Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов

ОГЛАВЛЕНИЕ:

ГЛАВА 1.Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов …………………………………………………….…………………………………………………………………………….6

ГЛАВА 2.Современное деловое письмо ……………………………………………………………..                          25

ГЛАВА 3.Документирование организационно-распорядительной деятельности ………………………..   ……… 35

ГЛАВА 4.Документирование деятельности коллегиальных органов …………………………….………………….42

ГЛАВА 5. Документирование информационно-справочных материалов ……………………………………………52

ГЛАВА 6.Требования к оформлению документов по личному составу ………………………………………………59

ГЛАВА 7.Делопризводство по письменным и устным обращениям граждан ………………………………………..64

ГЛАВА 8.Организация работы с документами ………………………………………………………………………...67

ГЛАВА 9. Конфиденциальность информации и принципы ее обеспечения в системе делопроизводства……..…76

ГЛАВА 10. Требования по составлению текстов служебных документов…………………………………………….88

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ…………………………………………………………….93

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ...................................................................................................... 94

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Основные положения по документированию

 управленческой деятельности 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).  

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). 

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. 

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.  

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. 

Совместные распорядительные документы организации, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. 

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. 

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. 

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.  

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. 

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.  

Организации на основании положений и них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.  

Внутреннее согласование проекта документа должно поводиться в следующей очередности:  

• ·        с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
• ·        с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
• ·        с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
• ·        с юридической службой;
• ·        со службой документационного обеспечения;
• ·        с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: 

• ·        с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• ·        с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованием в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• ·        с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
• ·        с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
• ·        с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. 

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. 

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. 

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. 

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.  

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. 

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. 

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации. 

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают: 

Если приложений несколько, они нумеруются.  

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение. 

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.  

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (ГОСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации под одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. 

Разработка по унификации включает: 

• ·        разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• ·        внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ·        ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• ·        разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• ·        разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли. 

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциями управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.  

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:  

По месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); 

По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); 

По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; 

По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;  

По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; 

По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты; 

По средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.  

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 

Правила оформления управленческих

(организационно-распорядительных) документов  

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. 

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ. 

В данном государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31).  

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона. 

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. 

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов А3 и А6. 

Документы, составленные от имени двух или более организации, оформляются без бланка. 

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного  герба Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 

02. и 03. отменены постановлением  Госстандарта РФ от 21.01. 2000 № 9 СТ.  

04. Код организации по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО) проставляют в  верхней части документа. Например, 44465533 (включает 8 знаков). 

05. Код формы документа по  Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верней  части документа. Общероссийский  классификатор управленческой документации  принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). 

Например: 

Код  КЧ   Наименование документа

0200000 2 Унифицированная  система организационно-распорядительной документации

0211231  2 Устав 

(каждый  документ имеет свой код). 

06. Наименование организации, являющейся  автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах. Его также  помещают в верхней части документа. 

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.  

Наименования организации субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках – русском и национальном.  

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. 

07. Справочные данные об организации  включают почтовый адрес, номера  телефонов и другие сведения  по усмотрению организации (номера  фактов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 

08. Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и  должно соответствовать видам  документов, предусмотренным Унифицированной  системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.  

09. Датой документа считается  дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта –  дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания. 

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2001 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.     

10. Регистрационный номер состоит  из его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению  организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией о  корреспонденте, исполнителях и  др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. 

11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 

12. Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено их определение  по реквизитам «наименование  организации» и «справочные данные  об организации». Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.  

13. Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.  

14. В качестве адресата могут  выступать организации, их структурные  подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то из следует указывать обобщенно. Например:  

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов список рассылки документа. 

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: 

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например: 

Допускается центрировать каждую строку реквизита. Адресат по отношению к самой длинной строке. Например: 

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или  специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: