ: Видавничий центр „Академія", 2002. - 272 с.

10.  Маслов В.П. Інформаційні системи  і технології в економіці. - Київ: КНЕУ, 2003.-418 с.

11.   Матвієнко О.В. Основи інформаційного  менеджменту. - Київ: КНУКМ, 2004.-128 с.

12.   Модин А.А. Основи разработки  и развития АСУ. - М.: Наука, 1981. - 222 с.

13.   Ситник   В.Ф.,   Писаревська  Т.А.,   Краєва  О.С.   Основи   інформаційних систем: Навч. посібник. - Київ: КНЕУ, 2001. - 368 с.

14.  Ситник В.Ф., Краєва О.С. Технологія  автоматизованої обробки економічної  інформації: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 1998. - 350 с.

15.   Устинова Г.М. Информационньїе  системи менеджмента: Учеб. пособие. -СПб.: Изд-во «ДиаСофтЮП», 2000. - 368 с.