Основные требования к документам
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ,
ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
1. Формат бумаги.
1.1. Документы, входящие в систему
организационно-
2. Оформление полей.
2.1. Левое поле листа – 30мм.
2.2. Правое поле – не менее 10мм.
2.3. Верхнее поле – 20мм.
2.4. Нижнее поле для формата А4 – не менее 19 мм. Для формата А5 нижнее поле – не менее 16 мм.
2.5. При печатании документа с оборотом размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого – 30 мм.
Размеры верхнего и нижнего полей не изменяются.
3.Нумерация страниц.
3.1. В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа (от четвертого положения табулятора) арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Бланк документа
Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.
Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокс), воспроизводить с помощью средств вычислительной техники или проставлять резиновым штемпелем. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный Герб Республики Казахстан, должны изготавливать только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документа:
- Общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма.
- Бланк письма.
- Бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи отсутствует должность.
Бланки каждого вида
документа могут
Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случае, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.
Бланки документов с воспроизведением государственного Герба Республики Казахстан подлежат обязательному учету, хранятся в сейфах.
2. Дата. ГОСТ 6.38-90 устанавливает два способа оформления дат. Например: 23.04.98 и 23 апреля 1998 г.
Наиболее рационально
Первая пара цифр обозначает число месяца, вторая пара цифр – порядковый номер месяца, третья пара цифр – две последние цифры года.
Если число месяца или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставиться нуль. Например: 03.04.02
Такой способ написания дат облегчает ввод информации в ЭВМ и поиск документов, а также значительно сокращает объем реквизита.
Словесно цифровой способ оформления дат (25 января 2003 года или 25 января 2003 г.) допускается применять в актах, служебных письмах, приказах протоколах, содержащих сведения финансового характера.
3. Индекс (номер). Индекс (номер) документа состоит из следующих частей: индекса (номера) дела по номенклатуре, порядкового регистрационного номера документа, индекса структурного подразделения, разделенных косой чертой и черточкой. Например: 1-21/27-ок, где 1-21 – индекс (номер) дела по номенклатуре; 27 – порядковый регистрационный номер документа; ок – отдел кадров (индекс структурного подразделения).
4. Ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа. Этот реквизит включает предлог «от», печатаемый после индекса входящего документа. Дату в этом реквизите печатают от 2-го положения табулятора. Например
На № 1-21/27 от 17.07.99
Как правило, на типографском бланке для этого реквизита имеется уже готовая форма.
5. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указывается в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:
– наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
– должность получателя (в дательном падеже);
– фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы пишутся после фамилии);
– почтовый адрес.
Реквизит «Адресат» печатают в
правом верхнем углу первого листа
через междустрочный интервал 1,
составные части разделяют
5.1. Если документ адресуют в учреждения, организации или их структурные подразделения, то наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в единственном числе именительном падеже. Например:
Министерство энергетики и электрификации
Республики Казахстан
Техническое управление
5.2. Если документ адресовывается конкретному должностному лицу, то название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном. Например:
Министерство внешней торговли
Республики Казахстан
Руководителю группы по стандартизации
Внешнеторговых документов
Юсупову К.Т.
5.3. Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Директору Межшкольного учебно-
производственного комбината
Щеглевской Н.Н.
5.4. Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Директорам предприятий и руководителям
Организаций общественного питания
5.5. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:
Заместителю директора завода
Орынбасарову П.И.
114486, Московская обл., г. Владимир,
Ул. Строителей, 64
5.6. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес. Например:
169160, Российская Федерация, г. Москва, И-160,
Ул. Победы, д. 15, кв. 26,
Матросову В.С.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: почтовый индекс, государство (республика), область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Согласно правилам на почтовых отправлениях (письма, почтовые карточки, бандероли, пакеты и т.п.) адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:
– Наименование адресата (Фамилия, имя, отчество для физических лиц);
– Наименование улицы, номер дома номер квартиры;
– Наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);
– Название области, края, автономно почтовых отправлений);
– Почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Например:
Каримову И.П.
Ул. Аблай-хана, д.5, кВ.12,
Г.Шахтинск
Карагандинская область,
Республика Казахстан, 101025
5.7. Если документ содержит несколько адресатов, то каждый из них записывают с новой строки, отделяя каждый из них двумя интервалами. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки. Например:
Главархив Республики Казахстан
480064, г. Алматы, пр. Абая, 39
Президенту Государственного акционерно-
строительного концерна «Казахстандорстрой»
Насырову А.Г.
480091, г. Алматы, пр. Мира, 96
5.8. Каждая составная часть реквизита «Адресат» – наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами, которому адресуют документ, и почтовый адрес организации – пишется с новой строки.
6. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа обязателен в документах, оформляемых на бланках или листах бумаги формата А4. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос, о чем документ. Например:
О порядке проведения переписи
библиотек высших и средних
специальных учебных заведений
6.1 Заголовок к тексту печатает через один интервал. В одной строке заголовка должно быть не более 30 знаков, поэтому объем заголовка занимает несколько строк. Если объем заголовка к тексту превышает более 5 машинописных строк, то его допускается продлевать до границы правого поля документа.
6.2 Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка заголовка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.
6.3 Заголовок отделяют от текста расстоянием в три свободных строки и расстоянием в две свободных строки от предыдущего реквизита (до заголовка).
7. Текст документа. Текст является основным, главным реквизитом документа. Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Ariel или Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.
На пишущей машинке текст документа на бланке А4 печатают его через 1.5 межстрочных интервала. Через 1 межстрочный интервал можно печатать документы на формате А5.
7.1. Первую строку каждого абзаца текста печатают с абзацного отступа (красной строки).
7.2. Текст документа допускается подразделить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает в себя все номера составных частей более высоких ступеней деления (ГОСТ 1.5-85).
