Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Основы управления. 6

1. Понятие управления. Система знаний науки управления.

Управление - это рациональное и эффективное использование имеющихся ресурсов для достижения поставленной цели. Это сознательная деятельность людей (с применением научных данных), направленная на обеспечение и нормальное функционирование системы. Сейчас активно внедряется в практику теория «Менеджмента», т.е. такого типа научно-практического управления людьми и производством, которое позволяет выполнять поставленные задачи наиболее экономичным и гуманным путем.

Менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения других людей, т.е. это функция или вид деятельности по руководству людьми, а также область знаний, помогающая реализовать эту функцию.

Управление как системное отношение субъекта и объекта и обусловлено:

- наличием субъекта управления (тот, кто управляет) и объекта управления (тот, кем управляют);

- существованием между объектом и субъектом прямой (отдание команд, распоряжений) и обратной связи (информирование о выполнении или невыполнении команд субъекта управления).

Социальное управление в обществе подразделяется на два вида: государственное (управление делами государства) и негосударственное (управление делами частных организаций, общественных формирований и т.п.).

Существует три принципиально различных инструмента управления, воздействия на людей:

- иерархия, т.е. организация, в основе которой лежит воздействие по принципу отношения власти - подчинение;

- культура, т.е. комплекс разрабатываемых и признаваемых обществом и организацией ценностей социальных норм и установок, шаблонов поведения.

- рынок, т.е. сеть равноправных отношений по горизонтали, основанных на купле-продаже продукции и услуг, на отношениях собственности, на равновесии интересов продавцов и покупателя.

Сегодня наблюдается комплексное сочетание этих вариантов, и в зависимости от удельного веса каждой части определяется тип системы управления.

Эволюция управления заключается в использовании достижений ряда наук для решения главной задачи - как получить желаемые результаты на основе согласованных действий многих людей, производящих продукцию и использующих для этого многообразные ресурсы.

1. Первый подход в теории управления - «тейлоризм», т.е. попытка перенесения идей инженерных наук на управление производством и госуправление (механистический или технократический подход).

2. Следующий шаг - формирование и распространение «принципов управления» Файоля (Франция), ориентированных на построение формальных организационных структур и систем и ставших основой «науки администрирования».

3. Третий шаг - зарождение в 30-е годы «школы человеческих отношений», т.е. внедрение в системы управления достижений психологии и социологии.

4. Развитие в 50-60-е годы количественных методов обоснования решения (вторжение в науку управления математики и компьютерных методов информационного обеспечения).

5. 70-е годы - зарождение «ситуационного подхода» вместо универсализма по схеме: тип среды - форма управления. Основа - идея. Что любая организация - это открытая система, приспосабливающаяся к своей внутренней и внешней среде, причем главные причины того, что происходит внутри системы, необходимо искать вне ее.

6. 80-е годы - оценка значения «организационной культуры».

7. 90-е годы - комплексный подход.

2. Системный анализ как метод науки управления. Основные аспекты системного анализа организации как объекта управления.

Системный анализ – совокупность методов и средств, позволяющих исследовать свойства, структуру и объект в целом, представив его в качестве системы.

Система – есть комплекс элементов находящихся во взаимосвязи. Целостность одно из отличительных черт системных объектов.

Основным систематизирующим свойством является – Цель.

Все системы состоят из более мелких подсистем, которые, в свою очередь, являются системами для других более мелких подсистем (завод - цех - бригада - отдел - сектор и т.д.).

Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые (но также есть искусственные, динамические, материальные и т.д). С точки зрения к среде: адаптивные и неадаптивные. Все закрытые системы имеют четкие фиксированные границы и не зависят от внешней среды. Все организации являются сложными открытыми системами. Они взаимодействуют с внешней средой, не являются самообеспечивающимися и зависят от информации, энергии, поступающей извне. Открытая система имеет свойство приспосабливаться к окружающей среде. Установив общие принципы уравнения в любых системах, можно попытаться определить, как должна быть организована система, чтобы она работала наиболее эффективно.

Подход к исследованию проблем уравнения от общего к частному, от абстрактного к конкретному получил название системного. Такой подход обеспечивает возможность изучения большого количества альтернативных вариантов, анализа ограничений и последствий принимаемых решений. Для него характерны поиск лучшего решения, при функционировании которого возникла данная система.

