Основы документационного обеспечения управления. 6
Основы документационного обеспечения управления.
Понятие содержание и основные задачи делопроизводства
Делопроизводство это деятельность аппарата управления охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Объект делопроизводства это отдельные документы а так же вся совокупность документации. Предмет правильность оформления документов отражающих весь спектр управленческой деятельности учреждения.
Основные задачи
- Отражение управленческой производственной и иной деятельности учреждения в соответствующих документах.
- Обеспечение рационального использования документов в деловой практике учреждения
Информация это сведения о лицах предметах явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Реквизит документа это обязательный элемент оформления официального документа.
Классификация документов.
- По месту составления
- внутренни
- внешние
2. По содержанию простые и сложные
3. по форме изложения
индивидуальные трафоретные
4. по срокам исполнения срочные и не срочные
5 по происхождению служебные и личные
6 по виду оформления
подленник копия выпиская
Нормативно методическая база ДОУ
- это совокупность законов
нормативно правовых актов
Она включает в себя
- Законодательные акты РФ в сфере информации и документации
- Постановления и распоряжения правительства РФ регламенирующие вопросы ДОУ
- Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ
- Правовые акты нормативного характера а так же методические документы различных организаций
- Государственные стандарты на документацию
- Унифицированные системы документации
- Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
ФЗ О государственной тайне 21.07.93 № 5485-1 Регулирует отношения возникающие в связи с отнесением сведений к гос тайне их рассекречивание и в защитах в интересах обеспечения безопасности РФ.
ФЗ Об обязательном экземпляре документов от 29 .12. 94 № 77 Устанавливает виды документов входящих в состав обязательного экземпляра а так же обязанности и права производителей документов.
ФЗ Об архивом деле в РФ от 22 10 .02 № 125 регулируют отношения в сфере организации хранения комплектования учета и использования документов архивного фонда РФ.
ФЗ о порядке рассмотрения обращения граждан РФ 02.05.06 № 59 Регулирует правоотношения связанные с реализацией гражданина права на обращение в гос органы и органы местного самоуправления.
ФЗ Об электронной подписи от 06.04.11 № 63 устанавливает электронных подписей средства электронной подписи и выдачу квалифицированного сертификата.
В 2003 г введен ГОСТ Р6.30-2003
«унифицированная система организационно-
Общие требования к оформлению документов
Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информации. (п-10 мм, л-20, в-20, н-20)
Виды бланков:
- общий – бланк пп
или структурного
- бланк для письма
- бланк конкретного вида документа (кроме письма)
Требования к оформлению реквизитов
01-государственный герб РФ
02- герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак – помещают на бланках организации, в соответствии с уставом
04 – код организации
– расставляется по
05- регистрационный номер ОГРН-основной гос регистрацион номер
06 – ИНН КПП (код причины постановки)
07 – код формы документа
– расставляют по
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации – включают почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и др данные
10 – наименование вида документа – пишется всегда заглавными буквами
11 – дата документа
12 – регистрационный
номер документа складывается
из структурного подразделения,
в котором документ был
13 – ссылка на регистрационный номер и дата документа – размещается только на бланках писем и факсов
14 – место составления или издания документа (г., пос., дер., пгт, Москва, С-Пб)
15 – адресат – в качестве адресата могут быть организации и их структурные подразделения, должностные или физические лица
16 – гриф утверждения
– указывает нормативный или
правовой характер его
17 – резолюция (отметка об исполнении документа)
18 – заголовок – выражает краткое содержание текста
19 – отмерка о контроле
20 - текст
Электронно-цифровая подпись- реквизит электронного документа, кот предназначен для защиты данного документа от подделки, а также позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа эцп и устанавливает отсутствие искажения информации с момента формирования эцп
Функции:
- контроль целостности
передаваемого электронного
- зашита от изменений поделки документа
- доказательное подтверждение авторства
Подделка подписей. Виды атак:
- коллизия первого рода
- коллизия второго рода
- социальные атаки
Делова переписка
Письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, высылаемых по почте курьером, по средствам факсимильной связи и тд.
Подготовка письма включает:
- изучение существа вопроса
- сбор необходимых сведений
- подготовка проекта письма
- согласование проекта
- подписание руководителем
- отправка
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя.
Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресата. Второй – подшивается дело, как свидетельство выполненной работы. Письмо должно иметь следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 21, 22, 27, 30
В письмах названия вида документа не указывается за исключением гарантийного письма.
