Основные требования и правила составления и оформления документов

Содержание

Введение………………………………………………………………3 - 4

1. Классификация документов……………………………………….4 - 5

2. Реквизиты документов……………………………………………..5 -20

3. Требования к бланкам документов………………………………..20 - 22

Заключение…………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………23

Введение

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих  процессах:

 - получение информации и ее обработка;

 - анализ, подготовка и принятие решений;

 - выполнение решений;

 - учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

- организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;

 - координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;

- передача документов внутри и между структурными подразделениями;

- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;

- разработка и использование унифицированных форм документов;

- организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;

- регистрация документов;

- организация хранения и использования документов;

- организация контроля исполнения документов;

- проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления  управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой  структуре. Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль. Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д. Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система ОРД включает в себя три документационных массива:

- Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).

- Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).

- Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

В контрольной работе рассматриваются вопросы составления, оформления, документооборота, реквизиты документов, требования к бланкам документов.

1. Классификация  документов

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам  сходства и различия. 

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно  точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. Реквизиты документов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб российской федерации (01)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

Герб субъекта российской федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) (03)

Эмблема предприятия  – это символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Код организации (04)

Код по ОКПО – Общероссийскому  классификатору организаций и предприятий  – имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)

юридического  лица (05)

Регистрационный номер  юридического лица проставляется в  соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины 

постановки  на учет ИНН/КПП (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (08)

Данный реквизит указывает  в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство  высшего образования РФ

Государственная сельскохозяйственная академия

Сельскохозяйственный  институт

Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском  и национальном. Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка. Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Например:

Балтийская  государственная академия

(БГА)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации  указывают в том случае, если оно  является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.

Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.

Справочные  данные об организации (09)

Этот реквизит указывается  только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный  адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете  и т.д. На письмах, относящихся к  финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

Наименование  вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру  текста. Наименование вида документа  регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д. нормативный договор, нормативный правовой акт, юридическая доктрина.

Дата (11)

Дата является одним  из основных реквизитов документа, которые  обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе  оформляется цифровым способом в  следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08.08.2003. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003.08.22.

В текстах нормативных  документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается  применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003. В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный номер документа (12)

Одновременно с датой  проставляют регистрационный номер  документа.

Регистрационный номер  – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

Например: № 05-12/215, где 05 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 215 – порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют  через косую черту в порядке  указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется  только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 03-14/52 от 20. 04.2011. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления  или издания документа (14)

Место составления или  издания документа обязательно  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование  организации» (ср.: «Калининградский рыбоконсервный комбинат» и «Рыбоконсервный комбинат №2») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

Калининград; г.Зеленоградск Калининградской области; п. Малиновка Зеленоградского района Калининградской области

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Калининград).

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется  на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). Максимально реквизит «Адресат»  может состоять из следующих составных частей:

– наименование учреждения, организации или предприятия (в  именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– указание должности  получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия (в дательном падеже);

– почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.

Элементы почтового  адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725.

В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

- улица, № дома, №  квартиры;

- населенный пункт  (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных  писем);

- почтовый индекс.

Например, адрес организации  будет выглядеть следующим образом:

пр. Мира, 5, корп. 1, д. 45, оф. 26,

Калининград 236000

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется  так:

Иванову Петру  Михайловичу

ул. Новая, 12, кв. 6,

г. Зеленоградск Калининградской области 238150

Адрес в международной  корреспонденции следует оформлять  по международным стандартам: сначала  имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:

T. Petrov

36-14 М. Ordinka

Moscow Russia 119215

Каждая из указанных  составных частей печатается с новой  строки. При адресации письма организации  в целом реквизит «Адресат» может  выглядеть следующим образом:

Издательский  дом 

«Янтарный сказ»

В структурное подразделение:

ООО «Плакат»

Отдел рекламы 

Начальнику  отдела

А.Т. Сидорову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат»  может быть оформлен двумя способами:

Завод «Кварц»

Генеральному директору

М.Н. Шубину

 или

Генеральному  директору 

завода «Кварц»

М.Н Шубину

ул. Мусоргского, 12,

Калининград, 236010

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают  через 1,5-2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим. Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.

Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать  обобщенно:

Генеральным директорам

производственных  объединений 

Реквизит может содержать  несколько адресатов, но не более  четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:              Главному редактору

Издательского дома «Дрофа» 

Н.К. Демидову

Гриф утверждения  документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых  входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления). В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в именительном падеже), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия 

Личная подпись  А. Б. Сидоров 

«____»___________2011

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет  содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора  предприятия 

от 09. 02. 2011 № 19

Слово «утвержден» при  этом согласуется с родом и  числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже. Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Кварц»

Личная подпись М.Н Шубин

 «____»_______________2011

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются  указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Например:     

К. А. Воробьеву.

Прошу подготовить  проект договора

к 29. 04. 2011

Личная подпись  А.В. Фролов

18. 04. 2011

Исполнителей может  быть несколько. В этом случае ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Заголовок к  тексту (18)

Заголовок необходим  для всех видов документов. Он может  отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и  должен быть максимально коротким и  точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка  печатается не более 28 знаков, а его  содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:

приказ –  о приеме на работу;

положение –  о бухгалтерии;

протокол –  собрания акционеров;

должностная инструкция – менеджера по рекламе.

Отметка о контроле (19)

Данный реквизит проставляется  на документах, исполнение которых  взято на особый контроль по поручению  руководителя. Отметка о контроле – буква «К» – проставляется  цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

Текст документа (20)

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1. Подраздел;

1. Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

Отметка о наличии  приложения (21)

делается ссылка о  приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют  следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение  об Управлении  кредитными рисками на 17 л. в 1 экз.

2. Правила  оформления документов отчетности коммерческих банков на 23 л. в 2 экз.

Если в прилагаемом  документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Банка России от 14.06.2003 № 12-04/20 и приложение к нему, всего на 10 л.

Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о  его наличии оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:

Приложение  № 2

к приказу управляющего банком

от 08.04.2011 № 172

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Слово «приложение» допускается  печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.

Подпись (22)

Этот реквизит состоит  из наименования должности, инициалов  и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности  будет кратким, без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор                                                                                       А.П. Попов

Наименование должности  будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например:

Исполнительный  директор

ОАО «Молоко»                                                                                                     В.А. Петров