Номер раздела состоит из одного числа 1, 2, 3 и т.д. Номер подраздела составляется из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой: 1.1., 1.2., 1.3., и т.д. Номер пункта – их номера раздела, номера подраздела и номера пункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., и т.д. При более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации. Например:
1. Раздел (Глава).
1.1. Подраздел (пункт).
1.1.1. Пункт.
1.1.1.1. Подпункт.
8. Отметка о наличии приложения. Приложения печатают при том же интервале, что и текст документа. Слово «Приложение» печатают строчными буквами (кроме первой) в единственном числе. После слова «Приложение» ставят двоеточие.
8.1. Если документ имеет приложение, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л в 2 экз.
8.2. Если документ имеет несколько приложений, которые не названы в тексте, то их наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров, например:
Приложение: |
|
8.3. Если к документу прилагается документ, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Постановление кабинета Министров Республики Казахстан от 30.06.92 г
№ 562 на 42 л в 1 экз.
9. Название вида документа. Печатают прописными буквами.
9.1. Если название вида документа не превышает 15 знаков, то его пишут в разрядку. Например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.
9.2. Если название вида документа очень короткое (акт), то его пишут в двойную разрядку. Например: АКТ.
9.3. Если название вида документа состоит из двух и более слов, то его пишут приписными буквами без разрядки. Например: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА.
10. Гриф утверждения. Гриф утверждения документа – реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов и т.д. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек; наименования занимаемой должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Профессионально-
Д.У.Юсужанов
23.04.04
10.1. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Например:
УТВЕРЖДАЮ |
УТВЕРЖДАЮ | |
Директор Профессионального коммерческого лицея ______________Л.И.Серикжанов «___»_________2007 г. |
Директор Профессионального политехнического колледжа ______________Ж.С.Шакиров «___»_________2007 г. |
10.2. При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Совета директоров
От 01.07.04 № 379
11. Гриф согласования. Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.
11.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровке (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».
11.2. Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже – личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля. Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель профсоюзного
Комитета школы № 1
О.П. Скворцова
01.06.04 г.
11.3. Если документ согласуется с несколькими лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне. Например:
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Директор Политехнического колледжа Директор Педагогического колледжа
Ж.С.Шунаев И.Ф.Асылханов
24.05.07 25.05.07
11.4. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
Страховой компании «АСКО»
От 21.03.07 № 10
11.5. При наличии большого числа грифов согласования они оформляются на отдельном листе (листе согласования).
Виды согласования документа
Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствие его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта. Согласование может быть внутренним, т.е. проводится внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, и внешним.
Внешнее согласование проекта документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа и оформляется визой. Если выполнение документа связано с каким-либо финансовыми затратами, то обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).Виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания должны согласовываться с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.
Например:
Главный бухгалтер (подпись) И.Т.Каримов
24.06.03
По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они должны быть изложены на отдельном листе. В этом случае делается отметка: «Замечания прилагаются», ставятся подпись и дата.
Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов – это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.
Проекты распорядительных документов:
приказов, указаний, постановлений
коллегиальных органов визируют
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Этот перечень целесообразно привести в приложении к инструкции по делопроизводству.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводится с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
12. Подпись. Подпись – обязательный реквизит документа. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений. Реквизит «Подпись» печатают от левого поля и состоит из:
- Наименования должности;
- Личной подписи;
- Расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия), которая оформляется на уровне последней строки наименования должности. Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делают.
Например:
Директор завода Н.Ж.
12.1. Если документ должны подписывать несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор завода А.К.
Главный бухгалтер Ш.Б.
12.2. При наличии нескольких строк в наименовании должности каждая строка должна начинаться от границы левого поля и занимать не более 20 знаков, а расшифровку подписи пишут на уровне последней строки. Например:
Начальник отдела научной
организации производства,
труда и управления И.Г.
12.3. Если документ подписывают несколько должностных лиц одного ранга, то их располагают на одном уровне.
Начальник отдела планирования Начальник отдела реализации и выпуска
продукции продукции
И.В.Егоров В.С.Орлов
12.4. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии
Члены комиссии Л.И. Волохова
Н.П.Рожкова
12.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
13. Отметка о заверении копии.
Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), и дату заверения копии. Например:
Верно:
Инспектор отдела кадров Е.Н.Иванова
24.07.07
Верность копии документа
Допускается заверять копии документов печатью. Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).
14. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникающих вопросов.
На документах, исходящих из учреждений, имеется отметка с указанием фамилии сотрудника, подготовившего документ, с номером его телефона, что позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать интересующую вас информацию. Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъеснения затронутых в документе вопросов.
Данный реквизит располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «Подпись», «Визы согласования документа», например:
Едельбаева Жанна Ахметовна 638912
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ полежит размножению, то отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа). На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Мейрамова Гуля Асхатовна 459753
Экз. № 1 – в адрес;
Экз. № 2 – в отдел № 8;
Экз. № 3 – в дело № 06-11.
При отправке документа в другой город следует дополнять номер телефона междугородним кодом, например: (7272) 20 56 02.
15. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала. Эта отметка содержит следующие данные:
- Слово «В дело»;
- Номер дела, в которое подшивается документ;
- Дата направления документа в дело;
- Фамилия секретаря или исполнителя.
Например:
В дело № 5
25.06.04 Коваленко Т.П.
16. Печать
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью, которая придает документу юридическую силу.
В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: гербовая для госпредприятий или приравненная к ней круглая в коммерческих организациях и несколько простых. Гербовая печать круглая, с изображением Государственного герба РК в центре. По ее окружности указывается полное название учреждения. Гербовая и круглая печати проставляются на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, платежные поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Простые печати бывают различной формы: квадратные, треугольные, прямоугольные и др. На них воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждениях таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копия документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.