Текст письма чаще всего состоит из двух частей:
- вводная – указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
- основная – формулируется
Виды писем:
- письмо-просьба
- письмо-запрос
- письмо-предложение
- сопроводительное письмо
- гарантийное письмо
- письмо-подтверждение
- письмо-извещение
- письмо-напоминание
- письмо-приглашение и письмо-поздравление
принципы деловой переписки:
- лаконизм
- литературный язык
- логика и последовательность изложения
- ясность и недвусмысленность сообщения
- соблюдение светского этикета
4. штатное расписание – это документ, закрепляющий должностной и численный состав учреждения с указанием фонда зп, который оформляется по унифицированной форме
Штатное расписание имеет след реквизиты: 08, 10, 11, 14, 16, 20, 22, 24
Подписывается штатное расписание за руководителем, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем. Изменения в штатное расписание вносится приказом руководителя.
5. Структура и штатная
6. правила внутреннего
Распорядительные документы
Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Все распорядительные документы делятся на 2 группы:
- документы, которые издаются единолично руководителем: приказы, указания, распоряжения
процедура издания распорядительных документов:
- обоснование необходимости
издания распорядительного
- сбор и анализ информации по вопросу
- подготовка проекта распорядительного документа
- согласование проекта
- подписание документа
- доведение распорядительного документа до исполнителей
2) документы, которые издаются
в условиях коллегиального
Стадии:
- подготовка материалов
к заседанию коллегиального
- обсуждение вопроса на заседании
- принятие решения по рассмотренным материалам
- оформление протокола заседания
- издание распорядительного документа
- доведение решения до исполнителей
- приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач
виды приказов:
- приказы по организационным вопросам – издает в случаях создания реорганизации или ликвидации пп при утверждении структуры и штатов в целях утверждения или введения в действие различных документов
- приказы по основной деятельности – порядок финансирования, материально-техническое обеспечение поощрений
- приказы по личному составу – регулируют перемещение, увольнение работников, предоставлением им отпусков, вынесение взысканий
реквизиты приказов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22, 24, 27, 30
- Указание – распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др актов
Текст указания состоит из 2 частей: первая часть констатирующая, раскрывает причины издания документа и начинается словами «во исполнении», «в целях», «в соответствии»; 2 часть начинается словами «предлагаю», в ней указываются предписываемые действия.
- Распоряжения – документированное управленческое решение, которое издается единолично руководителем и регламентирующий действия подчиненных по отдельному вопросу. Реквизиты такие же как в приказе.
Распоряжение имеет ограниченный срок действий и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Подписывается руководителем и согласовывается заинтересованными в этом документе лицами
- Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящий перед данными органами
- Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый для ведения норм и положения. Основные реквизиты решения: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25
Информационно-справочные документы – совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов:
- Акт – документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов и событий. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Основные реквизиты акта: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22, 25
- Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из 2х частей:
* вводная часть – делится на 2 части:
- постоянная – слова: председатель, секретарь, присутствовали
- переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих
* основная часть - строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня. Основные реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22
- Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Обязательные реквизиты докладной записки: 10, 11, 12, 15, 18, 20, 21, 22
- Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Реквизиты такие же как у докладной записки.
- Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются какие-либо выводы и предложения, в ней фиксируются сведения определенного периода времени. Справки бывают:
- справки служебного характера
– представляются по запросу
вышестоящих организаций, а также
сторонних учреждений и
- справки личного характера
– выдаются сотрудникам
- Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно телекоммуникационной сети.
Организация документооборота
1.понятие и принципы
Докуменооборот-это движение дркументов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отпрвления
Основные принципы документооборота
1) прохождение документов должно быть оперативным, чтобы сократить время и пребывание в сфере делопроизводства следуют различные операции по обработке документов выполнять параллельно
2) каждое перемещение документов
должно быть оправданным. Необходимо
исключить или ограничить
3) порядок прохождения и
Основные характеристики документопотока:
- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря за год, полугодие, месяц
- структура потока –
- режим потока, который определяется
периодичностью движения
Формы организации делопроизводства:
- централизованная форма, т.е. все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре
- децентрализованная форма – предполагает распределение делопроизводственных операций между структурными подразделениями
- смешанная – операции выполняют централизованную (прием, регистрация, контроль) и децентрализованную (справочно-информационное обслуживание, хранение, формирование дел)
Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами
- Документопоток входящих документов:
- документы вышестоящих организаций
- документы подведомственных организаций
- жалобы и заявления граждан
Этапы работы с входящими документами:
- прием входящей корреспонденции
- первоначальная обработка входящей документации
- предварительное рассмотрение поступивших документов
- рассмотрение документов руководством организации структурных подразделений
- исполнение резолюции
- контроль
2. прохождение исходящих документов
к числу исходящих документов относится:
- ответные письма
- инициативные письма
Прохождение исходящих документов включает несколько этапов
- составление проекта документа, его распечатка
- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях
- подписание документа
- регистрация и отправка документа
3. прохождение внутренних
Включает следующие стадии:
- подготовка проекта документа
- его распечатка
- согласование и визирование в необходимых случаях
- подписание документа
- исполнение
однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты, так распорядительные документы в обязательном порядке проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют составления проектов. Докладные записки и справки поступают руководителю
Электронный документооборот
Это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий, объединенных в сетевую структуру, которая предусматривает возможность формирования и ведения распределенной базы данных.
