Основные направления внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда

    1. Основные направления внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда. 

    В настоящее время в соответствии с изменениями в экономическом  и социальном развитии страны существенно  меняется и политика в области  оплаты труда, социальной поддержке и защиты работников. Многие функции государства по реализации этой политики возложены непосредственно на предприятия, которые самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, материального стимулирования его результатов. Понятие «заработная плата» наполнилось новым содержанием и охватывает все виды заработков (а также различных видов премии, доплат, надбавок и социальных льгот), начисленных в денежных формах, включая денежные суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за не проработанное время (ежегодный отпуск, праздничные дни и тому подобное).

    Внутренний  аудит позволяет руководству  удостовериться, что деятельность предприятия находится в соответствии с принятой политикой развития, директивно-нормативными документами предприятия, требованиями законодательства. Вместе с тем он обеспечивает и обратную связь с различными сферами деятельности и подразделениями. Бухгалтерский учет дает возможность как управленческому аппарату, так и внешним пользователям иметь достоверное представление о хозяйственной деятельности предприятия. Учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и управлением предприятия, эффективность этой связи обеспечивает внутренний аудит.

    Внутренний  аудит регулирует экономические взаимоотношения, обеспечивая:

    - соответствие совершенных хозяйственных операций нормативно-правовым актам и регламентам экономического субъекта; достоверность бухгалтерского учета, бухгалтерской и финансовой отчетности;

    - готовность экономического субъекта к внешним аудиторским проверкам; оказание услуг по разработке и осуществлению учетной политики предприятия по разработке и внедрению внутрихозяйственных регламентов;

    - организации эффективных систем внутреннего контроля;

    - ведению расчетов с государством собственниками (акционерами) предприятий по паям (акциям) и партнерами по обязательствам и соглашениям.

    Внутренний  аудит – это система оперативного периодического обеспечения информацией  руководства или собственников  экономического субъекта путем организации  независимого контроля и подготовки управленческих решений для достижения главной цели функционирования экономического субъекта.

    Целью контрольной работы является изучение вопросов по поводу процесса проведения внутреннего аудита заработной платы работников проверяемой организации, а также расчетов, связанных с отчислениями в бюджетные и внебюджетные фонды.

    Задачами  контрольной работы являются:

• изучение нормативно-правового регулирования учета и аудита заработной платы;
• анализ общих теоретических аспектов порядка исчисления заработной платы;
• изучение организации процесса аудиторской проверки;
• просмотр вопросов, на которые аудитор должен ответить в ходе проверки участка учета заработной платы;
• изучение блоков документооборота, которые аудитор должен обязательно просмотреть в ходе внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда.

    Основная  задача внутреннего аудита оплаты труда - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

          Задачи аудитора при проверке труда и его оплаты:

    1. Изучая правильность оплаты труда,  аудитор должен проверить

    - наличие и соответствие законодательству первичных документов по учету рабочего времени, объема выполненных работ, услуг, выпущенной продукции;

    - соответствие показателей аналитического учета по счету 70 с записями в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату.

    2. При изучении использования фонда  заработной платы, аудитор должен проверить:

• соблюдение установленных штатным расписанием должностных окладов работников предприятия;
• своевременность их индексации с учетом роста цен в условиях инфляции;
• утверждено ли штатное расписание на Совете правления или собрания акционеров, учредителей;
• правильность оплаты по сдельным нарядам рабочих, имелись ли случаи приписки невыполненных работ;
• правильность выплаты премий работникам предприятия (на основании утвержденного Положения или произвольно волевым действиям руководителя).

    Основной  задачей проверки расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.

    Источники информации при проведении внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда: 

    - Баланс, форма №1;

    - Главная книга – сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на начало и конец отчетного периода;

    - Регистр синтетического учета – сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на конец отчетного периода;

    - Сводка расчетно-платежных ведомостей – итог сумм к выплате;

    - Расчетно-платежные ведомости – итог сумм к выплате по всем Ведомостям;

    - Лицевые счета – итог сумм к выплате по всем счетам;

    - Декларации по расчетам с бюджетными и внебюджетными фондами.

    - Первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда (табеля учета отработанного времени, наряды и др.);

    - Листки о временной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков и т.д., нормативные документы, регулирующие эти операции;

    - Синтетические и аналитические счета 84 “Нераспределенная прибыль” (субсчет “Непокрытый убыток”), 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” (субсчет “Расчеты по депонированным суммам”);

    Чтобы правильно оценить информацию, полученную в ходе проведения проверки аудитору необходимо иметь в составе методического обеспечения внутреннего аудита:

    - аудиторские стандарты по различным проверкам внутреннего аудита;

    - стандарты внутреннего аудита, обеспечивающие соблюдение требований законодательства;

    - стандарты внутреннего аудита по соответствию фактической деятельности предприятия положениям учредительных документов;

    - нормы, правила, руководства по процедурам внутреннего аудита;

    - методические рекомендации по процессу внутреннего аудита и получению аудиторских доказательств;

    - критерии определения полноты информационного обеспечения по каждому виду внутреннего аудита;

    - методические рекомендации по использованию нормативно-правовых актов, введению и применению внутрихозяйственных регламентов;

    - методические рекомендации по реализации результатов аудиторской проверки внутреннего аудита и внедрению решений и предложений руководству предприятия;

    - отчеты внутренних аудиторов о проведенных проверках, консультациях и выданных рекомендациях.

    План внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда:

    - Изучение законодательно-нормативной базы;

    - Установление соответствия отражения хозяйственных операций законодательно-нормативной базе;

    - Проверка наличия первичных документов;

    - Установление соответствия данных журналов-ордеров первичным документам;

    - Проверка правильности исчисления и уплаты налогов с бюджетными и внебюджетными фондами;

    - Арифметическая проверка итоговых сумм;

    - Формирование заключения, на основе проверяемых блоков учета.

    Программа внутреннего аудита трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда: 

    - Сначала аудитор проверяет наличие полного документооборота по каждому сотруднику: штатное расписание, приказы руководителя о зачислении сотрудников, переводе их на другую работу и увольнении, фиксация в учетной политике действующей в организации системы оплаты труда; состояние табельного учета; оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей; личные карточки; лицевые счета; оформление трудовых соглашений и договоров подряда;

    - Потом, выбрав личные дела, проверяет, содержится ли в них информация о дате найма, разрешение на дополнительные выплаты, ставки оплаты труда, оформлен ли приказами руководителя рост оплаты труда, пользуются ли бухгалтера информацией, отраженной в личных делах для начисления и удержания из оплаты труда;

    - Устанавливает соответствие показателей аналитического учета по счету 70 с записями в главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого  необходимо сверить сальдо по счету 70 на первое число в главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей;

    - Изучает достоверность первичных документов, правильность их заполнения, проверить на наличие подписей должностных лиц, на правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах неоговоренных исправлений и подчисток, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц;

    - Проверяет обоснованность производимых начислений оплаты труда:

• подтверждает документально начисления и удержания, т.е. наличие подтверждающих документов: табельный учет, листки временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений, заявления сотрудников и распоряжение руководителя о материальной помощи и т.п.;
• определяет соответствие начислений утвержденному штатному расписанию;
• пересчитывает совокупные начисления, вычеты, чистые выплаты;
• проверяет правильность начисления оплаты труда за работу в сверхурочное время и в праздничные дни;
• проверяет начисление выплат за неотработанное время, предусмотренных действующим законодательством;

    - Проверяет периодичность и своевременность выплаты заработной платы;

    - Проверяет достоверность записей в ведомостях на заработную плату, а также отсутствие злоупотреблений при выдаче заработной платы: соответствие итоговых сумм по ведомости суммам, получаемым при построчном сложении;

    - Проверяет правильность отражения в учете начисленных, но не выданных сумм: отсутствие случаев создания нереальной депонентской задолженности с последующим ее получением по подложным документам; правильность списания невостребованных в течение 3-х лет депонентских сумм на счет 80 “Прибыль и убытки”. Необходимо сверить данные по счету 76 (субсчет “Расчеты с депонентами”) с данными книги учета депонированной зарплаты;

    - Проверяет удержания из оплаты труда:

• сопоставляет ведомости на оплату труда с данными аналитических счетов по расчетам с бюджетом по налогам, удержанным с работников предприятия;
• определяет правильность расчета подоходного налога, применение при его расчете соответствующих ставок и льгот;
• определяет правильность удержания налогов в пенсионный фонд.
• изучает удержания по отдельным наемным работникам;
• проверяет регулярность перечисления налогов в бюджет.

