Основные этапы выбора поставщика

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение……………………………………………………………………......3

1.Выбор поставщика……………………………….……………………….….4

Процедура (алгоритм) выбора поставщика………………………………..…6

Методы выбора поставщиков………………………………………….........10

Заключение …………………………………………………………………..16

Список использованной литературы………………………………………17

Введение

Темой данной контрольной  работы является тема «Основные этапы  выбора поставщика», которая является важной и актуальной на сегодняшний  день. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером фирмы в реализации ее стратегии организации производства.

При выборе поставщиков  особое внимание уделяется тем, кто смог бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия при наименьших затратах материальных ресурсов.

На современном рынке  возможны два направления выбора поставщиков:

1) выбор поставщика из числа компаний, которые уже были поставщиками предприятия (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения.

2) выбор нового поставщика  в результате поиска и анализа  требуемого рынка: рынка, с  которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности).

Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много  времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении  тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ.

Цель данной контрольной  работы изучит процесс выбора поставщика. Для достижения поставленной цели необходимо  рассмотреть суть и содержание основных этапов выбора поставщиков, используя  методические указания, литературные источники и материалы интернет - ресурсов.

Выбор поставщика

Выбор поставщика - одна из наиболее важных задач закупочной логистики.

Прежде поставщик рассматривался как продавец, предоставляющий необходимый  материал, которого не интересовали проблемы эффективного производства и качества производимой из его материалов продукции. В современных условиях хозяйственные субъекты все больше осознают свою взаимозависимость и ответственность друг перед другом. Поставщики и фирмы–покупатели становятся партнерами по бизнесу в рамках платформ В2В или В2С. Работая совместно, они могут добиться снижение затрат и улучшение качества товаров и услуг. Именно эти соображения, а не борьба за большую часть доходов, выходят сейчас на первый план.

Некоторые менеджеры недооценивают значение правильного выбора поставщика для эффективного функционирования всей компании, а оно обеспечивается, во многом, четким выполнением поставщиками своих функций. Некоторые исследования показывают, что во многих компаниях мира, по крайней мере, 50% проблем, связанных с качеством, возникает из-за товаров и услуг, которыми их обеспечили поставщики.

Кроме того, решение по выбору того или иного поставщика необходимо обосновывать перед руководством компании и лица, ответственные за принятие решений о закупках, не могут действовать только интуитивно. Обычно такое решение зависит от оценки способности поставщика удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и обслуживания.

Возможны два направления  выбора поставщика:

1) выбор поставщика  из числа компаний, которые уже  были вашими поставщиками (или  являются ими) и с которыми  уже установлены деловые отношения.  Это облегчает выбор, так как  отдел закупок фирмы располагает  точными данными о деятельности  этих компаний (хотя так бывает не всегда).

2) выбор нового поставщика  в результате поиска и анализа  интересующего рынка: рынка, с  которым фирма уже работает, или  совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать  деятельность). Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается большая эффективность.

Отечественные предприятия  при выборе поставщика в настоящее  время в основном полагаются на собственную  информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может  быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.

Процедура (алгоритм) выбора поставщика

В соответствии с общим алгоритмом выбора поставщика первоначально необходимо проанализировать возможные источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации:

• каталоги и прайс-листы;

• торговые журналы;

• интернет- сайты;

• рекламные материалы фирменных каталогов, объявлений в СМИ;

• конкурсы;

• банки и финансовые институты официальных органов;

• выставки и ярмарки (Экспо-центр, ВВЦ, отраслевые и фирменные выставки и др.);

• торги и аукционы;

• торговые директории («Желтые страницы», «Оптовик», «Товары и цены» и т.д.);

• торговые представительства;

• собственность исследования;

• переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

• конкуренты потенциального поставщика;

• торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата РФ;

• специализированные информационные агентства и исследовательские организации (например, РИА «РосБизнесКонсалтинг»);

• государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

За рубежом основными источниками  информации о поставщиках являются общедоступные и информационные справочники – каталоги, торговые журналы, прайс-листы и т.д. Особое внимание уделяется Интернету.

