Основное содержание введения в должность сотрудника и организация процедуры. Сущность и основные виды адаптации сотрудника

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Российский государственный торгово-экономический университет»

Контрольная работа по управлению человеческими ресурсами

Вариант №23

«Основное содержание введения в должность сотрудника и организация процедуры. Сущность и основные виды адаптации сотрудника».

Выполнил: студент группы Мни- 23

Попов В.Н.

Проверил: доцент кафедры менеджмента

Гордеев А.Е.

Пермь 2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Введение  в должность и его формы…………………………………………......4

Сущность и виды трудовой адаптации персонала в организаци………………8

Заключение………………………………………………………………………22

Список литературы………………………………………………………………23

Введение

Причины интереса исследователей к  проблеме адаптации в сфере труда  заключаются в определяющем влиянии  этого процесса на эффективность последующей профессиональной деятельности специалиста, поскольку достижение высокого уровня адаптированности (как цели адаптационного взаимодействия личности и среды) является основой, базой для перехода к творческой, преобразующей деятельности личности.  
 
Важность правильной адаптации и введения в курс дела новых сотрудников в организации трудно переоценить. При поступлении на работу кандидат лишь приблизительно представляет себе, что ценит организация в своих работниках и чего она ожидает от них. У самих кандидатов заранее формируются определенные ожидания и представления об их будущей работе. В том случае, если они окажутся ошибочными или необоснованными, сотрудник будет чувствовать разочарование, неудовлетворенность и в конце концов уволится.  
 
Период адаптации для молодых специалистов отличается особой сложностью, так как связан с существенным изменением цели, характера, условий деятельности, социального окружения, их статуса и ролей. Адаптивные способности личности, а также степень соответствия конкретных жизненных планов молодого человека всему многообразию реальных условий в организации определяют в конечном счете его стабильность как работника.  
 

Введение в должность  и его формы

После зачисления в организацию  сотрудник направляется на вакантное  место, где происходит его задействование, являющееся элементом процесса расстановки кадров — обоснованного и экономически целесообразного распределения персонала по структурным подразделениям и должностям в соответствии с потребностями организации, интересами, опытом и деловыми качествами самих людей. То есть решается задача назначения на должность наиболее подходящих работников и нахождения им наиболее подходящего места приложения сил. За расстановку отвечает руководитель, а осуществляют ее кадровые службы.

Первой ступенью задействования является введение в должность, которое представляет собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоение новичком работы, сократить период адаптации в коллективе, помочь установить контакты с окружающими. Такие процедуры дают человеку ощущение, что его ждали, к его приходу готовились, позволяют избежать на первых порах многих ошибок, вызванных слабым знанием организации и ее особенностей, уменьшить психологическую боязнь провала, а тем самым снизить вероятность разочарования и досрочного ухода и сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и окружению. В результате экономятся затраты и повышается производительность труда.

Введение в должность должно начинаться сразу же после принятия предложения о работе путем обеспечения  новичка информацией общего характера  в форме брошюр, каталогов и  т.п., а также предварительного рассказа об организации.

Если организация крупная и  вновь принятых много, то введение в  должность может быть не только индивидуальным, но и коллективным. Обычно оно происходит с помощью специального курса  ориентации, ответственность за который  лежит на кадровой службе. Ориентация бывает общей (информирование об организации в целом) или специальной (об отдельном подразделении).

В процессе общей ориентации, осуществляемой обычно представителем кадровой службы, происходит ознакомление новичков с  организацией, ее политикой, в том  числе в кадровой сфере, условиями  труда, правилами, основными требованиями к работе. В западных фирмах при  этом обычно сообщаются следующие сведения:

1) об организации в целом —  виды деятельности, структура, руководство,  продукция, потребители, традиции, приоритеты, проблемы, тенденции, нормы,  стандарты, процедуры, внутренние  отношения;

2) об оплате труда — нормы  и способы оплаты, оплата за  работу в выходные дни и  сверхурочную, условия премирования  и проч.;

3) о режиме труда и отдыха, порядок предоставления отпусков  и отгулов;

4) о дополнительных льготах —  страхование, выходные пособия,  возможность обучения, наличие столовых, буфетов, оздоровительных центров;

5) об охране труда и технике  безопасности — риск и опасности,  связанные с выполнением работы, меры предосторожности, места оказания  медицинской помощи, оздоровительные  и спортивные центры, возможности  занятия физической культурой,  поведение при несчастных случаях  и способы оповещения о них,  требования к здоровью и запреты,  связанные с его охраной, например, курения;

6) о вопросах, связанных с управлением  персоналом — условия назначения  на должность, перемещения, увольнения; испытательный срок; права и обязанности;  отношения с непосредственным  руководителем и другими менеджерами;  оценка работы; дисциплина, поощрения  и взыскания;

7) об отношениях с профсоюзами;

8) о решении бытовых проблем  — комната отдыха, условия парковки  машин и проч.;

) об экономическом положении  организации — стоимость оборудования, прибыли, убытки от прогулов, опозданий,  несчастных случаев.