    - Проверяет правильность формирования совокупного годового дохода сотрудников. Следует учитывать, что помимо начисляемой сотрудникам заработной платы в СГД включается еще ряд “косвенных” доходов. Например, выплаты при использовании личного транспорта; суммы при погашении подотчетной суммы без оправдательных документов; при перечислении платежей за работника на оплату коммунальных услуг, содержание ребенка в дошкольных учреждениях и т.п. С данной целью проверяется наличие, а также своевременность и правильность заполнения налоговых карточек на каждого сотрудника;

    - Проверяет правильность начисления и своевременность перечисления взносов в социальные бюджеты;

    - Проверяет обоснованность включения затрат на оплату труда в издержки отчетного периода.

    2. Значение заработной  платы.  

    Заработная  плата - это основная часть средств, направляемых на потребление, представляющая собой долю дохода (чистую продукцию), зависящую от конечных результатов работы коллектива и распределяющуюся между  работниками в соответствии с количеством и качеством затраченного труда, реальным трудовым вкладом каждого и размером вложенного капитала.

    В экономической теории существует две  основных  концепции определения природы заработной платы:

• заработная плата есть цена труда. Ее величина и  динамика формируются под воздействием рыночных факторов и в первую очередь спроса и предложения;

    заработная  плата - денежное выражение стоимости  товара “рабочая сила” или “превращенная форма стоимости товара рабочая сила”. Ее величина определяется условиями производства и рыночными факторами - спросом и предложением, под влиянием которых происходит отклонение заработной платы от стоимости рабочей силы.

    Существуют  следующие функции заработной платы: функция распределения, социальная функция и стимулирующая (мотивационная) функция.

    Заработная  плата является главным источником повышения благосостояния трудящихся, поскольку составляет три четверти их доходов, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления, она используется как важнейший экономический рычаг управления экономикой. Заработная плата рабочих и служащих предприятий и организаций представляет собой их долю в фонде индивидуального потребления национального дохода в денежном выражении. Как основная форма необходимого продукта она распределяется в соответствии с количеством и качеством затраченного труда и его индивидуальными и коллективными результатами.

    В нашей стране затраты на оплату труда  требуют постоянного внимания бухгалтеров в связи с тем, что:

    - объем операций по учету труда и заработной платы в общем объеме учетной работы составляет более 30%;

    - люди работают именно ради заработной платы, и от ее размера и своевременности выплаты напрямую зависит качество работы членов трудового коллектива и социальная атмосфера внутри его.

    - с заработной платой тесно связаны учет и выплата взносов во внебюджетные фонды, а также учет и уплата налогов, неправильное начисление которых может привести к серьезным проблемам с налоговыми органами и как следствие – к большим штрафам.

    - заработная плата – это одна из основных составляющих производственной себестоимости, правильное начисление которой – важнейшая задача бухгалтерского учета.

    В связи с этим в условиях постоянно  изменяющегося законодательства и  жесткого контроля налоговых органов  определяются задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов оплаты по труду: 

    - в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки;

    - своевременно и правильно относить в себестоимость продукции суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды;

    - собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

    Большое количество информации, а также ее повторяемость и однотипность при оформлении операций, связанных с оплатой труда, а также требования к точности исходной информации, делают возможным применение средств компьютеризации и автоматизации при учете и аудите расчетов оплаты по труду.

    Грамотное и своевременное начисление зарплаты важно как для исчисления итогов труда, так и для хорошего социального и психологического климата в среде работников, что существенно для процесса производства.

    При проведении внутренней аудиторской  проверки трудовых ресурсов и затрат средств по оплате труда, аудитор должен руководствоваться основными нормативными документами, применяемыми при учете и аудите труда и его оплаты:

    - Трудовой Кодекс РФ (ТК).

    - Гражданский Кодекс РФ (части 1 и 2).

    - Налоговый Кодекс РФ.

    - Федеральный закон от 7 августа  2001 г. «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ.

    - Положение о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ (Приказ МФ  РФ от 26 декабря 1994 г. №170, новое  № 34н от 29.07.98г.).

    - Инструкция о составе средств,  направляемых на потребление  (Госкомстат РФ от 13 октября 1992 г. №6-3 (124)).

    - О порядке определения месячных  тарифных ставок из расчета  установленных часовых тарифных ставок (Госналогслужба РФ от 12 января 1994 г. №ЮБ-6-10/12).

    - Об условиях оплаты труда руководителей  государственных предприятий при заключении с ними трудовых договоров (контрактов) (Правительство РФ от 21 марта 1994 г. №210).

    - Рекомендации по заключению трудового  договора (контракта) в письменной  форме (приложение № 1 к постановлению Минтруда от 14 июля 1993 г. № 315).

