Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Особенности документооборота в туризме

Санкт-Петербургский Университет Управления и Экономики

Контрольная работа

на тему: «Особенности документооборота в туризме»

по дисциплине «Делопроизводство в туризме»

Выполнил:

студентка 3-го курса

дистанционной формы обучения

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

1. Основные документы, регулирующие туристическую отрасль в РФ……...…4

2. Нормативно-правовое обеспечение социально-культурного сервиса

и туризма………………………………………………………………………….7

3. Перечень туристской документации…………………………………………..10

4. Документооборот между туроператором и турагентом……………………...19

5. Документооборот между турагенством и туристом………………………….21

Заключение………………………………………………………………………...23

Список используемой литературы……………………………………………….25

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Цель данной работы – проанализировать документооборот организаций туристской отрасли. А конкретно между туроператором и турагентом и турагентом и туристом.

1. Основные документы, регулирующие

туристическую отрасль в РФ

В России федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное управление, межотраслевую и межрегиональную координацию в сфере туризма, реализацию государственной политики в области сохранения и развития курортного комплекса, является Государственный комитет РФ по физической культуре и туризму (ГКФТ России), который таким образом является национальной туристской администрацией (по терминологии ВТО).

Принцип государственного регулирования туристической деятельности заключается в том, что государство, признавая туризм как деятельность одной из приоритетных отраслей экономики России, содействует развитию туристской деятельности и создает благоприятные условия для ее функционирования, определяет и поддерживает приоритетные направления, формирует образ России как страны, благоприятной для туризма, и рекламирует его на международном уровне, а также осуществляет поддержку и защиту российских туристов, туроператоров и турагентов.

ВТО в своих резолюциях и решениях подчеркивает роль государства в осуществлении права каждого человека на отдых и досуг.

Ответственность государства за развитие туризма изложена в следующих документах:

«Манильской декларации по мировому туризму»
в дектете «Акапулько»
Гаагской декларации по туризму

При этом, основными целями государственного регулирования туристической деятельности в РФ, согласно закону «Об основах туристической деятельности в РФ» являются:

обеспечение прав граждан на отдых, свободу передвижения и иных прав при совершении путешествий
охрана окружающей природной среды
развитие туристической индустрии, создание новых рабочих мест, увеличение доходов государства и граждан России, развитие международных контактов

А также:

создание условий для деятельности, направленной на воспитание, образование, оздоровление туристов
сохранение объектов тур. Показа, рациональное использование природного и культурного потенциала страны, тур. ресурсов.

Приоритетными направлениями государственного регулирования признаются поддержка и развитие внутреннего и въездного туризма (путешествия граждан России и иностранных граждан в пределах РФ), а также социального и самодеятельного туризма.

Одной из главных задач государственного регулирования в сфере туризма является создание единой методической и правовой основы федеральной системы лицензирования, сертификации туристских и гостиничных услуг, предоставляемых в РФ в соответствии с принятыми международными нормами и правилами, а так же контроль за ее функционированием.

Государственное регулирование турдеятельности осуществляется следующим образом:

создание нормативных и правовых актов, направленных на упорядочение и совершенствование отношений в сфере тур.индустрии
содействие в продвижении турпродукта на внутреннем и мировом туристском рынке
лицензирование, стандартизация в туриндустрии, сертификация тур. продукта
прямые бюджетные ассигнования на разработку и реализацию федеральных целевых программ развития туризма
защита прав и интересов туристов, обеспечение их безопасности
налоговое и таможенное регулирование
предоставление льготных кредитов, установления налоговых и таможенных льгот туроператорам и турагентам, занимающимся турдеятельностью на территории РФ.

2. Нормативно-правовое обеспечение социально-культурного сервиса и туризма

Специфика туристского бизнеса заключается в комплектации турпродукта из различных сервисов: транспорта, питания, размещения, консульских служб и т.п. Отсюда большое количество правовых и нормативных документов, регулирующих туристическую деятельность.

Субъектами правового отношения в туризме являются:

туристическая фирма
турист (клиент, потребитель туристско-экскурсионных услуг)
организации, взаимодействующие с турфирмой (транспортные, гостиничные)

Источник правового регулирования туристической деятельности – это нормативно – правовые акты, содержащие нормы, которые регулируют туристские отношения.

В настоящее время помимо национальных законодательных актов принято более 500 международных нормативно-правовых актов.

Основными источниками являются международные и национальные нормативно-правовые акты. Международные:

межправительственные соглашения и договоры
конвенции
рекомендации ВТО (с 1975)
рекомендации ВОЗ при ООН например: 1985 г. – одобрена генеральной ассамблеей ООН «Хартия туризма»

1994 – в Осака на всемирной конференции по туризму принята декларация по туризму. В декларации признано, что международный туризм несет на себе ответственность за сохранение планеты в целом и за будущее поколение. Рассмотрены вопросы: защиты окружающей среды и т.д.

межправительственные соглашения.

Приняты правительствами стран участников СНГ в г. Ашхабаде в 1993 году – Ашхабадское соглашение. Определены задачи туризма, указываются выгоды от развития туризма на основах равноправия. Укрепление межнациональных связей.

Развитие туристической отрасли в РФ основывается на национальном законодательстве: Гражданским, трудовым, административным, международным, уголовным, и другими отраслями туристского права.