Основные результаты внедрения системы электронного документооборота:
- повышение управляемости
- сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
- повышение скорости и качества принятия решения
- повышение уровня
- формирование единого
- исключение
Работа с обращениями граждан в органах
В соответствии с ФЗ №59 «О порядке рассмотрения граждан РФ»
Понятие обращение граждан включает в себя
ОГ
- предложение
-заявление
- жалоба
Предложение – рекомендация гражданине по совершенствования законов и иных НПА, деятельности гос органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению соц-экономич и иных сфер деятельности гос-ва и общества
Заявление – просьба гражданина содействии в реализации его прав и свобод или прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных НПА недостатках в работе гос органов, органов мсу и дл
Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его прав, свобод и законных интересов, либо прав, свобод и законных интересов других лиц. Граждане имеют право обращаться в данные инстанции как письменно, так и устно.
Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти или ДЛ, ФИО обращающихся, их адреса, номера телефонов и личную подпись. Обращение, поступившее в гос орган, орган мсу или ДЛ в форме электронного документа подлежит рассмотрению. Указывается: ФИО, адрес эл почты. Устные обращения граждан излагаются устно во время личного приема. Гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема
Делопроизводство по обращениям граждан
Правила ведения делопроизводства по обращениям граждан установлены типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в гос органах, на пп и в учреждениях. Данное положение действует аж с 80х гг. технология работы с обращениями граждан включает:
- прием и первичную обработку письменных обращений граждан
- регистрацию обращений
особенности:
- регистрируются все без исключения обращения граждан
- регистрационный индекс
включает начальную букву
3) рассмотрение обращений руководства
4) подготовка проекта ответа на обращение
5) контроль за исполнением
обращений и выполнением
Сроки исполнения полученных обращений: если ответ гражданину может быть дан без дополнительной проверки максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней.
Если ответ требует специальных проверок, срок подготовки ответа 30 дней
Если подготовка ответа затягивается, то закон разрешает в исключительных случаях продлить срок еще на 30 дней
- информационно-справочная работа – ведется систематизация справочной картотеки
- текущее хранение обращений. Каждое обращение составляет отдельную группу документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.
- Анализ обращений граждан – необходимо вести систематический виде обзоров, справок, сводок
- Подготовка и передача обращений в архив. Устанавливаются следующие сроки: предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях – хранятся постоянно. Предложения, заявления и жалобы личного характера – 5 лет.
Информационно-поисковая система:
- регистрация документов
- индексирование документа
Оперативное хранение документов
1.Номенклатура дел
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела в соответствии с ГОСТом Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Дело – совокупность документов или дел относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
- предназначено для систематизации документов
- содержит информации о сроках хранения документов
- закрепляет индексацию дел
- имеет справочное значение при изучении структуры организации
- является основой для составления описи дел постоянного и временного хранения
- может быть использовано как схема построения справочной картотеки на исполненные документы
общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в след документах:
- основные правила работы архивов организации, одобренные решением коллегии рос архива 06.02.2002.
- методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству фед органов исполнит власти,утвержденных приказом рос архива от 29.02.2009
виды номенклатуры дел:
- типовая – устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документов
- примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется с указанием их индексов и носит рекомендательный характер
- индивидуальная . в индивидуальной номенклатуре дел из типовой или примерной номенклатуры дел переносится предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Кроме того переносятся без изменений сроки хранения дел
номенклатура дел организации оформляется на общем бланке
номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января след календарного года. Она должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
Структура номенклатуры дел:
1 графа индекс дела – состоит
из цифрового обозначения
2 графа заголовок дела –
3 графа кол ед. хранения –
заполняется по окончании
4 срок хранения и № статей по перечню – указывается срок хранения дел по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре
5 графа примечание –
В конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (рис. 2)
2.Формирование дел –
это группировка исполненных
документов в дело в
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
