Основные этапы работы с документами в организации (прием, прохождение, порядок исполнения)

СОДЕРЖАНИЕ

1. Приём и  регистрация документов………………………..3

2.Исполнение  документов…………………………………..6

 Список использованных  источников…………...................7

Приложения………………………………………………….8

Прием и регистрация документов

Вся поступающая  в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой ДОУ (документационного обеспечения управления): канцелярией, общим отделом, секретарем и др. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Корреспонденция, ошибочно доставленная в организацию, направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения упаковки на ней делается соответствующая отметка и составляется акт. При невозможности использования поврежденной корреспонденции акт составляется в двух экземплярах, один их которых с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.

После этого  все полученные конверты вскрываются  в службе ДОУ, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев:

-если дата  почтового штемпеля является единственным свидетельством даты отправки или получения документа (в документе нет реквизита «дата»);

-если дата  на конверте не соответствует  дате документа;

-если корреспонденция  доплатная;

-если есть  повреждения;

-если письмо  личного характера, а пометки «лично» на конверте нет.

В указанных случаях (кроме последнего) конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах листов документа  или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда предать тот или иной документ.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и  исполнения¹. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном  месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Входящие документы  регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания².

Для регистрации  всех категорий входящих, исходящих  и внутренних документов заполняется  регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная  форма в автоматизированной системе ДОУ (далее – РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).³

Решение о выборе формы регистрации документов в  организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

На всех поступивших  документах в правом нижнем углу первого  листа проставляется отметка  о поступлении (регистрационный  штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Входящие документы  должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Например: 512/1-29.

Исходящие документы  регистрируются в службе ДОУ после  их подписания руководителем организации  или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день подписания. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет хранится копия отправляемого документа, и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года. Например: 5-17/115.

Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.

Работа с  внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется  по правилам, установленным для работы с исходящими документами.

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Зарегистрированные  документы передаются из службы ДОУ  на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов. Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК. Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях. Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным  порядком обработки входящих документов.

Список источников и литературы

1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: учебн. и практ. руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2004. – 286 с.
2. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов/ под ред. Т.В.Кузнецовой. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. -  339 с.
3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.
4. Электронный ресурс - Каталог кніг па ДЗК // http://www.4tivo.com/business_finance/20123-kuznecova-t.v.-red.-i-dr..html

Номенклатура дел составлена на основании перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения от 6 августа 2001 г. № 38.

Изменения и дополнения: Постановление  Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 декабря 2011 г. № 301 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/24627 от 02.01.2012 г.) <W21224627>

Заведующий  канцелярией              проклов В.Е.Проклов

Заведующий  архивом                          пестерев А.С.Пестерев

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2011 году в ООО «Ливарис»

Заведующий  канцелярией              проклов В.Е.Проклов

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Витебская центральная поликлиника просит предоставить карты прививок и флюорографию сотрудников ООО «Максимед» до 15.11.2012.

Главный врач                            титович С.И.Титович

                                                                                                           Оборотная сторона

В данную опись  внесено 7 (семь) дел с № 1 по № 7 в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Заведующий  канцелярией              проклов В.Е.Проклов

Передал 7 (семь) дел и регистрационно-контрольных карточек к документам.

Заведующий  канцелярией              проклов В.Е.Проклов

Принял 7 (семь) дел и регистрационно-контрольных карточек к документам.

Заведующий  архивом              синица О.Ю.Синица

¹ Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.

² Электронный ресурс - Каталог кніг па ДЗК // http://www.4tivo.com/business_finance/20123-kuznecova-t.v.-red.-i-dr..html

³ Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.