В действующей системе права приняты нормативные акты, посвященные решению проблем туризма:

Указ президента РФ от 22.12.95, №1284 «О реорганизации и развитии туризма в РФ»

В данном указе одобрена концепция развития туризма в РФ. Среди основных мер по развитию туризма в концепции названы:

Включение туризма в перечень основных направлений структурной перестройки российской экономики
Создание нормативно-правовой базы развития туризма, соответствующей мировому опыту и практики.

Федеральная программа развития туризма в России, постановление правительства РФ от 26.02.96 №177

Эта программа положила начало фактическому гос. Регулированию тур. деятельности; определило основные направления развития тур. отрасли в стране, сроки намеченных мероприятий и порядок их финансирования.

Постановление правительства № 12222 от 12.12.95 «О лицензировании туроператорской и турагентской деятельности»
Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», август 01 г
Постановление правительства №95 от 11.02.2002 «О лицензировании туроператорской и турагентской деятельности»
Правила сертификации тур услуг, утвержденные постановлением гос стандарта России, март, 1994, №10
Фед. Закон «Об основах тур деятельности» от 24.11.96
Закон О защите прав потребителей

И другие, например, на региональном уровне с 1999 года Думой Приморского края принят закон «Об основах турдеятельности на территории Приморского края» - это законодательный акт

3. Перечень туристской документации

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами Российской Федерации. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристской продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений).

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

• технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94);

• график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681-94);

• информационный листок к путевке туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);

• бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка» (утвержденной Минфином России);

• лист бронирования (см. гл. IV, ст. 9, третий абзац Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24 ноября 1996 г.);

• бланки договоров с клиентами - турагентами (в соответствии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»);

• договора с партнерами - поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

• калькуляция или расчет стоимости тура;

• описание маршрута;

• график движения по маршруту;

• карта-схема маршрута;

• текст путевой информации (для автобусных туров);

• описание технологических особенностей - тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

• тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

• справочные материалы по маршруту;

• варианты рекламных проспектов и буклетов;

• прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута» (в зарубежном варианте - «Листы поездки»), утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т. д.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру (приложение 1).

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать (приложение 2).

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру (приложение 3).

Информационный листок содержит следующие данные:

• указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

• описание трассы путешествия - пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

• краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в каждом пункте тура;

• перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

• наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и т. д.;

• адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

• информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

• специальная информация для туристских путешествий с походом;

• прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка формы ТУР-1 разработана ГКФТ России совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет турпредприятиям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.

Регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не установлены (приложения 4, 5).

Лист бронирования. Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (гл. IV, ст. 9) - это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора (приложение 6).

Договор с клиентом на приобретение тура составляется согласно гл. ГУ ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договора о купле-продаже.

К существенным условиям договора относятся:

• информация о туроператоре (продавце), включая данные о лицензии на право осуществления туристской деятельности, юридическом адресе предприятия и банковских реквизитах;

• сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

• информация о туроператоре на приеме (партнере продавца), включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских реквизитах и контактных телефонах;

• информация о потребительских свойствах туристского продукта, программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов и сертификации туристского продукта;

• дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность;

• порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

• права, обязанности и ответственность сторон;

• розничная цена туристского продукта и порядок его оплаты; .• минимальное количество туристов в группе;

• срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;

• условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон;

• порядок и сроки предъявления претензий туристом (претензии к качеству туристского продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форме в течение 20 дней с момента окончания действия договора и подлежат удовлетворению в течение 10 дней после получения претензии).

Иные условия договора определяются по соглашению сторон.

Договора с партнерами - поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Калькуляция, или расчет стоимости тура, может производиться по методу, предложенному в приложении 6 (лист бронирования). При этом расчет стоимости тура производится суммированием себестоимостей каждой отдельной услуги и нормативно заложенного процента прибыли (он обычно составляет для туроператора 15-20 % от себестоимости тура).

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута.

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Описание технологических особенностей тура - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оперативной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туропера-тора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные материалы по маршруту - это различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими реквизитами).

Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае - это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях -это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную информацию рекомендательного и разъяснительного характера: перечни необходимых документов для оформления тура, правила оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиа перелетов, информацию о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

Хотя поставщики не входят в состав работников предприятий индустрии гостеприимства, они являются партнерами, так как предоставляют этим предприятиям качественные продукты и услуги. Поставщики должны иметь возможность оказывать эффективную поддержку предприятию. Успешная деятельность всей индустрии зависит от трех составляющих: качества, цены и доступности (наличия). В некоторых случаях главным моментом является свежесть; в других — уникальность продукта; в третьих — приобретаемая продукция разрабатывается и изготовляется специально для конкретных гостиниц и клубов. В эту же категорию входит и оформление крупных гостиниц. Многие рестораны закупают пирожные у своих внешних поставщиков; то же относится и ко многим клубам и кафетериям, которые таким образом приобретают разные уже готовые продукты. Кондитерские изделия иногда покупаются лишь наполовину выпеченными и приготовляются полностью уже на месте продажи в самом заведении, что способствует более высокому качеству продуктов.

4. Документооборот между туроператором и турагентом

Обычно между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ агент обязан представить принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке и в сроки, предусмотренные заключенным договором. Чаще всего отчеты представляются по мере выполнения договора либо по окончании срока его действия. Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, отчет агента может содержать: название документа; дату его составления; название турфирмы-агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить; сумму посреднического вознаграждения; наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.