Основные понятия и состав персональных данных работников

      1. Введение.

      Право на неприкосновенность частной сферы как юридическая категория впервые родилось в США. В 1928 г. судья Верховного Суда Л. Брендайс официально заявил о наличии в Конституции США прав: «право быть оставленным в покое» или «право быть обособленным». Именно тогда впервые ярко и комплексно прозвучала тема правовых и этических проблем, возникающих в связи с имеющей место уже в то время практикой активного вмешательства в частную жизнь. Во Всеобщей декларации прав человека 10 декабря 1948 г Всеобщая декларация прав человека, ст. 12. указывалось, что никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь, произвольным посягательствам на его честь и репутацию.

         В 90-е годы законодательство  Российской Федерации  не предполагало  какой-либо ответственности за  разглашение конфиденциальной информации. Впервые понятие «персональные данные» упоминается в российском законодательстве в указе «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», который подписал президент Б. Ельцин 6 марта 1997 года. В этом указе лишь перечисляется то, что относится к конфиденциальной информации, но там ничего не сказано ни об обработке персональных данных, ни о видах ответственности за неправомерную обработку.

            В 2001-м году Государственной  Думой был принят Трудовой Кодекс РФ,  в котором глава 14 посвящена защите персональных данных работников. В этой главе было  дано понятие « персональных данных работника» следующим образом: Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ). 
Так же в статье 86 ТК РФ первые  определено понятие «обработка персональных данных работника»:    Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Согласно  Трудовому Кодексу РФ работодатель не имеет права на обработку персональных данных без ведома и согласия работника, не может получать данные о его  религиозных, политических и иных убеждениях, а также несёт ответственность  за потерю, искажение и неправомерную  обработку персональных данных.

Институт защиты персональных данных работника является новацией в Трудовом кодексе РФ. Очевидна его тесная связь с частной  сферой жизни человека. Если в публичной сфере ведущим является лозунг «больше света», то в частной -- прямо обратный -- «больше тени».

Не менее актуален второй вопрос. В современное время, в  Новой России многие предприятия  переходят в частные руки. Поэтому  не только работодатели, но и каждый работник должен знать комплекс дисциплинарных прав и обязанностей работника и  работодателя. Быть хотя бы поверхностно знаком с Уставами и положениями  о дисциплине, утвержденными Правительством РФ.

2. Основные понятия и состав  персональных данных работников:

2.1.Персональные  данные работника — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

– обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации;

– конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения  без согласия работника или иного законного основания;

– распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

– использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

– блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

– уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

– обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

– общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

– информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления^[2].

– документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. В состав персональных данных  работников Организации входят  документы, содержащие информацию  о паспортных данных, образовании,  отношении к воинской обязанности,  семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о  предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий  процесс оформления трудовых  отношений работника в Организации  при его приеме, переводе и  увольнении.

2.3.1. Информация, представляемая работником  при поступлении на работу  в Организацию, должна иметь  документальную форму. При заключении  трудового договора в соответствии  со ст. 65 Трудового кодекса Российской  Федерации лицо, поступающее на  работу, предъявляет работодателю:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается  впервые или работник поступает  на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника  отсутствует в связи с ее утратой  или по другим причинам;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника)^[3].

2.3.2. При оформлении работника в  Организацию работником отдела  кадров заполняется унифицированная  форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие  анкетные и биографические данные  работника:

– общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние  в браке, паспортные данные);

– сведения о воинском учете;

– данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

– сведения о переводах на другую работу;

– сведения об аттестации;

– сведения о повышении квалификации;

– сведения о профессиональной переподготовке;

– сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

– сведения об отпусках;

– сведения о социальных гарантиях;

– сведения о месте жительства и  контактных телефонах.

2.3.3. В отделе кадров Организации  создаются и хранятся следующие  группы документов, содержащие данные  о работниках в единичном или  сводном виде:

2.3.3.1. Документы, содержащие персональные  данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления  трудовых отношений при приеме  на работу, переводе, увольнении; комплекс  материалов по анкетированию,  тестированию; проведению собеседований  с кандидатом на должность;  подлинники и копии приказов  по личному составу; личные  дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к  приказу по личному составу;  дела, содержащие материалы аттестации  работников; служебных расследований;  справочно-информационный банк данных  по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации,  руководителям структурных подразделений;  копии отчетов, направляемых в  государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие  органы управления и другие  учреждения).

2.3.3.2. Документация по организации  работы структурных подразделений  (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания  руководства Организации); документы  по планированию, учету, анализу  и отчетности в части работы  с персоналом Организации.

     3.  Сбор, обработка и защита персональных данных

3.1. Порядок получения персональных  данных.

3.1.1. Все персональные данные работника  Организации следует получать  у него самого. Если персональные  данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение^[4].

3.1.2. Работодатель не имеет права  получать и обрабатывать персональные  данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия^[5].

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с  их согласия либо без их согласия в  следующих случаях:

– персональные данные являются общедоступными;

– персональные данные относятся к  состоянию здоровья работника и  их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов  других лиц и получение согласия работника невозможно;

– по требованию полномочных государственных  органов в случаях, предусмотренных  федеральным законом^[6].

3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать  персональные данные работников  только с их письменного согласия.

3.1.4. Письменное согласие работника  на обработку своих персональных  данных должно включать в себя:

– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного  документа, удостоверяющего его  личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего  согласие субъекта персональных данных;

– цель обработки персональных данных;

– перечень персональных данных, на обработку  которых дается согласие субъекта персональных данных;

– перечень действий с персональными  данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

– срок, в течение которого действует  согласие, а также порядок его  отзыва.

3.1.5. Согласие работника не требуется  в следующих случаях:

1) обработка персональных данных  осуществляется на основании  Трудового кодекса РФ или иного  федерального закона, устанавливающего  ее цель, условия получения персональных  данных и круг субъектов, персональные  данные которых подлежат обработке,  а также определяющего полномочия  работодателя;

2) обработка персональных данных  осуществляется в целях исполнения  трудового договора;

3) обработка персональных данных  осуществляется для статистических  или иных научных целей при  условии обязательного обезличивания  персональных данных;

4) обработка персональных данных  необходима для защиты жизни,  здоровья или иных жизненно  важных интересов работника, если  получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и  хранения персональных данных.

3.2.1. Работник Организации предоставляет  работнику отдела кадров Организации  достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации  проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные  работником, с имеющимися у работника  документами.

3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК  РФ в целях обеспечения прав  и свобод человека и гражданина  генеральный директор Организации  (Работодатель) и его представители  при обработке персональных данных  работника должны соблюдать следующие  общие требования:

3.2.2.1. Обработка персональных данных  может осуществляться исключительно  в целях обеспечения соблюдения  законов и иных нормативных  правовых актов, содействия работникам  в трудоустройстве, обучении и  продвижении по службе, обеспечения  личной безопасности работников, контроля количества и качества  выполняемой работы и обеспечения  сохранности имущества^[7].

3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных  Работодатель должен руководствоваться  Конституцией Российской Федерации,  Трудовым кодексом Российской  Федерации и иными федеральными  законами^[8].

3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих  интересы работника, Работодатель  не имеет права основываться  на персональных данных работника,  полученных исключительно в результате  их автоматизированной обработки  или электронного получения^[9].

3.2.2.4. Защита персональных данных работника  от неправомерного их использования  или утраты обеспечивается Работодателем  за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом^[10].

3.2.2.5. Работники и их представители  должны быть ознакомлены под  расписку с документами Организации,  устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а также об их правах и  обязанностях в этой области^[11].

3.2.2.6. Во всех случаях отказ работника  от своих прав на сохранение  и защиту тайны недействителен^[12].

4. Передача и хранение персональных данных

4.1. При передаче персональных данных  работника Работодатель должен  соблюдать следующие требования^[13]:

4.1.1. Не сообщать персональные данные  работника третьей стороне без  письменного согласия работника,  за исключением случаев, когда  это необходимо в целях предупреждения  угрозы жизни и здоровью работника,  а также в случаях, установленных  федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные  работника в коммерческих целях  без его письменного согласия. Обработка персональных данных  работников в целях продвижения  товаров, работ, услуг на рынке  путем осуществления прямых контактов  с потенциальным потребителем  с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших  персональные данные работника,  о том, что эти данные могут  быть использованы лишь в целях,  для которых они сообщены, и  требовать от этих лиц подтверждения  того, что это правило соблюдено.  Лица, получившие персональные данные  работника, обязаны соблюдать  режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется  на обмен персональными данными  работников в порядке, установленном  федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных  данных работников в пределах  Организации в соответствии с  настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным  данным работников только специально  уполномоченным лицам, при этом  указанные лица должны иметь  право получать только те персональные  данные работника, которые необходимы  для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о  состоянии здоровья работника,  за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу  о возможности выполнения работником  трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные  работника представителям работников  в порядке, установленном Трудовым  кодексом Российской Федерации,  и ограничивать эту информацию  только теми персональными данными  работника, которые необходимы  для выполнения указанными представителями  их функции.

4.2. Хранение и использование персональных  данных работников^[14]:

4.2.1. Персональные данные работников  обрабатываются и хранятся в  отделе кадров.

4.2.2. Персональные данные работников  могут быть получены, проходить  дальнейшую обработку и передаваться  на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры».

4.3. При получении персональных данных  не от работника (за исключением  случаев, если персональные данные  были предоставлены работодателю  на основании федерального закона  или если персональные данные  являются общедоступными) работодатель  до начала обработки таких  персональных данных обязан предоставить  работнику следующую информацию:

– наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его  представителя;

– цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

– предполагаемые пользователи персональных данных;

– установленные настоящим Федеральным  законом права субъекта персональных данных.

5. Доступ к персональным данным работников

5.1. Право доступа к персональным  данным работников имеют:

– генеральный директор Организации;

– сотрудники отдела кадров;

– сотрудники бухгалтерии;

– начальник отдела экономической  безопасности (информация о фактическом  месте проживания и контактные телефоны работников);

– сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

– начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

– руководители структурных подразделений  по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

5.2. Работник Организации имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным  данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное  получение копий любой записи, содержащей персональные данные  работника.

5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения,  исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных,  незаконно полученных или не  являющих необходимыми для Работодателя персональных данных.

5.2.3. Получать от Работодателя 

– сведения о лицах, которые имеют  доступ к персональным данным или  которым может быть предоставлен такой доступ;

– перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

– сведения о том, какие юридические  последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой  обработка его персональных данных.

5.2.3.   Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжаловать  в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные  действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его  персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки  персональных данных работника  разрешается исключительно в  служебных целях с письменного  разрешения начальника отдела  кадров.

5.4. Передача информации третьей  стороне возможна только при  письменном согласии работников.

6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

6.1. Работники Организации, виновные  в нарушении норм, регулирующих  получение, обработку и защиту  персональных данных работника,  несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную  ответственность в соответствии  с федеральными законами.

6.2. Генеральный директор Организации  за нарушение норм, регулирующих  получение, обработку и защиту  персональных данных работника,  несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.  

7. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных сотрудников

Еще одним  важным шагом в защите персональных данных работника было принятие федерального закона «о персональных данных» (фз-152) 27 июля 2006 года. Цель этого закона — обеспечение защиты прав и свобод человека, при обработке его персональных данных. В главе 1 фз-152 приводится определение понятию «обработка персональных данных» (статья 3)

Работодатель обязан осуществить  сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с  требованиями законодательства. Для  регламентации всех вопросов, связанных  с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ. 
 
Эти документы - новшество ТК РФ. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. 
Поскольку ТК РФ говорит о документах, устанавливающих порядок обработки персональных данных во множественном числе, то таких документов должно быть как минимум два: 
 - Положение о защите персональных данных работников (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации) 
 - Обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным (сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.). 
Проверив наличие документов по защите персональных данных работников, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о работниках (насколько законно). По общему правилу всю информацию о работнике можно узнать только у него самого. Если приходится обращаться в другие организации, даже для того, чтобы просто поинтересоваться, работал ли там человек, не говоря уже о получении о нем каких-то оценочных данных, необходимо получить письменное согласие работника. 
В связи с этим кадровики идут на хитрость. При поступлении на работу работник заполняет анкету, содержащую пункт следующего содержания: "не возражаю против получения данных обо мне в...", а затем сам вписывает те организации, в которые работодатель может обратиться за получением сведений о нем. Иногда в анкете указывается отдельной строчкой: "Не возражаю против проверки представленных данных".  
Будьте очень осторожны, если у вас спрашивают персональные сведения о работнике, который когда-то у вас работал. Уже имеются случаи, когда работники подают в суд за разглашение их персональных данных. Ни в коем случае нельзя давать подобную информацию по телефону. Обязательно попросите заявление о передаче данных о работнике от самого работника или запрос от работодателя с приложением письменного согласия работника. Если персональные данные о работнике требуют сотрудники милиции или других контролирующих организаций попросите письменный запрос, а если они пришли к вам лично - служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации. 
ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. Кто разрабатывает эти документы и как они должны называться?  
С вступлением в силу ТК. РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл. 14 ТК РФ).  
Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 ТК РФ). 
Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст. 88 ТК РФ). 
Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме. 
Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации  
Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие. 
Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 ТК РФ.

8. Принципы, условия обработки и защиты персональных данных

8.1 Принципами обработки персональных данных являются

• Законность целей и способов обработки персональных данных.
• Соответствие целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора. То есть человек, предоставляющий свои персональные данные (субъект персональных данных) должен заранее знать, для чего они будут использоваться.
• Соответствие объёма и характера обрабатываемых персональных данных. Это означает, что организации, должны брать только те персональные данные, которые им действительно необходимы, и тип этих данных должен быть уместен. Например, было бы странно при приёме на работу спрашивать у человека его группу крови или ещё какую-либо информацию, не относящуюся к делу.
• Достоверность персональных данных. Не нужно объяснять, что информационные системы персональных данных, содержащие ложные сведения, не имеют смысла.
• Недопустимость объединения несовместимых информационных систем персональных данных. Например, если образовательное учреждение имеет две базы данных, содержащие информацию о учащихся и преподавателях, очевидно, что такие информационные системы будут несовместимы, так как содержат разнородные данные.

  8.2 Условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных. Но в некоторых случаях  согласие субъекта не требуется. Например, если обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных, или обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при  условии обязательного обезличивания  персональных данных. Все случаи, в  которых спрашивать согласия субъекта не нужно, оговорены в федеральном  законе «о персональных данных» (глава 2, статья 6).

8.3 Принципы защиты персональных данных работника.

1. Конфиденциальность получаемых  персональных данных, ограничение  доступа к ним иных лиц. Лица, получающие персональные данные  работника, обязаны соблюдать  режим секретности (конфиденциальности).

2. Достоверность и полнота  персональной информации, а равно  запрет включения в персональные  данные недостоверных фактов  и информации, полученной не от  работника или от иных лиц  без его письменного согласия, если это не предусмотрено  федеральным законом. Работник  вправе требовать исключения  этих персональных данных, а также  данных, обработанных с нарушением  требований ТК РФ.