Основные этапы составления номенклатуры дел

Выполнил  студент Группы  ____________________ Проверил преподаватель: ________________________________

Оглавление

1.  Введение …………………………………………………………………...3

1. Понятие номенклатуры дел……………………………………………… 4
2. Виды номенклатуры дел ………………………………………………… 4
3. Порядок составления номенклатуры дел ………………………………. 5
4. Порядок пересмотра номенклатуры дел ………………………………... 6
5. Правила оформления номенклатуры дел ……………………………….. 7
6. Порядок формирования дел в организации ……………...……………. 13
7. Заключение ……………………………………………………………… 16
8. Список литературы ……………………………………………………... 17

      Введение

      Документы, посвященные определенному вопросу  или участку организации, после исполнения группируются в дело.

      Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависят оперативность  работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения  и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для устранения сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Форма номенклатуры дел дается в Основных правилах работы архивов организаций.

      Свои  номенклатуры дел подготавливают все  структурные подразделения. Ответственность  за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на канцелярию или  на секретариат. Сводная номенклатура дел включает номенклатуры дел всех подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Понятие номенклатуры дел

      Номенклатура  дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в делах (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до  лет включительно) хранения.

      Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

      Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). 

      Виды  номенклатуры дел.

      Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

      Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

      Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учрежденной с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

      Порядок составления номенклатуры дел.

      Составлению номенклатуры дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их составление видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

      Работа  по составлению номенклатуры дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направленной, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определятся принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

      Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включается в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

      После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

      Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК) ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

      Номенклатуры  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании  номенклатур дел структурных подразделений.

      Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. 

      Порядок пересмотра номенклатуры дел.

      Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

      Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

      Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

      При составлении номенклатуры дел следует  руководствоваться уставом или  положением об организации, положениями  о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатура дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. 
 
 
 

      Правила оформления номенклатуры дел.

      В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражаются все документируемые  участки и вопросы деятельности организации.

      В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих организаций, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

      Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

      Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим образом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Образец оформления номенклатуры дел

      Наименование  организации                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                            Должность руководителя

      НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                            ________  _________________

                                                                             Подпись   Инициалы, фамилия

      _________  _________________                 ____________________

         Дата            Региср. номер                                      Дата 

      На ________________ год

      Наименование  структурного подразделения  организации

1. (Указывается заголовок                                        (Указывается срок

дела)                                                                        хранения)

2. и т.д.

                      Наименование структурного подразделения

      02-01

      02-02 и т.д.

      Должность руководителя,

      отвечающего за составление 

      номенклатуры  дел                             Подпись             Инициалы, фамилия

        В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого (направлений деятельности) дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дела обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

      В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел разных структурных  подразделений (направлений деятельности).

      Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.п.).

      В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, нутрии частей).

      Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дел, и их взаимностью.

      Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

      Заголовки дел, заведенных по географическому  и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

      Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

      Не  допускается употребление в заголовке  дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

      Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

      Состав  элементов заголовка дела, располагаемых  в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

      В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется  термин «документы», а в конце  заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

      Пример: «Документы о проведении научных  конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

      Термин  «документы» применяется также  в заголовках дел, содержащих документы  – приложения к какому-либо документу.

      Пример: «Документы к протоколам заседания  коллегии министерства».

      Заголовки дел по вопросам не разрешенным в  течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  организации следующего года с тем  же индексом.

      Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

      В графе 3 номенклатуры дел указывается  количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

      В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой  или примерной номенклатуре дел.

      При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по предоставлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

      В графе 5 «Примечание» в течении всего срока действия номенклатуры представляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

      По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел представляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

      Пример.

      Итоговая  запись о категориях и количестве дел,

      заведенных в 2010 году

      Постоянного

      Временного

      (свыше  10 лет)

      Временного 

      (до 10 лет включительно)

      ИТОГО

      Должность руководителя            Подпись                 Инициалы, фамилия

      Должность руководителя,

      отвечающего за составление

      номенклатуры  дел                        Подпись                  Инициалы, фамилия

      СОГЛАСОВАНО:

      Зав. госархивом

      ________________ района          Подпись                   Инициалы, фамилия

      В настоящее время действуют два  типовых перечня:

      1. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182, согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии от 12 декабря 2006 года.

      2. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года.

      Порядок формирования дел  в организации.

      Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

      В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

      Дела  формируются в организациях при  централизованном ведении делопроизводства – службой ДОУ организации, при  централизованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

      Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и  соответствующего государственного архива.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

      документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные  дела;

      включать  в дело по одному экземпляру каждого документа;

      группировать  в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

      дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

      Внутри  дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

      Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они  относятся.

      Приложения  объемом свыше 250 листов составляют отдельно том, о чем в документе  делается отметка.

      Распорядительные  документы группируются в дела по видам хронологии с относящимися к ним приложениями:

      уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

      приказы по основной деятельности группируются отдельно от  приказов по личному  составу;

      приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела;

      поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

      утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

      документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

      лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные  дела и располагаются в них  по алфавиту фамилий;

      предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

      переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

      Заключение.

      Документы архивного фонда РФ, отнесенные к  государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных  Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

      В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений  или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в  соответствии с правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

      В зависимости от объема документов архив  создается как самостоятельное  структурное подразделение организаций  или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Номенклатура дел является неотъемлемой частью документооборота.

      Список  литературы.

      1 Айман Т.О. Делопроизводство образцы документов - 3е издание, - М.: РИОР 2008  279с.

2. Делопроизводство/ под редакцией Е.Л. Кузнецовой – 2е издание, переработанное и дополненное – М.: ИНФРА-М, 2003. 423 с.

      3  Кирсанова М.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 3 издание – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. 303 с.

      4  Основные правила работы архивов организации Росархив, ВНИИДАД, М., 2006 152 с.: – под редакцией А. Лиозновой. Одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002