Интернет – это огромный «информационный  банк», в котором не до конца изучили  все возможности. В последние  годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе снабжения. Сегодня  редко можно найти фирму, эффективно функционирующую в бизнесе, которая бы не пользовалась услугами Интернета.

Процедура получения и оценка предложений  от потенциальных поставщиков может  быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными видами являются следующие:

1. Конкурентные торги (тендеры)  – проводятся в случае, если  предполагается закупить сырье,  материалы, комплектующие на большую  денежную сумму по соображениям  формирования долгосрочных связей  между поставщиком и потребителем. Конкурентные торги выгодны как поставщику, так и потребителю.

2. Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем; могут  быть организованы двумя способами: 

1) инициатива вступления в переговоры  исходит от поставщика товара;

2) инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Независимо от выбираемого способа  оценка предложений, поступивших к  потенциальному потребителю, может  вестись различными способами. Это  может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурентных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основными критериями выбора поставщика являются: стоимость потребления товара или услуг; качество обслуживания.

Стоимость потребления включает в  себя цену товара или услуг и не имеющую точного и прямого  денежного выражения прочную стоимость (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности предприятия, перспективы роста и развития производства). Качество обслуживания включает качество товара или услуг и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему заказанными ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность в удовлетворении заявки потребителя. Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых превышает 60. К ним относятся: удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных мощностей; система управления качеством продукции у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе поставщика; риск забастовок у поставщика; способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования; кредитоспособность и финансовое положение поставщика и т. д.

На основании изложенных соображений можно сформулировать следующие главные критерии, на которых  рекомендуется строить систему  выбора поставщиков:

1) качество продукции.  Качество относится к способности  поставщика обеспечить товары  и услуги в соответствии со спецификациями. Качество может относиться также и к тому, удовлетворяет ли продукция требованиям потребителя, независимо от того, соответствует ли она спецификации. Если с данными поставщиками уже были установлены отношения, то желательно проанализировать статистику поставки бракованных материалов.

2) надежность поставщика. Достаточно  емкий критерий, включающий следующие  параметры: честность, отзывчивость, обязанность, заинтересованность  в ведении бизнеса с вашей  фирмой, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки материальных ресурсов/готовой продукции. Оценка своевременности доставки упрощается, если ведется четкий учет запланированных и реально выполненных доставок. При осуществлении доставки, например, по технологии JIT невыполнение сроков так же недопустимо, как и неудовлетворительное качество.

3) цена. В цене должны учитываться  все затраты на закупку конкретного  ресурса или готовой продукции,  которые включают транспортировку,  административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т.д. В аналитическом поле логистического менеджера всегда должен находиться комплекс затрат.

4) качество обслуживания. Оценка  по данному критерию требует  сбора информации у достаточно  широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, об отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, о квалификации обслуживающего персонала и т.п. Желательно наличие у поставщика сертификата ISO9000 на систему управления качеством его продукции/услуг.

5) условия платежа  и возможность внеплановых поставок. Как уже упоминалось выше, нехватка  оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора поставщиков. В бизнесе случаются внештатные ситуации, требующие внеплановых поставок или отсрочки платежа. Это ситуации особенно характерны для российской действительности. Поэтому поставщики, предлагающие выгодные условие платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избегать многих проблем снабжения.

Методы выбора поставщиков

Важной функцией служб  снабжения различных фирм является выбор методов поставки материально-технических  ресурсов.

Такой выбор осуществляется в основном тремя методами.

Первый метод —  прямые связи между изготовителями и потребителями. При этом анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Торговый агент (представитель) выбирает поставщика, исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен. Он делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью телефона, телекса, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

Второй метод —  прямые связи с оптовыми торговыми  фирмами. Выбор оптовой торговой фирмы — ответственный момент. Он требует обычно коллегиального обсуждения потребностей в поставках и реальных возможностей базы, так как речь идет о значительных объемах ресурсов. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным отделом и отделом контроля качества продукции. Действие и первого, и второго методов осуществляется в рамках стандартной схемы организации материально-технического снабжения фирмы (рис.1).

Третий метод —  прямые договоры с фирмами-посредниками. В этом случае отдел закупок или  торговый агент (представитель) фирмы  обращается в фирму или бюро, выполняющие  посреднические функции. Посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков: программы выпуска их продукции, программы повышения качества продукции, скорости реализации полученных заказов и др.

Структура данной системы  показана на рисунке 1. Как видно  из схемы, потребитель имеет возможность непосредственно отправить заявку на необходимые ресурсы в пункт регистрации (сбора) заявок в складском хозяйстве фирмы-посредника.

Рисунок 1. Схема  организации материально-технического снабжения предприятий по договорам с фирмами-посредниками.

Организации материально-технического снабжения предприятий по договорам  с фирмами-посредниками проходит следующим  образом: пункт регистрации 1–2 раза в день направляет заказы поставщикам, объединенным системой договоров. На следующий день поставщик направляет требуемые материалы в пункт накопления (торговые склады), где они собираются и контролируются по каждой заявке, или непосредственно на снабжаемое предприятие (производственный участок фирмы потребителя). Использование этого метода имеет свои положительные и отрицательные стороны.

К первым можно отнести  то, что заказчик сводит к минимуму свои заботы о поставках необходимых  ресурсов (при выборе надежного посредника).

Ко вторым нужно отнести  дополнительные затраты, которые влекут за собой повышение цен на поставляемые ресурсы. Структура такой системы имеет небольшое количество звеньев, что существенно упростило прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Кроме того, эта система устанавливает между поставщиками и потребителями продукции более короткие связи, чем предыдущие, и предусматривает срочные (в течение 24 часов) поставки материальных ресурсов.

Эффективность данного  метода состоит в том, что он позволяет  фирмам отказаться от собственной системы  складов, высвободить средства, замороженные в излишних запасах, значительно сократить документооборот. Важным преимуществом данного метода (при прочих равных условиях) является упрощенная система документооборота: вместо многочисленных формуляров, принятых при стандартной схеме снабжения, в этом случае заполняется и фигурирует один, который одновременно является заказом и документом, регистрирующим поставку и получение товара, что значительно упрощает делопроизводство. Документация формируется таким образом, чтобы возможно было применение средств вычислительной техники на всех стадиях процесса логистического процесса. Вышеперечисленные подходы к организации снабжения в системе логистики фирмы открывают новые направления развития этого направления деятельности.

Также существуют и другие методы выбора поставщика, которые отличаются от вышепредложенных:

• затратно-коэффициентный;

• доминирующих характеристик;

• категорий предпочтения;

• рейтинговая оценка факторов и др.

Выбор поставщика или  группы поставщиков определяется системой критериев. Как для промышленной, так и для торговой фирмы обычно основными критериями выбора являются: цена, качество товара и надежность поставки. Установление системы критериев для первоначального отбора поставщиков зависит от маркетинговой (производственной) и логистической стратегии конкретной фирмы. В ряде случаев (в зависимости от корпоративной стратегии) на первое место могут выходить такие, например, параметры, как время доставки, надежность поставщика, предоставление поставщиком кредита, поставка товаров на основании взаимозачета и другие. Необходимо также иметь в виду, что система критериев выбора поставщиков является динамичной (особенно в условиях нестабильной экономической ситуации).

Для выбора поставщиков  в большинстве случаев применяется рейтинговая оценка их соответствия критериям (факторам):

1) надежность доставки;

2) гарантии качества;

3) производственные мощности;

4) цены;

5) местоположение;

6) технический потенциал;

7) финансовое положение;

8) возможность компромиссов;

9) наличие информационной системы связи и отработки заказов;

10) послепродажный сервис;

11) репутации и роль в своей отрасли;

12) деловая инициативность;

13) управление и организация;

14) контроль процессов;

15) отношение к покупателю;

16) имидж;

17) оформление товара (паковка);

18) трудовые отношения;

19) деловой опыт и история взаимоотношений;

20) вспомогательная литература и инструкции;

21) взаимность выгод и интересов.

Системе установленных  критериев может отвечать несколько  поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

Окончательный выбор  поставщика производится лицом, принимающим  решение в отделе логистики (закупок), и, как правило, не может быть полностью  формализован.

Заслуживает внимание шкала критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р., Линдерсом и Харольдом Е. Фироном (критерии расположены в порядке приоритета):

Ø качество продукции;

Ø своевременность доставки;

Ø цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной у других поставщиков);

Ø обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);

Ø повторные предложения по разработке продукции или услуги, по снижению цены;

Ø техническая инженерная и производственная мощность;

Ø оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);

Ø детальная оценка финансов и управления.

Указанная шкала критериев  используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов. Некоторые специалисты ставят во главу угла цену продукции. С точки зрения большинства зарубежных специалистов по снабжению и логистике это нецелесообразно. Цена – это то, о чем всегда можно договориться, и она не должна быть главным критерием при отборе поставщиков. Хотя, конечно, многих отпугивают высокие цены некоторых поставщиков, но часто именно у них можно приобрести самую качественную продукцию и на выгодных условиях, включая до- и послепродажный сервис, доставку, гарантии, условия дальнейшего сотрудничества и т.д.

Если цена поставщика значительно ниже средней, это часто  может являться предупреждением  того, чтобы не выбирать этого поставщика. К сожалению, как показывает опыт, в отношении отечественных компаний это не всегда однозначно верно. Из-за нехватки оборотных средств многие компании вынуждены при выборе поставщика руководствоваться, прежде всего, ценой продукции поставщика.

При выборе новых поставщиков  зарубежные фирмы делают акцент на оценке их финансового положения и организации управления, а также на технической, инженерной и производственной мощности поставщиков. Это тем более важно в российских условиях, где политическая и экономическая нестабильность позволяет вести нечетный бизнес, существовать «фирмам-однодневкам» и т.п.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основу экономической  эффективности логистики закупок  составляют поиск и закупка необходимых  материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. Выбор наиболее выгодного поставщика – одна из важных задач организации. От правильно и грамотного выбора поставщика зависит очень многое.Выбор наиболее выгодного поставщика для организации будет положительно влиять на всю организацию в целом и на ее показатели.Выбор поставщиков необходимо начать с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке, после изучения рынка необходимо составить спецификацию на материальные ресурсы. Спецификация должна включать наименование и характеристику материалов, требования к ним.

После подготовки спецификации составляется список возможных поставщиков  для каждого вида материальных ресурсов. Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то можно наладить тесные деловые контакты и установить взаимовыгодные формы деловых торговых отношений, связанные с предоставлением потребителям скидок с цены и дополнительными формами обслуживания.                                                  

Источником информации для составления списка поставщиков является изучение рынка сырья и материалов. Когда поставщиков немного (два-три), критериями выбора наиболее подходящего из них служат сравнительные производственные мощности, цены на закупаемые материалы, надежность поставщиков. Выбирается поставщик, в наиболее полной степени соответствующий названным критериям.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Шаш Н.Н. Логистика: конспект лекций / Шаш Н.Н., Азимов К.А., Шепелева А.Ю. Москва, издательство «Юрайт», 2009.

2. Экономика предприятия (фирмы): учебник / под ред. проф. Волкова О.И., доц. Девяткина О.В. Москва, издательство «ИНФРА-М», 2007.

3. Сычев Н.Г. Производственный менеджмент: конспект лекций. НО ООО «БИП-С», 2002.

4. Морозов О.Б. Основы логистической теории в практике успешного ведения современного бизнеса. Лекционные материалы к курсу. Санкт-Петербург. СПбГУ, 2005.

5. Гаджинский А.М. Логистика: учебник. Москва, информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2005.

6. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: учебник. Москва, ЗАО «Бизнес школа Интел-Синтез», 2003.