Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Основы оформления справок

Содержание

Введение……………………………………………………………………………3-4

Справка. Разновидности справок………………………………………………..5

Особенности оформления справок: с места работы, о наличие материалов на складе, о проделанной работе…………………………………………………5-14

Заключение…………………………………………………………………………...15

Список используемой литературы…………………………………………………..16

Введение

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

• управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации,

• управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее,

• управление (координация) работой подчиненного ему персонала,

• реализация договоренностей с внешними организациями,

• отражение хода мероприятий, событий,

• анализ различных данных и их оценка,

• подведение итогов работы за определенный период,

• планирование рабочего времени,

• прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях.

Цель данной работы: изучить основные разновидности справок.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- дать определение, что такое «справка»;

- рассмотреть особенности оформления справок;

- научиться составлять справки с места работы, о наличии материалов на складе, о проделанной работе.

Данная работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Справка. Разновидности справок

Справка – документ, который содержит описание или подтверждение событий или фактов.

В делопроизводстве различают служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учёбы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.

Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащую архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации и внутренние.

Внешние справки составляются на общем бланке организации.

Особенности оформления справок: с места работы, о наличие материалов на складе, о проделанной работе

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме »О чём?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. Впервой излагают факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

- руководителю вышестоящего органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- конкретному должностному лицу организации.

Внешние справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности заработной платы может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках А5, подписывают два лица – руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров.

Справки заверяются печатью.

Справки, составляемые по запросу руководства предприятия по вопросам производственной деятельности, например, справка о ротации кадров и т.п., оформляются на бланке предприятия и подписываются исполнителем.

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, подписываются руководителем предприятия. Если в справке содержится информация финансового характера, такая справка подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяются печатью предприятия.

В правом верхнем углу справки указывается наименование организации, в которую предоставляется справка в именительном падеже.

На справке обязательно проставляется дата её подписания.

Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, её текст делится на разделы, имеющие заголовки и пронумерованные арабскими цифрами. Текст справки, содержащий цифровую информацию может быть представлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один их которых направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Наиболее часто составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано по просьбе сотрудника выдавать справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Подробные начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества сотрудник (полностью), его должности, заработной платы и составляются в одном экземпляре.

Cправка с места работы – это документ, который составляется с целью подтверждения фактического места работы, занимаемой должности, размера заработной платы, стажа работы сотрудника. Существует много разновидностей справок с места работы: для разных целей и в разные учреждения. Справка с работы может выдаваться для предъявления в посольство с целью получения визы при выезде за пределы страны в туристическую поездку, служебную командировку, а также для предоставления в суд, отделения полиции и др.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Как правило, в нормативных правовых актах, устанавливающих требования о представлении справок с места работы, указывается, какая информация должна в них содержаться.

К оформлению справок с места работы предъявляется ряд требований.

Форма справки с места работы – произвольная, пишут ее на листе бумаги форматом А4 либо оформляют на специальном бланке. На практике используются два подхода к его составлению. При первом адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»; при втором — он выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то указываются банковские реквизиты, ИНН организации. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о регистрации юридического лица. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации. В этом случае объем информации об организации соответствует тому, который одобрен руководством организации при утверждении фирменного бланка.

Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.

Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы — указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.

При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.

Справка с места работы заверяется печатью организации.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.

Пример оформления справки показан в Приложении 1.

Книга складского учета материалов формы М-17 – документ, который используется для учета ТМЦ по сорту, количеству и наименованию находящихся на складах предприятия. Данный документ имеет специализированную форму, которая предусмотрена законодательством Российской Федерацией.

Заполняет документ формы М-17 уполномоченный работник предприятия, который является материально ответственным лицом. Как правило, данным лицом выступает заведующий склада. Так же именно он является ответственным за учет и контроль движения товаров и материалов, находящихся на складах предприятия.

После заполнения книга формы М-17 сдается в отдел бухгалтерии предприятия. Уполномоченные работники данного отдела проводят систематический контроль за расходом и приходом товарно-материальных ценностей. Так же благодаря данному документу происходит сверка их записей, касающихся учета материалов с записями, которые ведутся на складе предприятия.

Книга складского учета материалов формы М-17 должна быть пронумерована, прошнурована, отображать общее количество страниц, а так же быть заверенной подписью главного бухгалтера предприятия до начала ведения в ней записей. Пример заполнения формы М-17 показан в Приложении 2. Данная форма применяется для учета движения материалов, находящихся на хранении на складах организации и её подразделений, по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет).

Что и как делает сотрудник для компании, видно по результатам его работы. Но вот чем он занимается на рабочем месте в течение дня, как использует оплаченное ему рабочее время и что при этом думает – видно только по его отчетам о работе. Отчет (справка) о проделанной работе, как формализованная коммуникация, предоставляет руководителю исходную информацию для оценки и анализа. Зачастую, при управлении удаленными сотрудниками руководитель получает обратную связь практически только через регулярные отчеты о работе.

Тема отчетов о работе в регулярном менеджменте занимает особое место. Она довольно обширна и в этом посте я коснусь лишь некоторых ее сторон: зачем и кому нужны справки о проделанной работе, какие они бывают, как правильно их писать, и о том, что в них следует писать.