К специальной ориентации, проводимой руководством подразделения, относятся:

— цели, технологии и особенности  работы подразделения;

— внутренние и внешние отношения  и связи;

— персональные обязанности и ответственность, предписания, касаюшиеся выполнения работы, ожидаемые результаты, нормативы оценки; продолжительность и распорядок рабочего дня, сверхурочные работы, замены;

— конкретные вопросы где и что взять, как ремонтировать, у кого просить помощь;

— правила поведения при пожарах  и авариях; правила техники безопасности и гигиены; организация отдыха, перерывов, приема пищи; порядок личных телефонных разговоров;

— осмотр подразделения, комнат отдыха, душевых, мест для курения, различных  специальных служб;

— знакомство с новыми коллегами.

При индивидуальном введении в должность  непосредственный руководитель поздравляет  нового сотрудника с началом работы, представляет его коллективу (рассказывает биографию, особо отмечая достоинства), знакомит с подразделением и обстановкой в нем, подробно излагает требования, в том числе и неписаные, сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и наиболее распространенных ошибках в работе, о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер, и тех, на которых всегда можно положиться, просить совета.

В результате каждый новичок должен знать общие правила, требования к работе, стандарты ее выполнения, процедуры подачи жалоб; действия в  случае опоздания или болезни, необходимости  взять отгул, отпроситься; как принято  одеваться, какое поведение считается  неприемлемым и проч.

Руководитель осуществляет инструктаж, контроль за первыми шагами новичка, выявляет сильные и слабые стороны его подготовки, определяет реальную потребность в дополнительном обучении, оказывает всестороннюю помощь в адаптации.

К каждому новичку необходимо прикрепить наставника, который должен иметь  достаточно высокие полномочия, быть открытым, уметь общаться с людьми. Новому работнику в первое время  нужно предоставлять минимум  необходимой информации, иначе его  можно привести в растерянность, и не давать сразу трудных заданий, начав для укрепления уверенности  в себе и желания работать с  легких.

Если новичок хорошо проинструктирован, он будет испытывать доверие к  руководителю, организации, усвоит их требования, будет комфортно себя чувствовать, эффективно и с желанием работать.

Сущность и  виды трудовой адаптации персонала  в организации

Новый коллектив для работника  – это среда незнакомых ему  людей с присущими им привычками, наклонностями и эмоциями, действующих  по незнакомым работнику моделям  поведения. Новый работник сталкивается с новой для себя корпоративной  культурой, с незнакомыми правилами, условностями и табу. У работника  неизбежно возникают сложности  при освоении новой профессии (специальности) или нового рабочего места. Эффективность  работника в такой ситуации падает, его КПД снижается. Естественным ходом работодателя и обязанностью его HR-службы становится работа по адаптации  и ориентации нового работника

Адаптация (от латинского adaptio – приспособлять) – это процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры новой компании.

Наиболее эффективной  из всех способов адаптации является активная адаптация, которая представляет собой процесс приспособления индивида к изменяющейся среде с помощью соответствующего управляющего воздействия и использования организационных, технических, социально-психологических средств.

Процесс адаптации традиционно  принято разделять на четыре этапа.

1. Оценка уровня подготовленности нового работника. На этом этапе происходит определение непривычных для работника ситуаций и вариантов решения привычных для работника задач.

2. Ориентация. На этом этапе происходит практическое знакомство нового работника с его обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.

3. Действенная адаптация. На этом этапе новичок приспосабливается к своему новому положению и широко включается в межличностные отношения с коллегами.

4. Функционирование. На завершающем этапе адаптации работник преодолевает производственные и межличностные проблемы и переходит к стабильной работе.

Управление адаптацией персонала и оценка ее эффективности

На всех этапах адаптации  возможно управленческое воздействие  на ее ход. Контролируемый ход адаптации  чаще всего приводит к прогрессивномурезультату, пущенная на самотек пассивная адаптация чревата регрессивным результатом.

Управление адаптацией – это процесс активного воздействия на факторы, определяющие ее развитие и позволяющие снизить неблагоприятные последствия. Основная задача управления адаптацией персонала состоит в устранении причин и снижении негативных моментов, неизбежно возникающих при приспособлении работника к условиям новой внешней и внутренней среды.

Технология эффективного управления процессом адаптации  предполагает составление соответствующего алгоритма, определение способов и  методов воздействия на процесс  адаптации, качественных и количественных показателей, позволяющих контролировать процесс адаптации нового работника. К основным задачам, которые должен решать подобный алгоритм, относятся: сокращение неблагоприятных последствий  от деятельности неадаптированного  работника; стабилизация коллектива, встревоженного приходом носителя чужеродной культуры; координация деятельности всех работников, задействованных в мероприятиях, способствующих адаптации нового работника.

Цель и область  действия работы по управлению адаптацией

Приведенный алгоритм разработан с целью введения единой процедуры  адаптации и введения в должность  новых сотрудников во всех подразделениях компании. Процедура направлена на сокращение срока и улучшение  качества введения в должность нового работника. В выполнении операций, указанных  в настоящем алгоритме, участвуют:

• HR-служба;
• PR-отдел;
• Центр обучения;
• Руководители подразделений;
• Отдел АСУ;
• Сотрудники компании.

Программа адаптации и  введения в должность рассчитана на 1 месяц со дня начала исполнения новым работником его должностных  обязанностей.

Куратором нового сотрудника становится его непосредственный руководитель, либо сотрудник подразделения из числа наиболее опытных носителей  корпоративной культуры.

В задачи куратора входит:

• помощь в адаптации нового сотрудника (информирование, создание необходимых условий для работы, планирование и организация встреч и представлений, необходимых для скорейшего введения нового сотрудника в должность и его эффективной деятельности);
• планирование развития (планирование необходимого обучения для нового сотрудника на период адаптации, включая самообучение и обучение на рабочем месте);
• сопровождение работы нового сотрудника на период срока адаптации (консультационная помощь новому сотруднику при выполнении им плана работы и обучения).

Решение организационных  вопросов при приеме нового сотрудника

На этом этапе  адаптации происходит знакомство работника  с производственными особенностями  организации, с персоналом, с корпоративной  культурой, правилами поведения, включение  работника в коммуникативные  сети.

В день поступления на работу HR-служба знакомит нового работника  с правилами внутреннего трудового  распорядка компании, правилами пожарной безопасности. Проводится инструктаж на рабочем месте: новый сотрудник  знакомится с месторасположением, оснащение  рабочего места, правилами хранения документов, правилами использования  технических средств и их расположением (АТС, ПК, принтер, сканер, ксерокс). Куратор  знакомит нового сотрудника со страницей  компании в интрасети и электронной  информационно-справочной системой, а  также со справочной литературой  общего пользования. Отдел АСУ регистрирует нового сотрудника как пользователя корпоративной сети, объясняет возможности  ее использования (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.), дает вводную  консультацию по пользованию конкретными  программными продуктами.

Рисунок 1. Решение  организационных вопросов при приеме нового сотрудника и его информирование:

Информирование  нового сотрудника

На этом этапе  ориентации происходит практическое знакомство работника со своими обязанностями  и требованиями, предъявляемыми к  нему со стороны организации.

Непосредственный руководитель объясняет работнику его задачи и требования к его работе, информирует  о системе оценки, применяемой  к его работе, отвечает на вопросы  и рассматривает пожелания нового работника.

Информационное пособие  включает в себя информацию об основах  корпоративной культуры компании (ценностные ориентации, традиции, нормы и правила  поведения и т.д.). Пособие может  быть исполнено в формате электронного учебника или видеофильма. Информационное пособие может быть предложено новым  сотрудникам для индивидуального  ознакомления, или представлено как  групповая обучающая программа  по корпоративной культуре.

Целью обучения предполагается принятие новых норм взаимоотношений  новым сотрудником, транслирование ему корпоративных норм поведения, помощь в приспособлении к новому социуму. Программа обучения включает в себя социально-психологические  аспекты адаптации (стресс-менеджмент, навыки управления временем, эффективные  коммуникации, встречи с руководством). Обучение проводится в течение 2 рабочих  недель со дня выхода нового сотрудника на работу.

Организация введения в должность нового сотрудника

На этом этапе  работник осваивается со своим новым  статусом и включается в профессиональные и межличностные отношения в  коллективе.