    -  О повышении единых тарифных  ставок (окладов) единой тарифной  сетки по оплате труда работников  бюджетной сферы (постановление Правительства РФ от 24 августа 1995 г. №823).

    -  О продолжительности работы в выходной день, перенесенный в связи с праздником на рабочий день (Минтруда РФ от 25.02.94 г. №4).

    -  План счетов бухгалтерского учета  и финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ от 1 ноября 1991г. №56 в редакции приказов МФ РФ №173 от 28.12.94г. и № 81 от 28.07.94г.).

    -  Положение о составе затрат  по производству и реализации  продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (Постановление Правительства РФ от 05.08.92 г. №522 с изменениями и дополнениями от 01.0795 г. № 661).

    -  О порядке выдачи средств на  потребление (Центробанк РФ от 6 апреля 1994 г. № 14-5/82).

    - Инструкция о составе фонда заработной платы и выплат социального характера (Госкомстат от 24 октября 2000 г. № 116).

    - О норме рабочего времени и  о порядке определения часовой  тарифной ставки в 1996 г. (Минтруда РФ от 13 сентября 1995 г. № 51).

    - Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан (Постановление фонда социального страхования РФ от 19 апреля 1994 г. №21). 
 

    3. Организация процесса внутренней аудиторской проверки. 
 

    Основной  целью внутреннего аудитора при проверке оплаты труда является поддержание системы внутреннего контроля.

          Цели системы  внутреннего контроля (СВК) на предприятии: упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия; выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства; сохранение активов предприятия и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

          При определении  эффективности систем внутреннего  контроля приобретают многие факторы: круг работников, участвующих в формировании информации на предприятии, и наличие у них ответственности за порученное дело; наличие упорядоченных взаимоотношений между ними по ведению дел и формированию информации; наличие технических средств контроля; наличие технологии контроля; контролируемые параметры.

          Система внутреннего  контроля предусматривает наличие:

    - компетентного персонала с четко определенными правами и обязанностями;

    - разделения соответствующих обязанностей (по хранению активов и их учету, по совершению сделок, по учету)

    - соблюдения необходимых процедур при совершении операции.

    - контроля за сохранностью документации (нумерация, составления во время совершения операции или сразу же после этого, простота и ясность);

    - фактического контроля над активами и документацией (фактическая проверка материально-ответственным лицом);

    - независимой проверки выполнения обязанностей (внутренний аудит).

    Для контроля документирования затрат на оплату труда рассматривают разные вопросы.

    Для того, чтобы выявить сильные стороны  или недостатки контроля можно используя  следующие вопросы: Учет заработной платы ведется отдельно от учета кадров и учета рабочего времени; Табеля учета рабочего времени подписывает определенный круг лиц; Жалобы работников по поводу оплаты труда рассматриваются периодически и по ним принимаются решения. На все жалобы имеются заявления; Списки вновь поступивших и уволенных работников отдел кадров своевременно передает в бухгалтерию; Ставки по оплате труда устанавливаются приказом руководителя; Расчеты по оплате труда проверяют лица, не имеющие отношения к их осуществлению; Итоговые данные в ведомости сверяют с итоговыми данными о выплате оплаты труда, отраженными в Главной книге; Периодически определяется правильность распределения оплаты труда по объектам затрат (центрам возникновения); Расходы на оплату труда сопоставляются с себестоимостью продукции, работ и услуг; Все начисления и удержания проверяет в конце месяца внутренний аудитор; Оплата труда начисляется, выплачивается и в учете отражается ежемесячно.

    При проведении аудита операций по соблюдению трудового законодательства и расчетов по оплате труда используем следующие методы и приемы: проверка арифметических расчетов (пересчет); проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждение; устный опрос персонала, руководства экономического субъекта и независимой (третьей) стороны; проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

    Проверка  арифметических расчетов клиента (пересчет) используется для подтверждения  достоверности арифметических подсчетов  сумм по оплате труда персонала и точности отражения их в бухгалтерских записях.

    Проверка  соблюдения правил учета отдельных  хозяйственных операций позволяет осуществлять контроль за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по оплате труда.

    Подтверждение используется для получения информации о реальности остатков на счетах расчетов по оплате труда бюджетом и внебюджетными фондами. Устный опрос используется при предварительной оценке состояния учета расчетов с персоналом по оплате труда, а также в процессе их проверки, при уточнении у специалистов отдельных совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение.

    Проверка  документов позволяет убедиться  в реальности определенного документа. Для этого выберем определенные записи в бухгалтерском учете  и проследим отражение операций в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции.