Основные правила ведения личной карточки

Содержание:

Введение………………………………………………………………………… 3

1. Основные правила ведения личной карточки………………………………  5

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения……….  7

Заключение……………………………………………………………………..  25

Глоссарий………………………………………………………………………. 26

Кроссворд………………………………………………………………………. 29

Список литературы…………………………………………………………….  30

Презентация:

Введение

«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами »1.

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение, для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности2.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В этой работе поставлена задача, рассмотреть требования к заполнению и ведению личного листка учета кадров, который является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника.

1. Основные правила ведения личной карточки.

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Нельзя доверять заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, ее должен заполнять только специалист службы кадрового делопроизводства собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несет только он3.

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

• Общие сведения;
• Сведения о воинском учете;
• Прием на работу и переводы на другую работу;
• Аттестация;
• Повышение квалификации;
• Профессиональная переподготовка;
• Награды (поощрения) и почетные звания;
• Отпуск;
• Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
• Дополнительные сведения;
• Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:  ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;

ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;

ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но следует помнить о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если мы не кодируем информацию, окна для кодов удалять нельзя, а просто оставляем их незаполненными4.

Начало формы и раздел «Общие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2010.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Теперь рассмотрим заполнение самого объемного раздела формы Т-2 - «Общие сведения». Первым делом в специальной ячейке указываем номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. «ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно переписать данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество необходимо указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если мы заполняем личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. «ДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода написать дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. «МЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если мы кодируем данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 нам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. «ГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.  Формулировки записей о гражданстве:

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этом случае необходимо укажить в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник.  Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. «ЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами5.

Формулировки записей о знании языка:

Формулировка                                         Код по ОКИН

Читает и переводит со словарем                      1

Читает и может объясниться                                2

Владеет свободно                                           3

ПУНКТ 6. «ОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте «Образование». Следует помнить, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставлять пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы):

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт «Образование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. «ПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать, не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. «СТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример:

У менеджера Б.А. Широкова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал менеджером во ФГУП «Контакт»;

- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем отдела менеджеров в ЗАО «Альбатрос»;

- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность начальника отдела в ООО «Рим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО «Альфа».

Суммируем даты приемов на работу:

27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:

13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:

48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться «Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается6.

Пример:

В трудовой книжке менеджера Широкова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Широкова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. «СОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке:

ПУНКТ 10. «СОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. «ПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. «АДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов - домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован, то в этом случае оставлять пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

В личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения, и переписывать карточку нецелесообразно, исправить неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркнуть одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделать правильную и написать слово «исправлено». Поставить под исправлением свою подпись и попросить расписаться сотрудника. Не забыть чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» первого раздела личной карточки пользоваться общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения названий адресных объектов                                   

Автономный округ - АО 

Слобода - сл.

Автономная область - А обл. 

Станция - ст.

Город - г. 

Хутор - х.

Край - край 

Аллея - аллея

Область - обл. 

Бульвар - б-р

Республика - Респ. 

Въезд - въезд

Район - р-н 

Дорога - дор

Улус - Ул 

Животноводческая точка - жт

Поселок городского типа - пгт 

Заезд - заезд

Рабочий (заводской) поселок- рп

Квартал - кв-л

Курортный поселок – кп

Кольцо - кольцо

Дачный поселок - дп

Линия - линия

Волость – волость

Набережная - наб.

Аал – аал

Парк - парк

Выселки (ок) - выс.

Переезд - переезд

Аул - аул 

Переулок - пер.

Поселок сельского типа - п.

Планировочный район - п/р

Железнодорожная будка - ж/д будка

Площадка - пл-ка

Деревня - д.

Площадь - пл.

Поселок и (при) станция (и) п/ст. Починок починок

Железнодорожная казарма - ж/д казарма 

Проезд - проезд

Железнодорожный пост- ж/д пост

Просек - просек

Железнодорожный разъезд- ж/д рзд.

Проселок - проселок

Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт - ж/д оп

Проспект - пр-кт

Проулок - проулок

Железнодорожная станция - ж/д ст.

Разъезд – рзд.

Промышленная зона – промзона

Станица - ст-ца

Село - с.

Территория  - тр.

Заимка – заимка

Строение - тер.

Казарма – казарма

Тракт  - тракт

Кишлак - к. 

Тупик - туп.

Местечко - м.

Улица - ул.

Микрорайон - мкр.

Участок - уч-к

Населенный пункт - нп 

Шоссе - ш.

Остров - остров  

Раздел «Сведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1)7.

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки:

Категория запаса - не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Воинское звание - заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: «Подлежит призыву».

Состав (профиль) На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль - «Командный», «Медицинский» и т. п.

Полное кодовое обозначение ВУС ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код мы найдем в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.

Категория годности к военной службе - Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.

Наименование военного комиссариата по месту жительства - название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Состоит на воинском учете - заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.