Основные виды и формы информационного обеспечения предприятий и других экономических объектов
Содержание
Введение
Основные виды
и формы информационного
Заключение
Практическая
часть
Список использованной
литературы
Введение
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и средство выживания в условиях жёсткой конкуренции.
Информационное обеспечение
Основные
виды и формы информационного обеспечения
предприятий и других экономических объектов
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет привело к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. Роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внемашинным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
- Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
- Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
- Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
- Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
- Техническая и технологическая документация.
- Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
- Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это – многоаспектный процесс, включающий в себя:
- формирование
соответствующей технико-
технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств); - организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. Вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.
Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:
- создания самих вычислительных машин;
- создания для них программного обеспечения;
- подготовленности среды применения.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:
- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
- заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Во
внутрифирменной системе
- ЭВМ крупногабаритные и персональные;
- микропроцессоры;
- средства телекоммуникаций;
- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
- средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию.
Важную
роль играет использование ЭВМ в
системе производственного
В
современных условиях получило развитие
использование ЭВМ для
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.
Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных. Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.
Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.
Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
- фонда заработной платы
- коммунальных услуг
- стоимости программного обеспечения
- расходов на почту
- расходов на оформление договоров
- расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
- избежание будущего роста численности персонала
- уменьшение требований к обработке данных
- снижение стоимости обслуживания
3)
Возможные нематериальные
- улучшение качества информации
- повышение производительности
- улучшение и ускорение обслуживания
- новые производственные мощности
- более уверенные решения
- улучшение контроля
- уменьшение просроченных платежей
- полное использование программного обеспечения
Заключение
Люди организуют свою деятельность в силу разных причин:
– чтобы закончить работу или задание,
– чтобы сократить или удалить дублирование действий,
– чтобы создать центры ответственности,
– чтобы обеспечить стабильность.
Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества, перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.
Таким
образом, использование технологий,
которые входят в понятие информационная
система – залог успешной деятельности
на рынке.
Практическая
часть
Вопрос № 9
Руководители высшего уровня...
А. определяют цели управления предприятием
Б. Обеспечивают контроль выполнения планов
В. отслеживают расходование ресурсов
Г. разрабатывают
директивы
Вопрос № 23
Эксплуатационные показатели качества информационной системы отражают....
А. набор требований к аппаратуре
Б. надёжность программного обеспечения
В. эффект от функционирования
Г.
возможности защиты
данных и системы
Вопрос № 37
Цель информационных технологий – получение...
А. данных
Б. информации
В. знаний
Г. прибыли
Список
использованной литературы
- Внутрифирменное управление, учёт и информационные технологии. Учебное пособие для вузов. /Под ред. А. Н. Бородулина, А. Ю. Заложнева, Е. Л. Шуремова. – М.: «ПМСОФТ», 2006.
- Кулемина Ю.В. Информационные системы в экономике. Краткий курс. Учебное пособие для студентов вузов. - М.: «Окей-книга», 2009.
- Поповский А.В. Информационные системы в экономике. Учебно-методическое пособие. – Комсомольск-на-Амуре: ГОУВПО «Комсомольский-на-Амуре государственный технический университет», 2002.
- Управление качеством информационных систем в экономике. Учебно-методическое пособие /Б. В. Черников, В. В. Ильин. - М.: «Форум», 2009.
