Основные стандарты и правила составления управленческих документов

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО  ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. ИМПЕРАТОРА ПЕТРА I»

Кафедра управления и маркетинга в апк

Контрольная работа

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

На тему: «Основные стандарты и правила составления управленческих документов»

Выполнил: студент факультета

экономики и менеджмента,

заочного отделения,

2-е высшее, 3 курс, группа 4а

Салмина А.А.

Шифр: ЭВВ - 11251

Специальность «Экономика и

 управление на предприятиях  АПК»

Руководитель:

Коновалова С.Н.

Воронеж 2013

Содержание.

1. Сущность делопроизводства………………………………………..3
2. понятие документы и его виды…………………………………….6
3. Формуляр – образец документов. …………………...…………......8
4. Бланк документа и его виды………………………………...……..11

Литература…………………………….…………………………………..16

1. Сущность делопроизводства.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала  необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали  документы, так как устное слово  кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так  понято. Уже в XVI в. употребляется  слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии  слово «дело» зафиксировано в  документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов 
(документирование);

• организацию работы с  документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени  дошли «документы» различных  эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы  нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина —  документоведение.

Организация работы с документами  — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования  в справочных целях и хранения.

Существует три формы  организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме  организации делопроизводства все  операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего  учреждения центре — канцелярии, общем  отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется  относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных  структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные  группы и т.д. При смешанной форме  операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение  документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных  районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве  же учреждений и организаций используют смешанную форму организации  делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость делопроизводственных операций;

улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала  и, в частности, внедрить его нормирование;

обеспечить специализацию  и взаимозаменяемость работников;

использовать прогрессивные  и производительные технические  средства;

обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных  учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации  отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и  печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов  делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или  учреждение имеют большой объем  документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения  приемов и способов создания и  обработки документов в организации  отделы делопроизводства разрабатывают  инструкции по делопроизводству, которые  учреждаются приказом руководителя учреждения .

2. Понятие документа и его виды.

Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является «сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя».

Классификация документов:

1. По  способу документации: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические и другие.

3. По месту составления: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправленные из организации); внутренние (составленные и использованные в самой организации).

4. По грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

5. По происхождению: официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные  (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

6. По юридической значимости: подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

7. По форме изложения: индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).

8. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

9. По срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до10 лет).

10. По  содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

3. Формуляр –  образец документа.

Формуляр-образец ОРД  применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного  документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм).

Формуляр-образец устанавливает  следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

При проектировании бланков  в организации левое поле документа  разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться. Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно  не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над  ним располагаются реквизиты, которые  проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает  определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта  сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены  с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными  линиями кратно шагу строки, которое  показывает интервал, обозначаемый следующим  образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Формуляром-образцом установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

01 - Государственный герб  Российской Федерации; 

02 - Герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации; 

05 - Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - Идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы документа; 

08 - Наименование организации; 

09 - Справочные данные  об организации; 

10 - Наименование вида  документа; 

11 - Дата документа; 

12 - Регистрационный номер  документа; 

13 - Ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 

14 - Место составления  или издания документа; 

15 - Адресат; 

16 - Гриф утверждения документа; 

17 - Резолюция; 

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа; 

21 - Отметка о наличии  приложения;

22 - Подпись; 

23 - Гриф согласования  документа; 

24 - Визы согласования  документа; 

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе; 

28 - Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - Отметка о поступлении  документа в организацию; 

30 - Идентификатор электронной  копии документа. 

4. Бланк документа  и его виды.

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный  заранее бланк.

Бланк документа, по определению  ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа»

Бланки документов могут  быть отпечатаны в типографии, а  при использовании ПК бланк может  быть введен в память машины и автоматически  выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены  на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков  документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и  правилами оформления реквизитов наносят  постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут  изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица используются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости  от учредительных документов организации  могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации; 

02 - Герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации; 

08 - Наименование организации; 

14 - Место составления  или издания документа. 

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа; 

12 - Регистрационный номер  документа (для данного реквизита  заранее также печатают знак  «№»).

В виде уголков различают  места расположения следующих реквизитов:

15 - Адресат (начало и  конец реквизита, который одновременно  указывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении  документа в организацию; 

30 - Идентификатор электронной  копии документа. 

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование  вида документа».

Когда в общий бланк  вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк  становится бланком конкретного  вида документа - бланк приказа, бланк  акта, бланк протокола и т.д.

Таким образом, бланк конкретного  вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так  как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при  оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные  данные об организации» обязательно  есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или  издания документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя  реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также  употребляются на бланке письма и  оформляются по тем же правилам.

Бланк структурного подразделения организации  или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Бланки организаций с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать  макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации  должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором.

Иногда на гербовых бланках  проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается  в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а  сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение  их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной  форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия  гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Литература:

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков и К°», 2004

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. М., ИНФРА-М, 2002.

3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.

4. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство/В.А. Спивак – М.: Питер, 2006 – 236 с.

5. ГОСТ РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».