Теория систем связана с именем русского философа А.А. Богданова. Он разработал теории строения систем и обосновал общие закономерности их развития. Адаптированная, как правило, функционирующая система способна отторгнуть лишний элемент, но если какая-нибудь функциональная часть ее выйдет из строя, то под угрозой будет работа системы в целом.

Основными принципами системного анализа являются:

1. Принцип наименьшего действия. Заключается в том, чтобы воздействие на систему было достаточное, но минимальное — иначе система может погибнуть.

2. Принцип экономии энтропии (сопротивление при развитии системы).

3. Саморегулирование открытых систем, т.е. система всегда стремится к увеличению, более простые системы преобразуются в более сложные.

4. Принцип иерархичности (иерархии) - для правильной реакции на изменения внешней среды необходимо иерархическое управление управляющего субъекта.

5. Принцип обучаемости системы (поскольку система открытая).

6. Принцип эквивалентности - получение одного и того же результата разными путями.

Классификация систем обширна: по происхождения, по специфике содержания, по объективности существования, по степени связи с окружающей средой, по месту иерархии.

3. Организация как социальная система. Законы и принципы организации.

В теории организации рассматриваются преимущественно социальные системы. Основной связующий элемент социальной системы - человек. Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть: образовательными, экономическими, медицинскими, правовыми.

Социальная система - это упорядоченность в определенном отношении, множество взаимодействующих отношений групп, индивидов. Наличие человеческого компонента - важнейшая черта социальной системы, отличающая ее от других систем.

Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями.

Общие систематизирующие факторы социальных систем:

1. конкретная общая цель всех совокупностей компонентов;

2. осознание каждым компонентом своих задач и понимания общей цели;

3. выполнение каждым элементом своих функций, вытекающих из поставленных задач;

4. наличие органа управления;

5. обязательная обратная связь.

Признаки социальной организации:

- разновидность соц. системы;

- объединение людей, общие цели;

- элемент общественной системы;

- организация социальная и объект и субъект;

- самостоятельная подсистема общества;

- внутренняя упорядоченность систем;

- формальная структура (заданность организованных норм и действий).

Все организации строятся на иерархических принципах:

1. централизация и линейная подчиненность (низшие - высшему);

2. личная зависимость одного человека от другого (один может оказывать влияние на другого человека);

3. иерархия - функционирует как власть (родители принуждают детей);

4. по горизонтали проявление иерархии (сэс, пожарная служба).

Одной из самых характерных черт организации является взаимодействие с внешней средой.

С точки зрения к среде: адаптивные и неадаптивные.

Внешняя среда - это те факторы, которые не входят в организацию, но влияют на организацию.

Это - политические, экономические условия; условия потребителей и смежников; информационное поле; конкурирующая организация; система ценностей в обществе; общественные теории, взгляды; техника и технология. Чем большей информацией о внутренней и внешней среде располагает организация, тем большую вероятность, устойчивую функционнрованность она имеет.

4. Виды социальных организаций в обществе (административные, союзные, ассоциативные) и их особенности как объектов управления.

Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Важнейшими признаками организации являются - управление для достижения цели, внутренняя организационная культура.

В обществе образуются следующие организационные формы:

1. Деловые организации. Некоммерческие – предприятия, занятые в производстве и распределении материальных ценностей и услуг. Коммерческие – торговые, производственные, обслуживающие. Предприятия умственные – образование, культура, медицина, управление, научные организации.

2. Общественные союзы, массовые организации, цели которых вырабатываются «изнутри» (определены уставом) и представляют собой обобщение индивидуальных целей участников.

3. Ассоциативные организации — семья, научная школа, неформальная группа, поселение, религиозная группа, профессиональные общества, а также ассоциации членов, которой связывают общие увлечения (клуб собаководов, общество охраны природы).

Союзные организации — это разновидность общественной организации, предоставляющая собой добровольный союз разных категорий населения, объединяющихся вокруг конкретных общественных и групповых целей и действующий на основе совместно принятого устава, программ, выборности руководства. По задачам подразделяются на: политические, профессиональные, научные, творческие и т.п. По общественной роли выделяют: массовые, ориентированные на дела всего общества и преимущественно на потребности, интересы своих членов (партии и общество рыболовов).