Если вы подчиненный, от кого зависит, будете ли вы писать отчеты о работе? Скажете, что от начальства? Конечно, что если они будут требовать, то вы обязательно будете их писать. И ваше нежелание это делать не будет обсуждаться. Вас легко “мотивируют” к этому системой наказаний. В этом случае могу лишь порекомендовать вам изменить свое отношение к этой обязанности.

А вот если не будут требовать? Будете ли вы их писать?

Ответ на этот вопрос и все, что с ним связано, представляет для меня особый интерес, поскольку касается таких вопросов, как лидерство, развитие сотрудника, его личные качества и профессиональные компетенции.

Если вы менеджер среднего звена - будете ли вы требовать отчеты от подчиненных? Определенно, будете. Иначе, откуда у вас возьмутся данные для анализа, управления и развития вверенного вам подразделения, факты и аргументы для высшего руководства? Зачем нужен отчет вообще?

Для рядового сотрудника зачастую это единственная возможность показать своему руководству, что он делает правильные вещи, делает их правильно, что он лоялен к компании и при этом постоянно развивается как профессионал. Менеджеру среднего звена отчеты о работе позволяют оценивать результаты работы его подчиненных, знать, чем занят каждый из них, и когда будут выполнены розданные им задания. Вступив на карьерную лестницу, избавиться от необходимости писать отчеты можно только на самой её вершине. Но именно в этот момент правильно подготовленные отчеты от подчиненных становятся просто жизненно необходимыми, поскольку содержат качественную информацию, необходимую для принятия решений.

Отчеты различаются по периодичности, тематике и аудитории.

Периодические отчеты бывают:

- ежедневные: обычно используются при работе над краткосрочными проектами и во время прохождения сотрудником испытательного срока;

- еженедельные: наиболее распространенные и удобные для управления, контроля и анализа;

- ежемесячные: чаще всего агрегируются из недельных отчетов;

- квартальные: наиболее объемные, обычно половину их содержания составляет анализ деятельности и результатов;

- годовые: полностью состоят из аналитики и составляются для высшего руководства.

По тематике отчеты бывают рабочие и специальные. Рабочие – это периодические отчеты о работе, а специальные – это разовые отчеты по результатам проведения или посещения различных акций или мероприятий.

Отчеты могут иметь различную аудиторию получателей: только прямой руководитель, менеджеры отделов одного департамента (для обмена информацией), все сотрудники отдела (участники проекта). В зависимости от аудитории фильтруется информация в отчете.

Для того, чтобы правильно написать справку (отчет) о проделанной работе нужно запланировать время на написание и проверку его в своем рабочем графике. Очередной отчет следует начинать сразу после отправления предыдущего и он пишется постоянно, а не за полчаса до дедлайна по его отправке. Уделяйте отчету 5-10 минут каждый день в течение недели (не больше) и тогда в пятницу вечером вы подготовите недельный отчет всего за 10 минут.

Отчет важно правильно отправить. Ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не утром следующего. Еженедельные – в пятницу вечером, а не в понедельник утром. Спросите – почему? Потому что это увеличит шансы вашего отчета быть прочитанным вовремя, ведь руководство вполне может захотеть проверить отчеты подчиненных в субботу.

Отчет должен быть кратким и ясным, не больше одной страницы. Во-первых, длинный отчет отнимет у вас больше времени на его создание, а у того, кому он предназначен, на прочтение. А во-вторых, длинный отчет – это сигнал о проблемах автора с умением анализировать информацию, выделять важное и расставлять приоритеты. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.

Справка о проделанной работе имеет разную периодичность и, соответственно, должна иметь и разное содержание. Если мы пишем еженедельную или ежемесячную справку, то в них ваша деятельность должна быть отражена очень подробно, поскольку они предназначены для оперативного контроля. В справке за квартал отражаются основные показатели и проводится анализ деятельности с указанием причин, мешающих работе, если они имеются. В годовой справке – основные результаты, оценка их динамики с предыдущим годовым периодом и дается прогноз на следующий год.

Форма справки может быть произвольной, но её информационная структура – однородной. Для наглядности можно использовать табличную форму изложения, оформленную, при необходимости, диаграммами и графиками. Язык справки должен быть деловым, изложение – кратким и ясным. Объем её не должен быть большим, нужно уметь сжато изложить факты.

В еженедельной или ежемесячной справке нужно отразить только конкретно выполненные работы и привести цифровые показатели, характеризующие труд. В том случае, если имеются существенные расхождении в показателях по сравнению с предыдущим отчетным периодом, то нужно сделать анализ этого явления и указать причины, по которым это могло произойти. (Приложение 3.).

Заключение

Каждый гражданин нашей страны, еще со времен Советского Союза хорошо знаком с «важностью» различного рода справок в жизни. Предоставления справок от нас требуют практически везде и ни один вопрос невозможно решить в нашей стране без справки.

Что только нас не заставляют подтверждать справками - это и состояние здоровья, наличие места работы, полученные доходы, семейное положение и так далее.

Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство

стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если

документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда.

Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка. Так

принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен

(хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое

внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного

текста.

Список используемой литературы

1. Барихин А.Б. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. М: Книжный мир, 2009. – 192 с.

2. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для

студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:

Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.

3. Документационное обеспечение управления: курс лекций. –М.: Изд-во МГОУ, 2010. – ISBN 978-5-7045-1029-1.

4. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29 назв.

5. Справки с места работы: виды и правила составления / А.К.Румянцева // Кадры предприятия, 2003 г. - № 2. – С.46-48.