Основы документационного обеспечения управления. 3

Содержание

Введение

Документы - это  основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных  операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Целью контрольной  работы является рассмотрение теоретических и практических вопросов.

В работе необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить подготовку  и передачу дел в архив; формирование  и оформление дел; составление  архивных записей и актов о  выделении к уничтожении дел;

2. Рассмотреть  обращение граждан и порядок их рассмотрения;

3. Составить  резюме и схему документооборота  предприятия. 

1. Подготовка  и передача дел  в архив.  Формирование и оформление дел.  Составление архивных записей,  актов о выделении к уничтожению  дел

Формирование  дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [10].

Формирование  дел способствует оперативной обработке  и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

При формировании дел придерживаются определенного порядка [5, с.152]:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия  и другие учредительные документы  формируются в самостоятельное  дело.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации  листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному  составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает [7, с.98]:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного  хранения и по личному составу) указывается:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для  временной работы, как сотрудникам  предприятия, так и сторонним  организациям.

Сотрудникам предприятия  дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца [3, с.110].

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность  документов несут ответственность  руководители структурных подразделений  и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы  с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются  в архив.

Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает [10]:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

Оформление  документов, сдаваемых в архив

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного  оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

• документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);
• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Составление описи дел

Опись представляет собой  архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена  для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут  составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две  группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу) [8, с.105].

В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).

В описи по личному составу  указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказы по личному  составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных  документов или дел и их количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела».

Законодательством Российской Федерации установлено  создание ведомственных архивов  для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся  и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы [1].

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел  из структурного подразделения в  ведомственный архив организации  осуществляется в соответствии с  графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с  описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

Акт о выделении  дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему  процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

 Акт о  выделении дел к уничтожению  составляется на основании проведенной  экспертизы ценности документов  в организации.

 Как правило,  в организации существует не  менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

 Необходимо  указывать действительное количество  документов по каждой разновидности  без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

 Если впоследствии  будет обнаружено, что количество  документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении  дел к уничтожению оформляется  согласно приложению № 4 «Основных  правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г.

Акт о выделении  дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения [4, с.98].

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

2. Обращения  граждан и порядок их рассмотрения

В деятельности любого органа государственной власти и органа местного самоуправления особое место занимают, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина [9].

Теперь разберемся, что подразумевается под предложением, заявлением и жалобой.

Предложение –  рекомендация гражданина по совершенствованию  законов и иных нормативных правовых актов, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической  и иных сфер деятельности государства  и общества.

Заявление содержит просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных  прав и свобод или конституционных  прав и свобод  других лиц, либо сообщение  о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках  в работе государственных органов должностных лиц.

Жалоба представляет собой просьбу гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов  других лиц.

Регламентирующие  документы.

Основным  регламентирующим документом является федеральный Закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006г. № 59 – ФЗ. Несмотря на свое название, он распространяется на обращения всех физических лиц [2].

Основное предназначение данного Закона заключается в требовании к составлению обращений граждан и порядка их рассмотрения государственными органами 

Требования, предъявляемые  к обращениям граждан и порядок  их рассмотрения.

Основные требования к письменным обращениям граждан  и порядку рассмотрения содержатся в ст. 7, ст. 11 Закона.

Обращение гражданина, поступившее в государственный  орган в письменной форме или  в форме электронного документа  обязательно должно содержать [6, с.211]:

- фамилию, имя,  отчество (при наличии) гражданина

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения

- личная подпись  и дата.

Обращение не должно содержать нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и  имуществу должностного лица, а также  членов его семьи

В случае если в  обращении гражданина не указаны  фамилия, имя и почтовый адрес  ответ на обращение не дается.

Государственный орган или должностное лицо при  получении обращении, в котором  содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, угрозы здоровью и имуществу должностного лица, а так же членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему  обращение, о недопустимости злоупотребления правом. 

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

Сроки рассмотрения обращений и форма ответа на обращение  граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный  орган или должностному лицу, рассматривается  в течение 30 дней со дня регистрации  обращения.

В исключительных случаях руководитель государственного органа , должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более  чем на 30 дней, уведомив о продлении  срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3. Резюме

РЕЗЮМЕ

на должность менеджера по продажам

Соискание должности менеджера  по продажам

• Опыт поиска и привлечения клиентов, в том числе с помощью «холодных» звонков 
• Знание различных технологий продаж
• Опыт ведения переговоров
• ПК — опытный пользователь

Знание  иностранных языков

• Английский язык — разговорный уровень 
• Немецкий язык — базовые знания

Прочее

• Коммуникабельность, активная жизненная позиция 
• Нацеленность на результат
• Стрессоустойчивость
• Стремление к развитию и профессиональному росту
• Хобби — путешествия, занятия спортом

4. Схема документооборота предприятия

Входящий  Делопроизводитель,          Руководитель        Исполнители

документ        секретарь

внешний мир

Исходящий

документ     внутренний контур

внешний контур

Заключение

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ.

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Касаемо второго  вопроса, в деятельности любого органа государственной власти и органа местного самоуправления особое место занимают, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.