Административные организации — к ним относятся частные или государственные фирмы, учебные, лечебные и иные прибыльные и неприбыльные организации. В таких организациях помимо работников есть материально-техническая база, финансовая, документальная система. Их наличие не зависит от состава и состояния персонала, хотя персонал может влиять на их качественные и количественные параметры.

Макс Вебер выделил 7 основных характерных черт административной организации (бюрократии):

1. Разделение труда.

2. Порядок подчиненности представляет собой иерархию выше и нижестоящих должностных лиц, которые, в свою очередь, являются начальниками других сотрудников.

3. Публичный офис (канцелярия или «бюро») — основа бюрократии, где собраны письменные документы, справочники о деятельности учреждения.

4. Официальная процедура подготовки должностных лиц в организации.

5. Наличие штатных сотрудников.

6. Правила, достаточно общие, регулирующие режим работы.

7. Лояльность каждого работника по отношению к организации, стремление следовать установленным правилам. Преданность организации.

Все это вместе взятое делает поведение сотрудников организации предсказуемым, помогает руководству координировать деятельность работников, а это является основными факторами, способствующими повышению эффективности и производительности труда. Сочетание перечисленных выше элементов придает конечному результату довольно обезличенный характер, но для административных организаций это предпочтительнее, чем неповиновение, неэффективность.

5. Структура социальных организаций: элементы, общие характеристики и закономерности.

Структура - это логическое соотношение уровней организации и функциональных зон (это развернутая цель организации). Из структуры видна реальная цель организации.

Типы организаций:

1. С многоуровневой структурой (много начальников) Иначе, иерархическая, пирамидальная.

2. Плоская структура, горизонтальная.

Зависит от сферы контроля, т.е. количество людей непосредственно подчиненных данному руководителю

Существует «Норма управляемости» - это представление об оптимальной сфере контроля.

Существуют контролирующие конечный результат и способ деятельности. Норма управления - 5-7 человек.

В плоских структурах контролируется только конечный результат, акцент на самоконтроль и самоуправление.

1. Функциональная структура. Характерна для небольших организаций. Особенность - централизация, малочисленность персонала, небольшой ассортимент товаров и услуг.

Плюсы: управляемость, малочисленность, малые расходы, отсутствие внутренних конфликтов.

Минусы: отсутствие преемственности руководства, устойчивость стереотипов, плохо переносит кризис.

2. Линейно-штабная структура - развитая функциональная структура Характерна для более крупных организаций.

Плюсы и Минусы: те же, что в п.1. И недостаток конфликтов между подразделениями

3. Целевой тип структуры - организация создается под конкретную программу. Управление по целям - это тип планирования, когда в каждом подразделении периодически уточняются цели.

Плюсы: удобство управления и оценки деятельности, сравнительно малые затраты на управление, конфликты разрешаются на месте, легче осуществить планирование и реализацию программ

Минусы: конфликт между подразделениями, затруднения в бухгалтерском учете, повышенное требование в кадрах.

4. Матричный тип структуры. Совмещаются все три выше изложенные структуры. Двойное или тройное подчинение специалиста.

Плюсы: гибкость структуры; хорошо приспособлена для решения задач

Минусы: сложность структуры, запутанность полномочий, наличие конфликтов, затрудненность контроля.

5. Разветвленная структура. Объединяет в себе разные типы структур, как линейно-функциональный, так и целевой тип структур.

Плюсы: те же, что и в 4, плюс устойчивость, гибкость, возможность избежать путаницы в полномочиях, относительная легкость контроля.

Минусы: требуется постоянная работа по совершенствованию структуры, высокие требования к профессионализму

6. Конгломераты - это объединение различных учреждений, которые не имеют четкой структуры.

Функционально-линейная - бюрократия формальная, функциональная организация, способствует процветанию общества.

Плюсы: приоритет формальных правил и предписаний, четкое разграничение полномочий, потребность в профессионалах и высококвалифицированных специалистах

Минусы: не гибкая, т.е. четко по инструкции, формализм и обезличенность, бюрократия гасит творческую инициативу.

Недостатки бюрократии можно преодолеть с помощью разветвленной структуры.