Нового работника представляют сотрудникам Компании путем публикации официального сообщения в корпоративной  сети. В сообщении содержатся основные биографические данные о новом сотруднике, профессиональный путь и перечень вопросов, по которым с ним можно в дальнейшем контактировать.

Руководитель подразделения  лично представляет нового работника  персоналу своего подразделения  и предоставляет слово ему  для проведения самопрезентации.

В течение 1 рабочей недели куратор проводит обучение нового работника  на его рабочем месте, проводит инструктаж по технологиям работы, информирует  о текущих и перспективных  планах подразделения, передает регламенты и основные документы по направлению  деятельности нового сотрудника, информирует  о системе документооборота и  системе отчетности.

Куратор представляет нового работника партнерам и контрагентам по направлению его деятельности путем рассылки официальных сообщений  от имени руководителя подразделения  или руководителя компании, содержащих основную информацию о новом сотруднике и перечень вопросов, по которым  в дальнейшем с ним можно контактировать.

В случае, когда новый  работник занимает номенклатурную должность, куратор организует ряд встреч с  руководителями подразделений, сотрудничество с которыми обусловлено профессиональной деятельностью нового сотрудника.

Рисунок 2. Организация введения в должность  нового работника.

Организация работы нового сотрудника в должности

На этом этапе  происходит корректировка планов адаптации  и оценка эффективности деятельности работника и его взаимоотношений  в коллективе.

После окончания первой недели работы нового работника, руководитель подразделения обсуждает с новым  сотрудником направления и основные задачи его профессиональной деятельности. По результатам беседы работник составляет план работы на 1 месяц. Куратор планирует  необходимое обучение для работника (адаптационный курс, обучение на рабочем  месте, самостоятельное обучение). Общий  план работы и обучения согласовывается  с руководителем подразделения.

Рисунок 3. Организация  работы нового сотрудника в должности.

Оценка качества проведения введения в должность  нового сотрудника.

На завершающем  этапе аттестации происходит преодоление  производственных и межличностных  проблем работника, осуществляется его переход к стабильной работе.

Куратор заполняет карту  контроля введения в должность нового работника (проставляет сроки, назначает  ответственных, ставит отметки о выполнении каждого мероприятия), которую затем передает руководителю подразделения (приложение №3).. Копии документов передаются в кадровую службу для контроля за правильностью введения нового сотрудника в должность и его адаптацией, для ведения статистики

Рисунок 4. Оценка качества проведения введения в должность  нового сотрудника.

Оценка результатов  адаптации

Управление адаптацией предполагает знание, как субъективных характеристик  работника, так и воздействующих на адаптацию факторов производственной среды. Успешность адаптации зависит  от характеристик производственной среды и самого человека. Чем сложнее  новая окружающая среда, чем больше она отличается от привычной для  работника среды, тем труднее  проходит процесс адаптации.

Для оценки результатов психофизиологической стороны адаптации можно использовать сравнение производственных показателей  работника (выработка, энергозатраты) и сравнение показателей здоровья человека при выполнении им типичных производственных операций с зафиксированными в начале процесса адаптации показателями. Для оценки результатов профессиональной стороны адаптации используют сравнение профессиональных показателей работника со средними показателями, сложившимися в коллективе, такими, как средний процент выполнения производственных планов, уровень брака производимой продукции и пр. Для выяснения результатов социально-психологической стороны адаптации нужно исследовать уровень удовлетворенности работника новой производственной средой, характер взаимоотношения с коллегами, удовлетворенность работника новым статусом и новыми возможностями. Сравнение полученных результатов с запланированными, позволит корректировать ход процесса адаптации работника.

Заключение

Адаптация личности в организации  — это социально - психологический  процесс, который при благоприятном  течении своим итогом закономерно  имеет состояние адаптированности личности. 
 
Важным аспектом работы с кадрами является управление адаптацией личности в организации. Поступая на работу в организацию, с одной стороны, человек сталкивается с новой системой внутренних отношений, ценностей, распределения функций, социальных ролей, условий, содержания труда. Его результативность будет зависеть от того, насколько быстро он сумеет адаптироваться к изменениям, произошедшим в его жизни. С другой стороны, и коллектив, в который он входит, также должен адаптироваться к новому его члену. Адаптация представляет собой процесс приспособления к новым условиям работы в результате изменений в составе работников подразделения. Чем выше должность, на которую приходит новый работник, тем сложнее идет процесс двусторонней адаптации.