Основы документационного обеспечения управления. 2
Негосударственное
частное образовательное
высшего профессионального образования
Южный
институт менеджмента
Анапский филиал
(НЧОУ
ВПО АФ ЮИМ)
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по
дисциплине «Основы документационного
обеспечения управления»
Анапа – 2009 г.
Вариант
№9
Теоретическое задание:
- Состав реквизитов документов.
- Организация работы с внутренними документами.
Практическое задание:
Оформите
общий бланк организации на листе
формата А4. Данные об организации: Общество
с ограниченной ответственностью «Алькор»,
сокращенное наименование, закрепленное
в учредительных документах - ООО «Алькор»,
адрес: 350000, г.Краснодар, ул.Суворова, 56,
тел. 55-64-32. Недостающие реквизиты внесите
самостоятельно.
- Состав реквизитов документов.
Каждый управленческий документ, представляет собой набор реквизитов документа, расположенных на бланке в определенной последовательности. Реквизит – необходимый, обязательный элемент официального документа.
На сегодняшний день ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов, которые делятся на обязательные и дополнительные. Реквизиты могут быть расположены как продольным, так и угловым способом.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб РФ
Государственный герб Российской Федерации воспроизводят в бланках документов административные и исполнительные органы власти в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».
02 − Государственный герб субъекта РФ
Этот реквизит воспроизводят в бланках документов субъекты РФ на основании законодательных и правовых актов этих субъектов.
Одновременно размещать в бланках реквизиты 01 «Государственный герб РФ» и 02 «Государственный герб субъекта РФ» запрещается.
03 - Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) или фирменный знак
Этот реквизит воспроизводят в бланках документов предприятия, учреждения или организации, которые имеют эмблему, товарный или фирменный знак. Эмблема, товарный или фирменный знак должны быть запатентованы в разрешительных органах (Лицензионной Палате, Торгово-Промышленной Палате и пр.).
Одновременное
воспроизведение в бланках
04 - Код организации (аббревиатура - ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)).
ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) представляет собой один из статистических кодов организации, которые присваиваются каждому вновь зарегистрированному хозяйствующему субъекту органами Госкомстата РФ (Государственного Комитета по статистике РФ) в момент первоначальной государственной регистрации. ОКПО присваивается как юридическим, так и физическим лицам (ИП), согласно основному виду деятельности, который предусмотрен уставом организации.
ОКПО состоит из 8 цифровых знаков, в которых закодирован основной вид деятельности.
05 — ОГРН (основной государственный регистрационный номер)
Присваивается только юридическим лицам. Физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) присваивается ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). У юридических лиц ОГРН состоит из 12 цифровых знаков, у физических лиц (ИП) состоит из 13 цифровых знаков.
06 ИНН/ КПП (ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, КПП — код причины постановки на налоговый учет).
ИНН — идентификационный номер налогоплательщика
Присваивается налоговыми службами (территориальными инспекциями по налогам и сборам) в момент первоначальной государственной регистрации и постановки юридических и физических лиц на налоговый учет. ИНН представляет собой цифровой код. У юридических лиц он состоит из 10-ти цифровых знаков, у физических — из 12-13 цифровых знаков.
КПП – код причины постановки на налоговый учет
Присваивается только юридическим лицам в момент постановки на налоговый учет, представляет собой 9–ти значный цифровой код, который отражается в Свидетельстве о постановке на налоговый учет (выдают налоговые службы)
07 — код формы документа (ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации)
Данный
код состоит из 7-ми цифровых знаков,
он присваивается каждому
Унификация — это процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому образу, типу. Процесс унификации осуществляется на государственном уровне, осуществляется Росархивом и Госкомстатом РФ.
Унифицированные
бланки документов группируются по однородным
признакам в Альбомы
08 — наименование организации
Организации могут иметь следующие виды наименований:
– полное наименование (на русском языке);
– сокращенное наименование;
– наименование на иностранном языке;
– наименование на национальном языке
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе).
Над
наименованием организации
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.
09 – справочные данные об организации
Данный реквизит включает в себя краткую информацию об организации, необходимую для заинтересованных пользователей, а именно: наименование организации, ИНН/КПП, почтовый адрес (оформляется в следующей последовательности: индекс, населенный пункт, наименование улицы, номер дома или офиса). Дополнительно в состав этого реквизита могут быть включены: реквизиты обслуживающего банка (или банковские реквизиты), номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и пр.
Реквизиты обслуживающего банка или банковские реквизиты включают в себя:
а) шифр или номер расчетного счета в банке:
Наличие
расчетного счета у юридического
лица для осуществления
б) шифр корреспондирующего счета банка:
Корреспондирующие счета имеют все коммерческие учреждения банков. Корреспондирующий счет банка является аналогом расчетного счета предприятия. Через корреспондирующие счета банки осуществляют все операции по поступлению денежных средств на счета банков и платежам с этих счетов. Корреспондирующие счета имеет 20–ти значную кодировку.
в) БИК (банковский идентификационный код) банка:
Имеют все коммерческие учреждения банков. РКЦ Центрального Банка России – 040349001. БИК для банка служит идентификатором принадлежности к банковской системе РФ.
г) наименование обслуживающего банка:
Отражают в строгом соответствии с договором на ведение и обслуживание банковского счета. В наименовании обслуживающего банка обязательно указывают наименование населенного пункта, где расположен филиал банка.
10 – Наименование вида документа
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письмах данный реквизит не проставляют.
11 – Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата фактического заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (этот способ оформления даты, как правило, используется при оформлении международных писем, договоров или иных документов).
12 – Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – Место составления или издания документа
Указывают
в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации»
и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают
с учетом принятого административно-
15 – Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При
адресовании документа
и научно-технического обеспечения
При
адресовании документа
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
"Медиадом"
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При
адресовании документа
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
Тульская обл., 301264
16 – Гриф утверждения документа
Этот реквизит проставляют в документах, требующих утверждения вышестоящими органами управления. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу.
В зависимости от органа, осуществляющего управление организацией, гриф утверждения бывает двух видов.
Если управление организацией осуществляется на принципах единоначалия (директором, генеральным директором), то гриф утверждения оформляют следующим образом, например:
При
утверждении документа
Если
управление организацией осуществляет
коллегиальный совещательный
17 – Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Прошу подготовить проект
«ТЕРМИКА» к 05.10.2007
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 – Заголовок к тексту
Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19 – Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется в документах, подлежащих контролю за их исполнением. Проставляют на первом титульном листе документа в виде буквы "К", словом или штампом "Контроль".
20 –Текст документа
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
– от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
– от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
21 – Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения
проставляют в документах, имеющих
приложение к данному
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку
о его наличии оформляют
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
22 – Подпись