Организационную структуру нельзя подвергать частой и тем более не мотивированной ломке. Каждый работник должен быть знаком с организационной структурой, он должен знать свою роль в организации, понимать свои обязанности.

6. Понятие о методе управления, классификация методов управления.

Методы управления — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности. Направленность методов управления ориентирована на систему управления деятельности (фирма, отдел, подразделение, компания).

Организационно - административные методы отличаются прямым характером воздействия и известны в истории как «метод кнута». Они обязательны для исполнения, предполагают санкции за неисполнение или уклонения от выполнения распоряжений, должностных обязанностей, за нарушение трудового распорядка и т.д. Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления предприятия в заданных параметрах путем прямого административного регулирования (приказы, запрет, распоряжения, указания, консультация, разрешение компромисса, совет, инструктирование, наставления, целевое планирование, нормирование труда, координация работ, контроль исполнения). Директивные команды обязательны для выполнения, причём в установленные сроки, даже если невыгодно исполнителю. В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения: вынуждение и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчинёнными как нажим «сверху». Пассивное, для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений. Осознанное, внутренне обоснованное. Распоряжение отличается от приказа тем, что оно не охватывает все функции предприятия. Указания и инструкции направлены на оперативное регулирование управленческого процесса в короткие сроки и для ограниченного числа сотрудников. Инструктирование и координация работы основаны на передаче подчиненным правил выполнения трудовых операций. Наставление - метод однократного применения со стороны руководителя, когда он пытается аргументировано объяснить целесообразность трудового задания для подчиненного. Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются в случаях нарушения трудового законодательства, когда имеет место дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязательств работником, если доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно.

Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов производства и по способам воздействия известны как «метод пряника». Экономические методы способствуют выявлению новых возможностей, резервов, что особенно важно в переходный к рыночным отношениям период. Экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах: планирование, анализ, хозрасчёт, ценообразование, финансирование, экономическое стимулирование, различные нормативы, цены, местные налоги и сборы. Методы косвенного воздействия: местные налоги, предоставление в аренду муниципальной собственности, гарантия МО для получения кредита, продажа муниципальной собственности. Прямые методы экономического воздействия: бюджетное финансирование, установление тарифов, установление цен на муниципальные услуги, создание предприятий путём предоставления им муниципальной собственности.

Социально-психологические методы представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приёмов Главная цель применения этих методов – формирование в коллективе положительного социально-психологического климата. Социально- психологические методы руководства требуют, чтобы во главе коллектива были люди достаточно гибкие, умеющие использовать разнообразные аспекты управления. По масштабам и способам воздействия делятся на две основные группы: 1. социологические методы (направлены на группы людей и их взаимодействие в процессе производства); 2. психологические (воздействуют на личность конкретного человека).

7. Природа и содержание функций менеджмента.

Менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями.

Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Точнее говоря, процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции.

Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников. Этот план открывает перспективу для организации, которая направляет ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает продавать изделия или услуги.

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации.

Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

Потребность - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.

Контроль. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

8. Стратегическое планирование как функция управления.

Планирование - процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения.

Планирование - функция управления, с помощью которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях.

Планирование сводится к ответу на четыре основных вопроса:

1. Каково сегодняшнее положение организации?

2. Какой мы хотим видеть организацию в будущем?

3. Что нам при этом мешает?

4. Что нужно предпринять, чтобы добиться поставленной цели?

Начальным элементом планирования является составление прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития объекта, рассматриваемого в тесном взаимодействии с окружающей средой. С помощью прогнозов на будущее и стратегических планов организуется работа предприятия.

Планирование - многофазовый процесс, совокупность последовательных шагов, поиск оптимальных решений. Включает следующие этапы:

- оценка экономической и политической ситуации, в которой действует организация;

- оценка рынка (позиций конкурентов, потенциал организации и т.д.);

- постановка конкретных задач в организации;

- выработка сроков их решений.

План должен быть реалистичным, задачи должны соответствовать обстановке, быть измеримы, привлекательны, чтобы люди с охотой брались за их выполнение; рассмотрение плановых предположений, которые могут быть измерены количественно и качественно.

Подходы (методы) планирования: