Основные понятия документирования

 

 

Содержание 

Введение 3

1. Основные понятия  документирования. 4

2. Кодирование информации. 5

3. Классификация способов  и средств документирования. 7

Заключение 13

Список  использованной литературы 14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

     Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом, для ее передачи во времени  и пространстве.

     Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

     Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен  следующий термин.

     Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых  от формы их представления.1

     Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

     В последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

1. Основные понятия документирования.

     Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств  фиксирования информации на материальном носителе. Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов.

     Документирование - это запись информации на различных  носителях по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются  либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.2

     Носитель  документированной информации –  материальный объект, используемый для  закрепления и хранения на нем  речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде.

     Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

     Средства  документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся  пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео  техника.

     Способ  документирования - это действие или  совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и  другие способы документирования).

     Методами  документирования определяется специфика  знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты  создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

2. Кодирование информации.

     Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

     Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

     Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых  информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

     Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

     Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

     Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

     Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и  декодирования.

     Системе кодирования информации свойственны  следующие отличительные черты:

  • код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;
  • код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;
  • кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;
  • выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;
  • информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;
  • чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.3

     Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык).

3. Классификация способов и средств документирования.

     Запись  информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения  информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают  рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

     Рукописный  способ.

     Первым  способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

     С изобретением пишущей машинки и  началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как  способ текстового фиксирования. Она  вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей  машинке, считается рукописью, или  машинописной рукописью. В настоящее  время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены  машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

     Печатный  документ.

     Потребность в более широком распространении  информации нашла свое выражение  в механизированном размножении  фиксированных сообщений. Новый  технологический прием фиксации и размножения письменного документа  осуществлялся посредством печатного  станка, а затем и других средств  полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента  для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного  пресса. Переход к тиражному размножению  книг был качественным скачком в  истории книжного дела и всей мировой  культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении  текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или  других средств массового размножения  документов. На печатном документе  запись информации производится преимущественно  путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением  и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью  копировально-множительной техники. К  процессам оперативного размножения  документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря  полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

     Механический  способ.

     В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления  перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения  физического состояния поверхности  или структуры носителя. Различают  термопластическую - осуществляемую путем  нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний  резца параллельно к поверхности  носителя записи; глубокую - при которой  направление колебаний резца  перпендикулярно к поверхности  носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

     Фотокино–видеодокументирование.

     Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к  возникновению фотографии, звукозаписи  и т.д., а также к использованию  телеграфа, фототелеграфа, факса и  т.д. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность  фотографический процесс, названный  дагерротипией.

     Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при  помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации.4 Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

     В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных  на кинопленке изображений.

     В начале XX в. появилась магнитная  запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения  состояния носителя записи или его  отдельных частей при воздействии  сигналов записываемой информации. Различают  запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую  запись.

     Существует  также электромагнитная и магнитооптическая  запись. Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную  любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.

     Документы на машинных носителях.

     В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического  или близкого к нему диапазона  излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

     Документы, содержание которых полностью или  частично выражено перфорациями, матричной  магнитной записью, матричным расположением  стилизованных знаков и т.д., приспособленные  для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми  документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного  документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а  лишь дополняет их.

     Постоянное  расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению  все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными  и печатными.

     Текстовое документирование.

     В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно  выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это  документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом  письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

     Стенография.

     Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

     Техническое документирование.

     Особого внимания заслуживает техническое  документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические  документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного  и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий  и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы  ведут записи процессов труда, средств  производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и  др.) Это также документация, связанная  с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

     Нотный  документ.

     Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается  в закреплении. Задолго до возникновения  каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это  при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой  систему - нотную запись.

Заключение

     Понятие "документ" теснейшим образом  связано с понятием "информация", т.к. документ является её основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем  больше надо школ, больниц, клубов, магазинов  и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В  условиях рыночных отношений, когда  очень быстро меняется экономическая  ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том  случае, если они вовремя знают  что, когда и почем. Информация давно  стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем  информации выступает документ.

     Всегда  документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере.

     Способы документирования информации и формы  передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в  использовании. 

Список  использованной литературы

  1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
  2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами учебник - М. ИНФРА-М, 1998. - 575 с.
  3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М. БИНОМ, 2001. - 400 с.
  4. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 270 с.
  5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.
  6. Электронная версия электронного гиперссылочного пособия http://cde.osu.ru/demoversion/course123/3_2.html
Основные понятия документирования