Основные функции документов
МИНОБНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное
бюджетное образовательное
высшего профессионального образования
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Институт региональной экономики и управления
Кафедра «Государственное и муниципальное управление»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Делопроизводство и корреспонденция»
тема: вариант № 1
Санкт-Петербург
2013
Содержание
1.Делопроизводство
- Документирование
- Документационное обеспечение управления
- Документ
- Документооборот
- Документоведение
2.Основные функции документов
3.Объяснительная записка
1.Делопроизводство
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Организация делопроизводства.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
-Создание документов (документирование);
-Организация движения и учёта документов (документооборот);
-Хранение документов (архивное дело).
В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.
Состав организационно-
1.1Документирование
Документирование-это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте,диски и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина -документоведение.
- Документационное обеспечение управления.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
1.3 Документ
Документ(от лат. documentum— «образец, свидетельство, доказательство») — материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ- материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
- Федеральный закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.
Важный вид документов- различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В для обеспечения потребностей , с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".
1.4 Документооборот
Документооборот – это движение.
Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы.Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.
Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:
- создание (получение) первичного документа
- передача его в соответствующий отдел торговой организации
- проверка и принятие документа к учёту
- обработка документа
- передача документов в архив.
Набор правил, в соответствии с которыми осуществляется работа с документами на предприятии, называется делопроизводством. Правила документооборота, технология обработки документов, формы первичных документов, если не предусмотрены типовые формы, разрабатываются и утверждаются одновременно с учётной политикой магазина.
В основе организации документооборота-установленный регламент прохождения документами этапов движения, называемый графиком документооборота.
Начало движения документов, обеспечивающих процесс торговли, начинается с поступления в торговую организацию товаров по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, счётом-фактурой и так далее. Далее документально оформляется учёт принятого товара в соответствии с правилами внутреннего документооборота, принятыми в конкретной торговой точке.
В крупных магазинах автокомпонентов, имеющих достаточно значительные запасы, ведётся количественно-стоимостной учёт товара с применением специального торгового оборудования - терминалов, с нанесением штрих-кодов на товар при его приёмке. Небольшие розничные предприятия, с небольшими торговыми оборотами, ведут стоимостный учёт товаров.
Следующим этапом документооборота, перед поступлением товара в розницу, в реестре розничных цен фиксируется торговая наценка на продукцию. Затем следует процесс наличных расчётов между продавцом и покупателем, который, в магазинах автозапчастей, проводится с обязательным применением контрольно-кассовой техники.
Предпоследним этапом документооборота в торговой организации является проверка документов, созданных или полученных организацией в соответствии с графиком документооборота. Если документы обрабатываются вручную, то на проверенном документе проставляется дата занесения записи о нём в журнал регистрации документации.
Как правило, обработанные документы в конце месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, где хранятся установленный срок и затем уничтожаются.
Стоит отметить, что документооборот проводится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и несоблюдение правил документооборота, особенно при обеспечении торговой деятельности, может привести к очень серьезным последствиям для предприятия.
Электронный документооборот.
Несмотря на то, что мы живём в период всеобщей компьютеризации, электронные документы до сих пор используются очень мало. По-прежнему, электронные документы получают силу только после их распечатки. Компьютер здесь выполняет только роль печатной машинки. Хотя система электронного документооборота (СЭД) введёт к значительной экономии средств на любом предприятии, хотя бы на бумагу и оргтехнику. Но электронные документы пока не обладают такими внушительными признаками легитимности, как бумажные – их нельзя потрогать, подписать собственной рукой и поставить печать традиционным способом, с помощью штемпеля.
Кроме того, согласно федеральному закону № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» - документом является материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Электронный документ, с этой точки зрения, не вполне материален, что, вероятно, препятствует развитию СЭД в российской деловой сфере.
Тем не менее, рынок систем электронной документации, пережив резкое, до 50%, снижение в период кризиса, сейчас растёт темпами в 25-30 % в год. В настоящее время в РФ представлено около 40 различных систем документооборота, объём рынка СЭД составляет около 100 млн. долл. Участники рынка прогнозируют увеличение темпов роста СЭД параллельно общему росту экономики, поскольку электронные системы документооборота снижают расходы и на крупных и на малых предприятиях.
К преимуществам СЭД относятся отсутствие сложных бюрократических манипуляций, возможности интеграции с программным обеспечением предприятия, ускорение бизнес-процессов, оптимизация делопроизводства, сокращение персонала и так далее.
СЭД позволяет выполнять следующие функции:
- обеспечивать эффективное управление
- способствовать
прозрачности деятельности
- осуществлять
контроль деятельности
- проводить более гибкую кадровую политику
- сохранять информацию о процессах на предприятии
- унифицировать и формализовать деятельность сотрудников
- оптимизировать
доступ и управление
- исключить
бумажные документы из
Для внедрения СЭД в практику деятельности предприятия разработан национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования», положениями которого рекомендуется руководствоваться.
При внедрении СЭД на предприятии проводятся следующие мероприятия:
- проводится
сбор информации с целью
- оцениваются
существующие системы
- формулируется, и документально оформляются требования к документам
- подбирается оптимальная структура документов, соответствующая каждой операции
- проектируется новая система документооборота
- происходит
внедрение системы
Документооборот, как видно из определения, это, прежде всего, движение. И если уделять оптимизации документооборота недостаточно внимания, то вектор движения будет направлен назад. Напротив, при оптимальной организации документооборота всё предприятие – организованно, упорядоченно и планомерно – уверенно движется вперёд.
Документооборот организации -это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми
документами, созданными данной организацией и полученными из других
организаций:
− прием;
− распоряжения;
− регистрация;
− контроль исполнения;
− справочная работа;
− формирование дел;
− хранение и использование документации;
− движение документальной информации по инстанциям
1.5 Документоведение.
Документоведение – это наука, которая занимается классификацией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота. Иначе - это дисциплина, которая изучает правила создания и функционирования различных документов и документно-коммуникационную деятельность. Т.е. это изучение документа, созданного для хранения и передачи информации. Документоведение позволяет изучить документ на историческом, теоретическом и практическом, т.е. методическом, уровнях. Особенное документоведение занимается изучением особенностей, что характерны для некоторых видов и типов документов, таких как ноты, патенты, книги, кинофильмы, карты. И подразделяется данное направление на специальное документоведение, которое изучает особенности являющихся объектами архивного, библиотечного, музейного дела и т.п. документов, и частное, предметом изучения которого являются карты, патенты и т.д.
Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.
2.Основные функции документов.
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ-это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
3.Объяснительная записка.
Объяснительная записка-документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.
Объяснительная записка
Можно выделить две группы объяснительных
записок:
-документы, сопровождающие
основной документ и поясняющие его содержание;
-документы, составляемые в связи с какими-либо
происшествиями, поступками, поведением
отдельных работников.
Текст объяснительной записки
состоит из двух частей: в первой отражаются
факты, события, явившиеся поводом для
составления документа, во второй — причины,
объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает составитель.
Образец объяснительной записки.
Отдел рекламы
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
07.10.2011 № 18
Об опоздании на работу
07.10.2011 я ,Тренина Татьяна Сергеевна, опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.
Менеджер
Формуляр - образец объяснительной записки.
Наименование
министерства
или
ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Наименование структурного
подразделения
ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Дата
Заголовок начинается
с предлога "О чем..."
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые
доказательства, четкие разъяснения.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
В дело 00-00
Дата
Подпись
